скачать книгу бесплатно
Второе. Всю менеджерскую-агентскую работу рано или поздно надо будет заточить под бухгалтерию.
Третье. Самая суть бизнеса – зарабатывание денег. А бухгалтера более простых смертных заточены под вопросы в продажах: «А маржа?» И под вопросы в закупках: «А скидка?» Ну и остальное: «А на налоги сколько уйдет?», и т. п. Пока сам не возьмешься за бизнес, просто в отделе продаж не сильно-то понимается, сколько на них уходит.
Четвертое. Бухгалтерия, так или иначе, касаемо денег, лучше понимает своего босса. Ну, и научить действующего «веселого» бухгалтера работе со входящими звонками и приемом заказов гораздо проще, чем наоборот. В смысле, реального продажника заточить под бухгалтерию малого пинзеса.
А, еще!
С учетом планирующего развития и отсутствия в организации полноценного бухгалтера (и последующего появления его), «заточенный под это дело» менеджер, был бы как нельзя кстати. А начиная аццкую работу «с НДС», такой бухгалтер явно появится. И не просто умеющий включать компьютер. Притяните сюда мало-мальское участие в закупках, доставках, и т.п., и получите приблизительный портрет требуемого менеджера.
«Участие» – это кусочек документооборота.
В общем, начал поиск «универсального солдата». За две недели прошло порядка 40 человек.
Как всегда: кто нам нужен – стоит дорого, кто стоит приемлемо – нам не нужен.
Кстати, конкурс! Мы это дело тоже обсуждали в собственником. На уровне обоюдных пожатий плечами. И тогда, и сейчас я убежден, что по этой ситуации – конкурс был не вариант. И не по причине, дескать, малое предприятие, какой уж тут конкурс? А по причине, что было бы маразмом устраивать «битву экстрасенсов» за вакансию в 13—15 тысяч в месяц.
Обращу еще раз внимание. Босс вел себя как «полный босс». Т.е., ты пришел на рабочее место – ты уже должен. Должен продавать и в сто тыщ раз увеличить продажи. А о том, что надо навести «стабилизец» для начала в его «образце», он не думал. И сейчас не думает. Ладно.
Выбрал потихоньку двоих. Даже отдаленно – не бухгалтеров. Вот на каких условиях. Испытательный срок – неделя, бесплатно, с 10.00 до 14.00. На нем немного «холодных звонков», понимание рынка и самоёй сути – продажи. Короче, если мою «Инструкцию ТП» этот «абитуриент» вкуривает, значит пойдет.
Далее, первый месяц с 09.00 до 18.00 с обедом, ПН-ПТ. Суббота – обязательный учебный день, с 10.00 до 13.00. Десять тыщ.
Далее, 2й месяц и последующие, 10+%, но не менее 15 в мес.
Оптимально так. Я по проценту с боссом обсудил, ну и за сотрудников тоже вступился. Короче, старания их могли к 25 тыщам привести свободно. По городку – нормально. У них вот еще какая внутренняя задача была в отделе. Если продаете и зарабатываете по 25, то это означает, что отдел автоматически продолжит существование в зиму. А если нет – в октябре работа ваша закончится. Зимой, по опыту прошлых лет, все замирает, и собственник кое-как содержит штат «технарей» до следующего лета. Ну так-то, «продажник» же должен организацию двигать вперед?
В общем, все были согласны.
Про отбор.
В резюме я не смотрел, просил заполнить анкету.
Меня интересовало вот что:
1. ФИО, ДР.
2. Опыт вообще. Куда там человека сносит по жизни. Тут я искал что-то типа: «нестандартное мышление, импровизация». Скажете, какое нестандартное? Сотруднику нарезал инструкцию, сроки, и погнали по сценарию! Но, блин, сама же ситуация была явно противоречивой. Я сразу понимал (часть 1 почитайте еще раз), что с самим собственником придется воевать с его же противоречиями. На сотрудниках это тоже явно отражаться будет. Ну, делал так и все, чё.
3. Знание русского языка и правописание.
4. Арифметика до таблицы умножения.
Ну и чтобы хоть примерно ориентировались в «1С» и интернете.
Обращал внимание, но сильно не преследовал на фоне остального на слова-паразиты, «гэ» -канья, и т. п. Также обращал внимание, насколько они «голодные». Предпочтение, как Потапенко говорит: разведенная мать-одиночка с двумя детьми. Грубая шутка, конечно. В общем, те, кто готов был неделю мои лекции вкуривать, потом за 10ку пахать, а потом все лето, чтобы самой же себе удержать рабочее место в зиму. А что тут такого?
Владельца тоже понять можно. 10 тыщ на одну в первый месяц так или иначе вытекали в 30. Офис, комп, связь, и все такое. Хоть смейся, хоть плачь, это я Вам по факту говорю.
Во время отбора, вот что делалось. Сначала я агентскую работу примерил на себя. Ибо они идут сюда ра-бо-тать, а не соз-да-вать. Действовал я в расчете на то, что детей мне с ними не крестить. И им с боссом – тоже. И что они будут: «вот я пришла-работаю-сижу».
В пустом офисе к противоположным стенам я поставил два стола. Повесил пробковые щиты. Очень крупными буквами написал «ПРОДАЖИ» – на одной, «ЗАКУПКИ» – на другой. Там же где закупки, помельче написал – «транспортный цех». Улыбались все…)).
Вот документы, что были сделаны ДО начала работы менеджеров.
Я начал писать Инструкцию, и поставил себе дату готовности (окончательной редакции) – через 14 дней, ко времени окончания испытательного срока. Пока что в разделе «за что отвечает» написал:
– подключение новых ТТ на закрепленной территории;
– расширение ассортимента в имеющихся ТТ;
– возврат дебиторской задолженности.
В разделе «он обязан» пока набрасывал все, что видел сам.
Рабочая карта. Сильно сказано, но – необходимость. На ней обвел район работы вообще. Грубо – докуда рентабельно дотянется наша логистика, машина, то есть. Отметил всех действующих Клиентов. Пристегнул таблицу основных расстояний и расценок по ним. Наших расценок и вообще.
По карте вообще – не до шуток, как предполагал, так и случалось не раз: споры разгорались с экспедиторами «на раз-два», как лучше ехать. Где посты ГИБДД обычно, где размыта дорога, и т. п.
И карта, сама по себе уже производила впечатление: мол, в офисе-то не дураки сидят.
Ну, и таблицы, часть из них составлялась при непосредственном участии собственника и основного экспедитора. Потом просто так не скажешь уже, какого черта поехал не там и не так.
По закупкам расписал сотрудникам перечень и развесил образцы, как должно быть:
Счета
Счета-фактуры
Накладные
Отчеты (сверки)
Договора
Ну и еще примерно два раза по стольку.
По продажам еще подробнее расписал почти такой же перечень.
Но подробнее остановился вот на чем. На продаже.
Прямо перед глазами менеджера развесил отдельно каждый из 7 этапов продажи, с примерными вариантами диалогов в этом этапе. Выделил маркером. Она когда говорит с Клиентом, сама носом ведет к тому этапу, на котором с ним находится, и видит, к чему должна прийти:
Подготовка (контакты, местоположение, конкуренты, т.п.)
Звонок (разбил: входящий – исходящий)
Вариант КП
Обычные возражения и борьба с ними
Коммерческие условия
Договор
Остальные мелочи.
Тут еще был сильный момент.
Когда девочка, от албанского вопроса Клиента (или потенциального Клиента), вставала «на ручник», она сразу обращалась ко мне (хоть в офисе, хоть по телефону).
А я ее спрашивал: Вы на каком этапе сейчас?
Она отвечала. И не требовалось рассказывать, о чем успели договориться, а о чем – еще нет. Короче, циклически, последовательно.
Также, отдельным документом, я выделил описание нашего Клиента. Получился он в трех вариантах:
разовый «физик»;
многоразовый ИПшник – оптовик;
много-многоразовая ОООшка (скорее всего строительная фирма, с НДС).
Ну, и, естественно, была отдельная целая папка «Книга продаж». Не та, что знают бухгалтера, куда сшиваются в хронологическом порядке счета-фактуры. А та, в которой полное Руководство для менеджера по продажам. Тут отсылаю читателя к Константину Бакшту и его книге «Создание отдела продаж». Все четко и подробно.
Описал конкурента вообще и подробно – в частности, тех, что были на нашей территории.
Описал поставщиков вообще. Это на случай, если на новый офисный номер пойдут звонки с коммерческими предложениями. Ну и пара фраз, что со всем этим делать.
Да, сделал полный перечень, учел все, с чем менеджер может столкнуться. На этом этапе решил: хорош, дальше уже – бюрократия.
Еще! Рабочие места, ясен день, были оборудованы полной канцелярией. Нубук стоял на столе закупщика.
Девочки успокоились от первого впечатления о количестве документов, после того, как я им тщательно зачитал Инструкцию и описал ежедневную работу ТП.
От документооборота никуда ведь не денешься. Сторону «продажника», точнее, самое важное, я выделил красным цветом (листы и маркеры). Сторону «закупщика» – зеленым.
Далее, босс нам подогнал два одинаковых стеллажа, кучу папок.
Улыбнитесь: для продажной стороны – красных, для закупочной – зеленых.
С девочками разобрались еще раз с Инструкцией. В ходе испытательной недели мы подробно разобрали процесс продажи. От холодных звонков и рассылки КП до Договора. Процесс документооборота: от формирования документа – до архивирования отработанного. Процесс денежного оборота. Процесс отгрузки, планирования машин, архивирования маршрутных листов. Это, волей-неволей, свалилось на офис.
И вот, в первый рабочий день, первого рабочего месяца, я представляю боссу начинающих менеджеров. Они, мало-мальски, смогли рассказать обязанности и порядок работы, цели и что надо делать.
Погнали!!!
Конечно, обоих сотрудников приходилось посвящать в обе стороны офиса: закупки-продажи. Причин – множество. Начиная от того, что остатки на складах все еще «не шли» в «1С», заканчивая внезапными выходными-болезнями одного или другого.
Итак.
Утренняя планерка.
Девочки уже прибыли на рабочие места, вспомнили, что записано в их рабочих папках, а тут уже я приехал с планерки на производстве. Шеф то был со мной в офисе, то не был. Если б я не настаивал, то и не был бы.
Остановлюсь на рабочих папках. Тут была упрощенная версия того, что все торговые представители (производителя или оптовика) имеют при себе при входе в торговую точку. А вообще-то, все висело перед глазами.
Даже точнее. В папке у них была «Книга продаж» (у другой «Книга закупок»). А поверх всего, каждый вечер пришивался чистый лист, с планами на завтра. По нему «завтра» и работали. Заглядывая в «Книгу». Такое я практиковал уже не впервые. На первые три-четыре вопроса менеджера я еще отвечал. А потом переспрашивал: «А что говорит Устав?».
Ну и они быстро приучились заглядывать в талмут. А потом уж и наизусть знали все.
Еще важный момент, коллеги!
При создании и ведении рабочей папки (или тетради) менеджера, обязательно (!) руководствуйтесь принципом от IT-шников: «самый лучший носитель – бумага».
И еще одним: на случай смерти сотрудника (тут пример, конечно, мрачный, но имеет место быть) ладно еще в крупных корпорациях, но в мелких бизнесах – это атас! Начиная от того, что очень теплый контакт менеджера с Клиентом может держать на плаву весь бизнес; заканчивая тем, (не знаете что ли?!) как увольняются сотрудники: ушел в 18.00, а наутро не вышел. И на звонки не отвечает.
Ладно, если забухал, еще можно подъехать, что-то выяснить. А если, обиду затая, просто ушел?
Так вот. В 17.30 я все останавливал, и каждую опрашивал, что сделано, и что на завтра. Корректировал, дополнял.
Так однажды и вышло. Ну, причина была реально уважительной. Наутро одной нет и не отвечает на телефон. Я беру ее папку. В числе прочего, вижу запись: «Клиент, номер тлф, созвон в 10.00». Набрал сам, созвонились, все ок. В общем, на этапе создания, весь офис должен быть на коротком поводке.
И, уместно сказать, чем больше бумаги – тем чище *опа.
В смысле, вся-вся-вся менеджерская работа, так или иначе, заканчивается документом. Вот вы и увидите, работали они день или нет. Даже черновик по холодным звонкам весь перечерканный и сто раз обведенный разными маркерами – это предельно серьезный документ.
Ну так вот. Что мы там «погнали»? …))).
Общая задача (не ограниченная сроком) была – наработать циклическую систему. Один – закупает, другой – продает.
И по кругу: деньги и документы. Но был и этап ввода всего этого. В первую неделю задача закупщику была:
– уяснить, как это идет системно; на нее же возложили рекламу – постоянный созвон с редакциями районных газет;
– каков итог всего этого «идет», т.е. – заархивированный документ (с подписью об оплате);
– собрать всех поставщиков в папку, оформить договора и дополнительные соглашения, свериться по ситуации на текущий момент.
В первую неделю задача продажнику была такая же:
– собрать всех Клиентов в папку, оформить договора, допсоглашения (коммерческие условия), свериться (забегая вперед, скажу, что сверяясь, мы дебиторки нарыли на 0,5 миллиона рублей), чем знатно удивили босса; «удивили» и в хорошем и плохом смысле: полмульта еще придет – чем не радость? и «как это я столько пропустил??»
– договориться о «касаниях» в каждый день или неделю, обрисовать еще раз порядок заказов) – в этой системной круговерти выделить время под поиск новых Клиентов;
Все это у нас получилось. Далее, настал май.
Сезон пошел!
