скачать книгу бесплатно
b. Если долго нет ответа, значит, не туда писали.
c. Если долго нет ответа, вы пишете ерунду.
d. Отвечайте быстро. Подавайте пример. Особенно если вы руководитель.
e. Если не можете быстро ответить, напишите, когда сможете.
Разница поколений ощущается кончиками пальцев в мелочах. Например, в деловой переписке или корпоративных коммуникациях. Как говорят молодые специалисты, руководители, клиенты: «Зашкварное общение – залог бюрократии и крепкого затяжного формализма».
Добро пожаловать в новую эпоху! И, как и у любой другой эпохи, у этой есть свой этикет, и мы обязаны его знать, потому что хотим формировать здоровое современное общество, не так ли?
Краткий свод обязательных правил, которые я встречаю в проектах, и несоблюдение которых приводит к плачевным последствиям: сопротивлению, снижению авторитета, непониманию:
Уберите «Доброго времени суток» и «Доброго дня». В конце не хватает только «сынок» или «добрый молодец». Заменяем на «Добрый день» с коллегами на «вы» и «Привет» для тех, с кем общение более свободное.
Если можно не звонить – не звоните! Напишите короткое сообщение с вопросом. Не нужно отрывать коллег и подчинённых от работы!
Реагируйте быстро на сообщения – дайте понять, что информация принята. «+» или «ок» будет достаточно. Если вам необходимо время подумать, так и напишите: «Беру брейк на мысли до завтра». Не оставляйте сообщения без ответа.
Не пишите 100500 сообщений после своего вопроса с содержанием: «Эй? Ты где? Почему молчишь? Ау? Ну, я жду?». Если вопрос действительно важный, а вам срочно нужен ответ – позвоните. Один раз.
Не разбивайте сообщение на слова! Это неудобно для восприятия (1), неудобно для копирования (2), если в это время вам пишут ответ, его приходится менять, если ответ – на аудио, оно может сорваться (3).
Не присылайте номера и ссылки, логины и пароли скриншотами. Вы же не настолько глупы, правда?
И очень важное правило! Слова благодарности пишутся полностью! «Спс» и «пжл» больше похожи на коммунистические аббревиатуры или наименования заболеваний и точно не вызывают тех эмоций, для которых и придуманы слова благодарности.
Используйте голосовые сообщения только с теми, кто согласен на такой формат общения. Если вы не растекаетесь по древу и говорите четко и ясно, аудио может быть намного эффективнее. Но если вы начинаете издалека, льете воду, не структурируете речь и нужно сильно прислушиваться, чтобы вас разобрать – пишите текстовые сообщения.
Если вы переписываетесь с кем-то с помощью писем:
Обращайтесь по имени. Это несложно, но делает ваше письмо более адекватным. «Добрый день!» и «Добрый день, Ирина!» – разница заметна. В первом случае я, скорее всего, отложу письмо – ведь оно может быть не для меня. Зачем в него сейчас погружаться?
В начале письма всегда пишите, в чем суть. На другом конце хотят знать, чего вы добиваетесь, особенно, если письмо длинное и с тысячей вложений. Читается как детектив: «Ну же?? Кто убийца???»
Если указываете какую-то информацию, проверьте, чтобы она не вызывала новых вопросов. Например: «Скоро мы направим инструкцию». Когда скоро? Завтра? Через час? На следующей неделе? Или моё любимое: «Мы всё обсудили, в целом всё хорошо, есть несколько правок». И? Каких? Когда и в каком виде они будут?
Если получаете от кого-то письмо с важной информацией, не поленитесь подтвердить получение документов и информации ответным письмом. Простого «Принято» достаточно.
Ставьте в копию только тех, кто действительно имеет отношение к обсуждаемому вопросу. Те, кто там не нужен, привыкают вас игнорировать.
Письмо – юридический инструмент. Относиться к нему следует соответственно:
Письма – не короткие сообщения. Для обсуждения оперативных вопросов используйте мессенджер или звонок.
Письма – не для решения конфликтов. Полотна из эмоций никто не читает. Используйте для решения конфликтов личное общение. Особенно забавляют длинные эмоциональные письма от тех, «у кого нет времени», но на выписывание ядовитых посланий время находится.
Письма не для флирта и под**бов. В письме должны быть только те формулировки, которые можно без проблем переслать или скопировать и вставить без изменений.
Отдельно про вложения:
Если их больше 5—7 уникальных, отправьте ссылку на Яндекс-папку, загрузите туда всё, и пусть все файлы будут в одном месте. Получатель скачает папку и не пропустит ни одного документа.
Всегда перечисляйте в письме, что именно вы направляете.
Файлы называйте в соответствии с их назначением или содержанием.
ПК – Протоколий (протокол собраний)
Фаза реакции: фаза реализации
Область реакции: административная функция
Валентность (уровень вовлеченности): проектная команда
Периодичность: раз в проект
Протокол встречи (пример шаблона).
Что и кто презентовал:
Указание ФИО и должности докладчика.
Приложение презентации (если имеется).
Главные тезисы выступления.
Кто присутствовал:
Список в формате ФИО и должность.
В случае отсутствия кого-то из ранее приглашенных – указание причины отсутствия.
Вопросы, спорные моменты:
Указание вопросов, которые не были решены во время мероприятия.
Идеи для обсуждаемых проектов:
Указание списка идей со ссылкой на конкретный проект и закрепленным ответственным по дальнейшему управлению идеей.
Идеи на будущее/общие идеи:
Перечень идей по другим проектам, процессам или иным вопросам.
Договоренности:
Список согласованных и решенных вопросов, указание ФИО ответственного за дальнейшую реализацию.
Перечень взятых на себя обязательств со стороны специалистов с указанием сроков выполнения задач, дополнительных требований к выполнению и/или финальному результату.
Пример шаблона
Пример шаблона
Скачать протоколы собраний
РА – Расписаний (расписание работ)
Фаза реакции: фаза планирования
Область реакции: административная функция
Валентность (уровень вовлеченности): основные стейкхолдеры
Периодичность: раз в месяц
Расписание работ – это план, который определяет последовательность и сроки выполнения задач и этапов проекта. Ключевой инструмент управления проектом, помогает команде и заинтересованным сторонам отслеживать прогресс, выявлять потенциальные проблемы и принимать управленческие решения.
Основные элементы расписания работ в проектах:
1. Определение задач и этапов:
Декомпозиция: разбиение проекта на задачи – проект делится на более мелкие, управляемые задачи.
Определение этапов в рамках жизненного цикла проекта: крупные проекты могут быть разбиты на этапы, каждый из которых включает несколько задач.
2. Оценка продолжительности задач:
Оценка сроков: определение, сколько времени потребуется на выполнение каждой задачи.
Оценка ресурсов: учет доступных ресурсов (люди, оборудование, материалы) и их влияние на продолжительность задач.
3. Определение зависимостей:
Последовательность задач: определение, какие задачи должны быть выполнены до начала других задач или с учетом другого типа зависимостей. Типы зависимостей: финиш-старт (FS), старт-старт (SS), финиш-финиш (FF) и старт-финиш (SF).
4. Создание временной шкалы:
Диаграмма Гантта: визуальное представление расписания, где задачи отображаются в виде горизонтальных полос на временной шкале.
Сетевые диаграммы (например, функционально-временное картирование): графическое представление зависимостей между задачами.
5. Определение контрольных точек (вех):
Контрольные события: важные вехи, которые отмечают завершение значимых этапов или задач.
6. Назначение ресурсов:
Распределение задач: назначение конкретных исполнителей на выполнение задач.
Учет загрузки: учет занятости ресурсов и предотвращение перегрузок или эффекта узкого горлышка.
7. Мониторинг и контроль:
Отслеживание прогресса: регулярное обновление расписания на основе фактического выполнения задач.
Идентификация отклонений: выявление отклонений от плана и анализ причин.
Корректирующие действия: внесение изменений в расписание для устранения отклонений.
8. Коммуникация и отчетность:
Регулярные встречи: проведение встреч команды для обсуждения прогресса и проблем.
Отчеты о статусе: подготовка отчетов для заинтересованных сторон о текущем состоянии проекта.
Мы используем в проектах стандартные формы отражения расписания:
Пример шаблона расписания
Расписание работ, PMI PMBoK6th
Обожаемый мной формат функционально-временного картирования – отражение расписания через зависимости выполняемых операции функций:
Схема функционально-временного картирования
Подготовка расписания очень важна, так как в дальнейшем его следует проанализировать (например, через метод критического пути) и принять решение по сжатию расписания.
Сжатие расписания, PMBoK6th
ПД – Передачий (регламент передачи дел)
Фаза реакции: реализация работ
Область реакции: команда
Валентность (уровень вовлеченности): проектная команда
Периодичность: раз в полгода
Документ формируется и передается не позднее чем за 5 рабочих дней до начала отпуска. После передачи документа сотрудник обязан получить обратную связь от принимающего специалиста. После завершения отпуска документ передается в течение 5 рабочих дней с обсуждением результатов и проделанной работы, а также с обратной связью от обеих сторон как по процессу выполнения задач, так и по передаче дел (по процессу, информации, документам и т.д.).
ФИО: Фамилия Имя Отчество, должность.
Период отпуска: ДД-ММ-ГГГГ – ДД-ММ-ГГГГ.
Дата создания документа: ДД-ММ-ГГГГ.
