скачать книгу бесплатно
Приемка выполненных работ состоится комиссионно, уполномоченными представителями Заказчика и Подрядчика на объекте проведения работ в 11 часов 30 минут 29 октября 2023 года.
В связи с вышеизложенным:
1) Просим Вас подготовить 2 экземпляра акта приемки-сдачи выполненных работ по согласованной форме (Приложение № 5 к заключенному между нашими организациями договору строительного подряда № 68 от 03.06.2023 г.);
2) В случае успешной приемки вышеуказанных работ и подписания акта со стороны Заказчика, подписать акт со стороны Подрядчика и передать 1 (Один) экземпляр в бухгалтерию Заказчика в срок до 03 ноября 2023 г.;
3) Оплата за выполненные работы будет произведена в течение 5 (пяти) банковских дней после предоставления оригинала акта в адрес Заказчика.
Выражение вежливости в конце электронного письма
Деловые письма необходимо заканчивать вежливо и на позитивной ноте, независимо от его содержания, но без фамильярности, даже если с деловым партнером сложились теплые, дружеские отношения.
В деловой переписке лучше избегать креативных решений или шутливых фраз пожеланий или формулировок, особенно касающихся личных, человеческих качеств контрагента.
В практике авторов часто встречались различные и не совсем корректные для делового письма фразы типа: «Вы профессионал своего дела» или «Вы честный и порядочный закупщик».
Более уместно будет заменить подобные фразы более формальные и общепринятые в России, например, «С уважением», «С глубоким уважением» или «С наилучшими пожеланиями», «С благодарностью».
На Западе часто используют выражение «Искренне Ваш» или «Сердечно Ваш», а также «С самыми теплыми пожеланиями». Если западным партнерам нужно выразить глубокое уважение и определенную подчиненность, используется выражение «С почтением», особенно если деловая переписка ведется в церковной или дипломатической сферах.
С постоянными деловыми партнерами, с которыми завязалось тесное деловое общение и добрые отношения, а также в переписке с коллегами уместно пожелать хороших выходных, плодотворного рабочего дня или отличного настроения.
Слова благодарности в конце делового письма должны соответствовать нормам делового этикета, поэтому в письмах не рекомендовано злоупотреблять фразой «Заранее благодарен», т. к. подобные благодарственные фразы могут вызвать у партнера недоумение и ощущение, что его хотят вынудить соответствовать этой благодарности, таким образом поставив его в неловкое положение.
Вышеупомянутая фраза категорически не рекомендована к использованию, если речь идет о деловой переписке в разрезе закупочной деятельности и электронное письмо касается ценового предложения и условий поставки. Подобная фраза в письме с прикрепленным коммерческим предложением может вызвать у сотрудника отторжение по причине возникновения ощущения, что его хотят вынудить принять это предложение и совершить сделку.
Таким образом, необходимо создавать корректные конструкции со словом «Благодарен» или заменять его на похожие по смыслу, которые вызовут у адресата положительный отклик. Примерами таких правильных и идентичных по смыслу фраз являются следующие: «Будем благодарны за доверительные отношения», «В надежде на дальнейшее плодотворное сотрудничество», «Надеемся на продолжение деловых отношений» или «С надеждой на дальнейшее взаимовыгодное сотрудничество».
Заключительное выражение вежливости размещается слева через два интервала после последней строки сообщения.
Подпись и персональная контактная информация
Как правило, стандартный блок «подпись и персональная контактная информация» должна присутствовать в любом электронном деловом письме, внешнем или внутреннем.
В корпоративной почте подпись формируется один раз (с помощью отдела IT или сотрудник это делает самостоятельно), после чего она автоматически отображается в каждом электронном письме.
Подпись не должна быть слишком перегружена, ее размер не должен превышать 5?7 строк и содержать следующую информацию об отправителе:
• фамилия, имя и отчество (если последнее предполагается корпоративной культурой);
• занимаемая на предприятии должность;
• название самого предприятия (часто с формой собственности);
• номера мобильного и рабочего телефонов, номер стационарного телефона и добавочный номер сотрудника;
• Skype, Telegram и т. д., если таковые разрешены к использованию компанией для оперативной связи. При указании последних средств они должны быть обязательно в рабочем состоянии и находиться на протяжении всего рабочего дня в статусе «в сети» / «online»;
• адрес предприятия (зачастую указывается индекс, фактический адрес и местоположение, корпоративный сайт и контакты в социальных сетях). Указанная в этом блоке информация должна быть полной, но не чрезмерной.
Если переписка с деловым партнером ведется на ежедневной основе и обмен письмами происходит несколько раз в день, то можно отключить автоматическую подпись, особенно если в ней указана очень полная контактная информация со всеми ссылками на мессенджеры и социальные сети.
Распространенной ошибкой в подписи электронного письма является написание имени и отчества в виде инициалов, например, К. В. Звягина. Данный вариант допустим правилами, но, как показывает практика, в ответ на письмо, подписанное подобным образом, как правило, следует письмо или звонок с вопросом: «Как я могу к Вам обращаться?».
Форматирование текста электронного письма
Текст электронного письма воспринимается намного лучше, если он разделен на абзацы. Основное правило написания деловых писем гласит: «Одна мысль – один абзац». Таким образом, для хорошего восприятия электронного послания одна мысль должна излагаться в одном абзаце. Если же абзац получается очень длинным, его лучше начинать с вывода, а дальше перечислить факты, подкрепляющие этот вывод.
Абзацы нужно отделять друг от друга, например используя увеличенное межстрочное расстояние или двойной интервал. Это облегчит деловому партнеру прочтение письма беглым взглядом.
Монотонность делает текст тяжелым для восприятия, поэтому внесение в него маркированного списка считается хорошим инструментом для того, чтобы разбить и разнообразить тест. Для восприятия человеческим взглядом немаркированный список сильно проигрывает маркированному.
Еще один инструмент форматирования текста и избавления его от монотонности – это использование в нем жирного шрифта. Однако не рекомендуется выделять много слов по тексту жирным шрифтом. Этот прием, напротив, рассредоточивает внимание читателя и делает текст письма пестрящим. Применение жирного шрифта призвано создавать дополнительное удобство прочтения послания, поэтому он должен располагаться компактно, притягивая взгляд к одной точке, которая выделяет суть, основную мысль письма.
Дополнительные акценты по тексту электронного письма
Популярной практикой современности является применение заглавных букв во внутренних регламентирующих документах и договорах. Эта практика применения заглавных букв в значимых словах по тексту сообщения перешла и в деловую электронную переписку.
Как правило, при ведении деловой переписки выделяются следующие слова: «Предприятие», «Компания», «Договор», «Спецификация», «Стороны», «Протокол», «Политика», «Регламент», «Положение», «Процедура», «Генеральный директор» и т. п.
Данный подход, распространенный при ведении переписки российскими предприятиями, полностью противоречит правилам русского языка, которые гласят следующее:
– с прописной буквы пишутся только названия высших должностей и высших почетных званий, такие как: Президент Российской Федерации или Председатель правительства РФ;
– с прописной буквы начинаются только названия организаций, а это значит, что названия отделов, служб и департаментов внутри организации пишутся со строчной (маленькой) буквы;
– с прописной буквы пишутся названия таких документов, как Конституция Российской Федерации или Декларация независимости. Договоры, акты и протоколы, о которых обычно идет речь в деловой переписке, пишутся со строчной (маленькой) буквы.
По мнению авторов, вышеописанная практика применения заглавных букв в деловой переписке с одной стороны, противоречит правилам русского языка, с другой – это прием, повышающий удобство и скорость чтения письма, следовательно, повышающий эффективность работы и коммуникации в целом. В то же время чрезмерное употребление заглавных букв в тексте создает ощущение пестроты и вызывает быструю усталость глаз у адресата.
Таким образом, при ведении деловой переписки каждый должен принимать персональное решение о возможности применения данного приема, исходя из соображений удобства для своего делового партнера, а также корпоративной культуры предприятия.
Пиктограммы в виде смайликов и эмодзи – стилизованные рисунки, изображающие человеческие эмоции, животных или предметы, – уместны исключительно для ведения личной переписки в мессенджерах и социальных сетях, но абсолютно недопустимы в любом виде деловой переписки, в том числе при написании электронных писем.
Если письмо связано с просьбой к адресату, то применение вежливых слов, таких как «пожалуйста», «будьте добры» или «будьте любезны», обязательно. Также необходимо благодарить делового партнера, например, за предоставленную информацию, и извиняться, если по вине отправителя произошли какие-либо недоразумения или неловкие ситуации.
Примеры стандартных вежливых фраз и формулировок в сообщениях, отправляемых по электронной почте
В ходе … был выявлен или обнаружен факт…
Просим Вас предоставить информацию…
Хотим предложить Вам…
Применение вводных формулировок и фраз целесообразно в начале нового сообщения, а чрезмерное их использование в самом теле письма уводит от его сути, что является достаточно распространенной ошибкой в написании электронных деловых писем.
Пример из личной практики авторов.
На одном крупном торгово-промышленном предприятии происходило расширение производства и строительство нового цеха.
Директору по строительству, курирующему исполнение заключенного договора строительного подряда, поручили информировать вышестоящее руководство о ходе выполнения работ подрядчиком и их соответствия условиям договора по срокам.
Выяснилось, что котлован был выкопан, фундамент залит, первая очередь конструкций смонтирована точно в срок. Далее работы были приостановлены подрядчиком без видимых на то причин.
Деловое письмо директора по строительству в адрес генерального директора предприятия было написано четко и без воды, начиная с изложения сути проблемы, а именно: «Настоящим сообщаю, что работы на объекте ведутся с отклонением от существенных условий договора, а именно, с отставанием по срокам от утвержденного сторонами графика производства работ».
Объем делового письма и способы его оптимизации
Объем современного делового письма, особенно электронного, отличается своей лаконичностью и, как правило, для удобства восприятия не должен превышать одной страницы.
Существуют несколько способов оптимизации этого объема. Первый из них пришел в деловое письмо из договоров, а именно: «Между ООО “Заказчик” и ООО “Исполнитель” (далее по тексту “Стороны”) заключен договор на оказание клининговых услуг № 155 от 21.04.2022 г. (далее по тексту “Договор”). Согласно п. 6 вышеуказанного Договора, Стороны обязались…».
Таким образом, конкретика по договору (его наименование, номер и дата заключения) в письме упоминается только один раз в самом начале, а далее по тексту используются слова «договор» и «стороны». При этом и отправителю, и адресату четко понятно, о каком именно договоре и сторонах идет речь в письме.
Вторым способом сокращения объема делового письма является применение сокращений по тексту письма. Для деловой переписки допустимо использование привычных и понятных сокращений, таких как организационная техника – оргтехника, канцелярские товары – канцтовары, миллион – млн, рублей – руб., килограмм – кг. Применение же новомодных сокращений, широко распространенных в SMS-сообщениях, мессенджерах и соцсетях (например, спс – спасибо, с ув. – с уважением, пжл – пожалуйста), абсолютно недопустимы в деловой переписке, в том числе по электронной почте. Они противоречат деловой этике, а также несущественно сокращают объем письма и экономят всего лишь доли секунды.
В подтверждение вышесказанного о сокращениях, приведем расхожую в наше время шутку: «Люди, пишущие „спс“ вместо „спасибо“, что вы делаете с кучей освободившегося времени?»
Электронные письма с вложениями
Главное предназначение электронной почты – это обмен информацией и данными, поэтому большинство электронных писем отправляются с вложением. В деловом этикете для подобных писем существует целый ряд правил, а именно:
– информация должна быть оформлена в виде отдельного файла с вложением и прикреплена соответствующим образом к электронному письму;
– само письмо должно содержать краткий сопроводительный текст относительно этого вложения;
– информационные данные большого объема необходимо предварительно архивировать – сжимать с помощью специальных программ-архиваторов, в результате чего происходит уменьшение размера файла. Самый популярный формат архивирования файлов – zip. Программ-архиваторов существует несколько, какие-то установлены на компьютерах по умолчанию, какие-то необходимо покупать: WinZip, WinRAR, PeaZip, Bandizip, 7-Zip;
– форматы специальных программ, объемы и размеры передаваемой информации предварительно лучше согласовывать с получателем, особенно при пересылке большого вложения, превышающего 1 мегабайт;
– файлы, прикрепленные к электронному письму в виде вложения, лучше называть так, чтобы получателю не приходилось их переименовывать при сохранении. Если во вложении необходимо направить коммерческое предложение, то для удобства своего партнера логично в названии файла указать, что это коммерческое предложение, название поставщика. Например, КП ООО «Искра». При отправке отчета в адрес вышестоящего руководства называть файл нужно не просто словом «отчет», но и указывать тему отчета и фамилию исполнителя. Например, «Годовой отчет о проведении тендеров, К. В. Звягиной».
Проверка текста делового письма перед его отправкой
Как только деловое письмо написано, оно становится черновиком, и его ни в коем случае нельзя отправлять сразу, без проверки.
Письмо должно быть перечитано как минимум один, а лучше пару-тройку раз и лучше вслух для проверки стилистики, логической последовательности, а также грамматики, орфографии и пунктуации. Мельчайшая ошибка, на которую обязательно обратит внимание адресат, может отвлечь его внимание от сути вопроса, испортить впечатление о компании в целом или об уровне профессионализма ее сотрудника.
Если деловое письмо носит официальный характер и адресовано важному для компании партнеру, лучше попросить коллегу или коллег посмотреть документ, что называется, свежим взглядом, не забывая при этом об ответной услуге, когда потребуется аналогичная помощь.
Также перед отправкой электронного письма при помощи функции вложения необходимо прикрепить к нему все приложения, на которые идут ссылки по тексту письма.
Если время позволяет, а возможности показать письмо коллеге нет, рекомендуется дать письму отлежаться, т. е. не отправлять его сразу после написания и проверки, а оставить на полчаса-час. Как показывает опыт, именно после вышеуказанного времени его качественно улучшают.
Грамотно подготовленное и оформленное деловое письмо во много раз увеличивает вероятность положительного разрешения ситуации.
Пример из личной практики авторов. В одной строительной компании все закупки свыше 600 тысяч рублей проводились с помощью использования одного их передовых инструментов закупочной деятельности – электронной торговой площадки B2B, ссылка: https://www.b2b-center.ru/ (https://www.b2b-center.ru/).
При проведении каждой закупочной процедуры необходимо было писать различные деловые письма в виде:
– разъяснений по каждому запросу участников;
– решений организатора о выборе победителя тендера с обоснованием этого выбора;
– обоснований отмены той или иной конкурентной процедуры.
Поскольку подобного рода письма являются для каждой компании ее имиджевой составляющей, прежде чем отправлять документы в мир, автор книги, работавшая тогда в компании директором службы закупок и снабжения, лично проверяла каждый черновик каждого делового письма, размещаемого на ЭТП, зачастую исправляя и дополняя его, что давало развернутый ответ поставщикам и подрядчикам, исключая лишние звонки с требованием пояснений.
Сроки ответа на электронное деловое письмо
Между отправкой письма и получением ответа на него существует некое время ожидания. Так же, как и в живом диалоге, в переписке существует понятие комфортного и дискомфортного времени ожидания ответа.
В деловой среде эти понятия индивидуальны для каждой конкретной ситуации. Например, при проведении закупки одним из самых динамичных способов – переторжки, которая порой проводится по электронной почте или с помощью мессенджера, время ожидания ответа от поставщика длительностью даже полчаса-час будет дискомфортным как для самого заказчика, так и для других участников закупки по причине отсутствия необходимой динамики, требуемой при проведении данной конкурентной процедуры.
В другом случае, например при запросе коммерческого предложения на разработку проекта, ожидание ответа от потенциальных партнеров-проектантов даже в две-три рабочих недели будет абсолютно комфортным для заказчика.
Примеры из практики авторов.
Переторжка – одна из эффективных и часто встречающаяся закупочных процедур, представляющая собой аукцион на понижение, при котором потенциальные поставщики добровольно снижают стоимость своего ценового предложения на поставку товаров, выполнение работ или оказание услуг.
Процедура переторжки требует высокой динамики и происходит либо за круглым столом с личным присутствием представителей поставщиков или подрядчиков, либо на торгах электронных торговых площадок (ЭТП) в режиме реального времени с определенным шагом аукциона и установленным временем ожидания между шагами.
Политикой о закупочной деятельности одного из производственных предприятий ярославской области с целью повышения конкурентной борьбы между поставщиками и экономией рабочего времени сотрудников отдела закупок предусматривалась процедура переторжки посредством использования электронной почты.
Надо отметить, что выбранный предприятием формат процедуры проведения переторжки применяется на практике довольно редко по причине того, что ожидание ответа от поставщика длительностью даже в один час будет дискомфортным для заказчика.
Как показывает закупочная практика, подобное ожидание по длительности снижает азарт других игроков рынка, что грозит снижением динамики хода торгов и понижением эффективности данной закупки для заказчика.
В одной небольшой, но динамично развивающейся воронежской строительной компании в ходе проводимых на предприятии закрытых тендеров процедура переторжки по регламенту могла проводиться любым удобным способом. Выбор способа оставался на усмотрение сотрудника, проводящего закупочную процедуру, при согласовании с директором по закупкам и снабжению.
Зачастую переторжка проводилась в мессенджере, при этом участникам процедуры разрешалось подавать свое улучшенное ценовое предложение, просто написав новую цифру в мессенджере, не оформляя дополнительных коммерческих предложений на фирменном бланке с синей печатью и подписью генерального директора.
При проведении переторжки подобным способом закупщик всего за несколько часов рабочего времени мог провести конкурентную процедуру, получить окончательные ценовые предложения всех участников, на основании которых подготовить сводную таблицу предложений и выложить ее в группу того же мессенджера «Тендерный комитет» для коллективного подведения итогов тендера.
Подобный, либеральный подход в компании повышал динамику проведения каждой конкретной закупочной процедуры. Помимо этого, отсутствие в компании заформализованности подходов и процессов, в том числе и закупочной деятельности, позволяли компании достигать оперативности в работе.
Согласно статистике, один инженер по закупкам в этой компании проводил в месяц от 20 до 46 тендеров, инженер по снабжению – от 27 до 45 конкурентных процедур по мелким текущим заявкам, каждая из которых оформлялась конкурентным листом и предоставлялась в адрес вышестоящего руководства.
Для сравнения: в других небольших воронежских строительных компаниях проводилось от 4–5 до 10 тендеров в месяц.
Время реакции и время ответа на деловое письмо
В целом при среднестатистической рабочей ситуации и в обычном рабочем режиме отвечать на деловое письмо партнера по бизнесу необходимо в течение одного, максимум двух-трех рабочих дней.
Психологически комфортным временем ответа на письмо считается 2–3 часа в рамках одного рабочего дня.
При этом если по каким-либо причинам нет возможности полноценно и развернуто ответить на электронное письмо, например по причине сильной загруженности более важными рабочими вопросами, необходимостью получения дополнительной информации от других структурных подразделений, болезнью или отпуском, необходимо оповестить партнера об этом любым удобным способом. Одним из таких способов является использование функции «запрос о получении или прочтении письма» и подтверждение получения сообщения, также возможно коротко ответить на письмо или позвонить по телефону и сообщить, что письмо получено. Далее лучше пояснить причину невозможности полного ответа и сориентировать по срокам, когда это будет возможно. Например: «Чтобы ответить на Ваш вопрос, Александр, мне необходимо запросить информацию у юридического отдела. Обещаю сделать это и дать Вам ответ до 11 утра завтрашнего дня».
