скачать книгу бесплатно
• менеджмент (генеральный директор и Совет директоров)
Закупки (Procurement) с точки зрения Совета директоров и Менеджмента должен в первую очередь отвечать на вопросы: Какой должна быть стратегия снабжения? На каких основных задачах должен сосредоточиться отдел закупок?
Перечислим основные цели/задачи:
• приобретение МТР и Услуг (Работ);
• прогнозирование затрат;
• оптимизация стоимости, качества, сроков;
• управление поставщиками и формирование стратегического партнерства;
• управление рисками;
Для создания Системы Сбалансированных Показателей закупок сопоставим рассмотренные выше цели и процессы с заинтересованными сторонами. Для этого мы используем классическую модель ССП, содержащую четыре блока:
1-финансовый
2-клиентский
3-внутренних процессов
4-навыков и инфраструктуры
1. Финансовый
Цель финансового блока подразделения закупок: обеспечение экономии и избежание дополнительных затрат
Основные финансовые показатели снабжения:
Экономия издержек, % – измеряется как сокращение затрат (процент от общих издержек). Среднее рекомендованное значение экономии издержек составляет примерно 5% – 7.5%.
Избежание затрат, %. Подобно экономии издержек, избежание затрат относится к экономии в будущем.
Наиболее популярным показателем экономии издержек являются индикатор экономии операционных затрат (снижение затрат OPEX) и индикатор снижения капитальных затрат (снижение затрат CAPEX).
Также необходимо знать Стоимость функции закупок (Cost function) формируется из заработной платы сотрудников, стоимости их обучения и инвестиций в инфраструктуру и технологии. В качестве показателей мы можем использовать:
• Общую стоимость снабжения;
• % затрат на закупки от общих издержек компании. Средний рекомендованный показатель составляет значение ниже 1%.
ROI закупок – экономический результат подразделения закупок, один из ключевых показателей, который захотят видеть Совет директоров и Менеджмент компании.
ROI закупок = (Экономия издержек / общие затраты на осуществление закупок) * 100%
2. Клиентский (KPI внутренних потребителей)
Цель подразделения закупок – управление отношениями с поставщиками для удовлетворения потребностей внутренних потребителей.
В чем заключаются потребности внутренних потребителей? Мы можем сформулировать их в виде цели: эффективная коммуникация с подразделением закупок
Как измерить достижение этой цели? Мы можем использовать показатель: удовлетворённость внутренних потребителей, %
Эффективность коммуникации можно подсчитать при помощи двух показателей:
Закупки плановые (по бюджету и номенклатурному каталогу или закупки по долгосрочному рамочному контракту с фиксированными условиями), %
Закупки внеплановые (экстренные закупки), %
Закупки внеплановые предполагают более высокую стоимость и риски. Эти показатели важны, поскольку они показывают разницу в затратах и причины совершения экстренных закупок.
Анализ основных причин непредвиденных закупок:
• Плохая коммуникация с внутренними потребителями;
• Отсутствие качественного планирования потребности;
• Некачественные справочники НСИ;
• Низкий уровень автоматизации.
3. Внутренних процессов. (KPI для процессов закупок)
Целью оценки бизнес-процессов внутри подразделения закупок является:
Управление отношениями с поставщиками.
Для расчета достижения этой цели можно использовать следующие показатели:
• Количество поставщиков. Большое количество поставщиков приводит к ненужным затратам на управление, маленькое – к риску зависимости.
• Время выполнения поставки, % или дни. Общее время осуществления заказа. Вы также можете отслеживать (цикл закупок) время обсуждения деталей заказа, осуществления платежа и получения товаров.
• Доступность поставщика, %. Индикатор похож на «Время выполнения поставки», однако в этом случае мы сосредоточены на способности поставщика выполнить срочные заказы.
• Удовлетворённость поставщика, %
• Индекс соответствия требованиям, %. Показывает, соответствуют ли поставки установленным требованиям.
«Индекс соответствия» можно определить с помощью измерения индикаторов, каждый из которых обладает собственным весом:
• Своевременная поставка
• Ценовое соответствие
• Соблюдение требований заявки и условий
• % возвратов
• Стоимость возвратов
• % дефектов и другие показатели качества
Можно использовать более простую систему оценки, применяя следующие индикаторы-показатели:
• Эффективность коммуникации.
• График поставок и задолженность по заказам.
• Стоимость-количественное сравнение цен различных поставщиков.
• Качество поставок— «количество дефектов и рекламаций».
4. Измерения навыков и инфраструктуры
Компетентность и квалификация сотрудников закупочного подразделения зависит от обучения и мотивации профессионального личностного роста для сотрудников подразделения закупок.
Цель: Улучшение навыков команды снабжения
Показатель (действия):
• % бюджета, затрачиваемый на обучение. Среднее рекомендованное значение индикатора от 0,5% до 4%, в зависимости от уровня зрелости компании.
• Разнообразие навыков, %. Этот показатель демонстрирует, что команда снабжения прошла полную многоуровневую программу обучения.
Показатель (результата):
• % сотрудников, сертифицированных в снабжении. % сотрудников, сертифицированных по снабжению и общее количество сотрудников отдела.
«Разнообразие навыков, %» – это индексный показатель, который рассчитывается при помощи следующих индикаторов:
– Тренинг по переговорам и управлению конфликтами, часов
– Тренинг по развитию эмоционального интеллекта, часов
– Тренинг по большим базам данных и прогнозной аналитике, часов
В системе оценки показателей закупок каждый из этих индикаторов обладает собственным весом и производительностью. К примеру, тренингу по развитию эмоционального интеллекта может быть назначен вес, равный 25%, тренингу по аналитике – 15%. При помощи этих данных программа рассчитает общий индекс разнообразия.
Следующая цель может быть сформулирована как: понимание контекста закупок. Эффективность снабжения во многом зависит от понимания стратегии компании, бизнес-среды, конкуренции и трендов, связанных с клиентами.
В зоне ответственности директора по закупкам должны находиться не только операционные, но и стратегические цели и задачи:
• Поддержание эффективной процессной модели закупок
• Автоматизация бизнес-процесса
• Тренинг в области осведомлённости о поставщиках
• Тренинг для внутренних потребителей
Мы рассмотрели основные рекомендованные KPIs в мировой практике для подразделения закупок. Ваша задача подобрать KPI, подходящие именно для Вашей компании.
Наиболее распространенные KPI
для промышленных холдингов (компаний):
– своевременность (on-time delivery),
Количество своевременно поставленных позиций / общее количество поставленных позиций за период х 100%
– качество (goods quality),
1 – количество дефектных позиций за период / количество полученных позиций за период х 100%
– процедуры (process quality),
Отклонения по процедурам выбора поставщика: количество процедур без отклонений / общее количество анализируемых процедур х 100%
– стоимость, (cost saving),
Разница между рыночной (бюджетной) стоимостью и фактической стоимостью закупки в денежном и % выражении
Дополнительно можно рассматривать показатели, относящиеся к Управлению запасами:
• динамика стоимости складских запасов, руб./дол. США
• динамика стоимости мало оборачиваемых запасов, руб/дол. США
• соотношение стоимости запасов и медленно оборачиваемых запасов, руб/дол. США
• ключевые показатели стоимости владения складских комплексов (расходы на содержание комплекса, включая: численность, расходы на персонал, производительность, оборот складского комплекса за период, стоимость запасов на складах, уровень поддержания страхового запаса, загрузка площадей хранения)
• поддержание целевого уровня запасов по нормативам (соответствие фактических остатков сырья и нормируемых материалов на складах установленным лимитам хранения или страховому запасу)
Система мотивации сотрудников закупочного подразделения напрямую связана с достижением показателей эффективности (KPI), качеством управления персональными и групповыми целями. KPI для закупочного подразделения имеют количественные и качественные показатели. К наиболее распространенным показателям эффективности относятся базовые и дополнительные KPI и показатели деловой активности.
Базовые показатели KPI:
• своевременность (on-time delivery),
• качество (goods quality),
• процедуры (process quality),
• стоимость, (cost saving),
