скачать книгу бесплатно
Графа 15 «Условия оплаты» – указываются условия поставки товара по ИНКОТЕРМС 2020 согласованные в договоре поставки между продавцом и покупателем.
Графа 16 «Перевозчик» – указываются полные реквизиты транспортной компании. Обычно транспортная компания в этой графе ставит квадратный штамп, с указанием названия своей компании и юридического адреса.
Графа 17 «Последующий перевозчик» – заполняется в случае, если перевозка осуществляется с перегрузом товара с одного транспортного средства на другое. Обычно указываются реквизиты экспедитора, который контролирует данную перевозку.
Графа 18 «Оговорки и замечания перевозчика» – могут быть указаны любые замечания или уточнения перевозчика относительно груза (качество упаковки, температурный режим и другое).
Графа 22 «Прибытие под погрузку» – указываются точное время и дата прибытия транспортного средства под погрузку.
Графа 24 «Прибытие под разгрузку» – указываются точное время и дата прибытия транспортного средства под разгрузку. В этой графе грузополучатель своей подписью и печатью подтверждает факт получения груза. Если при выгрузке была обнаружена недостача или бой груза, то составляется акт и об этом делается запись в графе 24.
Графа 25 – указываются марки и номера автомобиля и прицепа.
ТIR carnet (книжка МДП)
ТIR carnet (книжка МДП) – это документ, который дает право перевозить грузы через таможни государств по упрощенной системе контроля. На Украине книжки МДП выдает АСМАП (Ассоциация Международных Автомобильных Перевозчиков), которая в свою очередь является членом МСАТ (Международного Союза Автомобильного Транспорта). Эта ассоциация выдает книжки МДП и следит за их учетом и оборотом. Книжки МДП состоят из шести или четырнадцати листов. Каждая транзитная таможня оставляет у себя по два листа из книжки МДП, поэтому перевозчик берет в АСМАП книжку МДП с тем количеством листов, в зависимости от количества стран, которых он будет пересекать. Книжка МДП максимально уменьшает административные и финансовые затраты, одновременно предоставляя национальным таможням международную гарантию уплаты таможенных сборов. Если что-то случится с грузом в процессе перевозки, то МСАТ гарантированно выплатит таможенным органам страховой платеж в шестьдесят тысяч евро. В некоторых странах согласованный размер страхового платежа составляет сто тысяч евро. Важно понимать, что страховой платеж выплачивается не перевозчику, а национальным таможенным органам странам участникам конвенции МДП. Каждая книжка МДП имеет уникальный номер, который состоит из двух букв латинского алфавита и семи цифр. Срок действия каждой книжки МДП ограничен. Дата окончания действия указывается штампом на обложке блокнота. Под сроком действия понимается последняя дата, когда можно открыть ТИР и начать перевозку по процедуре МДП. Грузы, перевозимые с оформлением книжки МДП, освобождаются от таможенного контроля на всех этапах перевозки, за исключением случаев, когда у сотрудников таможни есть обоснованные подозрения к грузу. При перевозке с оформлением книжки МДП транспортное средство обязательно пломбируется таможенной пломбой. Сотрудники таможни при въезде в таможенную зону проверяют правильность оформления TIR carnet и состояние пломб. Каждая отдельная книжка МДП может быть использована только для одной перевозки МДП. По завершению перевозки книжка МДП возвращается водителю, заверенная надлежащим образом таможенными органами назначения. Таможенные органы должны немедленно подтвердить в электронном виде прекращение перевозки МДП через SAFE TIR. Книжка МДП возвращается в АСМАП, а затем передается в МСАТ для окончательного контроля и архивирования.
Коносамент (Bill of Lading)
Коносамент (Bill of Lading) – документ, который выдается судовладельцем грузоотправителю и служит подтверждением принятия груза к перевозке. Он выполняет три функции:
– свидетельствует о заключении договора морской перевозки;
– подтверждает получение груза судовладельцем;
– является документом сопровождающим товар, на основании которого владелец груза может его получить в порту назначения.
Коносамент – это ценная бумага, которая выражает право собственности на указанный в ней товар. В коносаменте указывается следующая информация:
1. Наименование судоходной компании.
2. Номер коносамента.
3. Наименование грузоотправителя.
4. Наименование грузополучателя.
5. Адрес, имя экспедитора в порту назначения, который должен организовать приемку доставленного груза.
6. Наименование судна.
7. Наименование порта погрузки.
8. Наименование порта выгрузки.
9. Порт, где оплачивается фрахт. Перевозка может быть оплачена как в порту отправления, так и в порту назначения.
10. Коносаменты издаются несколькими экземплярами, в зависимости от требований грузополучателя. Например, при отправке груза из Китая на Украину для проведения таможенных процедур грузополучателю требуется три оригинала коносамента и три его копии.
11. Дата, имя и подпись экспедитора или подпись лица, уполномоченного подписать от его имени.
12. Условие перевозки.
Коносамент может быть трех видов:
1. Ордерный – коносамент, в котором грузовладелец может быть назначен приказом грузоотправителя или грузополучателя, о чем делается соответствующая запись на бланке коносамента.
2. Коносамент на предъявителя – любое лицо, предъявившее данный коносамент в порту выгрузки может получить этот груз.
3. Именной – по этому коносаменту груз в порту назначения может получить компания, указанная в самом коносаменте или уполномоченный ее экспедитор, который должен предъявить вместе с коносаментом соответствующим образом оформленную доверенность.
1.6. Внутренние документы компании, регламентирующие работу отдела логистики
1. Утвержденная структура отдела логистики. Пример структуры отдела логистики приведен на рисунке ниже.
2. Список утвержденных и согласованных должностных инструкций на каждую должность
– директор по логистике;
– заведующий складом сырья;
– заведующий складом готовой продукции;
– менеджер по транспортной логистике;
– начальник отдела снабжения;
– таможенный декларант;
– грузчик;
– водитель грузового транспорта;
– начальник отдела снабжения;
– менеджер по снабжению.
3. Согласованное с другими подразделениями и собственниками компании положение об отделе логистики;
4. Инструкции по технике безопасности для заведующих складом, грузчиков и водителей автомобилей;
5. Утвержденные и согласованные регламенты:
– регламент доставки готовой продукции клиентам компании;
– регламент учета продукции на складе готовой продукции;
– регламент учета на складе сырья;
– регламент таможенного оформления продукции компании при экспортных поставках;
– регламент закупки сырья для производственных нужд компании.
6. Утвержденная мотивация для всех должностей отдела логистики
Важно: образцы всех вышеперечисленных документов есть в свободном доступе в интернете, но их нужно вдумчиво доработать под специфику работы своей компании. Обязательно с этими документами необходимо ознакомить исполнителей под подпись. Периодически, раз в квартал или раз в полгода эти документы необходимо актуализировать под изменившиеся нужды компании. На современных предприятия эти документы хранятся в электронном формате, и каждый новый сотрудник получает к ним доступ, согласно списка документов, утвержденных для его должности.
1.7. Функции транспортной логистики
Менеджеры по транспортной логистике компаний отвечают за перемещение всех грузов: как за входящее сырье и материалы, так и за доставку готовой продукции клиентам. У многих компаний расходы по этим операциям значительны, поэтому менеджеры по транспортной логистике участвуют в принятии как тактических, так и стратегических решений компании.
1. Выбор вида транспорта. Морской контейнер из порта на расстояние семьсот километров можно доставить автомобильным транспортом за сутки или на железнодорожной платформе за пять – семь дней. Двадцать тонн груза из Англии в Украину автомобильным транспортом можно доставить за пять дней, а морским контейнером за тридцать. Менеджеры по транспортной логистике постоянно просчитывают варианты доставки грузов, учитывая два важных фактора: стоимость доставки и как срочно нужен груз. Если срочности в доставке нет, то выбирается более дешевый вариант перевозки.
2. Выбор перевозчика. Очень важная функция, так как выбор перевозчика влияет на качество доставки товаров, а от этого зависит дальнейшее сотрудничество с клиентом. Перевозчик часто выступает представителем компании поставщика, поэтому выбор перевозчика, как постоянного партнера, чрезвычайно важен. Кроме того, перевозчику для доставки покупателю передается товар на большие суммы. А в настоящее время участились случаи мошенничества и кражи грузов. Для определения оптимальной цены на перевозку выбор перевозчика может происходить путем тендерных торгов. Необходимо постоянно вести селекцию транспортных компаний, отбирать лучших и отказываться от работы с теми, кто не соблюдает взятые на себя обязательства.
3. Выбор схемы поставки (прямая схема или через транзитные склады). Небольшие партии грузов от поставщиков можно собирать сборной машиной и доставлять к себе на склады, а можно организовать транзитный склад, куда поставщики будут свозить свои груза и по мере накопления товара по весу и объему на 20-титонный грузовик, ставить машину для доставки товара с транзитного склада. Также при доставке товара с Харькова в Киев двадцати клиентам, можно выбрать два варианта доставки. В первом варианте 20-тонный грузовик развозит товар по Киеву, что может занять до пяти дней, а во втором варианте можно груз из 20-тонного автомобиля перегрузить на складе кросс-докинга на три – четыре автомобиля меньшей грузоподъемности и доставить товар всем клиентам за четыре часа.
4. Выбор правильного времени поставки. В настоящее время развивается доставка JIT (just in time – точно в срок), когда товар доставляется клиенту в точно согласованные сроки, вплоть до минуты. Сейчас многие торговые компании работают над оптимизацией складских запасов, чтобы снизить «заморожены» в складских остатках денежные ресурсы. Поэтому соблюдение сроков поставок становиться жизненно важным фактором для бизнеса. С поставщиком, которые не соблюдает сроки поставок, просто перестают работать.
5. Оформление договора и заявок на перевозку.
При организации доставки необходимо правильно подписать договор и заявку на перевозку. В этих документах необходимо прописать важные положения, такие как: гарантия за сохранность груза, штрафные санкции за опоздание на погрузку на склад или на выгрузку к клиенту, пеню за несвоевременную оплату и так далее. Оформление договора и заявки на перевозку чрезвычайно важный этап. При возникновении спорных моментов между заказчиком и перевозчиком, когда стороны не находят взаимовыгодное решение путем переговоров, то тогда в суде, в первую очередь, потребуют оригиналы подписанных договора и заявки на перевозку.
6. Оформление комплекта документов.
– ТТН (СМР, коносамент);
– упаковочный лист;
– комплект сертификатов;
– счет;
– акты выполненных работ.
7. Учет продукции на транзитном складе. Контролировать поступление товара на транзитный склад нужно по двум информационным каналам. Получение информации от поставщика: какой товар, и в каком объеме он отправил на транзитный склад, и получать информацию со склада, что и в каком объеме они приняли.
8. Организация движения грузопотока и взаимодействия между участниками. Менеджеры по транспортной логистике выбирают условие поставки, согласно ИНКОТРМС 2020, и контролируют движение груза на всем пути следования от грузоотправителя до грузополучателя. Например, при организации поставки товара морским контейнером из Китая в Украину на условиях FOB, менеджер по транспортной логистике контролирует следующие этапы:
– доставка контейнера в порт;
– погрузка контейнера на судно;
– морская перевозка – соблюдение сроков поставки;
– получение от отправителя полного комплекта документов: три экземпляра коносамента, три копии коносамента, по три экземпляра инвойса и упаковочных листов, сертификат происхождения;
– выбрать экспедиционную компанию, которая оформит контейнер в порту;
– передать ей комплект документов и доверенность на получение груза;
– организовать доставку контейнера с порта морским или железнодорожным транспортом;
– организовать выгрузку контейнера и приемку товара по количеству и качеству.
9. Контроль движения товаров в пути. На всех этапах перевозки информировать заказчика о движении транспортных средств и о соблюдении сроков перевозки.
10. Организовать расчеты за доставку товара, работа с претензиями. После доставки груза менеджер по транспортной логистике должен проконтролировать получение от перевозчика: счета, актов выполненных работ и товарно-транспортных накладных с подписью и печатью грузополучателя о принятом грузе. Проверить правильность оформления этих документов и передать их в бухгалтерию для оплаты перевозчику за выполненную работу.
Если часть груза повредилась в пути и транспортная компания отказывается возместить ущерб, то менеджер по транспортной логистике собирает следующий комплект документов:
– договор и заявку на перевозку;
– товарно-транспортную накладную с подписью водителя о получении груза;
– акт о повреждении груза.
После чего передает эти документы в юридический отдел своей компании для оформления претензии к перевозчику.
11. Анализ плана/факта доставки грузов. Необходимо вести учет отклонений и выявлять причины этих отклонений от запланированного времени доставки. Устранение причин в нарушение сроков доставки позволит повысить качество предоставляемого сервиса грузополучателям.
12. Определение наиболее рационального маршрута перевозки. Для решения этого вопроса менеджеры по транспортной логистике в своей работе применяют различные программные продукты: карты Google, ТМ-карту, системы TMS. Но бывают случаи, когда надо оперативно перестроиться. Например, как-то в Одесском порту таможня стала задерживать оформление контейнеров на тридцать дней и более. Это было связано с переделом рынка перевозок морских контейнеров. При поставках грузов из Китая в Харьков Одесский порт является наиболее оптимальным для получения контейнеров на этом маршруте. Но задержка контейнеров в порту и увеличение сроков доставки почти в два раза были неприемлемы для компании грузополучателя. Тогда менеджеры по транспортной логистике разработали следующий маршрут: контейнера из Китая приходили в Румынский порт Констанца (Port of Constanta), там груз из контейнера перегружался в обычный автомобиль и доставлялся в Украину.
13. Упаковка товаров, выбор оптимальной тары. Менеджеры по транспортной логистике участвуют в принятии решений какой должна быть транспортная тара для продуктов компании, какой грузовая единица и маркировка товара. Их мнение учитывают при решении вопроса какой прочности должны быть картонные ящики, чтобы безопасно доставить товар.
Какая грузовая единица? Если это картонный ящик, то продукция размещается в виде штабеля в кузове автомобиля, то есть картонные ящики укладываются один на один. Или же грузовой единицей может быть деревянный поддон размерам 1200*800 мм, на котором уложены картонные ящики.
Маркировка должна легко читаться и быть простой для понимания: хрупкий груз, где верх, можно ли переворачивать. Это важные вопросы, которые обеспечивают сохранную и безопасную доставку товаров компании.
14. Управление своим транспортным парком. Если у компании есть свой парк автомобилей, то диспетчер, менеджер по транспортной логистике, заведующий гаражом отвечают за технико-экономические показатели работы этого подразделения:
– составление графиков выпуска автомобилей на линию;
– минимизация простоя под погрузкой-выгрузкой;
– поддержание автомобилей в технически исправном состоянии;
– проведение плановых и внеплановых ремонтов;
– составление графиков работы водителей;
– при необходимости поиск работы для своего парка от внешних заказчиков, поиск загрузок на обратные рейсы.
15. Мониторинг развития и тенденций транспортного рынка. Необходимо отслеживать цену топлива и как меняется ситуация на транспортном рынке. Например, цена топлива стала уменьшаться и при международных перевозках закончились разрешения на пересечение границы для коммерческого транспорта в несколько Европейских стран, то есть предложения со стороны перевозчиков внутри страны стало больше. Знание этих факторов позволит в переговорах с перевозчиками добиться лучшей цены. Хороший менеджер по транспортной логистике постоянно отслеживает развитие транспортной отрасли и рынка перевозок. Это позволяет выработать правильные стратегические решения развития своего предприятия.
16. Бюджетирование – планирование транспортных издержек на месяц, квартал год. На основании планов продаж и производства менеджер по транспортной логистике должен уметь посчитать издержки для доставки грузов своей компании. Такое планирование необходимо для определения долгосрочных планов ее развития.
1.8. Процессная модель управления в транспортной логистике
