Искусство управления персоналом в новых реалиях бизнеса. Стратегии успеха

Адаптация сотрудника к новой должности.

Налаживание межличностных отношений с коллегами по работе и руководящим звеном. В качестве методов подразумеваются личные беседы и различного рода мероприятия (особенно, если численность сотрудников существенно возросла.

Введение эксперта в работу.

Заключительный этап процесса адаптации, подразумевающий эффективное и последовательное преодоление проблем с дальнейшим переходом к стабильной и продуктивной работе. Данный этап позволяет минимизировать дальнейшее влияние негативных факторов на взаимоотношение с персоналом и руководящим звеном. Правильный процесс адаптации способствует повышению эффективности персонала, за счёт которой прибыль компании будет увеличиваться.

Практически каждый новый работник сталкивается со следующими проблемами:

незнание организационной структуры компании. В результате сотрудник не знает, к кому и по каким вопросам обращаться, кто ответственен за решение определенных задач, на кто управляет проектом; скованность в первые дни. Человек не знает, как обратиться к руководству и общаться с коллегами; незнание специфики деятельности. Новичок мог и работать в данной отрасли, но в конкретной компании есть определенные нюансы, о которых никто его не предупредил;

нежелание или неумение общаться с коллегами. Проблемы адаптации персонала становятся ещё более явными, если соседи по кабинету или иные работники подразделения демонстративно игнорируют новичка по личным причинам.

Как правильно провести адаптацию?

Проведение адаптации необходимо начинать с грамотной подготовки и изучения особенностей специалистов. В зависимости от конечной цели, которую преследует HR-отдел, типичная подготовка может включать как базовые, так и индивидуальные программы. Необходимо заранее подготовить план работы, который будет состоять из следующих действий:

Анализ требований к сотруднику. Нужно оценить знания работника, его личные качества и иные факторы. Первостепенными должны быть личностные характеристики и трудовые возможности. Например, если компания выбирает веб-дизайнера, следует учитывать такие качества как: трудолюбие, клиентоориентированность, знание трендов, уникальный стиль рисования. Преимуществом будет наличие дипломов или сертификатов об окончании профессиональных курсов (3D-дизайн, графика, рисование в различных программах, обработка изображений и многое другое).

Настрой на продуктивную деятельность. При необходимости за каждым специалистом можно закрепить наставника, который представит новичка всему коллективу и расскажет об особенностях рабочего процесса.

Оказание активной поддержки на каждом этапе интеграции новых решений. Поддержка сотрудника в реализации креативных идей и предоставление ответов на вопросы являются важными составляющими для успеха компании в будущем.

Контроль на первых этапах введения в должность. Любые мероприятия или коллаборации, в которых будет участвовать новый сотрудник, заслуживают особого внимания. Постоянный и грамотный контроль позволяет раскрыть потенциал сотрудника, а также помочь ему быстро адаптироваться в новой компании.

Основная задача HR-специалиста – составить адаптационную программу, чтобы обучить сотрудника и помочь ему закрепиться в трудовом коллективе. Существует два основных подхода к адаптации, которые можно сравнить с плавным погружением в воду и прыжком с парашютом.

Плавное погружение. Новичка постепенно вводят в курс дела, начиная с простых задач и постепенно переходя к более сложным. Это как медленное погружение в воду – сначала вы ступаете в нее ногами, затем медленно опускаетесь по колено, по пояс, и только потом полностью погружаетесь. Этот подход позволяет новому сотруднику постепенно привыкнуть к рабочей среде, не испытывая сильного стресса.

Прыжок с парашютом. Сотрудник сразу же погружается в рабочий процесс, выполняя все свои обязанности с первого дня. Это как прыжок с парашютом – сначала вы находитесь на земле, а через несколько секунд уже летите в небе. С этим подходом стоит быть осторожными. Одно неловкое движение, и сотрудник бежит со всех ног. Этот подход часто применяют в трех ситуациях – когда трудоустраивается профессионал и может сразу приступить к работе; если у вас стартап или быстрорастущая компания и нет времени на раскачку; если найм происходит в кризисные времена и сотрудник привлекается к решению текущих проблем. В любом случае подход «прыжок с парашютом» подойдет только самостоятельным, уверенным в себе специалистам, которые способны быстро адаптироваться к новой среде.

Компания нанимает сотрудника для того, чтобы он производил продукт или оказывал услуги. В период обучения специалист не выполняет свои обязанности в полной мере, поэтому компания не может использовать свои ресурсы эффективно. Чтобы сотрудник начал приносить пользу компании как можно быстрее, HR-менеджеру предстоит сформировать вводный курс с самой необходимой информацией. Целью вводного курса является быстрое обучение и введение в курс дела сотрудника. На начальном этапе новичок может выполнять самые простые задачи, но это уже будет приносить пользу компании. При этом он будет продолжать учиться и набираться опыта. Срок полноценной адаптации у каждой компании будет варьироваться. Но именно вводный курс не должен превышать нескольких дней.

При разработке вводного курса адаптационной программы можно выделить три основных блока: компания, бизнес-процессы и технология работы на конкретной должности. Структурирование информации в таком порядке помогает сотруднику системно усвоить новые знания. Далее рассмотрим, какую информацию и навыки важно передать в каждом блоке.

О компании

В данном разделе необходимо рассказать о миссии компании и раскрыть стратегические аспекты, которыми предприятие занимается в настоящее время, а также обсудить цели и планы на ближайший период. Затем объяснить новому сотруднику, какую функцию ваша компания выполняет на рынке, рассказать о продуктах и услугах, которые предоставляются клиентам, и какими преимуществами обладают эти продукты в сравнении с конкурентами. Поделитесь историей возникновения и развития компании, уделяя внимание основным достижениям и текущему статусу организации. Объясните, какие базовые принципы и правила лежат в основе работы компании и как сотрудники должны им следовать в своей работе. Приведите примеры подхода к работе, демонстрируемые вашими сотрудниками, чтобы новый член команды понял, насколько схожи его ценности с ценностями компании.

Бизнес-процессы компании

После ознакомления сотрудника с идеологией компании, важно предоставить ему подробное представление о внутренней организации и функционировании бизнеса. Важно рассказать о структуре компании, описать роли и обязанности каждого отдела, предоставить информацию о том, к кому можно обращаться по тем или иным вопросам. Важно объяснить существующие правила работы, используемые инструменты и регламенты, которые необходимо соблюдать. Необходимо представить основные процессы в компании и указать, какие отделы участвуют в каждом из них. Полезно рассказать о существующих правилах общения между коллегами и руководством, а также о каналах коммуникации, используемых сотрудниками для передачи информации. Цель состоит в том, чтобы сотрудник осознал, как функционирует внутренняя система компании и какую важную роль играет он сам в этой системе. Сотрудник должен ясно понимать значимость своей работы, и каким образом от нее зависит успех компании в целом.

Введение в должность

В данном разделе необходимо ознакомить сотрудника с конкретными задачами, которые ему предстоит выполнять на будущей работе. Сначала следует объяснить суть его должности и ожидаемые результаты от его работы. Новичку следует понимать, как его работа вписывается в общие цели компании. При этом необходимо пояснить, как измерять успешность его работы и какие технологии использовать для достижения поставленных целей. Также необходимо определить ответственность сотрудника за конкретные процессы в компании и объяснить, как он будет взаимодействовать с другими подразделениями.

Пример. Если новый сотрудник является менеджером по продажам, его продуктом является успешное заключение сделки. Для маркетолога это может быть привлечение целевой аудитории. Далее следует определить необходимые знания, навыки и инструменты, которыми должен владеть сотрудник для эффективного выполнения своей работы. Важно расписать этапы работы сотрудника, начиная от начального контакта с клиентом и заканчивая успешным завершением сделки. Эффективность работы сотрудника можно измерить через такие показатели как количество звонков, выручка или стоимость заявки. Сотрудник должен знать, на какие именно показатели он должен ориентироваться, чтобы оценить свой успех в работе.

После вводного курса адаптационной программы сотрудник продолжает получать новые знания и навыки в течение всего периода испытательного срока, а затем и на регулярной основе с помощью внутреннего обучения в компании. Далее он периодически проходит повышение квалификации, совершенствуя полученные теоретические знания на практике.

Адаптация – взаимовыгодна, потому что делает работника активным, довольным и успешным, а еще сокращает расходы работодателя на подбор персонала, т к адаптировавшемуся сотруднику не придется искать замену. Не только сотрудник приспосабливается к работе, но и коллектив изучает коллегу. Для этого требуется время и мотивация. Отсутствие усилий с обеих сторон может привести к увольнению. Одна из наиболее веских причин текучки кадров в компании является отсутствие продуманной системы адаптации сотрудников на новом месте. Многие руководители ошибочно полагают, что их задача заключается только в объяснении основ, а далее новый сотрудник самостоятельно должен разобраться в тонкостях взаимоотношений в коллективе, выяснить, как раздаются задания, кто и как контролирует их выполнение. Если уделять должное внимание адаптации новичков, разрабатывать конкретные планы её проведения с учетом специфики деятельности компании и должности работника, то суммарные расходы на найм персонала можно сократить на 30% и более. В следующих главах рассмотрим стратегии максимально быстрой и эффективной адаптации сотрудников на новом рабочем месте.

7 шагов для создания программы адаптации

Шаг 1. Погружение в культуру компании.

Когда сотрудники стараются ассимилироваться в новом трудовом коллективе первое время, им сложно почувствовать себя частью команды. Особенно если новые сотрудники, занимающие управленческие и лидерские роли, приносят с собой свои старые корпоративные привычки, что, очевидно, не лучшим образом влияет на атмосферу в компании и ее корпоративную культуру. Важно уделить достаточно времени для интеграции новых сотрудников в рабочий процесс компании.

Шаг 2. Определение аудитории.

Организации часто разрабатывают свои программы, фокусируясь исключительно на содержании и уделяют недостаточно времени для успешной передачи этой информации. Сегодня, у компаний есть все условия для того, чтобы разрабатывать программы, соответствующие интересам, техническим привычкам и поведению сотрудников на рабочем месте.

Шаг 3. Снижение темпа адаптации.

Во многих компаниях прослеживается тенденция ускоренной адаптации новых сотрудников, предоставляя им большие объемы информации уже в первый день. Не стоит спешить и заставлять новый персонал изучить за несколько дней все нюансы. Кроме того, первые шесть месяцев работы являются самыми показательными. Процесс адаптации требует гораздо больше времени, чем несколько месяцев.

Шаг 4. Введение в профессию.

Зачастую новые сотрудники присоединяются к команде и получают только информацию, связанную с их конкретным отделом. Необходимо рассказать новичку, как функционирует компания в целом. Для персонала становится все более важным сотрудничать и общаться между отделами, чтобы помочь организации внедрять инновации и быстрее адаптироваться к изменениям на рынке.

Шаг 5. Повышение уровня мотивации.

Каждый сотрудник играет определенную роль в достижении целей вашей компании. Независимо от того, является ли он частью команды по уборке или старшим руководителем. Понимание цели и стратегии компании безусловно влияет на вовлеченность и эффективность персонала.

Шаг 6. Расстановка приоритетов для менеджеров.

Большинство менеджеров считают, что у них нет времени заниматься адаптацией новых сотрудников, потому что им нужно выполнять свои обязанности. Главная задача менеджеров – развивать и создавать высокоэффективные команды. Для этого необходимо их обучать использованию правильных навыков и инструментов, которые помогут им стать лидерами команды.

Шаг 7. Перспектива карьерного роста.

Все больше сотрудников покидают компании, потому что не видят доступных возможностей для развития. В свою очередь работодатели жалуются, что миллениалы требуют повышения до того, как достаточно проявили себя на деле. Если каждый сотрудник будет осведомлен о возможных перспективах роста и развития, то у него будет меньше вопросов на эту тему.

3 стратегии адаптации персонала

Стратегия 1. Расширение обучения.

Традиционные программы адаптации обычно имеют переходный характер. Ознакомление сотрудников с технологиями, обучение их основным политикам и процедурам, а также обеспечение функционального обзора работы – все это общие мероприятия для адаптации.

Тем не менее есть большая разница между этой начальной фазой и настоящим корпоративным обучением, которое является более постоянным, длительным и которое должно быть частью программ онбординга. Добавление последовательности и продолжительности в концепцию адаптации персонала имеет решающее значение. Этот тип обучения не происходит за день, неделю или даже месяц, а длится долго и постепенно. Продление адаптации в течение первого года или более может повысить вероятность удержания нового персонала. Различные исследования показывают, что необходимо как минимум шесть месяцев для эффективного обучения.

Преимущества стратегии:

Обучение небольшими частями, известное как “эффект интервала”, позволяет лучше понять и усвоить информацию.

Продолжительный период адаптации помогает сотруднику лучше понять свою работу, как она влияет на компанию, и быстрее достигнуть результата.

Качественная адаптация поддерживает вовлеченность и заинтересованность сотрудников.

Стратегия 2. Наставничество.

Индивидуальный подход в рамках данной стратегии значительно улучшает восприятие обучения.

Преимущества стратегии:

Люди лучше усваивают материал, когда им показывают процесс в рабочей среде.

Общение лицом к лицу требует внимательности и обратной связи, что способствует более продуктивному обучению.

Способность понимать все нюансы работы. Существует много необходимых навыков вне должностных обязанностей, освоение которых является составляющей вашего успеха.

Наставник, обучающий нового сотрудника, имеет отличную возможность повторить и закрепить свои знания.

Стратегия 3. Оценка адаптации персонала.

Для объективной оценки нужно измерить показатели в начале адаптационной программы. Некоторые из них могут включать в себя:

Показатели завершения программы

Участие в программе и показатели прогресса

Групповые показатели производительности

На уровне сотрудников важно оценить следующие моменты:

Какое влияние оказывает на них ваша программа адаптации

Возрастает ли их продуктивность

Всего ли хватило

Нравился ли сотрудникам процесс

Также, полезно проводить опросы, чтобы определить потенциальные проблемы, которые помогут исправить и улучшить адаптацию. Оценка адаптации персонала должна быть объективной и непредвзятой. Для достижения наилучшего результата рекомендуется использовать таблицу, в которой возможно будет провести параллель между сотрудниками и их успехами. В дальнейшем эту же таблицу можно использовать не только при введении нового сотрудника в коллектив, но и при повышении.

Разработка эффективной программы адаптации является оптимальным способом приветствия и удержания новых сотрудников. Онбординг не начинается и не заканчивается в день приема на работу. Он начинается на начальном этапе процесса найма и заканчивается, когда ваш новый сотрудник полностью освоился на своей должности.

Чек-лист “Процесс адаптации”

За 1-2 недели до первого дня работы нового сотрудника

Подготовьте новые документы. Рассмотрите возможность включения следующих политик и форм для новых сотрудников для заполнения и подписания:

Трудовой договор

Соглашение о неразглашении

Справочник для сотрудников

Настройка учетных записей нового сотрудника, в том числе:

Электронная почта компании

HRIS

Программное обеспечение для постановки задач и отслеживания производительности, используемое в компании

Другое ПО, используемое сотрудниками компании

Подготовьте необходимую технику:

Ноутбук или ПК

Телефон, если он нужен

Наушники

Подтвердите новый номер телефона вашего сотрудника.

Закажите пропуск и удостоверение личности, если они используются в вашей компании.

Запланируйте вводные встречи с ключевыми сотрудниками в течение первых нескольких недель нового сотрудника.

Поощряйте членов команды (особенно тех, кто будет контактировать с новым сотрудником в первые дни) обращаться к вашему новому коллеге, чтобы поздравить и поприветствовать его.

При необходимости организуйте парковку.

Запланируйте первое задание для вашего нового сотрудника.

Организуйте соответствующие внутренние (или внешние) тренинги, необходимые для работы.

Отправьте приветственное письмо с подробными инструкциями. Включите карты, детали встречи и т. д. Убедитесь, что новый сотрудник знает когда и куда приехать в первый день.

За день

Очистите стол вашего нового сотрудника и соберите приветственный набор. Что можно туда включить:

Приветственное письмо

Новые документы по найму и кадровые документы

Инструкции по настройке ПО

Фирменная футболка

Кружка компании

Ручки

Стикеры

Копия вашей офисной карты

Копия организационной диаграммы вашей компании

Копия графика первой недели

Убедитесь, что новая учетная запись электронной почты компании настроена и отправляет приглашения на регулярные встречи команды.

Отправьте сообщение в отдел, где будет работать сотрудник, чтобы напомнить всем о дате начала.

Добавьте электронную почту вашего нового сотрудника в соответствующие списки рассылки и добавьте его номер телефона в соответствующие списки телефонов.

Добавьте сведения о новом сотруднике в систему HRIS, если вы еще этого не сделали.

В первый день

Информирование работника о компании, сфере деятельности, режиме работы, офисных парковках и т. д.

Ознакомление с рабочим местом, выдача необходимого оборудования, инструментов (канцтоваров и т. д.).

Проведите подробный офисный тур и сообщите сотруднику о его расписании на первые несколько дней.

Организуйте приветственную встречу с менеджером, который представит команду.

Оформление кадровой документации: подписание трудового договора, должностной инструкции. Запланируйте время для оформления документов.

Дайте вашему новому сотруднику некоторое время для того, чтобы настроить свое новое оборудование, установить пароли и войти в учетные записи.

Проведите официальное собрание, на котором обсудите подробную информацию о зачислении зарплаты, отпусках и политике, структуре, культуре компании и расскажите про миссию и ценности компании.

В течение первой недели

Закрепление наставника.

Изучение специфики деятельности компании.

Ознакомление со своими функциями, принципами документооборота, применяемым ПО.

Предоставление новому сотруднику необходимых контактных данных, например, внутренних номеров телефонов персонала.

Запланируйте регулярные встречи 1:1.

Установите четкие цели и задачи по производительности как минимум для первых 3 месяцев.

Запланируйте значимые рабочие задачи.

Обеспечьте быструю обратную связь по первоначальным рабочим задачам и расскажите, каких результатов вы ожидаете.

В течение первых 3 месяцев

Постановка задач и проверка их выполнения.

Продолжайте проводить регулярные встречи в формате 1:1.

Проведите неофициальный 30-дневный период для решения любых неотложных проблем, а затем 90-дневный период, чтобы узнать, как идут дела.

Опрос коллег и руководства. Они выражают свою точку зрения о том, как новый работник справляется со своими обязанностями. Попросите обратную связь о вашем процессе адаптации, чтобы вы могли улучшить ее для будущих сотрудников.

Чек-лист “Процесс адаптации” может быть полезен для специалистов по управлению персоналом и HR-менеджеров при разработке собственных программ адаптации. По завершении испытательного срока руководитель оценивает показатели деятельности нового сотрудника, дает свои рекомендации, оставлять его на работе или нет. Эффективные программы задействуют HR-менеджеров, руководителей, рекрутеров и новых сотрудников, создавая сильное чувство командного единства и общей цели. Важно отметить, что культура компании формируется не только лидерами, но и ее сотрудниками. Для того чтобы процесс адаптации развивался в соответствии с культурой, руководители и HR-специалисты должны пересматривать и совершенствовать опыт адаптации с течением времени. Ваша программа адаптации может стать настоящей отличительной чертой, которая заряжает энергией сотрудников, которых вы нанимаете сегодня, и привлекает таланты, которые понадобятся вашей компании в будущем.

Технологии и инструменты создания эффективной адаптации новых сотрудников

Пандемия негативно сказалась на процессах адаптации во многих организациях. Переход на удаленный формат работы ускорил внедрение автоматизированных решений адаптации сотрудников. В наше время технологии играют ключевую роль в управлении персоналом, и адаптация новых сотрудников не исключение. В данной главе мы подробно рассмотрим передовые технологии и инструменты, которые сегодня применяются для обеспечения более эффективной адаптации персонала. Мы исследуем, как современные компании используют облачные платформы, мобильные приложения, виртуальную реальность, системы онбординга и анализ данных для создания уникального опыта адаптации. Приведем примеры кейсов компаний, которые смогли улучшить показатели адаптации новых сотрудников благодаря использованию современных технологий. При онбординге есть общие задачи, с которыми сталкивается большинство организаций: оформление документов, рутина, информационная перегрузка, культурная и ролевая путаница, а также отсутствие обратной связи и личного взаимодействия. В эпоху цифровизации и технологического прогресса, адаптация новых сотрудников становится проще и эффективнее благодаря различным инструментам и технологиям.

Методы адаптации и развития персонала – это способы, которые помогают новому сотруднику преодолеть тревогу, освоиться в команде и влиться в рабочие процессы организации. Каждый метод – система конкретных действий. Работодатели используют самые разные методы адаптации персонала в организации. Ниже перечислены cовременные методы адаптации персонала.

Наставничество. Наставник подробно объясняет и показывает на практике, что и как предстоит делать новому сотруднику. Он объясняет, где находятся зоны отдыха, как попасть на приём к руководству и т. д. Наставничество – традиционный метод профессиональной адаптации персонала. Его цель – поддержать новичка, обучить его, ввести в коллектив, помочь оценить и принять корпоративную культуру.

Система друзей (Buddy System) – это метод адаптации персонала, исключающий формальный подход. Несколько начинающих сотрудников объединяются в группу с уже адаптированными. Новички чувствуют поддержку и им легче входить в новый коллектив. На роль друзей выбирают общительных, терпеливых и позитивных, готовых тратить время на поддержку и выполнение закрепленных за ними обязанностей: проводить экскурсии по офису, отвечать на любые вопросы; приглашать на обед, вовлекать в общественную жизнь; рассказывать о компании, целях и о том, почему сами здесь задержались; обсуждать перспективы обучения и развития качеств лидера.

Например, в компании Microsoft эту роль взяли на себя менеджеры. Когда компания перешла на удаленный режим и на работу были приняты 25 тысяч человек, они создали сильную сеть поддержки для начинающих. По итогам 97% новых сотрудников отметили, что система поддержки на работе помогла им стать более продуктивными, удовлетворенность адаптацией выросла в 3,5 раза. Microsoft отмечает, что такой подход помогает наращивать социальный капитал, укреплять рабочие связи между коллегами и развивает коллективное творчество.