скачать книгу бесплатно
Процессная модель управления – это модель, при которой управление компанией осуществляется процессами. Как обычно, в компании существует вертикальная структура подчиненности, но основное управление осуществляется процессами.
Бизнес-процесс – это совокупность мероприятий и работ, направленных на создание качественного продукта для внешнего или внутреннего заказчика. Бизнес-процесс имеет входы и выходы, необходимые ресурсы, исполнителей и ответственного за результаты бизнес-процесса. Бизнес-процесс описывается регламентами и имеет графическое отображение в виде алгоритма.
Как пример, в отделе логистики могут быть следующие бизнес-процессы:
Закупка сырья;
Доставка готовой продукции клиенту;
Отгрузка товара на экспорт;
Прием сырья на склады компании.
Бизнес – процесс может состоять из подпроцессов или процедур. Например: бизнес-процесс доставка готовой продукции клиенту может состоять из процедуры поиска необходимого транспорта и процедуры загрузки товара в автомобиль перевозчика. А бизнес-процесс закупка сырья может состоять из процедуры определения необходимого сырья, на основе планов производства и анализа складских остатков, и на процедуре проведения тендерных торгов для выбора поставщика. Пример бизнес-процесс приведен ниже.
Регламент процесса доставки товара клиентам по территории Украины
Участники процесса:
Менеджер по транспортной логистике – сотрудник отдела логистики, ответственный за качественную и своевременную доставку товара клиентам компании.
Территориальный менеджер – сотрудник компании, который отвечает за регион, в котором компания продает свою продукцию.
Заведующий складом – сотрудник компании, который отвечает за сохранное, безопасное и рациональное размещение готовой продукции на складе компании.
Менеджер по сбыту – сотрудник компании, который отвечает за прием заявок от территориальных менеджеров, отслеживание наличия складских остатков, формирование документа «Заказ покупателя» в учетной базе 1С.
Основные термины и понятия:
«Заказ покупателя» – документ в программе 1С, в котором сформирован заказ клиента. Этот документ формирует менеджер по сбыту на основе заявок территориальных менеджеров.
Заявка внешняя – заявка менеджера по логистике транспортным, экспедиторским или транспортно-экспедиторским компаниям на постановку транспорта для доставки товара клиенту.
Перевозчик – транспортная, экспедиторская или транспортно-экспедиторская компания.
Транспортная компания – компания, у которой имеется свой транспорт для перевозок грузов в междугороднем сообщении.
Экспедиторская компания – компания, не имеющая своего транспорта для перевозок грузов по Украине, и которая работает с привлечением автомобилей транспортных компаний.
Транспортно-экспедиторская компания – компания, которая имеет свой транспорт для перевозок грузов по Украине и также оказывает экспедиторские услуги.
1С – оперативная база, в которой ведется учет заказов покупателей, рейсов транспортных средств и взаиморасчетов с перевозчиками.
ТТН – товарно-транспортная накладная.
ОЛ – отдел логистики компании.
ТС – транспортное средство.
Требования к результату:
Своевременная, качественная доставка товара клиенту с наименьшими транспортными издержками.
Требования к процессу:
Исполнители не имеют права приступать к выполнению работ без ознакомления и соблюдения регламента. В своей работе исполнители должны строго соблюдать регламент процесса доставки товара клиентам по территории Украины.
Перечень и последовательность действий:
1) Получение заявок от клиентов
Территориальные менеджеры получают заказы от клиентов, и отправляют заявки менеджеру по сбыту по электронной почте. Заказ поступает в обработку при отсутствии просроченной дебиторской задолженности. Время подачи заказа до 16—00 при отгрузке на следующий день, после 16—00 при отгрузке через день. В бланке заказа прописывается контрагент, дата заказа и дата погрузки – выгрузки, в примечаниях все пожелания: акция, презентация, способ оплаты.
При поставке товара на условиях самовывоза, время прибытия машины на загрузку согласовывается с менеджером по логистике до 16—00 при отгрузке на следующий день или автомобиль грузится в ближайшее «окно» графика погрузки. Для этого менеджер по продажам отправляет на вайбер или электронную почту, следующую информацию:
– название клиента;
– марку и номер машины;
– ФИО водителя;
– контактный телефон водителя;
– тоннаж по заказу, чтобы определить время, необходимое для погрузки машины.
Менеджер по логистике отвечает за план – факт погрузки машины. Допускается ожидание отгрузки машиной клиента не более 30 минут. Если машина клиента по каким-то причинам опоздала на ранее согласованное время, то она отгружается в ближайшее «окно» графика погрузки.
График погрузки (с наемными машинами и машинами самовывоза) менеджер по логистике должен отправить письмом заведующему сладу готовой продукции, директору по продажам и начальнику отдела логистики.
2) Формирование документа Заказ покупателя в программе 1С
Менеджер по сбыту проверяет наличие складских остатков товара и формирует документ «Заказ покупателя» в программе 1С. «Заказ покупателя» должен быть сформирован в 1С до 17 часов. Если части товара нет на складе готовой продукции, то менеджер по сбыту должен проинформировать об отсутствующем ассортименте и согласованном графике отгрузки машин начальника производства, который в свою очередь должен обеспечить производство необходимой продукции и дать указание операторам участка упаковки об очередности упаковки готовой продукции.
Товар доставляется клиенту при условии, что тоннаж на одну точку выгрузки составляет не менее одной тонны.
3) Поиск транспорта для доставки товара
После 17—00 менеджер по логистике просматривает список документов «Заказ покупателя» или «Реализация товаров и услуг» и для тех клиентов, которым необходима доставка заказывает транспорт. Товар должен быть отгружен со склада клиенту в течение 24 часов и доставлен клиенту в течение 48 часов (на Западную Украину в течение 72 часов) после отгрузки товара со склада. Менеджер по логистике оформляет и отправляет заявку перевозчику не позднее, чем за четыре часа до планируемого времени отгрузки. Заявка должна быть предоставлена в письменном виде по электронной почте.
Заявка на перевозку содержит следующие данные:
– Время, дата, адрес подачи транспортного средства (пункт загрузки груза);
– Маршрут и условия перевозки груза;
– Характеристика груза;
– Требуемый тип транспортного средства (объем);
– Дата, время, пункт выгрузки груза;
– Контактный телефон и ФИО сотрудника компании, ответственного за отгрузку;
– Дополнительные требования к транспортному средству (наличие ремней, санитарных документов и прочее).
Перевозчик вносит в заявку следующие данные:
– Марка, государственный номер транспортного средства;
– ФИО, серия и номер водительского удостоверения водителя;
– Контактный телефон водителя;
– Ставит подпись и печать и высылает подписанную заявку менеджеру по логистике.
Любые изменения, вносимые в Заявку на перевозку груза, должны быть своевременно согласованы сторонами. Допускается в экстренных случаях подавать заявку по телефону, с обязательным ее подтверждением в письменном виде, как только появится такая возможность.
4) Очередность предоставления заявок перевозчикам
Как только менеджер по логистике увидел оформленный «Заказ покупателя» в программе 1С, просчитал тоннаж и объем перевозимого товара, он должен предоставить заявку на перевозку транспортным, транспортно – экспедиторским и экспедиторским компаниям, с которыми заключены договора. Менеджер по логистике должен знать и понимать, что стратегией компании является работа с перевозчиками без привлечения посредников – экспедиторских компаний. При перевозках должны оформляться договора и заявки на перевозку, оплата за перевозки должна оформляться по безналичной форме оплаты. При этом транспортные расходы не должны превышать четыре процента от стоимости перевозимого товара.
5) Проверка транспортной компании
Проверка транспортной компании осуществляется по следующему алгоритму:
1. Поиск информации в ЄДР (у Єдиному державному реестрi юридичних осiб та фiзичних осiб-
пiдприемцiв). Позволяет получить базовую информацию о предприятиях Украины. Можно узнать действующее предприятие или уже закрыто и получить информацию о контактных телефонах. https://usr.minjust.gov.ua/ua/freesearch
2. Поиск информации на транспортных сайтах. Позволяет узнать рейтинг надежности перевозчика. Есть ли на него отрицательные отзывы. Узнать контактную информацию. По положительным или отрицательным отзывам навести справки о перевозчике.
3. Проверить номер контактного телефона. Ввести номер телефона в правом верхнем углу сайта https://lardi-trans.com/ (https://lardi-trans.com/). Если номер принадлежит реальному перевозчику, то сразу отобразится его страничка на этом сайте и вся информация о нем. Можно номер телефона проверить и по google.com.ua, возможно мошенник уже в какой-то схеме использовал этот номер и его разыскивают.
4. Получить у перевозчика контактные телефоны нескольких предприятий, с которыми он постоянно работает, и которые могут его порекомендовать. Полученную информацию так же необходимо перепроверить.
5. Самый действенный способ – это на загрузке проверить телефон водителя, взять у него контактный телефон собственника автомобиля (Перевозчика). Проверить этот номер с тем, что указан в Заявке. Если номера не совпадают – обязательно связаться с Перевозчиком и прояснить ситуацию. Обязательно проинструктировать и Перевозчика и водителя, что если кто-то захочет поменять место выгрузки – об этом нужно немедленно проинформировать Заказчика (менеджера по транспортной логистике).
6. Необходимо работать только с надежными, проверенными перевозчиками. Если надежный Перевозчик, дает цену на пятьдесят долларов дороже, чем, какая-то попутная машина, которую нет возможности проверить, то необходимо нанять проверенного Перевозчика, с кем уже работали. Экономия в пятьдесят долларов не стоит возможных рисков утери дорогого груза.
7. На перевозку оформляется договор и заявка с мокрыми печатями.
6) Регистрационные документы перевозчика
Одновременно с оформлением Договора на перевозку и Заявки на перевозку менеджер по логистике получает от перевозчика все необходимые документы из списка ниже. И передает их бухгалтеру предприятия.
6.1. При заключении договоров на перевозку необходимо предоставить следующие документы, заверенные печатью предприятия:
6.1.1. Для юридических лиц:
– Копия свидетельства о государственной регистрации (перерегистрации) субъекта предпринимательской деятельности – юридического лица;
– Справка органа статистики;
– Заверенная копия документа о полномочиях лица, подписывающего договор;
– Копия свидетельства плательщика НДС (для плательщиков НДС);
– Вытяг.
6.1.2. Для субъектов предпринимательской деятельности – физических лиц:
– Копия свидетельства о государственной регистрации (перерегистрации) субъекта предпринимательской деятельности – физического лица;
– Копия справки налоговой инспекции о присвоении идентификационного номера;
– Копия свидетельства плательщика НДС (для плательщика НДС);
– Копия свидетельства плательщика единого налога (для плательщика единого налога).
6.2. Если перевозчик не предоставил необходимые документы, то работать с ним не разрешается. Менеджер по логистике должен в обязательном порядке предоставлять оригиналы договоров, заявок и документы из списков 6.1.1. и 6.1.2. в бухгалтерию предприятия. За постановку на отгрузку машины Перевозчика, с которым не заключен договор на перевозку товара, менеджер по логистике несет административную ответственность, и отвечает за все возможные убытки предприятия, которые произошли в результате не правильно оформленных документов.
7) Погрузка транспортного средства (ТС)
Перед погрузкой автомобиля водитель подходит к менеджеру по складской логистике и получает комплект документов на перевозку груза: ТТН и расходные накладные.
Заведующий складом и менеджер по логистике перед погрузкой ТС должен убедиться, что ТС, чистое, без посторонних резких запахов, тент или металлическая будка не протекают. Если ТС не соответствует требованиям под перевозку продуктов питания, то от него необходимо отказаться. По требованию перевозчика необходимо составить акт о несоответствии транспортного средства, в котором обосновать причину отказа. Такой акт подписывают: менеджер по логистике, заведующий складом и водитель. Акт составляется в двух экземплярах. Один отдается водителю, второй экземпляр остается у менеджера по логистике.
Если ТС подходит для перевозки, то товар отгружается и размещается в кузове автомобиля так, чтобы не допустить его смещения и повреждения в процессе транспортировки. Как правило, товар упирается, в торцевую стенку автомобиля. За правильное размещение товара в кузове ТС отвечает заведующий складом, который руководит погрузо-разгрузочными работами и отвечает за качественную погрузку.
Очень важно: менеджер по логистике обязан проинструктировать водителя о следующих моментах:
– если перевозчик будет в дальнейшем догружаться, то он должен обязательно соблюдать принцип товарного соседства и не грузить грязные товары, с резкими запахами, бытовую химию и так далее;
– если перевозчик везет товар более чем одному клиенту, то после выгрузки первого клиента, необходимо делать так называемую «ступеньку», размещать в машине груз следующего клиента каскадами, так как в противном случае возможно падение всей стены ящиков, что ведет к повреждению значительного количества груза и большим финансовым потерям;
– если перевозчик нарушит одно из этих правил, то он попадет в черный список и работать с ним не разрешается.
При погрузке транспортного средства заведующий складом и менеджер по логистике должны контролировать, чтобы ящики больших размеров грузились не выше десяти рядов вверх, а маленькие не выше пятнадцати. Если есть необходимость грузить товар выше десяти рядов для больших ящиков или пятнадцати для маленьких, то этот вопрос надо согласовать с начальником отдела логистики. Без его разрешения такая погрузка запрещается.
8) Контроль доставки товара
Менеджер по логистике обязан контролировать движение транспорта с момента прибытия на погрузку и до выгрузки товара у клиента. В течение двух часов после отгрузки ТС менеджер по логистике отправляет в общую группу программы Вайбер следующую информацию:
1. Марка, государственный номер транспортного средства;
2. ФИО водителя;
3. Контактный телефон водителя.
