скачать книгу бесплатно
Отличие конкурсов от торгов и от тендеров
В России «тендер» заимствован из английского языка и переводится как «торги». Определение «тендер» широко используется в бизнес-среде, но в российском законодательстве применяются термины «торги» и «переторжка». В терминах «конкурсы» и «торги» есть различия. Торги проводятся в форме аукциона или конкурса, т. е. конкурсы – это разновидность торгов, так же, как и различные виды аукционов, в том числе торги на понижение или редукционы, и запросы котировок. Таким образом, мы можем сделать вывод, что тендер и торги – это одно и то же, а конкурс, запрос котировок и аукцион – это разновидности торгов.
Виды госзакупок
Все закупки можно разделить на две группы:
• конкурентные – с проведением торгов и обязательным наличием минимум двух поставщиков;
• неконкурентные – без объявления торгов, с приобретением продукции у единственного поставщика.
Конкурентные госзакупки могут быть открытыми или закрытыми.
К открытым закупкам относятся:
1) Электронный аукцион: сведения о проведении размещаются в общем доступе в ЕИС. Все участники аукциона получают одинаковые требования. Главным критерием выбора поставщика является цена, его квалификация и прочие факторы не учитываются.
2) Открытый конкурс: сведения о проведении размещаются в общем доступе в ЕИС. К поставщикам и их документации выдвигаются одинаковые условия. В конкурсе имеют право участвовать все заинтересованные поставщики, если их товары отвечают требованиям заказчика.
3) Конкурс с ограниченным участием: сведения о проведении размещаются в общем доступе в ЕИС, но к участникам выдвигаются специальные дополнительные требования.
4) Двухэтапный конкурс: осуществляется в два этапа с проведением на первом этапе предквалификационной оценки. Поставщик должен пройти оба этапа и предложить самые выгодные условия для заказчика.
5) Запрос котировок: процедура очень похожа на аукцион, но без торгов. Заказчик описывает продукцию и запрашивает у поставщиков цену, которую он может предложить. Каждый поставщик объявляет цену только один раз, после чего заказчик выбирает из всех предложений наиболее выгодное. Если заказчик получил несколько предложений от поставщиков с минимальной ценой, победителем выбирается поставщик, который раньше подал свое предложение.
6) Запрос предложений: процедура похожа на запрос котировок. Однако заказчик сравнивает не только цены, но и иные указанные им параметры: сроки, качество.
К закрытым закупкам относятся:
1) Закрытый аукцион: сведения о проведении не размещаются в ЕИС и СМИ. Запрещено использование электронных документов, видео- и аудиозаписей. Чаще всего закрытые аукционы используются для закупок товаров или услуг, имеющих отношение к гостайне или охране культурных ценностей.
2) Закрытый конкурс: сведения о проведении направляются заказчиком ограниченному кругу поставщиков. Чаще всего закрытые конкурсы используются для закупок товаров или услуг, имеющих отношение к гостайне или охране культурных ценностей.
3) Закрытый двухэтапный конкурс: аналог открытого двухэтапного конкурса с той разницей, что проведение проходит только при наличии тех поставщиков, которые были приглашены заказчиком.
4) Закрытый конкурс с ограниченным участием: в проведении могут участвовать только поставщики, прошедшие квалификационную оценку. Помимо единых требований, к участникам конкурса предъявляются дополнительные или специальные требования.
К неконкурентным закупкам относится неконкурентный вид закупок – это закупка у одного поставщика. Преимуществом является то, что заказчик имеет право приобрести продукцию у конкретной компании с минимумом временных затрат и без сложностей, характерных для проведения торгов, но заказчик должен обосновать выбор неконкурентной процедуры в своем отчете. Необходимо указать причину невозможности или нецелесообразности проведения торгов.
Участие в закупках по ФЗ №44 и ФЗ №223 имеет для заказчика и поставщиков очевидные преимущества:
• отсутствие необходимости оплачивать рекламу;
• отсутствие необходимости привлечения большого количества сотрудников для организации процедуры выбора поставщика;
• возможность проводить процедуру в электронном виде;
• невысокая конкуренция;
• возможность прогнозирования спроса на продукцию поставщика среди заказчиков.
Участие в госзакупках:
Сведения обо всех госзакупках размещаются в ЕИС, согласно законодательным требованиям.
ЕИС имеет официальный сайт – Zakupki.gov.ru. Все сведения, содержащиеся на сайте, бесплатны и общедоступны. Непосредственно торги происходят на ЭТП – электронных торговых площадках, где участникам потребуется аккредитация.
Правила и требования для участников:
• изучить ФЗ №44 или ФЗ №223;
• получить электронную подпись и пройти аккредитацию на ЭТП;
• зайти на официальный сайт госзакупок Zakupki.gov.ru и найти необходимые виды и предмет торгов;
• ознакомиться с документацией и требованиями заказчика;
• внести обеспечение заявки;
• подать заявку;
• отследить результаты участия в закупках на официальном сайте;
• при признании поставщика победителем – подписать контракт и выполнить взятые на себя обязательства.
Теперь разберемся, что такое электронные торговые площадки и какими они бывают.
Электронная торговая площадка (ЭТП) – программно-аппаратный комплекс организационных, информационных и технических решений, обеспечивающих взаимодействие продавца и покупателя через электронные каналы связи. ЭТП существуют как отдельные интернет-системы (веб-ресурсы). Для выполнения сделок на электронной торговой площадке следует зарегистрироваться в ЕИС, пройти аккредитацию и прикрепить цифровую подпись.
Виды ЭТП
С помощью ЭТП в единой онлайн-системе можно проводить электронные конкурсы, открытые аукционы, сделки купли, продажи, размещать информацию о продуктах и услугах. Площадки для тендеров и аукционов могут быть коммерческими и государственными. Перечень наиболее популярных площадок приведен в Приложении 1.
Плюсы торговых площадок в интернете для участников:
• для только зарегистрировавшихся исполнителей это перспектива найти клиентов;
• на электронных площадках торгов зарегистрированы клиенты со всей России, поэтому среди множества предложений гарант сделки может выбрать самое интересное и выгодное;
• исполнителям проще и быстрее найти нужную закупку в интернете;
• прозрачность сделки на тендерных площадках России соблюдается в соответствии с действующим законодательством, что сводит к минимуму риск коррупции;
• экономия денег на рекламе продуктов или различных услуг.
Резюме
Анализ статистических данных с официального сайта Единой информационной системы в сфере закупок (ЕИС) www.zakupki.gov.ru показывает, что самыми популярными способами закупок, проводимыми в рамках федерального закона, являются электронный аукцион, закупка у единственного поставщика и открытый конкурс. На них приходится основная доля всех проводимых закупок в РФ. Следует отметить, что 44-ФЗ и 223-ФЗ, регулирующие процедуру государственных закупок, регулируют правила торгов, которые являются лишь частью процесса закупок. Применение 44-ФЗ и 223-ФЗ не свидетельствует об эффективности закупок, не является признаком зрелости системы закупок. В СМИ обсуждалось немало фактов, когда, например, закупки технически сложного оборудования, производителей которого можно сосчитать на пальцах одной руки, проводились на открытых торгах по неограниченному перечню участников по критерию наименьшей цены. О результатах таких «закупок» несложно догадаться: побеждали фирмы-однодневки, которые не выполняли своих обязательств, а данные ФЗ ничего не говорят о потерях, связанных со сроками и невыполнением заказа.
Каким образом, можно использовать ЭТП в крупных промышленных компаниях:
• проводить расценку регулярно закупаемых позиций предприятием, выбрав процедуры «Запрос котировок» или «Запрос предложений»;
• произвести закупку низкобюджетных номенклатурных позиций, разместив заявки на портале ЭТП, с которыми у предприятия есть договорные отношения;
• направить авторизованного подрядчика на участие в торгах на ЭТП (которой Вы пользуетесь) для обеспечения потребности в расходных материалах по разделительной ведомости в договорах сервисного обслуживания, когда заказчик поручает подрядчику приобрести часть номенклатуры сводной ведомости материалов самостоятельно путем участия в торгах на ЭТП.
В любом случае, если Ваши закупщики получат собственный опыт участия в электронных торгах, Вы сможете взвешенно принять решение: организовывать собственную электронную торговую площадку или использовать наиболее развитые по Вашему профилю. Решение остается за Вами.
3. Процессная модель закупок
3.1. Принципы описания и создания процессных моделей
Для отображения бизнес-процессов существуют определенные правила (нотации), такие как EPC, BPMN, IDEF, VAD и ряд других. Простой процесс, состоящий из нескольких действий, можно отобразить в произвольной нотации, используя набор графических примитивов. Но если процесс состоит из множества действий и событий, имеет ветвления и условия этих ветвлений, в процессе циркулируют десятки документов и другой информации, если процесс связан с другими процессам (что-то от них получает и что-то передает), если процесс частично проходит в информационной системе, частично – вне ее, то его отображение с помощью графических примитивов не только исказит действительность, но и приведет к различным ее толкованиям и запутыванию дел. В задачи данной книги не входит обзор нотаций и методов моделирования бизнес-процессов. В дальнейшем описании мы привержены положениям BPM CBOK (Business Process Management Common Body of Knowledge) и используем элементы нотаций VAD, IDEF 0, EPC.
Границы процесса – это совокупность событий, инициирующих и завершающих процесс. Событие – это наступление ситуации перехода ответственности за ресурсы, определенное временным циклом.
Инициирующее событие – событие, с которого начинается процесс.
Необходимо определить процесс и его границы с достаточной степенью детализации. Границы процесса отмечаются точками, в которых процесс начинается и заканчивается, а также точками соприкосновения с другими процессами. В крупных промышленных холдингах это достаточно сложный набор процессов и подпроцессов. Только детально рассмотрев бизнес-процесс и его окружение, можно определенно установить, какие операции относятся к процессу, какие к подпроцессу и какие можно исключить или выделить в отдельный процесс. Основной проблемой реинжиниринга бизнес-процессов являются изучение и концентрация внимания на процессах внутри функциональной ответственности подразделения без учета сопряженных процессов других подразделений. Процесс необходимо представлять таким образом, чтобы учитывались все ресурсы, передаваемые из одного подразделения другому.
Важно определить начало и конец процесса, то есть его границы. Начальной границей (входом) может быть точка, где выходы других процессов стыкуются с Вашим процессом (служба технического обслуживания и ремонтов (ТОиР) сформировала заявку на товарную позицию – компрессор высокого давления – в рамках бюджета подразделения и инициирует перед закупочным подразделением ее реализацию). Конечной границей (выходом) является точка, в которой выход Вашего процесса служит входом в другие процессы (после выполнения заявки и поставки ее на складской терминал необходимо провести комиссионный входной контроль совместно с инициатором и лабораторией диагностики и после этого передать подразделению в монтаж). Необходимо принимать решение, включать службу диагностики в процесс или ограничиться только инициатором (службой ТОиР).
Границы процесса – это точки, где входы и выходы входят и выходят из процесса. Их еще называют интерфейсами процесса. Определив границы процесса, надо сформировать перечень входов и выходов. Различают первичные входы для начала процесса и вторичные входы, а также первичные и вторичные выходы. Вторичные выходы являются побочными продуктами процесса, которые появляются в ходе выполнения этапов процесса, но не всегда участвуют в процессе. Напомним ситуацию с заявкой ТОиР: если бы это был не компрессор высокого давления, а транспортерная лента, то служба диагностики динамического контроля была бы не нужна. Первичные выходы процесса – это выходы, без которых невозможно удовлетворить требования потребителя этой продукции или услуги.
На этапе определения границ процесса важно определить основных поставщиков и потребителей и их требования. Потребители делятся на разные типы: первичные, вторичные и косвенные, потребители и не потребители. Давайте разбираться. Первичным потребителем является потребитель, который получает ресурс на первичном выходе процесса (в нашем случае – служба ТОиР). Вторичным потребителем является потребитель, получающий ресурс (продукцию или услугу) на вторичном выходе (в нашем случае – служба диагностики). Косвенным потребителем является потребитель после первичного потребителя (в нашем случае – монтажная организация). Все перечисленные типы потребителей являются внутренними подразделениями компании. Внешние потребители делятся на потребителей и не потребителей. Последние – это, как правило, дистрибьюторы или торговые представители. Потребителями являются конечные пользователи продукции или услуг. Без определения границ процессов, их входов, выходов и потребителей невозможно выстроить качественный бизнес-процесс.
Основные потери, как правило, происходят из-за несогласованности интерфейсов процесса. Большинство процессов в компании начинаются и завершаются далеко за ее пределами. Процесс снабжения начинается с процесса с потенциальными поставщиками по производству и поставкам необходимых сырья, оборудования, комплектующих, процесс продаж продолжается эксплуатацией или потреблением продукции или услуг. Для начала необходимо сформировать цель процесса с пониманием, что влияет на этот процесс в случаях, когда процесс выходит за пределы компании, т. е. если управлять процессом с поставщиками или потребителями, оказывая влияние на сам процесс, то граница процесса выходит за пределы компании.
Смена действий одного на другое в определенном порядке определяется событиями. Вернемся к нашему примеру: заявка на приобретение компрессора поступила от инициатора, закупщик проверяет складские остатки и наличие бюджета, расценивает позицию и направляет пакет документов в тендерный комитет для проведения конкурсной процедуры, тендерный комитет проводит процедуру выбора поставщика и выносит решение, на основании решения заключается контракт на поставку и отслеживается его исполнение до поставки на склад, склад инициирует проведение комиссионного входного контроля и по его завершении размещает на хранение и ставит на учет, происходит окончательный расчет с поставщиком, инициатор принимает решение на доставку компрессора в цех или по передаче монтажной организации. Событие не имеет продолжительности, а является свершившимся фактом. Определяя событие, обозначают объект, состояние которого описывает событие, с описанием самого состояния.
События сменяют функции, передавая управление и ресурс от одной функции к другой.
В отличие от функций, которые имеют временной цикл, события констатируются конкретным фактом. События используются для обозначения начала и завершения действий или процессов. Любой процесс всегда начинается и заканчивается событием.
Другими словами, границы процесса – это события, начинающие и завершающие процесс. Начинающих и завершающих событий у процесса может быть несколько. Процесс может начинаться либо с получения заказа, либо с получения претензии. Каждый процесс использует внешние ресурсы и производит продукты или услуги. Входы и выходы процесса являются интерфейсами процесса. Компания предъявляет к поставщикам сырья, оборудования, комплектующих требования по качеству и срокам, контролирует их выполнение, а потребители предъявляют требования к качеству и срокам поставки готовой продукции компании. Границы процесса устанавливают пределы ответственности за результаты процесса.
Интерфейсы возникают не только на границах процесса. При переходе от одной функции процесса к другой передаются также и ресурсы, и это тоже является интерфейсом. Если обе функции, между которыми располагается интерфейс, принадлежат процессу, значит, этот интерфейс внутренний, в отличие от внешнего интерфейса, находящегося на границе процесса. Взаимодействие может осуществляться через документ или с использованием информационной системы. Одной из основных задач управления бизнес-процессом является выявление несоответствий результатов, полученных одной операцией, для выполнения последующей операции. Необходимо разработать форматы интерфейсов, которые учитывают требования потребителей к качеству результатов процесса. Именно на границах процессов, при переходе процесса из одной зоны ответственности в другую, происходят наибольшие потери (времени, информации, материальных ресурсов, документов), поэтому тщательность определения интерфейсов на границах процесса имеет особое значение.
При разработке и внедрении процессной модели, как показывает практика, желательно придерживаться следующего порядка действий:
1. Определить ожидания руководства от процесса, его границы (зоны ответственности), показатели результативности и эффективности.
2. Определиться с нотацией для описания функциональной модели и бизнес-процессов.
3. Определить границы процесса и построить функциональную блок-схему процессной модели и цикла закупок.
4. Сформировать целевую организационную структуру подразделения закупок.
5. Сформировать ролевую модель процесса.
6. Сформировать функциональную матрицу распределения полномочий и ответственности не только закупочного подразделения, но и сопряженных функций (техническая дирекция, финансовая служба, служба экономической безопасности и пр.).
7. Разработать процессную модель «как есть», желательно с применением средств автоматизации.
8. Проанализировать процессную модель «как есть» на оптимальность, разработать процессную модель «как надо». Обратить внимание на шаблоны документов.
9. Согласовать и утвердить процессную модель. Это могут быть регламенты, но более современным подходом является утверждение цифровой процессной модели, построенной с применением соответствующего программного обеспечения и средств хранения данных и разграничения доступа.
10. Построить IT-архитектуру «как есть» на основе разработанной процессной модели, определить проблемные зоны в ландшафте автоматизации процесса закупок, разработать IT-архитектуру «как надо», приступить совместно со службой информационных технологий к разработке автоматизированных органайзеров и закупочных модулей.
11. Определить показатели процесса для его мониторинга.
12. Определить данные, необходимые для формирования показателей процесса, разработать ТЗ на автоматическое формирование показателей и отчетов по процессу.
13. Провести работы по автоматизации процесса.
Таким образом, Вы максимально определите Вашу зону ответственности, смежные процессы, заложите основу для автоматизации процесса, получите возможность осуществлять мониторинг процесса и непрерывно его улучшать. Важно избежать так называемой лоскутной автоматизации процесса, когда автоматизируют один-два блока процесса. Это происходит при «стихийной автоматизации», когда постановщики задачи не определились с границами своего процесса, его наполнением. Например, часто автоматизируют проведение торгов, но торги – это только часть процесса, им предшествуют наполнение базы данных поставщиков, квалификация, формирование задания на закупку, формирование перечня участников закупки. После торгов происходят техническая и коммерческая оценка предложений, выбор победителя, заключение договора. В итоге отчеты по процессу собираются вручную, но считается, что процесс автоматизирован.
3.2. Ландшафт процессов закупок
Любой процесс имеет определенную последовательность шагов (функций). Такое верхне-уровневое представление можно отразить в виде цепочки создания ценности. Универсальная цепочка создания ценности закупочного процесса представлена на рис. 7.
Рис. 7. Универсальная цепочка создания ценности
для закупочного процесса
Но процесс на самом деле намного сложнее. Используя универсальную цепочку создания ценности, необходимо разработать ландшафт процесса, который представляет собой следующий уровень детализации. В каждой компании процесс может отличаться по составу, границам. Поэтому универсального ландшафта процесса закупок не существует, но мы приводим на рис. 8 один из возможных вариантов, который можно использовать как фреймворк.
