Книга 2. Создание оргсхемы бизнеса

7. Исполнительное управление (Отделение 7: Executive)

Седьмая функция – это координация и стратегическое руководство. Она объединяет все остальные отделения, задаёт направление и следит за тем, чтобы организация двигалась к своим целям. Сюда входят планирование, постановка задач, мониторинг и мотивация команды. Хаббард представлял эту функцию как "высшую точку спирали", которая замыкает цикл и возвращает его к началу для дальнейшего роста. ЦКП исполнительного управления – процветающая, целенаправленная организация.

Универсальность и практическая ценность

Хаббард утверждал, что эти семь функций – не произвольный набор, а естественный закон, применимый к любому коллективному усилию. Они образуют цикл производства: от коммуникации и доставки информации до создания продукта, его совершенствования и расширения влияния, завершаясь управлением, которое поддерживает процесс. Уникальность модели в том, что она не статична: Хаббард представлял её как трёхмерную спираль, где седьмое отделение перетекает в первое, обеспечивая непрерывное развитие.

Практическая ценность этой типологии в её адаптивности. Организация может анализировать свои текущие процессы через призму этих семи функций, выявляя пробелы. Например, если доставка информации слабая, аудитория не узнаёт о продукте; если расширение не работает, клиенты не получают ценность вовремя. Исправление таких "дыр" повышает эффективность и продуктивность.

Почему это важно?

Понимание этих семи функций позволяет не только структурировать бизнес, но и применять их в жизни. Хаббард отмечал, что даже в личных делах можно найти эти элементы: общение с окружающими, доставка своих идей, управление ресурсами и расширение возможностей. Отсутствие одной из функций приводит к "необъяснимым" проблемам, а их внедрение – к гармонии и успеху.

Семь типологий функций по Хаббарду – это мощный инструмент для систематизации любой организации. Они помогают превратить хаос в порядок, обеспечивая чёткое разделение задач и фокус на результате. Независимо от масштаба – будь то стартап, корпорация или даже семья – эта модель предлагает универсальный план действий. Используя её, можно не только выстроить эффективную структуру, но и заложить основу для устойчивого роста и процветания.

Что такое цепочка создания ценности?

Цепочка создания ценности (Value Chain) – это концепция, которая описывает последовательность действий, выполняемых компанией для создания продукта или услуги, начиная от исходных ресурсов и заканчивая конечным потребителем. Этот термин был введён Майклом Портером в его книге «Конкурентное преимущество» (1985). Портер предложил рассматривать бизнес как систему взаимосвязанных процессов, каждый из которых добавляет ценность к продукту или услуге, тем самым обеспечивая конкурентное преимущество на рынке.

Анализ цепочки создания ценности позволяет компаниям понять, где именно создаётся наибольшая ценность для клиента и как можно оптимизировать процессы для повышения эффективности. Например, снижение затрат на входящую логистику или улучшение качества сервиса может стать конкурентным преимуществом. Кроме того, этот подход помогает выявить слабые места в операциях и определить, какие звенья цепочки можно передать на аутсорсинг.

Компании также используют цепочку создания ценности для дифференциации. Например, один бизнес может сосредоточиться на высоком качестве продукта (операции), в то время как другой делает акцент на исключительном клиентском сервисе (сервис). Это зависит от стратегии и целевой аудитории.

Цепочка создания ценности – ключевой элемент управления организацией, описывающий последовательность этапов, которые преобразуют ресурсы в ценность для клиента. В рамках организующей схемы эта цепочка приобретает структурированный вид, основанный на четких коммуникациях, ответственности и документированных процессах. Рассмотрим, как она работает.

1. Последовательность при создании продукта для клиента

(Отделения работают в цепочке: 6 → 5 → 4 → 3 → 2 → 1 → 7)

Паблик/Маркетинг (6) : Привлекает нового клиента.

Контроль качества (5) : Проверяет соответствие продукта стандартам и требованиям клиента.

Продажи (4) : Исполняет заказ, передавая продукт клиенту.

Бухгалтерия (3) : Принимает оплату и фиксирует транзакцию.

Работа с постоянными клиентами (2) : Добавляет клиента в базу постоянных клиентов.

Коммуникации (1) : Обеспечивает связь между отделами и клиентом.

Управление (7) : Собирает данные о выполнении заказа для анализа и улучшений.

Логика :

Продукт движется от заказа к клиенту, проходя продажу , контроль, и фиксацию оплаты.

Администрация и Работа с постоянными клиентами обеспечивают коммуникацию и долгосрочные отношения.

Управление аккумулирует данные для оптимизации процессов.

2. Последовательность при создании нового продукта

(Отделения работают в цепочке: 7 → 1 → 2 → 3 → 4 → 5 → 6)

Управление (7) : Генерирует идею нового продукта, анализируя рынок и потребности.

Коммуникации (1) : Набирает команду для разработки продукта.

Бухгалтерия (2) : Обеспечивает финансирование проекта.

Продажи (3) : Предлагает продукт постоянным клиентам для тестирования.

Производство (4) : Запускает массовое производство после утверждения идеи.

Контроль качества (5) : Проверяет соответствие продукта заявленным характеристикам.

Паблик/Маркетинг (6) : Запускает рекламную кампанию для привлечения новой аудитории.

Логика :

Идея рождается в Управление, затем привлекаются ресурсы (люди, финансы).

Продукт тестируется на постоянных клиентах, запускается в производство и проходит контроль.

На финальном этапе маркетинг выводит продукт на широкий рынок.

Общая схема взаимодействия

Управление (7) задает направление, Коммуникации (1) и Бухгалтерия (2) обеспечивают ресурсы.

Производство (4) и Контроль качества (5) создают и проверяют продукт.

Продажи (3) и Паблик (6) взаимодействуют с клиентами и рынком.

Управление (7) собирает данные для улучшения процессов.

Эта структура гарантирует, что каждый этап проходит проверку, а бизнес фокусируется на качестве, коммуникации и долгосрочных целях.

Существует множество определений термина "организация":

Структура и порядок : организация – это структура, представляющая собой упорядоченную систему взаимосвязанных и согласованных элементов.

Специализированные функции : некоторые считают, что организация – это система, где выполняются специализированные функции работниками или подразделениями.

Процесс разделения труда : другие видят в организации процесс разделения функций и обязанностей.

Бизнес-деятельность : В контексте бизнеса, организация – это деятельность, направленная на получение прибыли.

Группа с общей целью : Компания или группа людей, объединенных общей целью.

Таким образом, можно сказать, что организация – это структура, направленная на достижение определенных целей. Эти цели могут различаться в зависимости от типа организации: для коммерческой организации – это прибыль, для общественной – другая цель.

Происхождение термина "организация"

Слово "организация" происходит от глагола "организовать", который означает формирование единой цели через взаимосвязанные и взаимозависимые части. Это создание четкой и упорядоченной структуры.

Примеры организации можно наблюдать повсеместно:

Молекулы и атомы в веществах (вода, камень и т.д.).

Человеческое тело.

Машины, дома, правила дорожного движения.

Основные цели коммерческой организации

Основная цель любой коммерческой организации – это получение денег сейчас и в будущем. Это достигается через обмен ценности, предлагаемой потребителям, на деньги.

Функции организации включают:

Поиск клиентов, готовых обменять деньги на ценность.

Корректировку цен и услуг в зависимости от спроса.

Проведение маркетинговых исследований для определения объемов продаж.

Создание продуктов или оказание услуг.

Функции компании

Компания, как живой организм, выполняет множество функций, которые можно разделить на явные и неявные:

Явные функции:

Маркетинг.

Закупки.

Продажи.

Оказание услуг.

Бухгалтерский учет.

Неявные функции:

Анализ рынка.

Сегментация клиентов.

Обучение персонала.

Работа с потенциальными клиентами.

И многое другое.

Даже маленькая компания из пяти человек выполняет огромное количество функций, хотя они могут быть менее очевидными.

Что такое организующая схема?

Мы плавно переходим к пониманию, что представляет собой организующая схема . Сразу хочу обратить внимание на различие между организационной и организующей схемой.

Классическая организационная схема

То, что вы видите перед собой, – это классическая организационная схема. Она основана на теории управления и стандартных принципах иерархии. Такая схема показывает структуру подчинения: кто кому подчиняется. Например:

Директор.

Заместитель директора по производству.

Начальники цехов или отделов.

Подчиненные должности.

Однако такая схема не показывает каналы взаимодействия между сотрудниками. Это может привести к хаосу и путанице в работе, даже если формально определена иерархия.

Почему возникает хаос?

Хаос в компаниях часто возникает тогда, когда сотрудники не знают, как правильно взаимодействовать друг с другом. Например:

Начальник ремонтно-механического цеха обращается не туда, куда нужно.

Разные отделы "бегают" друг за другом, создавая лишнюю текучку.

Отсутствует четкое разделение обязанностей и полномочий.

Это происходит потому, что люди часто путают организационную схему (структуру подчинения) с организующей схемой (схемой взаимодействия).

Зачем нужна организующая схема?

Организующая схема – это фундамент систематизации бизнеса, который помогает выстроить порядок и эффективность в компании. Она решает множество задач, от устранения хаоса до создания прочной основы для роста, структурируя работу и объединяя сотрудников в команду. Вот почему она так важна и как помогает развивать бизнес:

Организующая схема как основа системы

Она выполняет следующие функции:

Подчинённость: показывает, кто кому подчиняется, создавая чёткую иерархию.

Функции: определяет, какие задачи выполняет каждая должность.

Обязанности: указывает, что конкретно должен делать каждый сотрудник.

Каналы коммуникации: описывает маршруты общения внутри компании.

Процесс создания ценности: показывает, как компания производит продукт или оказывает услугу.

Полномочия: определяет права и ответственность каждого сотрудника.

Таким образом, организующая схема структурирует бизнес, делая его более прозрачным и управляемым.

Практическая польза схемы

Снижение хаоса и бардака.

Схема устраняет беспорядок, определяя движение клиентов и процессов по организации. Сразу видно, где поток останавливается, возникают жалобы, теряется время и деньги. Без неё бизнес напоминает город без плана – хаотичное нагромождение процессов.

Снижение зависимости от персонала.

Когда все процессы описаны, работа компании меньше зависит от конкретных людей. Это упрощает адаптацию новых сотрудников и снижает риски, связанные с уходом ключевых специалистов.

Улучшение обучения и сокращение текучки.

Схема стандартизирует процесс обучения новичков, предоставляя им понятный план действий. Это сокращает количество ненужных встреч и обсуждений, а новые сотрудники сразу видят перспективы роста, что мотивирует их оставаться.

Повышение эффективности взаимодействий.

Бизнес переходит из состояния "курятника", где все бегают и шумят без результатов, в "муравейник", где каждый знает свою задачу и работает чётко. Схема сокращает беготню, предотвращает дублирование обязанностей и позволяет использовать время и ресурсы сотрудников максимально рационально.

Упрощение принятия решений.

Сразу ясно, кто за что отвечает, кто ставит задачи, принимает решения и несёт ответственность. Командные линии чётко выстроены: вниз идут приказы, вверх – отчёты. Когда структура работает, решения принимаются быстрее, а действия становятся эффективнее. Руководитель знает, кого похвалить за успех или отчитать за провал.

Мотивация сотрудников и объединение в команду.

Амбициозные специалисты видят план развития компании и возможности для своего роста. Каждый сотрудник понимает свои задачи, что укрепляет командный дух и предотвращает путаницу. Руководитель может выявить перспективных сотрудников и создать условия для их удержания.

Минимизация конфликтов.

Ваш бизнес превращается в город с продуманной инфраструктурой: главные улицы – это коммуникационные линии, здания – терминалы, где материалы, письма, деньги или идеи превращаются в продукт. Организующая схема – это план вашей "столицы", который показывает, как всё взаимодействует по правилам.

Закрытие пробелов.

На схеме видно, каких позиций не хватает в компании. Это позволяет вовремя создать новые рабочие места, устранить "белые пятна" в задачах и укрепить слабые звенья.

Фундамент для масштабирования и прибыли.

Схема помогает создать эффективный и прибыльный бизнес в любой нише, подготавливая надёжную основу для роста. Вы лучше понимаете, как функционирует ваш бизнес, и можете разделить должности по функциям, повышая общую эффективность.

Структура компании через отделения и отделы

Отделения. Семь главных функций бизнеса: кадры и коммуникации, работа с постоянными клиентами, бухгалтерия, производство, контроль качества, поиск новых клиентов, защита и новые идеи.

Отделы. Внутри каждого отделения – три отдела. Например, в производстве это могут быть снабжение, планирование и непосредственно производство.

Такое деление помогает структурировать задачи и сделать их выполнение более целенаправленным.

Как организующая схема помогает развивать бизнес?

Понимание работы бизнеса. Вы начинаете лучше видеть, как всё функционирует и где нужны улучшения.

Формирование фундамента. Создаётся надёжная основа для развития компании.

Рост эффективности. Чёткое разделение функций позволяет сотрудникам работать продуктивнее.

Личное развитие владельца. Схема освобождает время руководителя для стратегических задач, а не тушения "пожаров".

Удовлетворение от бизнеса. Это не просто порядок – это способ получать радость от работы, видя, как бизнес функционирует как отлаженный механизм.

Без организующей схемы построить успешный бизнес – всё равно что возводить город без проекта. С ней вы не только устраняете бардак, но и создаёте условия для стабильного роста, повышения эффективности и удовольствия от управления компанией.

Как разобраться в ключевых терминах организующей схемы?

Организующая схема (оргсхема) – это визуальное представление структуры компании, которое показывает, как организованы её подразделения, должности и процессы управления. Она помогает упорядочить бизнес, устранить хаос и сделать работу эффективнее. Но чтобы использовать оргсхему на полную, важно понимать её ключевые термины. Мы разберём их просто и по-человечески, чтобы вы могли легко ориентироваться в схемах и применять их на практике.

Основные понятия оргсхемы

Иерархия

Иерархия – это система уровней управления в организации. Она показывает, кто кому подчиняется и как распределяется власть. Например, наверху – генеральный директор, ниже – руководители отделов, а ещё ниже – исполнители. Иерархия задаёт вертикальную структуру и цепочку подчинения.

Подразделение

Подразделение – это отдельная часть компании, отвечающая за свою задачу или функцию, например, отдел продаж, маркетинга или бухгалтерии. В оргсхеме подразделения изображаются как блоки, связанные линиями с другими частями структуры.

Должность и роль

Должность – это конкретная позиция сотрудника, например, "менеджер по продажам". Роль – это набор обязанностей и функций, связанных с этой должностью, вроде подбора персонала или обработки заказов. В оргсхеме должности указаны внутри блоков, а понимание ролей помогает глубже интерпретировать схему.

Линии подчинения и коммуникационные линии

Линии подчинения – это связи между блоками, показывающие, кто кому отчитывается. Сплошные линии обозначают прямое подчинение, пунктирные – косвенное или временное сотрудничество.

Коммуникационные линии

Коммуникационные линии – это "дороги", по которым движутся отчёты, деньги, идеи и другие "частицы". Они обеспечивают взаимодействие внутри компании.

Терминал

Терминал – это не вокзал, а место, где обрабатываются и отправляются материалы. Представьте: на входе – сырье или заявка, на выходе – готовый продукт или решение. Каждый терминал в оргсхеме – это точка, где создаётся ценность.

Частица

Частица – это всё, что движется по коммуникационным линиям: письмо, идея, деньги или заказ. Сотрудники на своих "постах" обрабатывают частицы, превращая их в Ценный Конечный Продукт (ЦКП ) – итог работы, который приносит пользу компании или клиенту.

Пост

Каждый сотрудник "занимает пост" – зону ответственности, где он сам решает, как достичь результата.

Шляпа сотрудника

"Шляпа" – это набор инструкций и обязанностей, который помогает ему понять, как работать, взаимодействовать с коллегами и чего добиваться. Обучить сотрудника – значит, подготовить его к эффективному выполнению задач.

Функциональная структура

Это тип организации, где подразделения делятся по видам деятельности: маркетинг, финансы, производство. В оргсхеме это выглядит как вертикальные "столбцы", где каждое подразделение отвечает за свою специализацию.

Уровень управления

Уровень управления – это горизонтальный "слой" в иерархии: высший (топ-менеджеры), средний (руководители подразделений) и нижний (исполнители). Чем больше уровней, тем сложнее структура.

Процесс

Процесс – это последовательность действий для достижения цели, например, "обработка заказа" через отдел продаж и склад. Хотя процессы редко рисуют в оргсхеме, они связаны с работой подразделений и должностей.

Почему это важно?

Чёткое понимание терминов помогает не только читать оргсхему, но и анализировать её. Вы сможете выявлять сбои (например, где застревают "частицы"), находить ответственных за проблемы и предлагать улучшения. Оргсхема упрощает оперативное устранение неполадок и предотвращение их повторения, превращая хаос в порядок.

Как начать разбираться?

Возьмите схему вашей компании или пример из интернета. Найдите уровни управления, линии подчинения, ключевые должности и терминалы. Постепенно вы увидите логику построения и взаимосвязи. Понимание терминов открывает путь к глубокому анализу структуры организации, её сильных и слабых сторон, а также к созданию более эффективного бизнеса.

Ошибки, которые стоит избегать

1. Нет оргсхемы. Ну, работа без оргсхемы – это путь без чёткой карты.

2. Неполная схема. Вроде дорисовали трассу, а она ведёт в тупик.

3. Назначение «кого угодно». Типа «нужен начальник – пусть Петя будет».

4. Начальник = всемогущий. Руководитель должен сосредоточиться на стратегических задачах, избегая перегрузки обязанностями.

5. Объём работы не учитывается. Сотруднику поручили задачи, которые невозможно выполнить в рамках разумной нагрузки.

Как внедрить оргсхему и не зарыться в деталях?

– Маленький бизнес (3–10 человек): схема на три отдела схема – самое оно.

– Средний бизнес (11–50 человек): используйте семь отделений.

– Крупный бизнес: разрастайтесь до 21 отдела, но только если это оправдано.

Всё ещё сомневаетесь? Попробуйте сами! Скачайте шаблон оргсхемы по ссылке https://t.me/c/2226267707/127, чтобы ваш бизнес был не просто городом, а мегаполисом с идеальной логистикой.

6 способов описать функции на оргсхеме и как их правильно читать

Организационная схема (оргсхема) – это визуальный инструмент, который отображает структуру компании, подразделений или проекта, включая иерархию, роли и функции сотрудников. Однако сама по себе структура с блоками и линиями мало что значит без чёткого описания функций – именно они делают схему полезной и понятной. В этой статье мы разберём шесть способов описания функций на оргсхеме, а также дадим рекомендации, как их читать, чтобы извлечь максимум пользы.

Способы описания функций

Краткие должностные обязанности

Самый простой и популярный метод – указать основные задачи каждой роли прямо на схеме. Например, для "Менеджера по продажам" можно написать: "Поиск клиентов, заключение сделок, ведение отчётности". Это даёт ясное представление о зоне ответственности без лишних деталей. Подходит для небольших команд с чётко определёнными ролями.

Ключевые слова или теги

Для быстрого восприятия можно заменить полные описания ключевыми словами. Например, для "Руководителя отдела маркетинга": "Стратегия, реклама, аналитика". Этот способ экономит место, идеален для презентаций или ситуаций, когда контекст уже известен аудитории.

Уровни ответственности

В сложных структурах полезно указывать не только задачи, но и степень влияния. Например: "Принимает решения по бюджету" или "Контролирует выполнение задач". Такой подход разграничивает полномочия и помогает избежать путаницы в распределении ролей.

Цели и результаты

Функции можно описывать через ожидаемые итоги. Вместо "Управление проектами" – "Обеспечение сдачи проектов в срок и в рамках бюджета". Это ориентирует схему на конечный результат и особенно ценно для проектных команд.

Цветовое кодирование

Визуальный метод – выделение функций цветами. Например, синий – операционные задачи, зелёный – стратегические, красный – контроль и аудит. В сочетании с краткими метками это ускоряет восприятие и подчёркивает различия между типами функций.

Ссылки на документы

Для крупных организаций или сложных процессов можно указать основные функции на схеме, а детали вынести в отдельные документы, добавив ссылки (например, QR-коды или гиперссылки в цифровой версии). Это сохраняет чистоту схемы и предоставляет доступ к полной информации по необходимости.

Как правильно читать функции на оргсхеме?

Чтобы извлечь пользу из оргсхемы, важно не только описать функции, но и уметь их интерпретировать. Вот ключевые шаги:

Разберитесь в структуре

Оргсхема состоит из блоков (должности) и линий (связи). Вертикальные линии показывают подчинённость (руководитель – подчинённый), горизонтальные – равные уровни или взаимодействие. Функции обычно указаны внутри блоков и отражают задачи или зоны ответственности. Начните с общего понимания иерархии.

Определите уровень ответственности

Положение блока в структуре подсказывает характер функций. У высшего руководства (например, генеральный директор) – стратегические задачи: "Разработка общей стратегии". У среднего звена – управленческие: "Координация проектов". У исполнителей – операционные: "Обработка заказов". Обращайте внимание на уровень должности.

Анализируйте ключевые слова

Функции часто содержат слова-подсказки: "управление" и "координация" – контроль процессов, "разработка" – создание чего-либо, "обеспечение" – практическая реализация. Выделяйте эти слова, чтобы понять суть роли.

Учитывайте связи

Функции связаны через иерархию и взаимодействие. Если у руководителя указано "контроль выполнения плана", у подчинённых будут задачи вроде "выполнение плана продаж". Сравнивайте функции связанных ролей, чтобы увидеть распределение задач.

Проверяйте дополнительные материалы

Если функции сформулированы кратко (например, "обеспечение работы отдела"), уточняйте их в должностных инструкциях или регламентах. Это помогает избежать недопонимания.

Применяйте практически

Задавайте вопросы: какие ресурсы нужны для этой функции? С кем взаимодействовать? Какой результат ожидается? Например, "анализ рынка" требует данных, контакта с маркетингом и отчёта для руководства. Такой подход переводит чтение в действие.

Пример для ясности

Генеральный директор: "Стратегическое планирование, контроль процессов".