Автоматизация бизнес-процессов

Существует много разных определений учета. Самое простое – это производное от слова «учитывать», то есть учет – это операция, когда мы что-то учитываем. Дадим более академическое определение.

Учет – это фиксация состояния параметров экономических процессов или объектов, а также сбор и накопление сведений о них.

Учет ведется с древнейших времен, еще со времен шумеров. Когда археологи стали находить первые глиняные таблички с клинописью, они поняли, что на табличках представлено описание ведения учета долгов: кто-то что-то задолжал кому-то, кто-то кому-то что-то продал. Таблички, которым по несколько тысяч лет, содержат именно учетные данные.

Основные виды современного учета представлены на схеме.

Основные виды учета

Основные виды учета:

• Регламентированный учет

• Управленческий учет

• Оперативный учет

• Статистический учет

Как правило, государство разрабатывает правила и нормы для регламентирования ведения учета по тем или иным параметрам.

Регламентированный учет – это учет, правила ведения которого определены законодательно и закреплены в учетной политике предприятия. В Российской Федерации регламентированный учет включает бухгалтерский и налоговый учет, кадровый учет, учет расчета зарплаты и некоторые другие.

Основная цель ведения регламентированного учета на предприятии – формирование регламентированной отчетности для различных государственных органов, например, для налоговой службы.

Управленческий учет – вид учета, нацеленный на предоставление информации для внутренних пользователей (руководства компании), чтобы они могли принимать обоснованные управленческие решения.

Управленческий учет охватывает анализ стоимостей, доходов, прибыльности, эффективности и других показателей, важных для управления.

Управленческий учет – это консолидированный учет. Например, нам не нужно знать, какой конкретно товар продается в магазине каждый день. Важно знать общий оборот за день и размер прибыли.

Оперативный учет – это систематическое наблюдение, регистрация, обработка и хранение информации о текущем состоянии и движении материальных, трудовых и финансовых ресурсов предприятия в реальном времени или в кратчайшие сроки (например, ежедневно или ежеминутно).

Данные оперативного учета могут использоваться как для управленческого, так и для регламентированного учета. Оперативный учет можно считать первичным по отношению к остальным видам учета, потому что он фиксирует конкретные операции.

Статистический учет – это система сбора, обработки, анализа и интерпретации количественных данных, предназначенная для систематического отражения измеряемых характеристик социально-экономических и других явлений в их взаимосвязи, развитии и условиях существования. Например, управление статистики ведет учет того, как работают фирмы, сколько их в том или ином регионе, какой возрастной состав сотрудников и т. д.

Далее пройдемся по основным видам учёта подробнее, а также рассмотрим некоторые подвиды оперативного и регламентированного учёта. Статистический учёт рассматривать не будем, поскольку он напрямую не служит целям бизнеса, а лишь предоставляет информацию для специальных служб. Конечно, для принятия решений можно пользоваться статистическими данными, но обычно статистика ведется вне предприятия.

Связь учета с управлением и бизнес-процессами

Учет, управление и бизнес-процессы на предприятии тесно связаны, поскольку:

• Учет предоставляет данные о финансовом состоянии предприятия, доходах, расходах, прибыли и убытках, что является основой для принятия управленческих решений.

• Каждая операция, связанная с бизнес-процессами предприятия, должна быть корректно отражена в учете. Это позволяет контролировать деятельность компании.

• Учет позволяет анализировать эффективность бизнес-процессов, выявлять «узкие места» и разрабатывать меры по их оптимизации и даже реинжинирингу.

• Учетная информация является основой для формирования отчетности, которая предоставляется в различные контролирующие органы в соответствии с законодательством. Это обеспечивает соблюдение предприятием норм и правил ведения бизнеса.

Поэтому в дальнейшем автоматизацию бизнес-процессов будем рассматривать в разрезе видов и подвидов учёта. Это позволит получить структурированное представление об автоматизации бизнес-процессов в различных областях учёта с учётом отраслевой специфики.

Также покажем упрощенные для понимания примеры бизнес-процессов в нотации BPMN 2.0 применительно к разным областям учета.

Система учета

По большому счету, сама система учёта тоже включает бизнес-процесс, который позволяет накапливать данные для получения различных отчётов.

В качестве примеров расскажем о том, с помощью каких основных типовых (отраслевые рассмотрим отдельно) программных продуктов фирмы «1С» можно автоматизировать те или иные виды учета и бизнес-процессы в рамках управления процессами.

Конечно, на рынке представлены и другие программные продукты. Но мы будем рассматривать именно «1С», потому что в линейке этих продуктов есть наибольшее количество решений для большинства бизнес-задач. К тому же в большинстве отраслей и видов учета продукты фирмы «1С» лидируют по количеству автоматизированных рабочих мест.

Бухгалтерский и налоговый учет

Рассмотрим бухгалтерский и налоговый учёты. Фактически, налоговый учёт можно назвать частью бухгалтерского учёта. В положении о бухгалтерском учёте отдельно прописано, как нужно вести налоговый учет, который считается подвидом регламентированного учёта.

В РФ налоговый учет существует только для учета и расчета налога на прибыль.

Любой учет делится на участки или разделы учета.

Основные разделы:

• Банк и касса, валюта

• Основные средства

• Нематериальные активы

• Материальные запасы

• Товары

• Услуги

• Производство

• Взаиморасчеты

• Расчеты по зарплате

• Налоги и сборы

Пример бизнес-процесса в бухгалтерском учете

Решения фирмы 1С для автоматизации:

• 1С: Бухгалтерия предприятия

• 1С: Бухгалтерия государственного учреждения (БГУ)

• 1С: Комплексная автоматизация (КА)

• 1С: Упрощенка

• 1С: Предприниматель

• 1С: ERP

Флагманское решение 1С: ERP включает комплексную, наиболее полную систему учета, в том числе бухгалтерский и налоговый учет. О решениях класса ERP поговорим позже.

Расчет зарплаты, кадры, HRM

Расчет зарплаты и кадровый учёт – это регламентированный вид учета, так как трудовые договоры, приказы, механизмы начисления зарплаты и взимания с нее налогов и многое другое из этого вида учёта регламентируются законодательством РФ.

HRM (Human Resource Management, Управление Человеческими Ресурсами) – нерегламентированный вид учёта. HR менеджеры подбирают персонал и помогают в управлении коллективом. Бизнес-процесс набора персонала мы уже рассмотрели ранее и убедились, что в разных организациях он ведется по-разному. Автоматизированные системы позволяют навести порядок и в этом процессе.

Основные разделы:

• Учет кадров

• Зарплата

• Налоги и взносы (медицинское страхование, пенсионное страхование и т. д.)

• Подбор персонала (нерегламентированный вид учета)

• Адаптация персонала (управленческий нерегламентированный учет)

• Оценка персонала (как правило, нерегламентированный вид учета)

• Обучение

• Мотивация и KPI

Пример бизнес-процесса набора персонала

Решения фирмы 1С для автоматизации:

• 1С: Зарплата и управление персоналом – флагманский продукт фирмы «1С», есть вариант КОРП, где есть HRM

• 1С: Зарплата и кадры для государственных учреждений

• 1С: Комплексная автоматизация

• 1С: ERP

• 1С: Оценка персонала

• Решения партнеров фирмы 1С – для бюджетников, НФО, банков и т. п.

Учет торговли товарами и услугами

Все отрасли можно укрупненно поделить на производство, торговлю и услуги. Любое коммерческое предприятие что-то продаёт. Поэтому самым распространенным видом оперативного учёта является учет торговли товарами и услугами. При этом товар или услугу при продаже обобщенно называют продуктом.

Основные разделы:

• Закупки

• Комплектация

• Склад

• Оптовые продажи

• Розничные продажи

• Учет услуг

• Дисконтные карты

• Торговые точки

• CRM

• Финансы

Пример бизнес-процесса в торговле

Решения фирмы 1С для автоматизации:

• 1С: Управление торговлей (УТ)

• 1С: Розница

• 1С: Управление нашей фирмой (УНФ)

• 1С: Комплексная автоматизация (КА)

• 1С: ERP

CRM

CRM (Customer Relationship Management, управление Взаимоотношениями с Потребителями) – это подвид оперативного учета в области торговли. CRM в какой-то степени содержится в любом решении фирмы 1С, где есть справочник «Контрагенты» и хранятся данные о взаимоотношениях с покупателями. Мы решили выделить CRM, поскольку продукты для автоматизации этого вида учета могут выступать и как самостоятельные решения

Основные разделы:

• Клиентская база (список клиентов с контактными данными)

• Обращения, события (вся история обращений к клиенту и от клиента)

• Оповещения (когда надо связаться)

• Стадии продаж (по «воронкам продаж»)

• Рассылки (кому какие письма разослали, кто откликнулся и т. д.)

• Маркетинг / телемаркетинг

• ABC, XYZ и другой анализ

Пример бизнес-процесса в CRM

Решения фирмы 1С для автоматизации:

• 1С: CRM

• 1С: Управление торговлей + CRM

• 1C: CRM для ERP2, КА

Стоит отметить, что часто используются CRM, не разработанные фирмой 1С. Например, популярны такие решения, как AmoCRM, Террасофт, Битрикс24, Мегаплан, RetailCRM и другие, как отечественные, так и зарубежные.

Существуют CRM системы, адаптированные для отдельных отраслей: туризм, образование, фитнес, медицина, автосервисы, интернет-магазины, общепит и другие. Отдельным подвидом являются системы для автоматизации программ лояльности. Это связано с тем, что для многих отраслей малого и микро-бизнеса CRM является главным элементом всего оперативного учёта.

Логистика склада

Складская логистика – это управленческий процесс, целью которого является организация оптимального обращения со складскими запасами на всех этапах их жизненного цикла: от поступления на склад до отправки конечному потребителю. Складская логистика включает планирование, транспортировку, хранение и обработку товаров на складах.

Учёт в складской логистике – прежде всего оперативный, если логистика не является основной областью деятельности компании. Такой случай рассмотрим уже в разрезе отраслевой автоматизации.

Основные разделы:

• Приёмка

• Комплектация

• Карантин

• Контроль качества

• Ячеечное хранение

• Отгрузка

• Инвентаризация

Пример бизнес-процесса в складской логистике

Решения фирмы 1С для автоматизации:

• 1С: Управление торговлей (УТ)

• 1С: Управление нашей фирмой (УНФ)

• 1С: Комплексная автоматизация (КА)

• 1С: Логистика: Управление складом (отраслевое решение)

• 1С: Предприятие 8. WMS Логистика (отраслевое решение)

• 1С: ERP

Логистика перевозок, учёт автотранспорта

Логистика перевозок – это процесс планирования, организации и контроля потока товаров от места их производства до конечного пункта назначения. Логистика перевозок и учет автотранспорта могут быть отдельной отраслью, например, при автоматизации транспортной компании. Бывают случаи, когда предприятие не специализируется на логистике, но её нужно учитывать. Например, мясокомбинат выпускает колбасу и сам развозит её по магазинам.

Основные разделы:

• Доставка грузов по зонам (в т. ч. платные въезды в разные зоны)

• Складской учет

• Оптимизация маршрутов

• Спутниковый мониторинг

• Услуги такси (может быть как отдельная отрасль)

• Зарплата водителей

• Коммуникации

• Учет ГСМ (горюче-смазочные материалы)

• Взаиморасчеты

• Документооборот

• Ремонты и учет комплектации

Пример бизнес-процесса в сфере грузоперевозок

Комментарий к диаграмме: «ОАПС» расшифровывается как «Отдел аренды подвижного состава», «КП» – коммерческое предложение, «ДЭ» – департамент эксплуатации.

Приведем к этому бизнес-процессу также матрицу ответственности, как пример полезной техники из BABOK. В ней можно явно проследить прямую связь с диаграммой в BPMN.

Обозначения:

О – Ответственный за процесс

И – Исполнитель процесс

Матрица ответственности бизнес-процесса «Сдача вагонов в аренду»

Решения фирмы 1С для автоматизации:

• 1С: Управление Автотранспортом

• 1С: Центр спутникового мониторинга ГЛОНАСС / GPS

• 1С: Управление транспортным предприятием

• 1С: Такси и аренда автомобилей

• 1С: TMS Логистика. Управление перевозками

• 1С: Транспортная логистика, экспедирование и управление автотранспортом

Большинство этих решений подойдут также для ситуации, когда складская логистика является основной отраслью деятельности предприятия.

Управленческий и финансовый учет

Объединим оба вида учета в одном разделе, поскольку финансовый учет служит прежде всего для управления предприятием.

Основные разделы:

• Стратегическое управление (BSC – Balanced Scorecard, сбалансированная система показателей)

• Бюджетирование (планирование расходов и доходов денежных средств на определенный период времени)

• Казначейство (управление движением денежных средств)

• Управленческая отчетность

• Договора

• Проекты

• МСФО и US GAAP (Международные стандарты финансовой отчетности: МСФО – система, принятая в Европе; US GAAP – в США)

Пример бизнес-процесса в области финансового учета

Решения фирмы 1С для автоматизации:

• 1С: Управление нашей фирмой

• 1С: Комплексная автоматизация

• 1С: ERP

• 1С: Управление холдингом

• 1С: Бухгалтерия КОРП МСФО

• 1С: Управляющий

• Собственные решения партнеров

Понятно, что в этом и последующих обзорах решения могут покрывать указанные разделы учета в разной степени. Но об этом мы поговорим позже. Управленческий и финансовый учет будем рассматривать более глубоко при изучении ERP-систем.

Другие виды учёта

Помимо рассмотренных основных видов учёта, существует множество других. Опишем некоторые из них.

Учет инженерных данных. Основные разделы:

• Проектирование изделий

• Технологические маршруты

• Ревизии

• Справочные данные

• Материалы и трудовые нормы

• Полуфабрикаты

• Конструкторская документация

• Архивы документов

• Географическая визуализация

Пример бизнес-процесса из области проектирования

Комментарий к диаграмме: МТО – Материально-техническое обеспечение, ТТО – Теплотехническое обеспечение, ГИП – Главный инженер проекта, ОКиС – Отдел качества и стандартизации.

Решения фирмы 1С для автоматизации учета инженерных данных:

• 1С: PDM Управление инженерными данными

• 1С: GIS Управление пространственными данными

• 1С: MDM Управление справочной информацией

Информационные технологии (ITIL). Основные разделы учета:

• Управление службой поддержки

• Учёт замечаний пользователей

• Планирование задач

• Выполнение проектов

• Контроль результатов

• Тестирование

• Обновление и сопровождение

• Учёт IT активов, ремонт и поддержка

• Учёт трудозатрат

Пример бизнес-процесса в области ITIL

Решения фирмы 1С для автоматизации ITIL:

• 1С: Система проектирования прикладных решений (СППР)

• 1С: Автоматизированное обновление измененных конфигураций

• 1С: Автоматическое тестирование конфигураций

• 1С: Обновление информационных баз в пакетном режиме

• 1С: ITIL Управление информационными технологиями предприятия (ключевое решение по ведению учёта в данной сфере)

Управление проектами (PMO, EPM). Основные разделы:

• Ролевая модель (роли каждого на проекте)

• Функциональная модель (кто и что будет делать на проекте)

• Календарный план (часто в виде диаграммы Ганта)

• Ресурсы и загрузка (специалисты, компьютеры и пр.)

• Управление работами

• Трудозатраты

• Субподряды (очень распространены в сфере строительства)

• Финансы (сколько стоит проект и сколько мы на нем заработаем)

• Управление знаниями

• Документы, версионирование (используется для хранения различных версий карточек документов)

• Риски

Пример бизнес-процесса в области управления проектами

Комментарий к диаграмме: «ТЭО» – Технико-Экономическое Обоснование, ПСД – Проектно-Сметная Документация.

Решения фирмы 1С для автоматизации управления проектами:

• 1С: Управление холдингом

• 1С: Управление проектным офисом

• 1С: PM Управление проектами

• 1С: Управление проектной организацией

• 1С: Девелопмент и управление недвижимостью

Документооборот. Основные разделы автоматизации документооборота:

• Работа с документами

• Почта, обращения, переписка

• Управление процессами

• Проектный учет

• Исполнение задач, поручений

• Работа с файлами (включает в себя версионирование, чтобы понимать, где актуальная версия)

• Сканирование

• Штрихкодирование

• Служба качества (прозвон клиентов с целью узнать, насколько качественно была выполнена работа)

• Делопроизводство, ЭЦП

• Бронирование помещений

• Коллаборация (совместная работа над проектами)

Пример бизнес-процесса в области документооборота

Решения фирмы 1С для автоматизации документооборота:

• 1С: Документооборот

• 1С: Учет обращений

• 1С: Договоры

• 1С: Document Management

• 1С: Документооборот государственного учреждения

Мы рассмотрели многие виды учета. Отраслевой учет следует рассматривать как отдельный разрез видов учета, если в отрасли, в которой действует предприятие, есть своя специфика, которую удобнее автоматизировать по-особому.

Например, если это не просто торговля, а торговля в супермаркете, аптеках или салонах сотовой связи. Или если это не просто услуги, а конкретно салоны красоты, отели, фитнес-клубы, ремонт или обучение. Или, например, не просто производство, а машиностроение, молокозавод, производство алкоголя или хлебобулочных изделий.

Отраслевого учёта коснемся далее, где разберем некоторые конкретные примеры.

Новейшие технологии автоматизации

Перечисляя новейшие технологии автоматизации, мы хотим подчеркнуть, что разработка программного обеспечения в этой области активно продолжается. Однако многие технологии уже нашли применение и активно используются. Приведем некоторые примеры.

• Искусственный интеллект (ИИ). ИИ становится все более мощным инструментом для автоматизации различных задач. Он способен анализировать большие объемы данных, распознавать образы и принимать решения на основе алгоритмов.

○ Сегодня компании используют чат-боты и виртуальных помощников для автоматического взаимодействия с клиентами.

○ Программисты используют чат-боты на базе ИИ для написания кода и поиска ошибок. Пример – сообщество «Автоматизация бизнес-процессов» в Телеграм с бесплатным чат-ботом.

• Машинное обучение (МО). МО является подмножеством ИИ и сфокусировано на создании алгоритмов, которые позволяют системам самостоятельно обучаться на основе опыта.

○ Пример использования МО – рекомендательные сервисы, которые анализируют предпочтения пользователей и предлагают им товары или контент.

○ Производственные компании используют датчики для сбора данных о работе оборудования. Алгоритмы МО анализируют эти данные и выявляют паттерны, указывающие на возможные угрозы отказа.

• Роботизированные процессные автоматизации (RPA). RPA используют программных роботов для выполнения повторяющихся задач. Такие технологии применяются в банковской сфере для обработки транзакций, в бухгалтерии для обработки счетов, и в клиентской поддержке для автоматического ответа на часто задаваемые вопросы.

○ Пример успешного применения RPA – автоматизация обработки кредитных заявок. Роботы могут быстро проверять данные клиентов, анализировать кредитную историю и принимать решения без вмешательства людей.

○ RPA может автоматизировать процесс сбора и первичной обработки резюме и анкет кандидатов. Роботы могут извлекать данные из анкет, сравнивать их с требованиями вакансии и автоматически сортировать кандидатов по релевантности.

• Интернет вещей (IoT). IoT – это сеть физических устройств, оснащенных датчиками, программным обеспечением и коммуникационными возможностями, которые позволяют им собирать и обмениваться данными. Эти устройства могут быть интегрированы в различные системы для автоматизации и оптимизации процессов.

○ Примеры использования IoT. В промышленности IoT используется для мониторинга и управления производственными процессами. В сельском хозяйстве IoT помогает оптимизировать полив, прогнозировать урожай и анализировать состояние почвы.

○ Умные склады: IoT-технологии используются для автоматизации управления запасами, отслеживания товаров в реальном времени и оптимизации логистических процессов.

• Блокчейн и смарт-контракты. Блокчейн – это распределенная база данных, структура которой обеспечивает высокую степень безопасности и прозрачности. Смарт-контракты – это программные алгоритмы, которые автоматически выполняются при наступлении определенных условий.

○ Применение блокчейна и смарт-контрактов – финансы, где они помогают автоматизировать и обезопасить сделки.

○ Блокчейн используется в логистике для отслеживания товаров и верификации данных о поставках.