Искусство управления IT-проектами

 Оцените опыт команды в сфере решаемых проблем. Одной из «волшебных» переменных величин в планировании является опытность команды в сфере тех проблем, которые ей предстоит решать. Если команда создает веб-сайт, управляемый базой данных, и пять или шесть программистов ранее уже не раз занимались такого рода работой, есть основания предполагать, что они лучше справятся с проектированием и расчетом графика работ, чем команда, ранее не делавшая ничего подобного. Этот фактор должен стать решающим в определении степени агрессивности или консервативности календарного плана.

 Оцените уверенность и опыт команды в совместной работе. Несмотря на то что расчеты выполняют отдельные программисты, созданием чего-нибудь действительно сложного программисты занимаются вместе, как единое целое. Даже команда, составленная из опытных суперзвезд программирования, не достигнет ожидаемой результативности, если входящие в нее программисты ранее никогда вместе не работали (или не сталкивались все вместе со сложными задачами). Нельзя допускать, чтобы только что сформированной команде поручалась работа над сложным и рискованным проектом или предлагался агрессивный календарный план.

 Беритесь за риски как можно раньше. Если известно, что Салли поручена наиболее сложная работа, учтите это в самом начале календарного плана. Чем выше риск, тем больше времени нужно зарезервировать для того, чтобы с ним справиться. Если вы откладываете учет рисков в календарном плане на более поздний срок, у вас останется меньше степеней свободы, чтобы справиться с этими рисками. То же самое относится к политическим, организационным или ресурсозависимым рискам. Мы поговорим об управлении работами при рассмотрении производственного конвейера в главе 14.

Выводы

• Календарные планы выполняют три функции: позволяют зафиксировать обязательства, помогают каждому увидеть свою роль в общей работе и дают возможность отслеживать процесс реализации проекта. Даже если календарные планы срываются, польза от них все равно остается.

• Большие календарные планы должны разбиваться на более мелкие с целью минимизации рисков и увеличения частоты внесения поправок.

• Все расчеты имеют вероятностный характер. Поскольку календарные планы опираются на множество оценок, они также носят вероятностный характер. Это обстоятельство отрицательно влияет на их точность, поскольку вероятности накапливаются (80 % × 80 % = 64 %).

• Чем раньше сделаны оценки, тем менее они точны. Но несмотря на это, приблизительные расчеты – единственный способ создания фундамента для более точных расчетов.

• Календарные планы должны составляться не с оптимистических, а со скептических позиций. Чтобы пролить свет на предположения и приобрести уверенность в успехе, нужно вложить достаточные силы и средства в проектирование.

Упражнения

1. Если вы пользуетесь ежедневным планированием, взгляните на вчерашний распорядок. Много ли событий произошло в срок? Из тех, которые произошли с опозданием, сколько было связано с вашими ошибками?

2. Кто из известных вам людей постоянно опаздывает? Меняется ли из-за этого отношение к нему со стороны других сотрудников? Станете ли вы проявлять меньше оптимизма относительно сроков, отводимых ему на какую-нибудь работу? Переживает ли он из-за своих опозданий? Какие существуют мотивации для того, чтобы он изменил своим привычкам?

3. Найдите оригинал календарного плана предыдущего проекта. Сравните его с реальными событиями. Чтобы вы сделали по-другому, если бы знали все, что знаете теперь? Как воспользоваться этой информацией в интересах следующего проекта?

4. Проведите день, начиная и заканчивая все дела точно в срок. После задайтесь вопросом, стоило ли ради этого стараться? Почему да или почему нет?

5. Найдите друга, который работает в какой-нибудь другой сфере. Как он составляет календарное планирование своих проектов? Какими инструментами пользуется для подсчета времени, затрачиваемого на ту или иную работу? Какие в его сфере деятельности наиболее типичные ошибки и чему можно научиться из того, как он с ними справляется? (Если у вас нет таких друзей, то интересно будет поучиться, сравнивая свою деятельность со строительством, кинопроизводством, устроительством свадебных торжеств.)

6. Правило трех частей – это примерная норма, для которой есть исключения. Какие разновидности проектов требуют другого распределения времени? Могут ли быть проекты, в которых доминирует только одна из этих трех разновидностей работ?

7. Многие проекты существенно зависят от неподконтрольных вам работ. Какие методы можно применить при составлении календарного плана, чтобы сократить риск подобных зависимостей? Как можно наладить контакт с людьми, ответственными за составление календарного плана, чтобы они создали план, который бы привел к успеху обе команды?

8. Ваш руководитель настаивает на определенной дате, а ваш опыт подсказывает, что это нереально. Как можно воспользоваться календарным планом, чтобы объяснить вашу обеспокоенность руководителю?

9. Если элементарные просчеты, рассмотренные в этой главе, касаются большинства проектов, то как должен поступить толковый руководитель проектов: а) поставить в известность команду об их существовании, или б) поощрять людей за стремление уменьшить их влияние на проект? Um delis num velese dip exero eum velenibh ex et, susting exer si.

Глава 3. Как определить, что делать

По поводу планирования проектов редко кто приходит к единому мнению. Зачастую уйма времени в ходе планирования уходит лишь на то, чтобы прийти к согласию, как именно вести этот процесс. Я думаю, что в любой организации люди оказываются втянутыми в дискуссию о планировании из-за столкновения интересов работающих в ней специалистов разного профиля. Когда на карту поставлены главные решения, которые будут влиять на деятельность людей в течение многих месяцев или лет, всем хочется поучаствовать в их принятии. Здесь бушуют эмоции, кипит энергия, и все опасаются, что их недостаточная активность обернется упущенными возможностями. Подобное состояние легко приводит людей к убеждению, что именно у них самый правильный взгляд на вещи. Или, хуже того, что это единственная точка зрения, заслуживающая внимания.

Самым трудным при создании программной системы является решение о том, что именно создавать. Никакой другой раздел концептуальной проработки проекта не сравнится по сложности определения подробных технических требований, включая пользовательский, программный и аппаратный интерфейсы. Никакая другая неверно проделанная часть работы не способна так испортить общие результаты. Именно ее труднее всего впоследствии исправить. Поэтому наиболее важной функцией, выполняемой создателем программного продукта в интересах потребителя, является постоянное добывание и обработка требований, предъявляемых к продукту.

Фред Брукс (Fred Brooks)

Стоит ли после этого удивляться, что книги по планированию, сложенные в углу моего офиса, содержат весьма противоречивые положения. Часть из них сфокусирована на стратегии, другая часть – на процессах разработки, а некоторые – на уяснении запросов потребителей. Но больше всего тревожат не разногласия, а то, что в этих книгах не признается право даже на само существование других подходов. Весьма странное обстоятельство, учитывая, что ни одна из теорий развития бизнеса, совершенствования технологий, работы с клиентами не может существовать без других. Более того, я убежден, что успех в планировании проектов достигается на пересечении различных точек зрения. Любой руководитель, способный понять эту мысль, будет иметь неоспоримое преимущество над тем, кто этого не понял.

Итак, данная глава посвящена подходам к процессу планирования и выработке взгляда на планирование, предоставляющего наибольшие шансы на успех. Сначала мне следует пояснить некоторые термины и понятия, используемые в различных стратегиях планирования (материал суховат, но необходим для усвоения следующих глав). Если встретятся малоизвестные понятия, я дам определения и объединю разные точки зрения, проведу исследование вопросов, на которые даются ответы при хорошо организованном процессе планирования, и представлю пути организации ежедневной работы, направленной на успешное планирование. В следующих главах процесс создания конкретных разработок, в частности концептуальных документов (глава 4) и технических условий (глава 7), рассматривается более подробно.

Снятие покрова таинственности с вопросов планирования программных продуктов

Для небольшого индивидуального проекта корпоративного веб-сайта вряд ли стоит затевать столь же сложный процесс планирования, как для проекта отказоустойчивой операционной системы, в реализацию которого вовлечено триста человек и 10 миллионов долларов. Обычно, чем больше людей и сложнее проект, тем больше потребностей в серьезном планировании. Тем не менее планы приносят пользу даже самым простым индивидуальным проектам. Они дают возможность пересмотреть решения, выдвинуть предположения и прояснить соглашения между людьми и организациями. Планы действуют в качестве функции принуждения в борьбе со всеми видами глупости, поскольку требуют, чтобы в процессе рассмотрения других вариантов были решены все основные проблемы. Как сказал Авраам Линкольн: «Если бы у меня было шесть часов на то, чтобы срубить дерево, я бы потратил четыре часа на заточку топора». Я привел эту цитату, чтобы показать, что продуманная подготовка сокращает время работы.

При планировании проекта нужно найти ответы на два вопроса. Ответ на первый вопрос, «Что делать?», обычно называется выработкой требований. Ответ на второй вопрос, «Как делать?», называется проектированием или выработкой технических условий (рис. 3.1). Требование должно заключаться в тщательном описании критерия, которому работа призвана соответствовать. (Например, требование к приготовлению пищи может состоять в приготовлении недорого, вкусного и питательного блюда.) Хорошо продуманные требования легко понять и трудно неверно истолковать. Для выполнения требований могут быть выбраны различные варианты проектирования, но определить, насколько они соблюдены, можно только глядя на завершенную часть работы. Технические условия представляют собой простой план создания продукта, удовлетворяющего указанным требованиям.

Рис. 3.1. Самый простой, но весьма удобный взгляд на планирование. Если неизвестно, что делать, значит, не настало время определять, как делать

Представленные три действия, выработка требований, проектирование (или выработка технических условий) и реализация, настолько объемны, что каждое из них достойно отдельной книги (см. библиографию). Первые два действия рассматриваются с точки зрения перспективы проектного уровня в нескольких последующих главах, а реализации внимание уделено чуть позже (в главах 14 и 15).

Типы проектов

Сущность процесса выработки требований и проектирования меняется в зависимости от ряда критериев. Для их иллюстрации я воспользуюсь тремя простыми, отличающимися друг от друга примерами проектов.[18]

 Супермен-одиночка. В простейшем проекте участвует один человек, который делает все сам, от написания кода, проведения рыночных исследований, планирования выпуска и сбыта программного продукта до приготовления собственного завтрака. При этом он использует собственные источники финансирования.

 Небольшая команда, работающая по контракту. Фирма, состоящая из пяти—десяти программистов и одного руководителя, нанятая заказчиком для создания веб-сайта или программы. С ними заключается контракт, оговаривающий взаимные обязательства. По окончании контракта все связи обрываются до заключения следующего контракта или начала следующего проекта.

 Многочисленная команда штатных сотрудников. Группа из ста человек, работающая в корпорации по найму и начинающая работу над новой версией какого-нибудь программного продукта. Это может быть продукт, предназначенный для продажи (так называемый коробочный продукт), или что-нибудь для внутрикорпоративного потребления.

Представленные три разновидности проектов отличаются по численности команды, организационной структуре и подчиненности, и эти отличия определяют важные различия в подходах к управлению проектом. Итак, даже если ваш проект в чем-то отличается от этих примеров, они могут использоваться в качестве отправных точек при чтении следующих разделов.

Как на планирование влияет его организация

На примере трех упомянутых типов проектов мы можем рассмотреть основные критерии, применяющиеся при планировании проектов. В проекте всегда есть вопросы, на которые каждый должен знать ответы. Эти ответы не всегда и не всем могут нравиться, но знать их вам и вашей команде все же следует. Большинство неудач в планировании происходят из-за того, что указанные проблемы игнорируются или после их рассмотрения остаются разногласия.

 Кто выдвигает требования? Кто-то должен выдвигать требования и выставлять их на утверждение заинтересованных сторон (заказчика или вице-президента). В варианте супермена-одиночки все очень просто: все полномочия принадлежат самому супермену. У команды, работающей по контракту, должен быть заказчик, желающий строго контролировать выработку требований и, по возможности, процесс проектирования. Наконец, многочисленная группа разработчиков может иметь в корпорации комиссию или иную структурную единицу, предназначенную для выполнения этой работы (и утверждающую выдвинутые требования). Она может состоять из разных людей, имеющих право выдвигать требования высокого («Это будет спортивный грузовик») и низкого («Он будет проезжать 20 миль на одном галлоне топлива и иметь привод на четыре колеса») уровней.

 Кому поручено проектирование? Аналогично процессу выдвижения требований, кто-то должен осуществлять проектирование самой работы. Проектирование отличается от выдвижения требований, поскольку всегда существует множество возможных проектов, ведущих к удовлетворению конкретного набора требований. Проектирование, как и выдвижение требований, зачастую является договорным процессом между двумя и более заинтересованными сторонами. Один человек или команда может отвечать за ход процесса проектирования и выработку идей (проектировщик), а другой человек (вице-президент) или команда – обеспечивать руководство и оценивать работу первой команды. Учтите, поскольку проектирование – искусство глобальное и от политической власти независимое, люди, которым предоставлено право проектировать, могут не иметь на это особого таланта.

 Кому поручена выработка технических условий? Технические полномочия определяются возможностью выбирать используемые технологические подходы, включая языки программирования, средства разработки программ и техническую архитектуру. Многие из этих решений могут влиять на набор требований, проектирование и бюджет. Разница между техническими и проектировочными решениями едва различима: то, как что-то ведет себя и как оно выглядит, часто имеет много общего с тем, как оно сконструировано. В одних организациях технические полномочия совмещаются с полномочиями по выработке требований и проектированию, в других технические полномочия носят подчиненный характер. И все же лучше, если в организации существуют отношения сотрудничества между различными видами полномочий.

 Кому поручено составление бюджета? Компетенция выделять на реализацию проекта дополнительные финансовые ресурсы или сокращать их может не зависеть от других видов полномочий. К примеру, в ситуации с командой, работающей по контракту, ей могут быть предоставлены полномочия на выработку требований и проектирование, но при каждой потребности увеличения времени или денег, скорее всего, нужно будет обращаться к заказчику.

 Как часто могут пересматриваться требования и проектные решения и как должны приниматься решения о внесении поправок? Ответ во многом зависит от ответов на предыдущие вопросы. Чем больше сторон вовлечено в выработку требований, проектирование и составление бюджета, тем больше усилий понадобится для сохранения баланса интересов в процессе реализации проекта. Есть одно практическое правило: чем меньше у вас полномочий, тем больше настойчивости надо проявлять при пересмотре и утверждении решений и тем больше бойцовских качеств проявлять при их корректировке.

Хотя я разграничил виды полномочий, вполне возможно, что всеми ими или какой-то их частью будет обладать один и тот же человек. Но чаще всего полномочия распределяются между руководителями групп. Чем сложнее система распределения полномочий, тем больше сил должно быть отдано планированию для достижения эффективности. В главе 16 показано, как справиться с ситуацией, когда требуется более высокий уровень полномочий. На данный момент достаточно знать, что в процессе планирования задействованы все перечисленные виды властных полномочий.

Документы, разрабатываемые при обычном планировании

Чтобы иметь возможность доводить требования до заинтересованных сторон, их надо кому-то документировать. Для этого существует множество способов, ни один из которых я особо не выделяю. Главное, чтобы был правильно схвачен смысл требований, чтобы эти требования были доступны для обсуждения всеми заинтересованными сторонами, в результате чего могут быть приняты конкретные обязательства, соответствующие объему выполняемых работ. Если избранный вами способ документального оформления требований может это обеспечить, значит, все в порядке. Если нет, подыщите другой способ, отвечающий данным критериям.

В справочных целях я упомяну некоторые из распространенных способов документального оформления требований и информации, относящейся к планированию. Владея обычной профессиональной фразеологией, совсем нетрудно перенимать различные методы, используемые в разных организациях. Вы можете столкнуться с тем, что некоторые группы документируют требования в свободной форме «а, требования… это вам нужно обратиться к Фрэду». Другие же имеют для этих целей детально проработанные формализованные документы и процедуры их пересмотра, при которых эти документы разбиваются на немыслимо мелкие (возможно, перекрывающиеся) элементы, за которые отвечают разные люди.

 Анализ потребностей рынка (Marketing Requirements Document, MRD). Имеется в виду документ, обобщающий анализ мировой конъюнктуры, проведенный маркетинговой или бизнес-группой. Он предназначен для объяснения благоприятных деловых возможностей и того, как ими можно будет воспользоваться в данном проекте. В одних организациях этот документ носит справочный характер, помогающий обдумывать принимаемые решения. В других он является основой формулировки проекта, используемой в качестве производной для всего остального. Анализ потребностей рынка помогает определить, что собой должен представлять проект.

 Концепция и рамки проекта. Концептуальный документ, вбирающий в себя всевозможные представления о том, каким должен быть проект. Если используется анализ потребностей рынка, то этот документ должен с ним тесно перекликаться. В концептуальном документе определяются цели проекта, смысл их достижения, а также видение в целом характеристик, требований или сроков реализации проекта (см. главу 4). Этот документ непосредственно определяет для проекта ответ на вопрос «что?», то есть в чем его суть.

 Технические условия. В них формулируется конечный результат работ для определенной части проекта. Обоснованные технические условия вырабатываются на основе набора требований. Затем они многократно прорабатываются в процессе проектирования (см. главы 5 и 6), в ходе которого изменениям и уточнениям могут подвергаться и исходные требования. Выработка технических условий завершается, когда они обеспечивают работоспособный план, который в процессе разработки и управления проектом может быть использован для удовлетворения требований (степень их детализации должна быть полностью обговорена с разработчиками и управленцами). Технические условия должны унаследовать как можно больше идей, выдвинутых в концептуальных документах. Они определяют для проекта ответ на вопрос «как?», то есть как его реализовать с конструкторской и технической точек зрения. (Сценарии использования и карточки историй, применяемые в большинстве гибких методов, становятся чем-то вроде технических требований и условий.)

 Структурная декомпозиция работ (Work Breakdown Structure, WBS). Технические условия детализируют объем выполняемых работ, а документы структурной декомпозиции работ определяют, как группа разработчиков должна справляться с их выполнением. Что должно быть сделано в первую очередь? Кто этим займется? Что из себя будут представлять все индивидуальные рабочие задания и как можно отслеживать их выполнение? В зависимости от потребностей проекта эти документы могут быть оформлены предельно просто (в виде электронной таблицы) или довольно сложно (в виде диаграмм и средств выполнения). К разработке документов структурной декомпозиции работ относятся главы 7 и 13. Эти документы определяют для проекта ответ на вопрос «как?» с точки зрения группы разработчиков. (В некоторых методах гибкой разработки все задействованные карточки историй показываются на досках заданий, которые становятся чем-то вроде структурной декомпозиции работ.)

Подходы к планированию – три взгляда на проект

Можно было заметить, что каждый из ранее упомянутых документов представляет одну из двух точек зрения на проект, деловую или техническую. Во многих проектах эти две точки зрения соперничают друг с другом. В этом заключается главная ошибка планирования. Оно не должно быть двояким, отвечать одним или другим интересам. Здесь нужен синтез всего, в чем выражаются интересы каждого направления.

Чтобы добиться такого результата, руководитель проекта должен осознать, что каждая точка зрения вносит в проект нечто уникальное, что не может компенсироваться большим количеством чего-нибудь другого (например, какой бы ни была глубина проработки рыночной стратегии, ею не улучшишь технический уровень, и наоборот). Лучшие результаты достигаются в том случае, когда все участники планирования проекта понимают в общих чертах суть каждой точки зрения.

ВНИМАНИЕ

При планировании должны быть также учтены и производственные мощности. Если попадаются вопросы или ситуации, не применимые в данном случае в силу иной численности команды или масштабности проекта, то их можно просто пропустить. Я и не рассчитываю, что все охватываемые здесь вопросы применимы к какому-то конкретному проекту. Тем не менее я предоставляю объем информации, применимый не только к текущему, но и к возможным последующим проектам. Здесь представлено множество вопросов с дальним прицелом, и ничего страшного, если некоторые из них не подходят к тому, над чем вы сегодня работаете.

Взгляд бизнесмена

Деловой взгляд фокусируется на понятиях, влияющих на прибыли и убытки (Profit and Loss, P&L), учитываемые организацией. В эти понятия включаются продажи, прибыль, расходы, конкуренция и издержки. Каждый должен разбираться в своей прибыли и убытках – из прибыли выплачиваются зарплаты или оплачиваются контракты. Когда команда разработчиков не знает, как работает бизнес, многие решения, принимаемые руководством, им кажутся нелогичными или неинтересными. Поэтому в интересах тех, кто отвечает за бизнес-планирование, помочь понять всем другим, почему проект имеет право на существование с деловой точки зрения. В технической сфере деловую точку зрения представляют все, чьи должности именуются бизнес-аналитик, специалист по маркетингу, специалист по развитию бизнеса, планировщик номенклатуры изделий или старший менеджер.

Некоторые проекты имеют несколько деловых точек зрения. Если вы работаете на фирме, заключившей контракт на создание сервера баз данных, вы должны считаться с деловыми интересами фирмы наряду с деловыми интересами заказчика, чей заказ вы выполняете (в надежде, что эти интересы совпадают). Найти пересечение этих интересов может оказаться не простой задачей. Я не хочу здесь ничего усложнять и буду вести речь о проектах, разрабатываемых в организации с большим штатом сотрудников. Тем не менее перечисленные далее вопросы нетрудно экстраполировать и на более сложные ситуации.

Хороший деловой взгляд означает, что у команды есть ответы на следующие вопросы:

• Почему этот проект необходим для нашего бизнеса?

• Какие неудовлетворенные потребности или желания имеются у наших клиентов?