скачать книгу бесплатно
Ознакомление с рабочим местом, выдача необходимого оборудования, инструментов (канцтоваров и т. д.).
Проведите подробный офисный тур и сообщите сотруднику о его расписании на первые несколько дней.
Организуйте приветственную встречу с менеджером, который представит команду.
Оформление кадровой документации: подписание трудового договора, должностной инструкции. Запланируйте время для оформления документов.
Дайте вашему новому сотруднику некоторое время для того, чтобы настроить свое новое оборудование, установить пароли и войти в учетные записи.
Проведите официальное собрание, на котором обсудите подробную информацию о зачислении зарплаты, отпусках и политике, структуре, культуре компании и расскажите про миссию и ценности компании.
В течение первой недели
Закрепление наставника.
Изучение специфики деятельности компании.
Ознакомление со своими функциями, принципами документооборота, применяемым ПО.
Предоставление новому сотруднику необходимых контактных данных, например, внутренних номеров телефонов персонала.
Запланируйте регулярные встречи 1:1.
Установите четкие цели и задачи по производительности как минимум для первых 3 месяцев.
Запланируйте значимые рабочие задачи.
Обеспечьте быструю обратную связь по первоначальным рабочим задачам и расскажите, каких результатов вы ожидаете.
В течение первых 3 месяцев
Постановка задач и проверка их выполнения.
Продолжайте проводить регулярные встречи в формате 1:1.
Проведите неофициальный 30-дневный период для решения любых неотложных проблем, а затем 90-дневный период, чтобы узнать, как идут дела.
Опрос коллег и руководства. Они выражают свою точку зрения о том, как новый работник справляется со своими обязанностями. Попросите обратную связь о вашем процессе адаптации, чтобы вы могли улучшить ее для будущих сотрудников.
Чек-лист “Процесс адаптации” может быть полезен для специалистов по управлению персоналом и HR-менеджеров при разработке собственных программ адаптации. По завершении испытательного срока руководитель оценивает показатели деятельности нового сотрудника, дает свои рекомендации, оставлять его на работе или нет. Эффективные программы задействуют HR-менеджеров, руководителей, рекрутеров и новых сотрудников, создавая сильное чувство командного единства и общей цели. Важно отметить, что культура компании формируется не только лидерами, но и ее сотрудниками. Для того чтобы процесс адаптации развивался в соответствии с культурой, руководители и HR-специалисты должны пересматривать и совершенствовать опыт адаптации с течением времени. Ваша программа адаптации может стать настоящей отличительной чертой, которая заряжает энергией сотрудников, которых вы нанимаете сегодня, и привлекает таланты, которые понадобятся вашей компании в будущем.
Технологии и инструменты создания эффективной адаптации новых сотрудников
Пандемия негативно сказалась на процессах адаптации во многих организациях. Переход на удаленный формат работы ускорил внедрение автоматизированных решений адаптации сотрудников. В наше время технологии играют ключевую роль в управлении персоналом, и адаптация новых сотрудников не исключение. В данной главе мы подробно рассмотрим передовые технологии и инструменты, которые сегодня применяются для обеспечения более эффективной адаптации персонала. Мы исследуем, как современные компании используют облачные платформы, мобильные приложения, виртуальную реальность, системы онбординга и анализ данных для создания уникального опыта адаптации. Приведем примеры кейсов компаний, которые смогли улучшить показатели адаптации новых сотрудников благодаря использованию современных технологий. При онбординге есть общие задачи, с которыми сталкивается большинство организаций: оформление документов, рутина, информационная перегрузка, культурная и ролевая путаница, а также отсутствие обратной связи и личного взаимодействия. В эпоху цифровизации и технологического прогресса, адаптация новых сотрудников становится проще и эффективнее благодаря различным инструментам и технологиям.
Методы адаптации и развития персонала – это способы, которые помогают новому сотруднику преодолеть тревогу, освоиться в команде и влиться в рабочие процессы организации. Каждый метод – система конкретных действий. Работодатели используют самые разные методы адаптации персонала в организации. Ниже перечислены cовременные методы адаптации персонала.
Наставничество. Наставник подробно объясняет и показывает на практике, что и как предстоит делать новому сотруднику. Он объясняет, где находятся зоны отдыха, как попасть на приём к руководству и т. д. Наставничество – традиционный метод профессиональной адаптации персонала. Его цель – поддержать новичка, обучить его, ввести в коллектив, помочь оценить и принять корпоративную культуру.
Система друзей (Buddy System) (https://www.mentorcliq.com/blog/what-is-the-buddy-system) – это метод адаптации персонала, исключающий формальный подход. Несколько начинающих сотрудников объединяются в группу с уже адаптированными. Новички чувствуют поддержку и им легче входить в новый коллектив. На роль друзей выбирают общительных, терпеливых и позитивных, готовых тратить время на поддержку и выполнение закрепленных за ними обязанностей: проводить экскурсии по офису, отвечать на любые вопросы; приглашать на обед, вовлекать в общественную жизнь; рассказывать о компании, целях и о том, почему сами здесь задержались; обсуждать перспективы обучения и развития качеств лидера.
Например, в компании Microsoft эту роль взяли на себя менеджеры. Когда компания перешла на удаленный режим и на работу были приняты 25 тысяч человек, они создали сильную сеть поддержки для начинающих. По итогам 97% новых сотрудников (https://www.microsoft.com/en-us/worklab/strategies-for-onboarding-in-a-hybrid-world) отметили, что система поддержки на работе помогла им стать более продуктивными, удовлетворенность адаптацией выросла в 3,5 раза. Microsoft отмечает, что такой подход помогает наращивать социальный капитал (https://hbr.org/2021/03/what-a-year-of-wfh-has-done-to-our-relationships-at-work), укреплять рабочие связи между коллегами и развивает коллективное творчество.
Коучинг развит в зарубежных компаниях (https://www.betterup.com/blog/employee-coaching-examples). Его применяют для раскрытия потенциала работника. Коуча назначают на первые 90-100 дней для индивидуальной работы. Его задача – задавать правильные вопросы, которые заставляют нового сотрудника посмотреть со стороны на свою работу, оценить себя и принять решение, чего он хочет добиться и какую карьеру сделать в компании.
Тренинги применяют для знакомства с правилами, ценностями компании, изучения продуктов и услуг. Этот метод адаптации персонала используется для групповой работы по программе онбординга при массовом найме. При удаленном режиме работы разрабатывают электронные курсы, проводят вебинары.
Шедуинг (Shadowing). Отличие от «классической» версии наставничества в том, что новичок не задаёт вопросы наставнику, а повторяет за ним все действия рабочего характера.
Приглашение нового сотрудника на корпоративные мероприятия. Cовместные обеды с руководством, тимбилдинги и т. д. Здесь можно в неофициальной обстановке познакомиться с коллегами, топ-менеджерами и сотрудниками других отделов.
Адаптационные беседы. Непосредственный руководитель или HR-менеджер отвечает на вопросы новых сотрудников. Такие беседы целесообразно проводить не только сразу после подписания трудового договора, но и после 2-4 недель работы. Они позволяют новому сотруднику получить дополнительную информацию о коллективе, оплате труда. HR-менеджер выясняет, есть ли у новичка проблемы с адаптацией или конфликты с кем-либо из коллег.
Составление справочника нового сотрудника. При наличии справочника HR-специалистам не придётся постоянно отвечать на одни и те же вопросы. В нём можно собрать информацию по следующим темам: режим работы, дресс-код, порядок документооборота в компании и т. д.
Наряду с вышеперечисленными методами применяются инструменты HR- онбординга, которые не только ускоряют адаптацию (https://potok.io/blog/hr-howto/staff-adaptation/), но и делают ее более комфортной для сотрудников.
Онбординг-план – инструмент, который включает в себя перечень мероприятий, чек-лист, задания на испытательный срок, встречи-онлайн или лично и контроль исполнения. Он содержит перечень всех запланированных мероприятий на ближайшие месяцы, задачи на период испытательного срока, расписание.
Доступ к корпоративному порталу. Корпоративный портал содержит большие объемы информации о компании и дает новому работнику понимание главных направлений работы, приоритетность выполнения задач, знакомит с основными событиями, заочно знакомит с руководством и коллегами. На сайте можно ознакомиться с общей информацией о деятельности работодателя, топ-менеджменте, организационной структуре, стратегии на рынке и т. д.
Мессенджеры, чат-боты, видеоконференции. С помощью этих инструментов можно делиться идеями, быстро распространять необходимую информацию среди сотрудников, запрашивать советы, проводить совещания в удаленном формате. Мессенджеры способствуют интеграции в жизнь коллектива с первого дня. Slack и Telegram упрощают общение с командой, в них делятся идеями, комментариями, регулярно получают информацию о новостях.
Zoom, Google Meet. Участие в видеоконференциях, обсуждения проектов, мозговые штурмы, возможность делиться своим экраном с коллегами и консультироваться.
Чат-боты удобно использовать для экономии времени HR-менеджера. Они выполняют много функций: ведут диалоги, присылают информацию, проводят пульс-опросы. Помощь ботов для HR-отдела очевидна. Они сокращают рутинную работу: подбор резюме, обзвон соискателей, ответы на типовые вопросы, приглашение на интервью.
Помимо цифровых инструментов адаптации персонала компании используют приемы, которые вызывают положительные эмоции, поднимают настроение, способствуют быстрому вовлечению новичка в коллектив.
Welcome-box – это приветственные наборы подарков, которые готовят для встречи нового сотрудника в первый рабочий день. Сувенирная продукция компании: блокноты, буклеты, кружки, футболки – любой мерч отлично подойдет, чтобы поднять настроение и почувствовать заботу и внимание. Новичкам можно вручать небольшие корпоративные подарки: блокноты, наборы ручек, бейсболки, зонты и т. д.
Тимбилдинги, или "построение команды" – это мероприятия, направленные на близкое знакомство сотрудников в неофициальной обстановке и создание комфортной атмосферы в коллективе. Это могут быть совместные походы, соревнования, тренинги различной направленности, включая командные игры, физические упражнения, психологические тесты и благотворительные акции. Основная цель тимбилдинга – формирование единого коллектива, где людей объединяют общие цели, стратегия и успешное взаимодействие.
При выборе инструментов для адаптации персонала следует опираться на задачи, которые стоят перед компанией в текущем году. Продуктивной адаптации можно добиться только при совместном использовании вышеперечисленных способов и инструментов адаптации.
Метод оценки 360 градусов
Оценить себя объективно очень сложно, особенно в профессиональной сфере. Сотруднику легче карьерно расти и позиционировать себя, когда руководство и остальные профессионалы сферы правильно его оценивают. Оценка сотрудников – один из необходимых пунктов качественной HR-стратегии. Метод 360 градусов – способ получить информацию о деловых качествах сотрудника от всех, с кем он взаимодействует по работе: руководителей, подчиненных, коллег, даже клиентов, и сравнить полученную информацию с самооценкой сотрудника.
Целью данного метода является получение обратной связи о работе каждого сотрудника, возможность посмотреть на себя со стороны и оказать помощь в устранении конфликтов внутри коллектива. Оценка методом 360 градусов способствует карьерному росту специалиста, увеличению продуктивности и лояльности к компании. Данный метод имеет свои преимущества и недостатки.
Преимущества метода:
сотрудник получает оценку лишь от тех специалистов, с которыми ежедневно сотрудничает;
работа специалиста оценивается не только его руководителем, но и коллегами;
оценка работы сотрудников клиентами повышает лояльность последних к бизнесу и способствует улучшению сервиса;
на реализацию метода не нужны дополнительные финансовые затраты;
коллеги высказывают мнение анонимно, что позволяет реально оценить работу того или иного сотрудника.
Недостатки метода:
не используется как единственный метод в вопросах повышения по службе или увольнения;
оценка помогает проанализировать только компетенции, а не конкретные достижения;
анонимность не всегда означает, что коллеги дадут откровенные ответы, особенно, если оценивают руководителя;
сотрудник получает стресс;
метод помогает оценить сотрудника на текущий момент времени и не позволяет HR-менеджеру спрогнозировать работу специалиста в будущем.
Метод «360 градусов» позволяет не только объективно проанализировать нужные компетенции и профессиональные качества всех сотрудников со стороны коллег, руководителей, подчиненных, клиентов, но и сравнить эти данные с самооценкой конкретного сотрудника.
Алгоритм проведения “оценки 360 градусов”
Шаг 1. Определите цели, которые вам нужно достичь с помощью оценки. Составьте список необходимых компетенций:
целеустремленность;
инициативность;
исполнительность;
гибкость;
лояльность;
командная работа;
интерес к работе;
тайм-менеджмент;
постановка и контроль задач.
Шаг 2. Сформулируйте утверждения. Значимые компетенции важно оценивать на основе ответов на несколько утверждений.
Шаг 3. Позаботьтесь о конфиденциальности опроса. Это чрезвычайно важно для более точных результатов.
Шаг 4. Составьте список людей, которые будут оценивать сотрудника. Выбирайте тех, кто непосредственно взаимодействует с ним в ежедневных задачах.
Шаг 5. Перед оценкой, поговорите как с сотрудником, так и с его коллегами. Попросите оценивающих отнестись к опросу максимально ответственно и отвечать на вопросы честно.
Шаг 6. Проанализируйте ответы.
Шаг 7. Сообщите сотруднику о результатах оценки. Если они оказались негативными, сделайте это как можно корректнее. Специалисту важно мягко указать на ошибки, которые он раньше не замечал, и помочь ему развиваться в этом направлении.
Шаг 8. Составьте план развития и обсудите его с сотрудником.
Как правильно составить список вопросов?
Метод оценки содержит не вопросы, а утверждения. «Коммуницирует с командой и оказывает необходимую поддержку в рабочих вопросах». Оценивающие могут согласиться или не согласиться с утверждением, выбрав следующий ответ:
полностью не согласен;
скорее не согласен;
скорее согласен;
совершенно согласен;
не владею информацией.
Утверждение не всегда может быть положительным. К примеру, можно написать: «Не коммуницирует с другими сотрудниками и не делится необходимой информацией».
Это позволяет получить более точные ответы, поскольку люди часто невнимательны в опросах и склонны выбирать «на автомате» одинаковые варианты ответа. Так называемые миксованные положительные и негативные утверждения заставляют вдумываться и отвечать более точно. Опросник может также содержать вопросы-дубли, цель которых проверить достоверность ответов. Если ответы на эти вопросы отличаются, то результаты такого опроса не могут считаться достоверными. Перед началом оценки необходимо предупредить отвечающих, что нужно быть внимательным, отвечая категоричными «полностью не согласен» или «совершенно согласен», поскольку в одних вопросах они дают наивысшую оценку специалисту, а в остальных – самую низкую. Стоит отметить, если отвечающий не знает, как оцениваемый проявляет себя в тех или иных ситуациях, то необходимо выбрать вариант «не владею информацией».
Пример опросника
Проведение данного опроса (http://www.effektivno.ru/articles/article_9.html)на 50 утверждений занимает от 30 минут. Попросите отвечающих уделить время и постараться сосредоточится на нем, не отвлекаясь.
На утверждения необходимо ответить цифрой от 1 до 6, где:
1 – не имею информации;
2 – проявляется всегда;
3 – проявляется в большинстве случаев;
4 – проявляется примерно в половине случаев;
5 – проявляется редко;
6 – не проявляется никогда.
ВОПРОСЫ
1. Способен при необходимости принимать и отстаивать непопулярные решения.
2. В случае появления проблем с клиентом, решает их самостоятельно, стремится сделать это как можно быстрее.
3. Понимает, что эффективность работы подчиненных зависит от их руководителя, стремится исправить ситуацию и предотвратить ее появление в будущем.
4. При обосновании решения рассматривает как плюсы, так и минусы, правильно рассчитывает ресурсы.
