Система в бизнесе. Практическое руководство для руководителей

Однако нужно понимать, что эйфория и ощущение «я смогу» – это не навсегда. Предприниматель ввязывается в новый проект, у него что-то не получается, клиенты не идут, а окружение говорит «зря ты ввязался в историю с этим бизнесом». И депрессия шаг за шагом захватывает человека.

Триггеры депрессивного состояния могут быть разными: опять не заплатил ключевой клиент, рекламные вложения не принесли нужного результата, ушел ключевой сотрудник, и нужно все начинать сначала. Любые напасти, которые десятками случаются в начинающем бизнесе. К этому нужно быть заранее готовым. После выплеска энергии проект может зависнуть на мертвой точке, деньги закончатся, и будет непонятно, что делать дальше.

Некоторые предприниматели, когда я озвучиваю им подобный вариант развития событий, отвечают: «Ерунда. Я всю жизнь в спорте, пять лет в триатлоне. Меня нелегко сломать. Буду преодолевать преграды и прокладывать себе дорогу дальше».

Но не стоит зарекаться. Когда проект не идет, это серьезно бьет по мотивации и уверенности в себе. Завершение периода энтузиазма часто не давало мне довести до ума начатый бизнес, пока я не сформулировал для себя четкий алгоритм запуска нового проекта. Чтобы перейти с уровня «классная идея» на уровень «работающий бизнес», лучше заранее подстелить соломку и сделать четыре обязательных шага.

Про старт бизнеса. 4 шага для успешного старта

ШАГ 1 – найти партнера (ключевого помощника)

Эйфория приходит и уходит. Если предприниматель на эйфории начинает новый бизнес-проект, нужно иметь партнера или руководителя проекта – человека, который будет заниматься делом, когда у основателя закончились силы. Не будучи собственником, этот человек не настолько эмоционально раним, как предприниматель, у которого на кону деньги, репутация и амбиции.

Всегда ли предприниматель раним? Не всегда. По упрощенной типологии Ицхака Адизеса есть четыре типа руководителей:

Предприниматель

Администратор

Интегратор

Производственник

Самые эмоциональные – это предприниматели. Часто функция администрирования у них низкая, и им точно нужен надежный человек, который станет управляющим проекта.

Конечно, можно сказать: «Вас ждет кризис, так что закаляйте волю и готовьтесь, что, рано или поздно, вас расплющит». Но это так не работает. Предприниматель ведь создает бизнес не для того, чтобы над ним чахнуть потом всю оставшуюся жизнь. Поэтому хочу отговорить вас от попыток тащить бизнес в одиночку.

Дон Кихот тоже не один отправился в поход, а с верным Санчо Панса, который нес его оружие и оттаскивал от крутящейся мельницы, когда того заносило.

Можно ли обойтись без партнера?

Можно. Но будет сложнее на старте. Иногда слышу такую фразу: «У меня партнером или исполнительным директором будет жена. Она меня во всем поддерживает». Конечно, если жена не просто вас встречает дома и выслушивает за ужином, а активно работает в бизнесе – это возможный вариант. Потому что вам нужен человек, который будет не просто подбадривать, когда эйфория закончится, а тот, кто возьмет ответственность за бизнес и будет его нести на своих плечах, пока вы с новыми силами не вернетесь к делам.

Некоторые предприниматели пытаются постоянно поддерживать себя в состоянии эйфории – бесконечно ездят на мотивирующие тренинги, ретриты и накачиваются историями успеха в бизнес-сообществах. Но это бесперспективный вариант. Когда я сам пошел по этому пути в 2003-2005 годах, то взял на себя слишком много, что в итоге привело к разрушению бизнеса, который мы создали совместно со Свердловской киностудией.

Помимо эмоционального подъема бизнесу нужен здравый смысл и регулярный менеджмент. Иногда нужно прекратить вносить изменения в бизнес-процессы и дать людям привыкнуть, чтобы они могли спокойно начать работать по-новому. На этом этапе вместо предпринимательского развития нужна грамотная управленческая систематизация.

На каких условиях работать с партнером

Необязательно партнер должен иметь долю в бизнесе. Даже больше скажу – не всем она и нужна. Есть множество людей, которых мотивируют совершенно другие вещи. Например, справедливость – все решения мы будем принимать совместно. Или привилегированное положение – статус «партнер компании» и возможность претендовать на часть дивидендов. Гарантированный уровень дохода. Свободный график. Возможность самому устанавливать стандарты, регламенты и набирать под себя людей.

Если предприниматель – визионер, смотрит далеко вперед, то ему в партнеры нужен человек, который сосредоточен на том, что делать здесь и сейчас. Он мыслит конкретными категориями, а не мечтает “изменить мир”. Поэтому не нужно сразу предлагать долю в ООО. Поговорите откровенно с потенциальным партнером, узнайте, что им движет, и дайте ему это.

Также рекомендую на берегу договариваться о минимальном сроке вашей совместной работы – от полутора лет, а лучше не менее трех. Иначе может получится так, что вы ввяжетесь в бой, а партнер неожиданно решит переехать в другой город или устроиться в другую компанию на стабильный оклад.

ШАГ 2 – проанализировать конкурентов

Например, если вы хотите открыть кофейню, походите по кафе вашего города, посидите, попейте кофе, посчитайте клиентов, понаблюдайте за работой бариста и официантов. Таким образом проанализируйте не менее 15 конкурентов и выбирайте то место, на которое хочется равняться. Копируйте успешные решения и делайте их еще лучше.

Количество посетителей наиболее точно в городском предпринимательстве можно посчитать через простую процедуру: купите что-нибудь утром при открытии точки, а потом вечером перед самым закрытием. Сравнив номера на чеках, вы посчитаете, сколько чеков было отбито за 1 день. Прикинув среднюю сумму чека, вы можете узнать оборот точки за этот день. Так же работает оценка объемов торговли в интернет-магазинах. В корпоративных продажах это чуть сложнее, но по аналогии можно сделать запрос двух счетов в начале месяца и в конце месяца, а потом сравнить их номера.

Мастер-класс по анализу конкурентов и таблицу-шаблон вы сможете найти в Базе Знаний К ЦЕЛИ по основной ссылке: https://iSergeev.com/sistema

ШАГ 3 – создать финансовый план

Многие предприниматели хватаются за голову при мысли о плане, но всё не так страшно. Финансовый план – очень важный документ. Это простая табличка, в которой зафиксирован доход, который планируете получить, и расход, который готовы при этом понести. Все! Больше ничего и не надо.

Обязательно обсудите финансовый план с партнером. А иначе на полпути выяснится, что вы хотите открыть сеть кофеен и зарабатывать 70 миллионов в год, а он планирует ограничиться одним кафе и 100 тысяч в месяц для него вполне достаточно. Чтобы таких сюрпризов не было, нужно обсудить цифры заранее.

Финансовый документ дисциплинирует и дает возможность планировать деятельность, а не действовать наугад. Например, я хочу, чтобы в моей кофейне в день продавалось 100 чашек кофе и 50 булочек. А через месяц – 500 чашек и 300 булочек. Расписать по месяцам, какие нужны затраты, чтобы выйти сначала на 100 чашек, а потом на 500. Что нужно закупить, столько сотрудников нанять. Минимальный и оптимальный план. И все, картинка выстроилась.

Если этой ясности нет, то люди живут эфемерной идеей создания идеальной кофейни. Например, «туда приходят нарядно одетые люди, там тепло и гостей встречает приветливый бариста». Звучит отлично, но отсутствие цифр очень быстро может привести к разорению.

Изображение. Пример финансового плана. Используйте этот шаблон

ШАГ 4 – принудительно начать работать с клиентами

Когда все предыдущие пункты выполнены, делаем «прыжок в бездну» – начинаем продавать и работать с клиентами. Если речь о кафе, то не затягиваем с ремонтом и выбором оформления для уюта, а как можно быстрее открываемся и начинаем варить и продавать кофе. По печальной статистике сотни кафе, салонов красоты и других «городских предпринимателей» разоряются на стадии ремонта или в первые месяцы работы.

Если вы создаете интернет-стартап, не нужно затягивать с разработкой. Запускаем минимально жизнеспособный продукт (MVP) и начинаем тестировать на реальных клиентах.

Если это профессиональные услуги, торговля или производство, то как можно быстрее делаем качественный сайт и запускаем рекламу, чтобы обеспечить поток клиентов.

Если планируем сложные B2B-продажи, то нанимаем менеджера или самостоятельно составляем базу «золотых ТОП-1000» компаний и начинаем звонить, чтобы назначать продающие презентации.

Четвертый шаг о том, что нужно идти только вперед и работать с клиентами.

Про старт бизнеса. Сложность перехода с 1 на 2 уровень

Мы посвятили две главы способам перехода с 1 на 2 уровень, потому что часто потенциальные предприниматели так и остаются мечтателями, не переступив порог первого уровня.

Пожалуйста, не сомневайтесь! Делайте свой первый шаг – начните работать с клиентами. Разберитесь, что им действительно нужно? Как сделать ваш продукт еще лучше? Да, на этом пути будет много ошибок и испытаний. Но если вы хотите жить жизнью своей мечты, то нужно взять ответственность за ее воплощение.

А эта книга и другие технологии Акселератора помогут вам не сбиться с пути и легче пройти все ловушки и кризисы, которые подстерегают растущую компанию. Поэтому, начав заниматься бизнесом, лучше не оглядываться назад на беззаботную жизнь «мечтателя». Клиенты не будут ждать, а любая работа с ними – успешная и неуспешная – создают вашу репутацию предпринимателя.

Заниматься придется многими функциями, но ключевые из них:

● Привлечение новых клиентов (маркетинг).

● Оптимизация процесса продаж.

● Наем талантливых сотрудников.

● Организация исполнения обязательств.

● Финансовый учет и анализ.

● Обеспечение безопасности бизнеса: информационная, HR-безопасность, юридическая и налоговая.

В последующих главах книги будут приведены практические инструменты и шаблоны, которые вам помогут чувствовать себя уверенно в каждой из этих функций и системно развивать вашу компанию.

Инструкция: как работать с шаблонами файлов

Совет: сразу используйте приводимые в книге шаблоны файлов и адаптируйте их в соответствии со спецификой вашего бизнеса. Так книга превратится из обычного сборника «умных мыслей» в надежный источник практических инструментов для вашего бизнес-проекта.

Все описываемые шаблоны и инструкции доступны для скачивания:

https://iSergeev.com/sistema

Шаблоны, используемые в книге, созданы на основе Google файлов трех типов:

1. Текстовые документы с регламентами и другими материалами.

2. Электронные таблицы с расчетами и формулами.

3. Презентации со слайдами информации.

Google документы – это бесплатный пакет офисных веб-приложений, разработанный компанией Google. С его помощью можно создавать и редактировать документы онлайн и работать над ними вместе с другими пользователями в режиме реального времени. Все сервисы доступны в виде веб-приложений, приложений для браузера с поддержкой оффлайн-режима, а также мобильных приложений для Android и iOS.

Google документы – это современная и очень гибкая платформа для автоматизации и командной работы со всеми нужными типами документов. Вы можете вносить изменения в файлы, которые доступны одновременно всем участникам с любых устройств.

Еще 3 причины, почему мы выбрали для автоматизации Google документы:

1. В них гибкая система управления правами, то есть можно выдавать членам команды права на редактирование, комментирование или только на просмотр файла.

2. Сохраняется история всех операций по файлу. Можно зайти и увидеть реестр всех изменений. Можно вернуться к любой версии изменений за любую дату. Я до сих пор восхищаюсь этой функцией.

3. В Google таблицах можно посмотреть историю изменений по каждой ячейке. Это очень многогранный и функциональный инструмент с кучей возможностей и сценариев использования. По одним только формулам можно написать отдельную книгу. А если вы знаете языки программирования, то в таблицах можно делать просто невероятные вещи.

Каждый заинтересовавший вас файл-шаблон перед изменением необходимо скопировать на свой Google диск, для чего потребуется актуальный почтовый аккаунт Gmail.

Чтобы скопировать себе шаблон, необходимо совершить следующие шаги:

1. В верхнем меню нажать «Файл» и выбрать пункт «Создать копию».

2. Скорректировать название файла, как вам нравится.

3. Нажать кнопку «ОК».

4. После этого на вашем Google Диске будет создана ваша персональная копия файла, в которую вы автоматически перейдете. Именно в этой копии необходимо вносить все изменения. Вы сможете работать только в своей копии, потому что базовый шаблон не редактируется.

Особенности и лайфхаки:

После создания копии добавьте ссылку на созданный файл в закладки браузера или в отдельный реестр, чтобы можно было быстро его найти.

В Яндекс браузере вы можете в адресной строке ввести название файла, и нужная ссылка вам будет сразу предложена.

В остальных браузерах вам нужно перейти в свой Google Диск и в строке поиска ввести название файла.

Итоги и проверочный лист

В первой части книги мы с вами прошли «10 уровней развития предпринимателя», и я уверен, что вы нашли свой уровень. Фокус этой методологии в том, что становятся понятны следующие шаги. Можно к ним внимательно подготовиться. Или осознанно отказаться от них и чувствовать себя уверенно в текущей позиции.

Также мы обсудили этапы перехода между уровнями и самый сложный переход из первого во второй уровень.

Дальнейшие части книги будут посвящены только практическим инструментам. Мы будем разбирать в отдельности каждую ключевую функцию бизнеса, погружаясь в нее глубоко, до самой сути. Чтобы вы могли легко воспользоваться всеми приводимыми примерами и шаблонами.

Да, на страницах книги вы встретите много таблиц. Но мы обожаем таблицы! Они лаконичны и точны. Они позволяют быстро использовать готовые и проверенные знания.

Чек-лист для самопроверки:

● Я определил свой уровень развития и примерил на себя следующий уровень. Что вы почувствовали? Страшно? Или уже не терпится?

● Я подумал о своем «ключевом помощнике» или партнере. Какие условия ему предложить? Как развивать ваше партнерство?

● Я зарегистрировался в платформе «Система в бизнесе» по предложенной ссылке, чтобы получить доступ к базе всех шаблонов и мастер-классов.

Часть 2. Ключевые показатели и оцифровка

Во второй части книги мы разберём все ключевые показатели бизнеса, а также оцифровку «проектов развития». Потому что мало видеть динамику цифр. Важно, чтобы показатели росли и приближались к плановым. А для этого необходимо внедрять правильные изменения во всех подразделениях. Мы это называем «проектами развития».

Если простыми словами, то «оцифровка» – это таблица с данными по ключевым показателям, которые действительно отражают этапы работы компании. Поэтому важно определить суть деятельности основных подразделений и какой результат они создают. И именно этот результат считать. Ежедневно и еженедельно.

Предупреждение! В потоке цифр можно легко утонуть, если при выборе показателей не сконцентрироваться на самом важном. Я наблюдал подобное много раз: огромные таблицы, десятки-десятки показателей, а данные сложно собирать. Руководитель провозится пару месяцев и бросает. В итоге в компании создается непрозрачное подразделение, результаты которого с каждым месяцем ухудшаются. Руководитель потерял главный объективный инструмент управления «по цифрам», и чтобы добиваться результата, занимается манипулированием: запугивает или упрашивает сотрудников. Такой руководитель обычно ворчит на «плохую ситуацию на рынке», привередливых клиентов и испортившихся сотрудников. Единственный источник информации для него – слухи и мнения.

Поэтому чтобы не попадаться на удочку избыточности, нужно знать главные 5 показателей любого бизнеса:

Важность оцифровки бизнеса

Руководители при принятии решений часто ориентируются на экспертную оценку, собственную интуицию, срочность вопроса или на то, что просто нравится.

Однако эти способы существенно проигрывают принятию решений на основе данных – в первую очередь, потому что цифры объективны. Они не врут, не играют на эмоциях, они структурированы и прозрачны. Цифры позволяют фокусироваться на точных действиях, ведущих К ЦЕЛИ, и позволяют избавиться от субъективности.

Почему бизнес-трекеры знают «все» про оцифровку

Оцифровка является основополагающим инструментом в трекинговых сессиях – это еженедельные встречи трекера с предпринимателем, на которых обсуждается, что происходит с бизнесом. Картина складывается не по рассказам предпринимателя или ТОП-менеджера, а на базе цифр и их недельной динамики.

Суть бизнес-трекинга – это генерация и принятие точных решений на основании цифр. Поэтому все бизнесы, которые проходят трекинг, обязательно собирают цифры по своим ключевым подразделениям. Только на основании объективных цифр можно принимать своевременные и взвешенные решения.

Цикличность оцифровки

Обратите внимание, один из секретов результативной оцифровки это ее сбор на еженедельной основе. Сложно анализировать, если смотреть динамику по месяцам или по кварталам: непонятно, когда сменился тренд, и какие действия к этому привели.

Например, февраль по показателям был хороший, март – уже похуже, апрель – совсем плохо. А негативная динамика могла начаться еще на 4-й неделе февраля, потом длиться весь март и апрель, а мы бы «проснулись» и начали что-то предпринимать только через 2, а то и через 3 месяца.

Некоторые бизнесы мыслят кварталами: «что-то у нас этот квартал плохой, да и прошлый был не самый лучший». Но это запоздавшие выводы. Проблемы, на которые надо было реагировать, начались еще несколько месяцев назад.

В динамичном малом бизнесе такое недопустимо. Необходимо все время держать руку на пульсе и действовать быстро.

Поэтому закон оцифровки очень простой:

На уровне линейных сотрудников цифры собираются ежедневно.

На уровне отдела – еженедельно.

Когда же владельцы встречаются с исполнительным директором и ТОПами на ежемесячной планерке, анализируется месячная динамика. Но всегда наготове есть еженедельные цифры по всем отделам, если возникнут вопросы или уточнения для принятия решений.

Конечные и опережающие показатели

Любой процесс в бизнесе – это «воронка результатов» с потерями. К сожалению, так устроен мир, что потери неизбежны,. Иногда эти потери кажутся просто катастрофическими. Например, на каждом этапе воронки мы теряем по 50% результата.

Вот пример простой воронки из пяти этапов: из 100 заявок с сайта мы смогли дозвониться до 50. Из них только 25 оказались оптовыми покупателями. Мы отправили 25 коммерческих предложений (КП), но только 12 КП смогли защитить и в итоге получили 6 продаж. Звучит хорошо, поскольку продажи все-таки есть. Но легко ли при такой воронке обеспечить 100 заявок с сайта? А 1000? А 5000 заявок? Нелегко. Вот тут и начинается глубокая работа с каждым этапом, чтобы сокращать потери.

Конечные показатели – это «счет на табло», финальный результат воронки. Тот результат, который нужен бизнесу. Обычно, это показатели «верхнего уровня»: прибыль, выручка, объем продаж, объем производства или отгрузки.

Опережающие показатели – это все действия по воронке, которые гарантированно приводят к результату. Таким образом, опережающие показатели напрямую влияют на «конечные показатели».

Важно фокусироваться не только на конечных показателях, но всегда думать об опережающих показателях. Считать их. Исследовать, что больше всего влияет на результат. Думать, как еще их можно улучшить. Поскольку никогда нет предела совершенству.

Задача руководителя – увидеть воронку своего отдела или бизнеса, определить ключевые этапы и поставить по ним планы.

Обычно в бизнесе выделяют 2 ключевые воронки:

Воронка клиентов. В ней задействованы подразделения: маркетинг, продажи, производство, развитие клиентов, контроль качества.

Воронка сотрудников. Это этапы: поиск и отбор, стажировка, адаптация, удержание через развитие сотрудников и профессиональные грейды.

Если вернуться к 5 показателям бизнеса, о которых мы говорили ранее, то каждый из них можно усилить еще одним показателем (конечным или опережающим) по подразделениям, чтобы иметь более полную картину.

Отдел маркетинга:

1.1. План по целевым заявкам (конечный).

1.2. Цена целевой заявки (тоже конечный).

Отдел продаж:

2.1. План по продажам (конечный).

2.2. Количество встреч (или защищенных КП) с клиентами категории А (опережающий).

Отдел найма (HR):

3.1. План найма сотрудников (конечный).

3.2. Количество проведенных собеседований (опережающий).

Отдел производства (исполнение обязательств):

4.1. План выпуска / отгрузки продукции (конечный).

4.2. Тут несколько вариантов, т.к. производство слишком индивидуально:

 + Процент брака.

 + Оценка качества продукции (сервиса).

 + Отставание от сроков по договору.

Отдел финансов:

5.1. План по марже (конечный).

5.2. Сумма превышений по отслеживаемым статьям затрат (тоже конечный).

Таким образом, мы имеем всего 10 важнейших показателей, по которым можно легко управлять бизнесом в формате «План/Факт». Определяем план, обеспечиваем ресурсы и реализуем «проекты развития», чтобы достигать плановые показатели на еженедельной основе.

Если вам необходимо глубже погрузиться в оцифровку, то в нашей Базе Знаний есть специальный мастер-класс на эту тему по единому адресу: https://iSergeev.com/sistema

Декомпозиция прибыли

Первая таблица, с которой обычно начинается систематизация бизнеса и сбор ключевых показателей, – это декомпозиция прибыли компании. Таблица наглядно покажет эффективность выбранной бизнес-модели.

Суть файла декомпозиции – составить ясное понимание, из чего складывается доход и расход «сейчас», а также для точки «Б норма» и «Б макс». Ключевыми параметрами дохода являются: количество сделок по категориям, средний чек и общая выручка по категориям.

Изображение. Пример файла «Декомпозиция прибыли».

Скопируйте себе шаблон файла Декомпозиции. Перейдите в вашу копию файла и создайте декомпозицию дохода для своего бизнеса, а также статьи расходов. Необходимо заполнить колонки: Точка «А», «Б ноль»,«Б норма», «Б макс».

Первым шагом выберите, какой из 2 листов таблицы вам подходит больше (листы располагаются внизу документа): «Декомпозиция для Производства, ОПТ» или «Декомпозиция Услуги» и продолжайте работать в этой вкладке.

Чтобы правильно заполнить раздел «Доход в месяц», скорректируйте названия категорий товаров (услуг), исходя из специфики вашего бизнеса. Дальше заполните данными строки «кол-во сделок» и «средний чек», а «доход по категориям» рассчитается автоматически.

Внесите текущие и планируемые показатели:

● Точка «А» – это фактическое состояние дел. Внесите финансовые данные по последнему полному месяцу, по которому у вас есть цифры.

● Точка «Б ноль» – ваша точка безубыточности: какой объем продаж необходимо сделать, чтобы остаться с нулевой прибылью?

● Точка «Б норма» – оптимальная для вас картина развития бизнеса, желаемая прибыль. Это ваш план, который нужно достичь через 3 месяца.