Лидерство в эпоху ИИ. Как управлять собой, влиять на людей и развивать команду

4.2 Управление временем: основной ресурс руководителя — это время. Как ИИ поможет вам выделить время на самые важные дела

В книге «Эффективный руководитель» Друкер начинает с таких слов: «Эффективный руководитель должен научиться управлять своим временем».

Он говорит: «Время — это самый дефицитный, самый ценный и самый незаменимый ресурс руководителя. Другие ресурсы, такие как деньги, рабочая сила и материалы, мы можем контролировать и регулировать, но время является жестким ограничением: его невозможно накопить, невозможно заменить, ни на минуту, ни на секунду его не станет больше или меньше. На что вы тратите свое время, в том и будут ваши результаты».

За последние шесть лет я встречал бесчисленное количество руководителей, в том числе многих владельцев малых и средних предприятий, и их главной проблемой было «нехватка времени». Их дни заполнены различными совещаниями, телефонными звонками, отчётами и непредвиденными проблемами; они заняты с утра до вечера, работают сверхурочно до поздней ночи, но у них совершенно нет времени на разработку стратегии, развитие команды и выполнение действительно важных дел.

А для обычных сотрудников ситуация ещё хуже. Каждый рабочий день прерывается различными сообщениями, совещаниями и непредвиденными задачами. К концу дня они настолько закружены работой, что обнаруживают: на самые важные дела времени так и не осталось, и в итоге им приходится работать сверхурочно, попадая в замкнутый круг: «чем больше занят, тем больше хаос, чем больше хаос, тем больше занят».

В эпоху ИИ многие считают, что благодаря тому, что ИИ будет выполнять работу за нас, у нас обязательно станет всё больше свободного времени. Но реальность оказывается прямо противоположной: после внедрения ИИ подавляющее большинство людей становятся ещё более занятыми. Поскольку ИИ способен быстро генерировать решения, обрабатывать данные и выполнять задачи, рабочая нагрузка на людей, напротив, становится всё больше, заполняясь всевозможными мелочами, и у них по-прежнему не остаётся времени на действительно важные дела.

Основная причина проста: мы неправильно используем ИИ. Мы используем ИИ для повышения эффективности выполнения мелочей, но не используем его для того, чтобы сберечь своё время и выделить его на действительно важные дела.

, автор книги «Эффективный руководитель», предлагает три шага эффективного управления временем: учет времени, управление временем и интеграция времени. Эти три шага составляют основу логики управления временем и никогда не устареют. А ИИ — это как раз тот инструмент, который помогает нам довести эти три шага до совершенства.

Далее мы вместе рассмотрим, как с помощью инструментов ИИ воплотить в жизнь три этапа управления временем по Друку, чтобы по-настоящему эффективно распоряжаться своим временем и уделять самое ценное время самым важным делам.

Первый шаг: учет времени — с помощью ИИ осуществляйте автоматический учет времени и найдите свои «черные дыры»

Друкер говорил: «Если вы даже не знаете, на что уходит ваше время, как можно говорить об управлении им? При этом у подавляющего большинства менеджеров существуют серьезные заблуждения относительно распределения своего времени. Вы думаете, что тратите время на важные дела, но на самом деле большая часть времени уходит на несущественные мелочи».

Поэтому первым шагом в управлении временем всегда является достоверный учет своего времени, чтобы понять, на что оно на самом деле уходит.

Однако многим это не удаётся. Вести учет вручную слишком хлопотно, и люди бросают это дело уже через несколько дней; а полагаться на собственную память — совершенно неточно, и настоящие «черные дыры» времени так и остаются невыявленными.

А искусственный интеллект (ИИ) может идеально решить эту проблему, помогая нам вести незаметный, всесторонний и точный учет времени, что позволяет нам ясно увидеть, на что именно уходит наше время.

Практические методы в эпоху ИИ:

Выберите офисные инструменты и средства управления временем с функцией анализа времени на базе ИИ, разрешите ИИ синхронизировать ваш график, встречи, электронную почту, время использования офисного ПО и мобильных приложений — ИИ автоматически выполнит всесторонний учет времени, и вам не потребуется выполнять никаких действий вручную.

В конце каждого дня попросите ИИ сгенерировать ежедневный отчет об использовании времени, в котором будет четко указано: сколько времени вы сегодня проработали, какую долю в этом занимали встречи, обработка сообщений, выполнение основных задач, решение мелких дел и бесполезные затраты времени; в какие промежутки времени вы работали наиболее эффективно и сосредоточенно, а в какие — менее эффективно.

По окончании каждой недели попросите ИИ сгенерировать еженедельный аналитический отчет об использовании времени, который точно выявит ваши «черные дыры» времени: например, 30 % времени в неделю тратится на бессмысленные совещания; 25 % — на повторяющиеся ответы на несущественные сообщения; 20 % — на выполнение задач, которые следовало бы поручить другим.

У меня есть один читатель, генеральный директор стартапа, который постоянно жалуется на нехватку времени: он каждый день занят с утра до вечера, но у него совершенно нет времени на обдумывание стратегии компании. Позже он с помощью ИИ проанализировал своё расходование времени за неделю, и результаты его поразили: 45 % времени каждую неделю он тратил на всевозможные бессмысленные совещания, причём в половине из них ему вообще не нужно было участвовать; 20 % времени уходило на обработку различных разрешений и отчётов — работу, которую вполне можно было бы поручить ассистенту.

Обнаружив эти «черные дыры» во времени, он отменил все ненужные совещания и делегировал все рутинные дела. Всего за месяц он увеличил количество свободного времени с менее чем 5 часов в неделю до более чем 20 часов. Наконец-то у него появилось время, чтобы продумать стратегию компании и сформировать ключевую команду, и развитие компании пошло все лучше и лучше.

Он сказал мне: «Раньше я всегда думал, что занят из-за большого количества дел, а теперь понял, что просто не знал, куда уходит мое время. Идея, которую Дрюкер изложил ещё 70 лет назад, стала для меня реальностью благодаря ИИ».

Второй шаг: управление временем — с помощью ИИ сократить неэффективное время и выделить время на действительно важные дела

Друкер говорил: «После того как вы начали фиксировать время, главное — это управление им. Нужно сделать только одно: избавиться от бесполезной траты времени, которая не вносит вклада в достижение результатов».

В своей книге он приводит три ключевых вопроса, помогающих сократить неэффективное время, и эти три вопроса до сих пор остаются золотым правилом:

«Какие будут последствия, если не сделать это?» Если последствий не будет, немедленно прекратите эту деятельность.

«Можно ли поручить это дело кому-то другому, не повлияв на конечный результат?» Если да, то немедленно делегируйте его.

«Отнимает ли то, чем я занимаюсь, время у других?» Если да, то немедленно внесите коррективы и прекратите внутреннюю трату ресурсов.

Эти три вопроса помогут нам избавиться от подавляющей части неэффективного времени. А искусственный интеллект (ИИ) поможет нам довести этот подход до совершенства: он не только поможет выявить неэффективное время, но и оптимизировать распределение времени, а также избавиться от тех задач, которые можно поручить ИИ.

Практические методы в эпоху ИИ:

Введите отчет о затратах времени, сгенерированный ИИ, в инструмент на базе ИИ, чтобы он, опираясь на три ключевых вопроса Дрюкера, помог вам проанализировать каждую статью расхода времени: какие задачи совершенно ненужны — их следует сразу исключить; какие задачи можно делегировать другим — дайте рекомендации по делегированию; какие задачи отнимают время у других — предложите варианты корректировки.

Те рутинные задачи, которые можно поручить ИИ, например, составление отчетов, ведение протоколов заседаний, написание писем, согласование графиков, обработка базовых данных и т. д. следует сразу передать ИИ, полностью удалив их из вашего расписания, чтобы сэкономить это время.

Попросите ИИ, исходя из ваших ключевых целей и основных должностных обязанностей, помочь вам оптимизировать структуру распределения времени, четко определив: в чем заключаются ваши ключевые результаты; какие задачи являются «важными» и способствуют достижению этих результатов, на что необходимо выделить достаточно времени; а какие задачи являются мелочами, время на выполнение которых следует сократить до минимума или даже полностью исключить.

Например, ключевыми результатами работы руководителя являются: ведение команды к достижению годовых целей, развитие ключевых специалистов и построение командной структуры. В этом случае ИИ поможет вам определить, что вы должны уделять не менее 50 % времени этим важным задачам, сократить административную и процедурную работу до 20 % и устранить все неэффективные затраты времени.

Третий шаг: интеграция времени — с помощью ИИ создайте индивидуальные периоды сосредоточенной работы, превращая фрагментированное время в цельные отрезки

Друкер говорил: «Конечная цель управления временем — объединить разрозненные отрезки времени в цельные, непрерывные периоды сосредоточенной работы. Ведь все важные задачи, приносящие ключевые результаты, требуют цельного периода сосредоточенной работы. Например, разработка стратегии, принятие важных решений, творческая работа, глубокое общение с командой — все эти задачи невозможно выполнить, опираясь только на разрозненные отрезки времени».

Это и является самой большой проблемой для подавляющего большинства современных работников: время разбивается на бесчисленные фрагменты из-за различных совещаний, сообщений и непредвиденных задач, и к концу дня просто не остается цельного отрезка времени для выполнения действительно важных дел.

А искусственный интеллект (ИИ) может помочь нам идеально решить эту проблему, объединить разрозненные отрезки времени, создать индивидуальные периоды, свободные от отвлекающих факторов, и действительно выделить время для самых важных дел.

Практические методы в эпоху ИИ:

Введите в инструмент с ИИ свой график, рабочие задачи, время встреч, периоды высокой концентрации и ключевые приоритеты, чтобы ИИ помог вам перепланировать расписание, объединить разрозненные промежутки времени и выделить для вас 1–2 часа в день и не менее 8 часов в неделю в качестве «периода концентрации без отвлекающих факторов».

В течение этого периода сосредоточенности ИИ автоматически заблокирует все нерелевантные сообщения, электронные письма и приглашения на встречи, а также автоматически ответит на несрочные сообщения, защитив вас от всех помех и позволив полностью сосредоточиться на самых важных задачах.

Что касается тех фрагментов времени, которых невозможно избежать, например, время в пути на работу, в очереди или в ожидании встречи, пусть ИИ поможет вам спланировать соответствующие задачи, которые можно выполнить в эти промежутки, например, прослушивание отраслевых отчетов, ответы на простые сообщения или систематизацию рабочих идей, чтобы максимально использовать ценность этих фрагментов времени и одновременно обеспечить, чтобы цельные периоды сосредоточенной работы не были заняты мелкими задачами.

Суть концепции управления временем по Дрюкеру никогда не заключалась в том, чтобы «заполнить время и повысить эффективность», а в том, чтобы «уделить время самым важным делам и создать максимальную ценность». В эпоху искусственного интеллекта это приобретает еще большее значение.

ИИ может помочь нам повысить эффективность выполнения рутинных задач, но что ещё важнее — он помогает нам сохранить своё время, избавиться от бесполезной траты времени и отвести самое ценное и невосполнимое время для тех важных дел, которые приносят ключевые результаты, действительно создают ценность и способствуют нашему росту.

Эффективный руководитель всегда является хозяином своего времени, а не его рабом. ИИ — это лучший инструмент, помогающий нам стать хозяевами своего времени.

4.3 Эффективное принятие решений: ИИ — это помощь в принятии решений, а не их замена. Как принимать по-настоящему эффективные решения

Друкер в книге «Эффективный руководитель» говорит: принятие решений — это самая основная обязанность руководителя. Только руководитель должен принимать решения. Эффективный руководитель принимает эффективные решения, а не просто как можно больше решений.

За последние 6 лет я наблюдал, как у бесчисленного множества профессионалов различия в профессиональном росте по сути сводились к различиям в принятии решений. Кому-то достаточно одного правильного решения, чтобы совершить резкий рывок в карьере; кому-то же одного ошибочного решения достаточно, чтобы надолго оказаться в затруднительном положении. А основная ценность руководителя заключается именно в принятии решений — определение направления работы команды, выбор приоритетов в проектах, распределение ресурсов, управление рисками — всё это в конечном итоге сводится к принятию решений.

В эпоху ИИ в отношении принятия решений возникли два крайних заблуждения:

одна группа людей полностью полагается на ИИ при принятии решений. В любом вопросе они просят ИИ предоставить варианты и рекомендации, а иногда даже позволяют ему принимать окончательные решения за себя; когда возникают проблемы, они винят ИИ в неверных рекомендациях, полностью отказываясь от собственного мышления и суждений;

Другая группа людей полностью отвергает роль ИИ в принятии решений, считая, что анализ данных и предложения ИИ — это лишь теория, а при принятии решений нужно полагаться на собственный опыт и интуицию. В результате, из-за неполноты информации и недостаточного анализа они принимают ошибочные решения.

Обе эти категории людей не поняли теорию эффективного принятия решений Дрюкера и не осознали правильное место ИИ в процессе принятия решений.

Друкер говорил, что эффективное принятие решений никогда не основано на интуиции или следовании за толпой, а представляет собой систему рамок для размышлений; эффективное принятие решений никогда не начинается с фактов и данных, а начинается с взглядов лица, принимающего решение, и его оценки сути дела; суть эффективного принятия решений заключается не в выборе «самого идеального варианта», а в выборе «правильного варианта, который можно реализовать, который позволяет принять на себя риски и который соответствует основной миссии».

Что же касается ИИ, то его роль в процессе принятия решений всегда будет заключаться в оказании помощи, а не в принятии решений. Он может помочь нам собирать информацию, анализировать данные, прогнозировать риски и генерировать альтернативные варианты, но никогда не сможет принять окончательное решение за нас. Ведь суть по-настоящему эффективного решения заключается в оценке сущности вещей, в выборе, основанном на миссии и ценностях, а также в принятии на себя ответственности за последствия решения — и все это ИИ никогда не сможет заменить.

Далее мы вместе рассмотрим, как пять элементов эффективного принятия решений по Дрюкеру можно реализовать в эпоху ИИ и как ИИ может помочь нам принимать по-настоящему эффективные решения.

Элемент первый: четко определить, какую реальную проблему должно решить решение; ИИ проводит всестороннюю диагностику проблемы

Друкер говорил: «Первым шагом в эффективном принятии решений всегда является не поиск ответа, а поиск проблемы. Причина многих ошибочных решений кроется не в неправильном выборе ответа, а в неправильном определении проблемы».

В своей книге он приводит классический пример: когда показатели многих компаний ухудшаются, руководители считают, что проблема заключается в «неэффективности сотрудников», и вводят более строгую систему оценки, усиливая контроль, в результате чего показатели становятся ещё хуже. Дело в том, что настоящая проблема вовсе не в неэффективности сотрудников, а в том, что продукция компании уже не соответствует потребностям пользователей, а стратегическое направление оказалось неверным. Если определить проблему неверно, то даже самое идеальное решение только усугубит ошибку.

Это и есть самая распространённая ошибка, которую допускает подавляющее большинство людей при принятии решений: они спешат найти ответ и принять решение, ещё не разобравшись, в чём заключается настоящая проблема. А основная ценность ИИ заключается в том, чтобы помочь нам выйти за рамки устоявшихся представлений, провести всесторонний анализ проблемы и убедиться, что мы нашли истинную проблему, а не тратим время и силы на решение ложной проблемы.

Практические методы в эпоху ИИ:

Сначала, исходя из вашего понимания, запишите, в чём, по вашему мнению, заключается проблема, а также её предысторию, текущее состояние и цели, которых вы хотите достичь, и введите эту информацию в инструмент ИИ.

Пусть ИИ на основе предоставленной вами информации проведет всестороннюю диагностику проблемы и поможет вам различить: что является поверхностным явлением, а что — сутью проблемы; что является второстепенным противоречием, а что — основным; что является временной непредвиденной проблемой, а что — системной долгосрочной проблемой.

Позвольте ИИ сгенерировать «дерево проблем», чтобы четко систематизировать основные проблемы, производные проблемы и лежащие в их основе коренные причины, что в конечном итоге поможет вам определить: какую именно проблему на самом деле необходимо решить в рамках данного решения.

Например, если в команде высокий уровень текучести кадров, вы можете подумать, что проблема заключается в «неконкурентоспособной заработной плате», но ИИ, проведя всесторонний анализ, поможет вам обнаружить, что настоящая проблема заключается в «неясных перспективах роста команды, отсутствии поддержки со стороны руководства и отсутствии у сотрудников надежды на профессиональный рост», а заработная плата — лишь поверхностный симптом. Только найдя истинную проблему, вы сможете принять действительно эффективное решение.

Фактор № 2: Четкое определение граничных условий принятия решения; ИИ осуществляет прогнозирование границ и рисков

Люк из компании говорит: «Для принятия эффективного решения необходимо четко определить его граничные условия. То есть, какую цель должно достичь это решение, какие минимальные требования оно должно удовлетворять, какие существуют ключевые ограничения и какие «красные линии» нельзя пересекать. Чем четче и яснее граничные условия, тем эффективнее решение и тем выше вероятность достижения цели. И наоборот, решение с неясными граничными условиями, даже если оно кажется идеальным, обязательно потерпит неудачу».

В то же время Друкер подчеркивает: «Принимая решение, необходимо сначала четко осознать, в чём заключаются риски этого решения и сможете ли вы принять на себя самые худшие последствия. Если вы не готовы принять на себя самые худшие последствия, то какой бы заманчивой ни была эта опция, её нельзя выбирать».

Этот момент особенно важен в эпоху искусственного интеллекта. ИИ может сгенерировать для вас вариант, который выглядит идеальным и обещает чрезвычайно высокую прибыль, но он не сообщит вам, каковы граничные условия этого варианта, какие существуют ограничения, каков наихудший исход и сможете ли вы его принять. Если вы увидите только прибыль, игнорируя границы и риски, в конечном итоге вы обязательно попадете в серьезную ловушку.

Практический подход в эпоху ИИ:

введите в инструмент ИИ все: четко сформулированную основную проблему, конечную цель принятия решения, ваши ключевые требования, доступные ресурсы и красные линии, которые ни в коем случае нельзя пересекать.

Попросите ИИ помочь вам определить граничные условия этого решения: какие минимальные цели необходимо достичь, какие ключевые требования должны быть выполнены, какие ограничения нельзя превышать (время, финансирование, ресурсы, нормативные требования, риски и т. д.).

Пусть ИИ на основе этих граничных условий проведет всестороннюю оценку рисков: каковы потенциальные риски каждого варианта, каков наихудший исход, какова вероятность его наступления, сможете ли вы принять этот наихудший исход и есть ли у вас соответствующий план действий на случай непредвиденных обстоятельств.

Я видел много предпринимателей, которые, опираясь на ИИ и увидев огромную прибыль от нового направления бизнеса, слепо вкладывали в него средства, в результате чего игнорировали ограничения своих ресурсов и возможностей, а также не предвидели наихудший исход. В итоге не только новое направление не удалось реализовать, но и основной бизнес потерпел крах.

Всегда помните: при принятии решения сначала оцените ограничения, сначала оцените риски, сначала определите, сможете ли вы принять на себя наихудший исход, и только потом смотрите на прибыль. ИИ может помочь вам увидеть ограничения и риски более ясно и всесторонне, но окончательное решение о том, стоит ли принимать на себя этот риск, вы должны принять самостоятельно.

Фактор № 3: сначала продумайте «правильный вариант», а уже потом — «приемлемый вариант»; ИИ сгенерирует полный спектр альтернативных решений

Друкер говорил: «Эффективное принятие решений должно заключаться в выборе из нескольких различных альтернативных вариантов, а не в выборе между «да» и «нет». Если есть только один вариант, это ничем не отличается от азартной игры, и вероятность провала чрезвычайно высока».

В то же время он подчеркивал: «При принятии решения необходимо сначала подумать о том, „какой вариант является правильным“, а не о том, „какой вариант будет приемлем для всех“. Если с самого начала думать о том, как добиться общего согласия и никого не обидеть, в конечном итоге обязательно будет принято ошибочное решение. Более того, вы никогда не знаете, какой вариант будет принят, а какой вызовет противодействие, и в процессе компромиссов будете все больше отклоняться от правильного направления».

А искусственный интеллект лучше всего умеет на основе четко сформулированной задачи и граничных условий генерировать несколько альтернативных вариантов с разными измерениями и путями развития, помогая нам выйти за рамки устоявшихся стереотипов, увидеть больше возможностей и избежать ловушки принятия решений, когда кажется, что «есть только один вариант».

Практические методы в эпоху ИИ:

Введите в инструмент ИИ четко сформулированную основную проблему, граничные условия и цели принятия решения, чтобы ИИ сгенерировал для вас как минимум 3–5 альтернативных вариантов в разных измерениях. Каждый вариант должен иметь четкий план реализации, соотношение затрат и результатов, преимущества и недостатки, потенциальные риски, а также подходящие сценарии применения.

Требуйте, чтобы сгенерированные ИИ варианты существенно отличались друг от друга, а не представляли собой незначительные модификации одного и того же решения. Например, одни варианты могут быть радикальными — с высокой доходностью и высоким риском; другие — консервативными — с низким риском и стабильной доходностью; третьи — долгосрочными — с большими краткосрочными вложениями и высокой долгосрочной ценностью; четвертые — краткосрочными — с быстрым эффектом, но ограниченной долгосрочной ценностью.

На основе вариантов, сгенерированных ИИ, сначала определите: какие из них являются «правильными», то есть соответствуют ключевым целям, удовлетворяют граничным условиям и имеют приемлемый уровень риска. Сначала отсейте неверные варианты, а затем сделайте окончательный выбор из оставшихся правильных.

Всегда помните: ИИ может предложить вам бесчисленное количество вариантов, но он не способен определить, какой из них является «правильным» именно для вас. Это решение должно быть основано на вашей миссии, ценностях и долгосрочных целях и принято вами самостоятельно.

Элемент 4: Превращение решения в конкретные действия; ИИ разбивает весь процесс на отдельные этапы

Друкер говорил: «Если решение не претворяется в конкретные действия, если не определены ответственные лица, сроки и критерии оценки результатов, то такое решение остается лишь пустыми словами и не может считаться эффективным».