скачать книгу бесплатно
1. В операционных закупках планирование на уровне позиций, включает в себя номенклатурное планирование (ежегодное, ежеквартальное), поддержание целевого запаса (используя формулу оптимального размера заказа и точки формирования заказа), аварийные (которые не планируются, формируется запас).
2. В проектных закупках планирование на уровне «пакетов» -объектов WBS (Иерархическая Структуры Работ) по проекту, включает в себя календарно-сетевой график проекта-пакеты закупок, работ, потребность СМР-подрядчиков (заказ-наряд).
Выполняя последовательно мероприятия, описанные в Цикле закупок инвестиционного проекта (при наличии Проектной и Рабочей документации) – формирование бюджета закупок в соответствии с графиком проекта вряд ли претерпит критические изменения.
Как учесть стоимость функции закупок
Кроме бюджета закупок, существует еще термин Стоимость функции (Cost function). В стоимость закупочной функции могут входить следующие расходы (в каждой компании это устанавливается индивидуально):
• ФОТ с учетом налогов и отчислений;
• больничные;
• страховка сотрудников;
• расходы на мобильную связь и интернет;
• командировочные расходы;
• аренда и ремонт офисных помещений, оборудования и мебели;
• расходы на оргтехнику;
• расходы на подписные издания и публикации;
• расходы на посещение выставок;
• аренда автотранспорта;
• расходы на обучение, тренинги и курсы повышения квалификации;
• консультационные услуги и привлечение внешних экспертов;
• расходы на корпоративные мероприятия (Team Building);
• юридические и аудиторские услуги;
• банковское обслуживание;
• представительские расходы.
Существует простая формула по оценке эффективности стоимости функции к управляемому бюджету закупок (для операционной деятельности), за который непосредственно отвечает закупочное подразделение.
Пример:
Управляемый закупочный бюджет – 1,5 млрд. дол. США/год
Стоимость закупочной функции – 10 млн. дол. США/год
Расчет коэффициента эффективности: (10 000 000 / 1 500 000 000) х 100 = 0,67.
Многие консалтинговые компании сходятся во мнении, что, если этот коэффициент менее 1, то затраты на функцию считаются оптимальными, если приближаются к 1, то надо разбираться с целевыми расходами, производительностью (загрузкой) и эффективностью сотрудников. Существуют еще другие методики, но эта самая простая и показательная, на наш взгляд.
2. Тендерное задание
В этом разделе, давайте коснемся темы подготовки Тендерного задания (Invitation to Bid, Invitation to tender), его структуры и основных требований к нему. Необходимо отметить, что Тендерное задание на выбор поставщика МТР, отличается от ТЗ (не путайте с техническим заданием) на выбор поставщика Услуг (Работ). Любое Тендерное задание должно содержать три вида требований:
• технические и квалификационные;
• коммерческие;
• гарантийные.
Тендерное задание для МТР
Технические требования, максимально детально описывают предмет потребности в Опросном листе (Request for information, RFI) и содержат следующую информацию:
• подразделение инициатор или наименование проекта;
• наименование и область применения МТР;
• исходные данные, массогабаритные характеристики, чертежи, монтажные схемы;
• основные технические и эксплуатационные характеристики: производительность, среды, исполнение, паспортные параметры, в т.ч. рабочее давление, температура, плотность, требования к материалам с учетом агрессивности, образивности, условия эксплуатации, категория взрыво- и пожаро- опасности, требования к электрооборудованию и к КИП и А, вибрация, шум, требования к лако-красочным и анти-коррозионным покрытиям и пр.;
• задание на разработку и проектирование для поставщика;
• задание на изготовление, тестовые или стендовые испытания перед отгрузкой;
• временные рамки или условия, ограничивающие заказчика;
• особые условия.
Технические требования не должны содержать ограничений для других производителей и указывать на конкретного производителя и поставщика. Даже если указан проектный производитель в техдокументации, штампе чертежей или монтажных схемах, с идентификационным кодом, ТУ или каталожным номером по проекту – необходимо указать на возможность альтернативных предложений для поставщиков – участников конкурсной процедуры.
Коммерческие требования, дополняют технические требования и содержат следующую информацию:
• условия и базис поставки;
• цена и общая стоимость поставки (фиксированная или расчетная ориентировочная), с расшифровкой стоимости разработки технической документации, изготовления оборудования, стоимости доставки, стоимость запчастей пусковых и на гарантийный срок эксплуатации, стоимости страховки, стоимости шеф-монтажных и пуско-наладочных услуг, стоимости обучения;
• сроки доставки и график исполнения договора, в т.ч. шеф-монтажа, пуско-наладки и обучения (если в этом есть необходимость);
• условия финансирования;
• требования к документации и товаро-сопроводительной документации;
• требования к упаковке и транспортировке;
• наличие сертификатов и разрешений на поставку и эксплуатацию;
• экспедайтинг (инспекции) со стороны заказчика;
• санкции ненадлежащего исполнения договора (сроки, качество, скрытые дефекты, изменение стоимости, не достижение гарантийных или паспортных показателей);
• гарантии и финансовая ответственность.
При особо сложных номенклатурных позициях, комплексных поставках модульных установок или технологических отделений, рекомендуется помимо базовых коммерческих требований, дополнить их специальными требованиями или финансовыми гарантиями: Тендерная гарантия (Bid bond), Гарантия возврата авансового платежа (payment guarantee/advance payment guarantee) и Гарантия исполнения (Performance bond). Кроме этого, надо внимательно отнестись к тексту Банковских гарантий и Аккредитива при согласовании с поставщиком, чтобы они не шли в разрез с текстом договора (контракта) и Тендерным заданием.
Гарантийные требования, состоят из:
• четко описанных показателей по достижению паспортных или проектных показателей;
• эксплуатационных характеристик и технологических параметров;
• рекомендаций и ограничений;
• предоставления референций по предыдущим поставкам;
• гарантийных сроков с момента поставки и с момента начала эксплуатации;
• расчета неустойки от процента не достижения паспортных или проектных показателей;
• процедуры замены продукции в согласованный с заказчиком срок;
• процедуры возврата при выявленных несоответствиях и невозможности эксплуатации;
• процедуры возврата авансовых платежей и выплаты неустойки.
Почему мы настолько подробно описываем, что должно содержать Тендерное задание?
На этот вопрос есть две причины:
1. В случае, если предквалификация проведена формально и не качественно или потенциальный поставщик сообщил о себе недостоверную информацию и в конкурсную процедуру он попал случайно, то изучив Тендерное задание и соизмерив свои возможности и свои ресурсы, навряд ли он будет участвовать дальше.
2. Тендерное задание должно быть неотъемлемой частью договора (контракта) и юридически защищать заказчика от недобросовестного исполнения обязательств со стороны поставщика.
Тендерное задание на оказание Услуг (Работ)
Тендерное задание детально описывает вид Услуги, специфику проведения Работ и требование к подрядчику и содержит следующую информацию (для примера рассмотрим ТЗ на строительно-монтажные работы)
Технические требования, включают в себя нижеследующее:
• подразделение инициатор (Застройщик/Заказчик) или наименование проекта;
• Подрядчик;
• Технический заказчик;
• Тип объекта и его описание, в т.ч.:
исходные данные, дефектные ведомости, предписания надзорных органов, ссылки на проектную документацию и на рабочую документацию, границы объекта, инженерные сети и внешние коммуникации;
• Правоустанавливающие документы;
• Наличие проекта (Basic Engineering), стадия «П»;
• Наличие положительного заключения экспертизы по стадии «П»;
• Наличие проекта (Detail Engineering), стадии «РД»;
• Наличие разрешения на строительство;
• Инженерные изыскания;
• Основные технико-экономические характеристики проектного объекта;
• Основные конструктивные характеристики объекта;
• Основные положения строительства;
• Проект производства работ;
• Рабочий городок;
• Доступ на строительную площадку;
• Разрешительная документация для СМР;
• Сроки выполнения работ;
• Виды и объемы работ в соответствии с проектом;
• Контроль качества;
• Взаимодействие с надзорными органами;
• Завершение работ;
• Обязательные требования к подрядчику;
• Общие нормативные требования к подрядчику;
• График и состав работ, в т.ч. график совмещенных работ;
• подробный перечень необходимых работ;
• Условия привлечения субподрядчиков;
