Визуализация для эффективности

Моделирование ситуации. Эта задача объединяет предыдущие две, она решается при визуализации будущих состояний, например, потока, процесса или планировки участка. Будущее состояние представить не просто, особенно при отображении объёмных данных: больших процессов, участков и т.д. Ещё сложнее сформировать его идеальным или по крайней мере, оптимальным. И конечно же сложно получить общее представление о будущем состоянии у всех участников (процесса, потока или рабочей группы). Для этого визуализируется аналитика. Она упрощает работу с неизвестной информацией и формирует общее представление.

Логистика. В данном широком направлении визуализируют указатели, места подвоза и хранения, элементы системы вытягивания, планировку участков и всё, что может сэкономить время и сократить ошибки при перемещении материалов, деталей, сырья и т.д.

Основные задачи, которые можно поставить при визуализации в направлении логистики могут быть следующие:

Сэкономить время работников. В частности, тех, кто доставляет материалы и комплектующие. Этому способствует визуализация системы координат, указателей, планировок, стандартных маршрутов и т.д. Сэкономленное в данном случае время особенно актуально, если простои логистики влияют на основной процесс, т.е. провоцируют простои в производстве.

Встроить вытягивание. Существует большое количество вариантов визуализации, связанных с выстраиванием системы вытягивания, например, доски и карточки канбан, визуализация уровней запаса, визуализация сигналов на пополнение и т.д. Так или иначе, при выстраивании системы вытягивания, визуализация будет выполнять и другие, приведённые здесь задачи.

Исключить возможность ошибки. Визуализация мест доставки, хранения и расположения, а также визуализация маршрутов может не только сократить потери, но и избежать путаницы и ошибок. Данная задача должна решаться при частых ошибках в поставках, например, когда деталь или незавершённый продукт по ошибке подвозят не туда, куда надо.

Сократить перемещение или транспортировку. При наличии нескольких возможных вариантов маршрутов, для сокращения потерь по транспортировке и перемещениям, часто прибегают к визуализации оптимальных маршрутов. Решение данной задачи особо актуально, когда существует риск влияния на основной процесс.

SFM – управление из места создания ценности. Это комплексный подход к управлению, все постулаты которого не опишешь в книге такого небольшого объёма, как эта. В это направление подходит вся визуализация, связанная с управлением, начиная со стандартных рабочих распорядков, проблем и ключевых показателей и заканчивая планами работ и расстановкой персонала.

Основные задачи, которые может решать данное направление визуализации, следующие:

Быстрое выявление проблем и отклонений. Когда тот или иной индикатор процесса или ключевой показатель находится перед глазами, мы можем своевременно увидеть отклонение. Это необходимо, чтобы быстро среагировать на него: найти и устранить проблему в самом начале, пока она не переросла в серьёзную и необратимую.

Формирование культуры прозрачности. Важная задача, необходимая при формировании бережливой культуры. Суть её заключается в следующем: большинству людей в России не привычно, не комфортно и даже страшно, показывать какие-то результаты, характеристики или ключевые показатели процесса. Тем более, если речь идёт о проблемах. Когда у всех на виду весит полная информация о деятельности участка, руководитель может чувствовать себя практически голым. С другой стороны, проблемы традиционно воспринимаются как негативная сторона работы, а проблемы в процессе часто принимаются руководителями на свой счёт: если есть проблемы в процессе, значит что-то не так с руководителем. На самом деле, проблемы существуют везде и всегда, хороший руководитель или плохой определяется не по возникающим проблемам, а по тому, как руководитель их решает (быстро и на всегда, или медленно и на время). Таким образом, визуализация в системе управления помогает преодолевать психологические барьеры руководителей и коллектива, обнажая проблемы и помогая всем лучше понимать устройство и состояние процесса.

Работа в едином ритме. Локальная задача, которая решается разработкой и визуализацией стандартных рабочих распорядков (Cadence). Она помогает сократить потери в рабочем графике руководителей и синхронизировать работу руководителей. Особо актуально при наличии большого числа спонтанных совещаний и явном недостатке внимания основной работе руководителя.

Понимание узких мест и фокуса работ. Решение этой задачи актуально при наличии множества проблем и сложности с определением приоритетов. В качестве решений здесь может быть визуализирована аналитика (например, диаграмма Парето), планы работ с отставаниями, проранжированные и отобранные проблемы на информационном центре.

Для формирования полного представления о системе SFM, познакомьтесь с материалом сайта leanbase.ru, прочитайте книгу «Реализация стратегии по принципу «Заказчик – Поставщик», а также познакомьтесь с примерами визуализации ниже.

Визуализация в безопасности. Самое простое и распространённое направление визуализации. Каждый хоть раз в жизни видел надпись «не влезай, убьёт». Распространено это направление потому, что вопросы безопасности пристально контролируются правилами и нормами, а также соответствующими надзорными органами. Однако кроме простых знаков безопасности далее мы приведём пример визуализации немного другого рода.

Так или иначе, основные задачи визуализации в направлении безопасности являются:

Сокращение травм и травмоопасных ситуаций. Это самая главная задача. Предупреждая об опасности и устраняя возможные факторы опасности, уменьшается риск получения травм. Для качественного решения этой задачи с помощью визуализации, следует поработать со статистикой по травмоопасным ситуациям и сосредоточить внимание на наиболее повторяющихся и критичных моментах.

Повышение уровня бдительности персонала. Она в свою очередь нужна для предотвращения травм, однако задача решается в тех случаях, когда опасных факторов существует большое количество и невозможно точено повлиять на какие-то наиболее вероятные из них.

Формирование ощущения безопасности у работника. Визуализация любой статистики в направлении безопасности (дни без травм, количество травмоопасных ситуаций и т.д.) уже сама по себе формирует положительное отношение. Работник видит, что о его безопасности заботятся, работают в направлении повышения его безопасности.

Визуализация в ТРМ. Мы выделили направление Всеобщего обслуживания оборудования отдельно, т.к. здесь существует множество хороших примеров применения визуализации. К тому же, многие примеры можно перенести на применение других методов и применять в других ситуациях, сокращая потери. Основные задачи в данном направлении можно выделить следующие:

Сокращение времени реакции на поломку. Решение задачи актуально при существовании продолжительного временного промежутка между поломкой и началом ремонта. Здесь применяется любая визуализация для ускорения сборов ремонтных служб и андон-системы (флажки, цветовые таблички, сигнализирующие о поломке, лампочки и т.д.).

Предотвращение поломок. Бесспорно, лучше предотвратить поломку, чем героически её устранять. Ниже в примерах описывается доска по работе с текущими неисправностями, работа которой направлена как раз на предотвращение поломок. Кроме того, чек-листы по обслуживанию оборудования, стандарты уборки и прочие визуализированные документы помогают предотвратить возникновение поломки оборудования.

Формирование привычки обслуживания оборудования. Если наша задача сформировать привычку обслуживать оборудование, то здесь на помощь приходят визуальные подсказки, стандарты, уроки на одном листе, чек-листы и т.п. Основная роль этих визуализированных документов – обеспечить контроль со стороны руководителя и самоконтроль со стороны исполнителя. Другими словами, такая визуализированная информация не будет работать сама по себе, она нужна в качестве средства контроля.

Формирование бережливого отношения к оборудованию. Задача аналогична формированию правильных парадигм. Решается, как правило, средствами визуальной пропаганды.

5S. Визуализация в системе организации рабочего места также имеет ряд своих особенностей, поэтому, её примеры рассматриваются отдельно.

Здесь решаются следующие задачи:

Сокращение потерь на рабочем месте и в операции. Как известно, стандарт выполнения операции и стандарт рабочего места разрабатываются после определённых улучшений: после сокращения потерь. Для того, чтобы улучшенная ситуация не вернулась в первоначальное состояние, а также для выработки соответствующих привычек у исполнителей, разрабатываются и визуализируются стандарты.

Формирование привычки содержать рабочее место в чистоте. Задача, решаемая теми же средствами, что и предыдущая. Визуализированный стандарт – это средство для контроля и самоконтроля.

Формирование привычки к изменениям. Данная задача решается аналогично предыдущим, однако имеет нюанс. Суть здесь заключается в том, что человек привыкает к небольшим изменениям, если они происходят постоянно. Он легче их переносит и готовится к более крупным изменениям. Если вы хотите подготовить персонал к изменениям, то визуализация и контроль постоянно улучшаемых стандартов системы 5S поможет в этом.

Управление. В данном направлении особо популярна визуализация таких инструментов управления, как ход производства, инструментов FIFO (первый вошёл, первый вышел), визуализация порядка производства и т.д.

Основные задачи следующие:

Создание общего информационного поля. Это нужно тогда, когда большое количество участников одного процесса нуждается в определённой информации. Например, всем работникам одного участка нужно знать какие модели продукта в какой последовательности идут на сборку. Например, когда работникам одного отдела нужно понимать состояние заказа: у кого он находится. Визуальное представление информации делает её доступной для всех в пределах видения, тем самым экономится время отдельных работников и сокращается вероятность ошибок.

Быстрая реакция на отклонение и решение проблем. Визуализированная информация доступна всем. Каждый может её увидеть и осознать в реальном времени, поэтому оперативная информация (постоянно обновляющаяся) может помочь своевременно выявить проблему. Например, если мы ежедневно отслеживаем выполнение месячного плана, то мы выявим отставание не в конце месяца, а сразу после его появления.

Сокращение количества ошибок при пользовании общей информацией. Эту особенность мы отмечали, когда приводили 4 преимущества визуализации. Благодаря тому, что информацию видят и осознают все, вероятность некорректных формулировок, ошибок, несоответствий и опечаток существенно снижается.

Существует ещё одна общая цель применения визуализации, которую можно назвать «показуха». Иногда визуализацию выполняют лишь для того, чтобы сделать рабочие места более «красивыми и украшенными» и чтобы показать высшему руководителю, что работа ведётся. Такое часто встречается. Главное, в таком случае – отдавать себе отчёт, что та или иная визуализация размещена для красоты, или для галочки.

Важно не путать полезные цели и задачи визуализации с показными. Иначе визуализация с правильными и полезными задачами также будет восприниматься как показная, а доверие к системе lean и Бережливому производству сильно упадёт.

Как вы уже поняли, визуализировать можно практически всё.

Правила визуализации

Для получения максимального эффекта от визуального представления информации нужно выполнить ряд правил. Только так вы сможете решить поставленные задачи и избежать скептического и негативного отношения коллег и подчинённых.

Разберитесь с целями и задачами. Каждая визуализация делается не просто так, а для чего-то, с какой-то целью. Установите эту цель в самом начале, до разработки и демонстрации визуализации. Про возможные цели и задачи мы рассказали в предыдущем разделе. Это всего лишь примеры, поэтому вы можете установить свои собственные цели и задачи. Главное – понять, что вы хотите получить и в чём вам может помочь конкретная визуализация.

Посмотрите на пример Советского плаката, цель здесь может быть улучшение показателей производительности или снижение травм, на которые явно влияет рабочая дисциплина. Решение – плакат, который вы видите Задачи могут быть следующие: пристыдить отдельный личностей, заставить коллектив влиять на них и т.п. Главное, чтобы люди выходили на работу трезвыми, вовремя и делали добросовестно свою работу.

Поймите, кто является целевой аудиторией конкретной визуализации. В зависимости от целей, она будет существенно различаться. Разобравшись с целями и задачами следует сразу понять, для кого эта визуализация рассчитана и какие функции она должна выполнять. Это важно сделать именно в самом начале. Подумайте, кто ваша целевая аудитория, ваши зрители? Это определённый коллектив, или конкретный человек? Что он должен понять из визуализации? Всё это соотносится с целями и задачами визуализации. От ответов на эти вопросы будет зависеть применение следующих правил и эффективность применения визуализации.

Например, целевая аудитория агитационного плаката, изображённого выше, рабочие предприятия. Но это могут быть рабочие определённой бригады или цеха, рабочие определённой специальности. Тогда для конкретизации на плакате был бы изображён элемент принадлежности рабочего к определённой категории (токарный станок – бригада токарей, компьютер – офисные работники и т.д.)

Поняв целевую аудиторию, вы сможете более точнее сформулировать послание визуализации и донести нужные мысли.

Понятность и читаемость информации. Правило относится к техническим моментам, но оно достаточно важное. К сожалению, им часто пренебрегают. Суть заключается в том, что информация должна не просто висеть в людном месте, она должна быть заметна и читаема. Разумеется, многое зависит от целей и задач, однако вряд ли кто-то обратит внимание на полосу текста, напечатанного мелким шрифтом. Вряд ли кто-то будет читать сложные технические тексты. В настоящее время человек на столько избалован обилием всякого рода информации, что он просто не будет читать текст больше 3-5 предложений (как правило, больше одного абзаца).

Здесь вам в помощь законы и правила рекламы. Старайтесь использовать как можно меньше текста, если без него совсем не обойтись, выделяйте ключевые мысли в тезисы, они должны бросаться в глаза. Хороший вариант – цепляющая взгляд картинка, как в предыдущем примере. Заголовок тоже должен зацепить интерес потенциальной аудитории. Помните, как на тех же Советских плакатах: «Водитель, помни!» или «Солдат, бди!» и т.д. Сразу понятно ком адресована визуализация или какова ключевая мысль. Но это уже уровень искусства. Важно не делать по крайней мере примитивных ошибок: мелких картинок и надписей, обилия текста, размытой и не читаемой информации и т.д. Старайтесь использовать понятную для целевой аудитории терминологию. Разумеется, не следует ругаться матом, если вы обращаетесь к рабочим, однако, старайтесь избегать слов, не употребляемых в коллективе (инженерной терминологии, иностранных слов и т.д.).

Выберите правильное место. Понимая цели и задачи и представляя целевую аудиторию, не сложно выбрать такое место расположения визуализации, где она работала бы максимальное по продолжительности время. Другими словами, это должно быть такое место, чтобы зрительный контакт с целевой аудиторией был максимально частым и долгим. Причём важны оба параметра. Разумеется, идёт о предупреждающей визуализации по безопасности, то она размещается непосредственно перед местом опасности. Если речь идёт об общей визуализации, то часто встаёт выбор: разместить информацию, например, в проходе, где целевая аудитория достаточно часто проходит мимо, или разместить информацию, например, в столовой, где человек появляется один раз в сутки, но задерживается на продолжительное время. Решать здесь вам, т.к. в зависимости от целей, задач и даже, от загруженности и специфики работы целевой аудитории, ответы будет различаться. Визуализация не должна отвлекать человека от основной работы и притуплять бдительность, особенно это важно в вопросах качества и безопасности. Например, обнажённая натура около механического станка может повлечь печальные последствия. Визуализация не должна доставлять неудобств тем, кто работает с ней. Важно, чтобы её можно было быстро заметить, быстро понять информацию и сделать выводы (увидеть отклонение, принять решение, усвоить нужную мысль и т.д.).

Устранение дублирований и препятствий для усвоения информации. Не менее важное правило, т.к. большая часть современной визуализации, которую я встречал, работала не столь эффективно как требовалось именно по этой причине. Суть заключается в том, что часто информация, которую визуализируют дублируется в разных видах так, что возникают противоречия в её толковании. Например, с одной стороны мы видим «План любой ценой», а с другой стороны видим «Делай качество, не гонись за штуками». Например, если в визуализированном чек-листе указана уборка в конце смены, а в распорядке руководителя назначено совещание в это время, то скорее всего работник не сделает ни того ни другого: не уберётся и не пойдёт на совещание.

Примеры узкие и упрощённые, однако смысл примерно следующий. Устраните противоречия визуальной информации и других источников (газеты, любые нормативные документы, другая визуализация, распоряжения руководства и т.п.). Если разработанная вами визуализация действительно качественная и выполняет поставленные перед ней цели и задачи, то сделайте альтернативные источники информации менее доступными. Уберите всё лишне, что может помешать усвоению визуальной информации. Кроме того, постарайтесь устранить препятствия для усвоения информации. Самым распространённым таким препятствием является освещение: визуализацию располагают в тёмном углу, где она не только не бросается в глаза, а просто не читается, или читается только в определённые часы дня, когда свет падает в окно. Другими препятствиями могут быть различные отвлекающие факторы. Например, мне встречалась течь кровли, попадающая на визуализацию, загромождение другой, маловажной, но яркой информацией, которая отвлекала внимание, отсутствие маркера или карандаша рядом с информацией, которая должна оперативно обновляться и т.п. Подумайте, что может помешать в вашем случае?

Дополнительное разъяснение. Это то, что должен сделать руководитель, при появлении новой визуализации на его территории (на участке, в бригаде, в офисе, отделе и т.д.). Само по себе размещение визуализации не означает, что нужная информация сразу же пойдёт в сознание коллектива. К сожалению, из-за современного перенасыщения информацией, человек включат защитные функции и старается не обращать внимание на новые яркие образы. Это относится как к рекламе, так и к визуализации на работе. Как правило, новую визуализацию замечают менее половины коллектива, а знакомятся с ней менее четверти. Результаты немного другие, если визуализация цепляет взгляд, а информация в ней полезна или провоцирует резонанс в коллективе (например, заголовок «Премии не будет», а дальше объясняется, что премии не будет в случае превышения норматива по браку, что нужно делать качество, быть бдительным и т.д.). Суть правила проста: любая новая визуализация должна быть разъяснена в коллективе. Руководитель должен обратить внимание на неё. «Вы видели новый плакат?», «Он означает …», «наша польза в …», «нам надо делать … (и тогда всем будет хорошо)». Примерно так должна проходить работа руководителя. Во время разъяснения часто выясняется, что информация воспринимается совсем не так, как предполагалось, может выясниться, что там содержатся ошибки, опечатки, непонятные выражения и т.д. Это нормально. Дополнительное разъяснение поможет выявить их, а также обратит внимание коллектива на визуализацию.

Проверьте, выполняется ли функция визуализации. Возвращаемся к тому, с чего начали: у каждой визуализации есть свои цели, задачи и функции. Вот она уже размещена, все правила выполнены, теперь следует проверить как она работает. В зависимости от поставленных целей и задач, это делается по-разному. Если вы хотели сформировать единое представление (например, в случае с аналитикой), вы можете перед визуализацией опросить коллектив или попросить описать визуализированный процесс. Если задачи визуализации были сократить потери, вы можете посмотреть статистику и понять сколько было и сколько стало потерь. Если цель была обеспечить прозрачность процесса, попросите своего коллегу, незнакомого с вашим процессом, посетить ваш процесс и дать обратную связь (на сколько процесс прозрачен с его точки зрения, какой информации ему не хватило, чтобы понять ситуацию). Аналогично поступайте и с другими целями и задачами. Проверка нам нужна, чтобы оценить качество разработанной визуализации. Мы понимаем, что она нам нужна только для выполнения поставленных целей и задач, если она не помогает их выполнить, то значит где-то есть проблема, которую надо решать. Возможно не все правила выполнены полностью, или мы полагаемся только на визуальную информацию, ждём что она поможет достичь целей, а нам при этом больше ничего не нужно делать. Так или иначе, проверьте на сколько эффективно она работает, скорректируйте её в соответствии с правилами, изложенными в настоящей книге.

Примеры наглядной агитации

Начнём с самого простого и распространённого направления визуализации информации.

Наглядная агитация, как правило, призвана закрепить в голове у работника нужные привычки и парадигмы, а также подвигнуть работника на определённые нужные поступки и решения. Если работник часто видит надпись "улучшение не имеет границ", проходит мимо нее в течение рабочего дня десятки раз, в его голове эта мысль укореняется. Он действительно начинает верить, что улучшение не имеет границ. И так с любой мыслью.

Как известно, правильные мысли порождают правильные действия. Это нормальный механизм человеческой психики, на него такая агитация и рассчитана.

На фотографиях ниже представлены примеры наглядной агитации и формирования бережливой терминологии. С точки зрения использования мета и пространства – это очень хороший вариант. Наверняка по лестницам ходит большое количество работников. Главное, чтобы там ходила именно целевая аудитория. С моей точки зрения, излишнее использование терминов может вызвать отторжение, но порой оно бывает полезно, особенно на первых этапах развития организации, чтобы устоялась определенная терминология. Если человек начинает употреблять терминологию, он постепенно начинает задумываться, что это такое, узнавать значение и применять его в работе.

Здесь есть свои минусы. Загружать людей непонятными словами иногда бывает не очень хорошо, потому что люди начинают этому сопротивляться. Поэтому, я не сторонник левой фотографии. Тем не менее я решил его показать, т.к. это реальный пример как можно сделать. На правой картинке – правильные установки, парадигмы и слоганы, это достаточно эффективный инструмент, который помогает людям усвоить нужные установки.

Каждый день человек проходит по этим ступенькам, и в его голове откладываются правильные установки. Считаю этот пример достаточно эффективным.

Следующие примеры – это обычная, распространённая ещё с Советских времён, наглядная агитация. Подобные примеры приводятся с самого начала настоящей книги, к ним применимы все приведённые в настоящей книге правила. Их даже не нужно изобретать и заново прорисовывать, в настоящее время в интернете существует огромное множество примеров подобной визуализации.