скачать книгу бесплатно
После сбора всей необходимой информации мы начинаем анализировать рынок труда, интернет-ресурсы, ВУЗы, которые выпускают требуемых специалистов, ситуацию с безработицей в том или ином регионе. Исходя из этих данных, мы составляем примерную воронку подбору персонала. Если в компании имеется автоматизированная система подбора, то составить воронку не представится сложным.
В моей практике предварительный расчет воронки рекрутинга был следующий:
Из данной воронки хорошо видно, что я сделала большой упор на то, чтобы как можно больше отработать имеющихся на рынке кандидатов. В своей первоначальной воронке я, честно говоря, немного перестраховывалась, так как входных данных не было. В связи с этим у меня начало воронки было очень большим. В дальнейшем при работе в компании воронка у меня изменилась.
К воронке подбора персонала необходимо относится с осторожностью и без пренебрежения, так как если вы в своей работе не будете использовать воронку подбора, то никогда не сможете точно рассчитать какое количество сотрудников отдела подбора персонала вам необходимо иметь, чтобы закрывать потребность компании в персонале. А неправильно рассчитанная воронка, наоборот, может сказать на том, что вам не будет хватать в нужном количестве специалистов отдела персонала.
Давайте рассмотрим для чего необходима воронка подбора персонала, какие данные необходимо отслеживать и как эффективно анализировать данную информацию, чтобы добиваться нужного для нас результата.
Итак, почему важна для нас воронка подбора персонала:
1. Время: скорость принятия решений – скорость сбора и отработки информации – скорость уведомлений и получения обратной связи;
2. Деньги: выявление и сокращение затрат и потерь – отказ от нерентабельных ресурсов – повышения прибыли;
3. Качество: конкуренция в отрасли – бренд, узнаваемость, лояльность.
Как к воронке подбора относится рекрутер? Примерно так:
Как к воронке подбора относится руководитель объекта? Примерно так:
Слышали эти слова, когда начинали разговор о воронке? Я очень часто их слышу, даже иногда от директоров по персоналу. А для меня это отличный рабочий инструмент, благодаря которому я могу за короткий срок добиваться необходимого для компании результата. Если мои руководители не хотят отслеживать воронку подбора персонала, я ее все равно отслеживаю и анализирую и постепенно (на конкретных примерах) приучаю и показываю, почему данный инструмент в массовом подборе очень важен.
Почему рекрутеру важно соблюдать воронку подбора персонала – важен правильно простроенный процесс и соблюдение сроков подбора персонала, в это наше Время.
Почему руководителю объекта важна воронка подбора персонала – важно качество и отсутствие текучести персонала (качество) и сокращение затрат (деньги).
Давайте рассмотрим важные этапы в воронке рекрутинга, и какую информацию дополнительно они показывают:
1. Среднее эфирное время рекрутера – правильность работы менеджера по подбору по телефону;
2. Количество отработанных резюме – емкость рынка труда;
3. Количество звонков (исходящие и входящие) – покрытие рынка;
4. Количество приглашенных соискателей на собеседование – условия труда;
5. Количество дошедших на собеседование – скрипты телефонных собеседований;
6. Количество отобранных соискателей на собеседование – ошибки предыдущих этапов;
7. Количество соискателей, прошедших стажировку – правильность составления профиля должности;
8. Количество соискателей вышедших на обучение – ошибки проведения собеседования;
9. Количество соискателей успешно сдавших аттестацию после обучения – правильность проведения обучения;
10. Количество оформленных сотрудников – правильность проведения первоначальной адаптации;
11. Количество сотрудников прошедших испытательный срок – текучесть персонала, стоимость привлечения одного сотрудника.
Зачем нам эти этапы? Это важный инструмент в процессах массового подбора:
1. Это анализ источников подбора персонала;
2. Это анализ работы рекрутера;
3. Это анализ работы руководителя;
4. Это анализ текучести персонала.
Воронка подбора персонала будет включать одиннадцать основных показателей, но обращать в первую очередь я как руководитель буду на следующие показатели:
1. Среднее эфирное время;
2. Количество звонков;
3. Количество приглашенных соискателей на собеседование;
4. Количество дошедших соискателей на собеседование;
5. Количество оформленных сотрудников.
На что обращаю внимание в последнюю очередь – это количество просмотренных резюме.
Где берем и где ведем данные для воронки подбора персонала:
1. Автоматизированная программа по подбору персонала;
2. MS Excel;
3. Анкеты;
4. Через обратную связь на каждом этапе.
Воронку подбору персонала можно анализировать тремя способами:
1. Количественный анализ.
Рисунок 1
Рисунок 2
Как пример, показана воронка 1 дня. Каждый специалист по подбору персонала в конце рабочего дня заносит результаты своей работы в таблицу MS Excel (см. 1 рисунок). Либо вы выгружаете эти данные из автоматизированной системы (см. рисунок 2). «Минус» данного анализа, то, что он трудоемкий.
2. Конверсионный анализ.
Согласно данному способу анализа воронки я могу видеть, на каком этапе воронки подбора у специалиста плохие результаты, и его работу необходимо корректировать. Этот способ мне нравится, так как я могу оценить именно конверсию, а не просто цифры, которые быстро забываются.
3. Метод «светофора». Данный способ необходимо комбинировать с двумя вышеуказанными способами.
В данной таблице вы видите, что используются три цвета, как в светофоре. Обозначают они следующее:
– «красный» – ВНИМАНИЕ! Показатели не выполняются.
– «желтый» – показатели выполняются, но не на 100%.
– «зеленый» – показатели выполняются на 100% и выше.
Этим способом советую пользоваться и вам, так как система сама будет цветовым индикаторами подсказывать, на какие параметры в работе определенного сотрудника необходимо обратить внимание. Особенно если у вас филиальная сеть, и ваши сотрудники находятся в разных городах и с разными часовыми поясами, данный способ поможет вам отслеживать работу ваших сотрудников.
Теперь давайте на примерах разберем, как работать с метриками воронки подбора персонала, и какую информацию они несут для компании.
Эфирное время либо низкое, либо высокое (1 этап воронки).
Эфирное время – это время, которое потратил менеджер по подбору на телефонное интервью с кандидатами.
Если данный показатель не выполняется, то все остальные показатели воронки выполняться не будут. Соответственно необходимо разобраться в принципах невыполнения:
1. Обратите внимание на количество наборов телефонных номеров. Скорее всего менеджер просто не делает исходящие звонки по холодной базе, а работает только с входящим потоком.
2. Обратите внимание какое время в основном в большинстве звонков. Если вы видите, что много звонков менее 4 секунд, то ваш менеджер только дозванивается до кандидатов, но диалога нет. Если много звонков до 30 секунд, то менеджер не по скрипту разговаривает с соискателем и не отрабатывает его возражения. Идеальный звонок не должен превышать 2 минут и не должен быть менее 1 минуты.
3. Обратите внимание на временной промежуток между наборами. Идеальным промежутком считается 1-2 минуты. Этого времени достаточно, чтобы открыть следующее резюме и занести в базу информацию о соискателе. Если вы видите, что данное время больше 5 минут, то понаблюдайте за сотрудником и обратите внимание, чем он занимается между звонками. Возможно, он не до конца разобрался с базой, либо медленно выполняет свой функционал. А может, красит ногти, или глаза. Был у меня такой случай в практике, когда я стала просматривать камеры в одном их своих филиалов, то увидела, что мой менеджер по персоналу разговаривает по личному телефону и пилочкой подпиливает ногти.
Количество отработанных резюме (2этап).
Если данный показатель не выполняется, то вам необходимо провести анализ:
1. Правильно ли у вас выбраны источники подбора, то есть провести анализ, а действительно ли на этих источниках есть необходимое количество кандидатов, подходящих под ваши формальные требования. Например, вы используете источник подбора – vk.ru, и в основном к вам откликаются молодые люди в возраст от 14 до 25 лет, а вам необходимы сотрудники в возрасте от 21 до 45 лет. Либо, например, вы пользуетесь сайтом hh.ru и основная масса резюме и откликов идет с гражданством РФ, а вам необходимы люди с гражданством СНГ.
2. Отрабатывают ли менеджеры вовремя полученные отклики. Иногда менеджеры ждут входящих звонков и отрабатывают отклики постепенно. Они имеют свойство накапливаться и в результате, пока менеджер до них все-таки добирается, они становятся уже не актуальными.
3. Работает ли менеджер по холодной базе и правильно ли он сделал выборку резюме.
Количество звонков (3 этап).
Здесь я разбиваю анализ на два этапа – это входящие и исходящие звонки. Иногда рекрутеры не хотят делать исходящие звонки по холодной базе, а просто ждут входящие звонки. Это хорошо, если у вас имеется хороший поток входящих звонков, а если – их нет? А в последний год работы в массовом подборе наблюдается тенденция, что количество откликов соискателей и соответственно количество входящих звонков составляет всего 10% и с каждым месяцем их все меньше и меньше. Кроме этого так же делаю проверку по следующим пунктам:
1. Какими источниками подбора пользуется сотрудник (очень часто сотрудники сидят на одном привычном для себя сайте и не пользуются другими источниками, которые более эффективны).
2. Правильно ли сделана выборка резюме, либо сотрудник просматривает все резюме, а звонки делает только соискателям, у которых подходящее резюме.
3. Размещены ли вакансии на всех работных сайтах.
4. Делаем выгрузку телефонных переговоров данного сотрудника и смотрим, сколько наборов он сделал, сколько секунд длился дозвон.
Количество, приглашенных соискателей на собеседование низкое (4 этап).
Я часто слышу от сотрудников по подбору персонала фразу – «Я звоню. Но они не соглашаются, не хотят приходить, так как…!».
Тогда необходимо проанализировать звонки специалиста по подбору персонала по следующим вопросам:
1. Состоялась ли продажа компании, вакансии;
2. Все ли возражения соискателей были отработаны;
3. Сколько по времени длился телефонный разговор (слишком длинные разговоры разбираю детально);
4. Правильно ли был завершен звонок, если кандидат отказался от нашего предложения.
Это помогает мне в дальнейшем скорректировать работу сотрудника для улучшения данного этапа воронки.
Количество соискателей, дошедших на собеседование (5 этап).
Конверсия на данном этапе подбора персонала очень важна для нас, ведь чем больше на собеседование придет подходящих соискателей, тем быстрее мы закроем нашу потребность в персонале. А тем самым начнем переход от массового подбора к точечному подбору.
Мероприятия, которые позволят поднять конверсию на данном этапе воронки подбора:
1. Пересмотр скрипта телефонных переговоров;
2. Пересмотр скриптов отработки возражений;
3. Анализ обратной связи кандидатов с целью выяснения причин «неприхода» на собеседование (здесь также может помочь чат-бот);
4. Проверка телефонных переговоров с целью выяснения – правильно ли состоялось окончание телефонных переговоров, а именно – приглашение на собеседование;
5. Отправка кандидатам СМС в день собеседования с напоминанием, что мы его ждем на собеседование.
Количество отобранных соискателей на собеседование (6 этап).
Мы иногда сталкиваемся с тем, что доходимость соискателей хорошая, а вот отобранных мало, в связи с чем все другие показатели воронки становятся низкими. Какие мероприятия необходимо провести, чтобы данный показатель повысить:
1. Прослушать телефонные переговоры менеджеров с целью выяснения – задают ли они все необходимые вопросы для отбора кандидатов по резюме, либо они приглашают на собеседование всех подряд.
2. Проанализировать правильно ли менеджер проводит скрининг резюме кандидатов, обращает ли он внимание на важные моменты в резюме.
3. Провести анализ причин отказов прийти на собеседование. Если причины адекватные и часто встречаются, то необходимо провести разъяснительную работу с менеджерами.
4. Провести совместное собеседование с целью понимания, какие вопросы задаются и на что обращается внимание. А может руководитель ищет «матрешек» и обращает внимание только на внешний вид соискателей и проводит только формальное собеседование.
5. Запустите программу тайный соискатель с целью выявления ошибок при проведении собеседований.
Количество соискателей, прошедших стажировку (7 этап).
Прежде чем мы направить сотрудников на обучение, мы выводим их на стажировку на объект, чтобы была возможность посмотреть работу действующих сотрудников и самим попробовать выполнять какие-то минимальные должностные обязанности. Этот этап сильно зависит от руководителя объекта (точки, отдела) и от того, имеется ли наставник. Этот этап показывает, правильно ли проведена первоначальная адаптация сотрудников.
Мероприятия, которые повышают конверсию на данном этапе воронки:
