скачать книгу бесплатно
? Промоакции и реклама
5. Производственный план
? Сырьё и материалы
? Описание технологических процессов
? Список необходимого оборудования
? Требования к трудовым ресурсам
6. График выполнения работ
? Основные этапы реализации проекта
? Потребности в ресурсах на каждом этапе
? План обеспечения производства
7. Управление и организация
? Описание основных участников проекта
? Организационные диаграммы
? Порядок подбора и подготовки сотрудников
? Система мониторинга и контроля
8. Финансовый план
? Прогноз объёма реализации
? Баланс денежных расходов и поступлений
? Финансовый бюджет
? Управление финансовыми рисками
? Основные показатели эффективности
9. Оценка рисков
? Список основных рисков
? Оценка вероятности и ущерба
? Мероприятия по предупреждению и митигации рисков
10. Приложения
? Документы, подтверждающие информацию в бизнес-плане
? Фотографии, прототипы, схемы, чертежи, блок-схемы
БЮ – Бюджий (бюджет (БДР, БДДС)
Фаза реакции: фаза планирования
Область реакции: административная функция
Валентность (уровень вовлеченности): малая группа
Периодичность: раз в месяц
БДР (бюджет доходов и расходов) обычно используется для планирования и итоговых отчетов как всего проекта, так и по итогам каждой итерации. Это достаточно статическая тема, где мы видим просто план-факт по месяцам.
Различия между статическим и динамическим документами – БДР и БДДС
А вот БДДС (бюджет движения денежных средств) представляет собой динамическое отражение статуса наших денежных средств в проекте, направленность денежных потоков, чётко распределенных по статьям расхода. Здесь мы видим не доходы, расходы и прибыль, а обороты денежных средств. Остаток денежных средств в кассе и на счетах на конкретные даты очень важен для планирования дальнейшей деятельности.
Основные статьи расходов связаны с областями управления внутри проекта – это люди, производство продуктов, процессы и обеспечение операционной деятельности, материалы, сырье и оборудование, используемое для достижения целей (для производства продукта и создания услуги). В качестве примера посмотрите на структуру БДР и создайте свою иерархическую структуру расходов.
Расходы важно декомпозировать, чтобы понимать стоимость той или иной области управления. Декомпозируем:
расходы по коммерческой службе;
расходы по аппарату управления;
заработная плата персоналу;
страховые взносы;
подбор и найм персонала;
обеспечение электронного оборота с подрядчиками;
издержки, связанные с увольнением персонала;
участие в имиджевых мероприятиях;
услуги консультантов;
принятие решений (тоже стоит денег);
управление рисками (в среднем закладываем 25%, в зависимости от направления деятельности проектов) и т. д.
Административно-хозяйственная часть также декомпозируется: например, электроэнергия, теплоэнергия и т. д. Администратор проекта может разработать иерархическую структуру бюджета расходов и доходов или взять существующую форму в отделе бухгалтерии, планово-экономическом отделе или финансовой службе. После декомпозиции обязательно сгруппируйте статьи по ключевым общим характеристикам.
Структура расходов в БДР для проектов может варьироваться в зависимости от типа проекта, отрасли и специфических требований, но обычно включает несколько ключевых категорий:
1. Прямые расходы: материалы и комплектующие (затраты на сырье, материалы и комплектующие, необходимые для выполнения проекта); трудозатраты (заработная плата и другие компенсации для сотрудников, непосредственно занятых в проекте); оборудование и инструменты (расходы на аренду или покупку оборудования и инструментов, используемых в проекте); подрядчики и субподрядчики (оплата услуг сторонних организаций и специалистов, привлеченных для выполнения определенных задач в рамках проекта).
2. Косвенные расходы: административные расходы (затраты на управление проектом, включая заработную плату административного персонала, аренду офисных помещений, канцелярские товары и т. д.); коммунальные услуги (оплата электроэнергии, воды, отопления и других коммунальных услуг); общие производственные расходы (затраты, связанные с поддержанием производственного процесса, которые не могут быть напрямую отнесены к конкретному проекту).
3. Финансовые расходы: проценты по кредитам (выплаты по займам и кредитам, привлеченным для финансирования проекта); комиссии и сборы.
4. Маркетинговые и сбытовые расходы: реклама и продвижение; продажи и дистрибуция: (расходы на организацию продаж, транспортировку и дистрибуцию продукции или услуг).
5. Непредвиденные расходы: резерв на непредвиденные расходы.
6. Амортизация и износ: расходы, связанные с амортизацией оборудования, зданий и других основных средств, используемых в проекте.
7. Налоги и сборы: все виды налогов, которые проект должен уплатить, включая НДС, налог на прибыль и другие.
С доходами проще: их в ходе проекта может вообще не быть, а если они есть (например, вы монетизируете продукт инкрементально, запускаете в использование мобильное приложение и уже можете получать деньги за счёт подписок покупателей), они указываются в бюджете.
Из значимых финансовыхпоказателей:
прибыль;
вычеты налога;
рентабельность производства;
налог на прибыль;
прибыль после вычета налога;
прибыль после вычета налогов амортизации;
прибыль до возврата инвестиций;
сумма выплат инвестиций с учетом ставки дисконтирования;
баланс на конец периода.
Есть также экономические показатели эффективности проекта. Например, некоторые из них: ROI (от англ. Return on Investment) – возврат инвестиций и NPV (Net Present Value) – чистая приведенная стоимость денег, чистый дисконтированный доход, стоимость денег с учетом времени и ставки дисконтирования.
На самом деле, экономических показателей много – статические (не учитывают стоимость денег во времени) и динамические (учитывают изменения стоимости денег во времени).
Воспользуйтесь формой ниже в качестве идеи для создания своего внутреннего документа. Сводный бюджет часто подшивается к приказу о запуске проекта и, конечно, всегда включается в бизнес-план, чтобы инвестору было проще принять решение.
Несколько иллюстраций по теме из моего тренинга по проектам:
Срок окупаемости инвестиций – сумма инвестиций деленная на среднюю прибыль в период
Коэффициент рентабельности инвестиций – хорошо, когда больше 100%
Формула определения чистого дисконтированного дохода
Чистый дисконтированный доход – хорошо, когда больше 0
Формула определения индекса рентабельности инвестиций
Индекс рентабельности инвестиций – хорошо, когда больше 100%
Выбор в пользу проекта с суммарно лучшими показателями
ГА – Диагантий (диаграмма Гантта)
Фаза реакции: фаза планирования
Область реакции: административная функция
Валентность (уровень вовлеченности): все стейкхолдеры
Периодичность: раз в месяц
Диаграмма Гантта отражает продолжительность каждой задачи, дату начала и завершения. Что еще нужно для качественного управления сроками и ресурсами?
Диаграмма Гантта
На диаграмме Гантта мы не будем долго останавливаться, потому что она вам хорошо знакома. Выделю несколько моментов в её построении и использовании:
1. Декомпозиция. Помните, что декомпозиция работ очень важна для того, чтобы диаграмма Гантта имела свой эффект при чтении. Соответственно, более тщательно и внимательно относитесь к уровню декомпозиции. Помните, что есть верхний уровень работ, а далее идут уровни -1, -2, -3 и т. д. до неделимого пакета работ. Помните о принципе 8 на 80. Без фанатизма декомпозируйте, но не забывайте, что неделимые пакеты работ не должны превышать 80 человеко-часов по объему.
2. Связи между задачами. При построении диаграммы Гантта не забывайте о связях между задачами. Да, не всегда удобно и комфортно выстраивать эти связи в формате «старт-финиш», «финиш-финиш» и так далее. Однако для себя вы точно должны понимать, что последовательность работ на графике должна отражать действительную зависимость.
Что это значит? Часто руководители произносят мне прекрасную фразу: «Лучше я запланирую работу раньше, но буду иметь временной буфер». Так вот, хорошо бы планировать работы так, чтобы они шли друг за другом. Это позволит более грамотно распределить ресурсы. Также не забывайте закон Паркинсона: сколько на задачу выделено времени – столько она и будет делаться. Поэтому чем раньше вы её запланируете, тем дольше будете её делать. Для определения временного буфера используйте метод критического пути. Если вы неадекватно определите старт и финиш работ, то не сможете в диаграмме Гантта увидеть критический путь и загруженность доступных ресурсов.
3. Контрольное расписание вех. Не забывайте о контрольном расписании вех. При разработке диаграммы Гантта важно отдельно отмечать вехи (контрольные события). Помните, что веха не имеет продолжительности – это точка на карте, которая определяет фокусное событие внутри расписания. Напомню, что диаграмму Гантта мы используем для операционного управления внутри проектов, а сводное расписание событий (вех) – для Устава, приказа, проекта. Это особенно важно для заказчика, спонсора и руководителя проекта.
Что можно сделать с диаграммой Гантта и как её читать?
1. Использовать для управления сроками в рамках линейного управления. Ознакомиться с тем, как именно работать с диаграммой, можно в стандарте PMBoK. Здесь останавливаться не буду, скажу только, что это один из самых удобных форматов для того, чтобы проконтролировать сроки, увидеть загрузку и предупредить факапы, связанные с провалами срочных задач.
2. Проведение анализа. Диаграмма Гантта важна при анализе «план-факт» анализе, когда сравниваем то, что планировали, и то, что получили.
3. В гибких подходах диаграмма Гантта важна для руководителя проекта или администратора – для тех, кто держит в руках сроки и принимает решения по перераспределению ресурсов.
4. Если у вас разъединённые и расширенные команды проекта, программы или портфель проектов, то диаграмма Гантта может показать всем, кто чем занят, когда и какие работы начинаются и когда они должны быть завершены без лишней дополнительной коммуникации.
В каком бы виде вы не использовали Диаграмму Гантта (Microsoft Project, Excel или колбаски маркером на флипчарте), сам процесс построения диаграммы – хороший способ диагностики вашего расписания. Даже если ваша команда не использует диаграмму Гантта для управления, используйте её самостоятельно при планировании работ каждого нового спринта.
ИВ – Исикавий (диаграмма Исикавы)
Фаза реакции: фаза реализации
