Книга Эффективного Лидера

Одна и самых больших проблем руководителя бывает отрицание ошибок, это бывает тогда, когда руководитель не понимает и главное не принимает себя как цельную личность, в которой есть все: и эффективные качества и неэффективные. Слова оценочного плана: хороший-плохой не применимы к человеку, а к человеку бизнеса и руководителю особенно, необходимо рассматривать любое его качество именно с точки зрения, как то или иное свойство личности руководителя может влиять на его управленческую деятельность.

Практика этапа Осознанность.

Для реализации целей этого этапа я бы предложил два простых и эффективных инструмента, которые позволят выявить свои эффективные и неэффективные качества, и помогут научиться работать с ошибками, которые неизбежны в деятельности любого руководителя.

Первый инструмент – это составить список из 10 ваших управленческих качеств: 5 (с 1 по 5) качеств, делающих вас эффективными руководителями и 5 (с 6 по 10) качеств, снижающих вашу эффективность, как руководителя. Список следует сделать именно так от 1 – 10, потому что все эти 10 качеств, что эффективные, что неэффективные это и есть вы и это важно принять.

Когда я даю это упражнение на обучении, то рекомендую, если участникам сложно написать эти качества, обычно бывает трудности, либо с эффективными (низкая самооценка), либо неэффективными (отрицание своих проблем), просто искать противоположные качества, например, если вы «быстро принимаете решение», что в общем-то можно отнести к эффективным качествам, то это качество имеет вполне себе конкретное неэффективное свойство «непродуманность решений». Или вы «слишком долго принимаете решение», что относят к категории неэффективных качеств, но у этого качества есть своя эффективная сторона «умение глубоко анализировать».

После того как вы составите этот список, выделите ваши эффективные качества – это и есть ваша Зона Развития, это очень важный момент, именно эффективные качества должны быть у вас в приоритете развития, так как, развивая их, вы развиваете свой управленческий потенциал, поэтому максимум внимания именно к этим качествам.

Теперь по поводу неэффективных качеств (с 6 по 10) важный момент – вы их ни в коем случаем не пытаетесь побороть/исправить (ну, конечно, если они реально мешают, тогда да), главное вы о них ЗНАЕТЕ, помните и всегда учитываете при принятии своих управленческих решений и действий, главное, что это не зона вашего развития. Почему важно не пытаться исправлять, а тем более искоренять свои неэффективные качества, по одной простой причине: они являются продолжением ваших эффективных качеств, поэтому убрав их, вы можете снизить и ваши эффективные качества. Лучше развивать ваши эффективные качества, тогда неэффективные не так на их фоне могут быть вредоносны, но конечно, мы всегда помним о своих особенностях при принятии решений.

Второй инструмент – это алгоритм работы с ошибками.

Для того, чтобы ошибки не мешали эффективности руководителя, важно научиться правильно использовать потенциал, заложенный в каждой ошибке, это потенциал опыта.

Итак, после того как мы совершили ошибку, а ошибка – это любая ситуация, где мы получили не тот результат, что планировали, неважно – это был провал или успех, это ошибка, так как мы чего-то не учли, и нам необходимо извлечь из нее опыт, а для этого необходимо отключить эмоции, которые как раз и мешают подступиться к ошибке, и включить анализ.

Мы рисуем простую таблицу, в которой три столбца:

«Что было эффективно» Правильно, мы начинаем с поиска эффективных решений и действий, даже в ситуации ошибки, и обязательно хвалим себя за эти наши действия и решения. Почему мы начинаем с эффективных действий, думаю понятно; важно снять внутреннюю преграду разбираться с ошибкой. А вот почему важно обязательно хвалить себя я подробно разъясню в 3 этапе «Мотивация», сейчас, лишь отмечу, что похвала поощряет повторение действий, таким образом, мы себя программируем на будущее так же эффективно поступать.

«Почему не получился результат» И тут важно найти именно наши действия, что помешали получить результат. Когда мы находим эти действия, если мы нашли настоящую проблему, то нам становится легче, это именно тот показатель, который поможет вам понять, правильно ли вы нашли или нет. В этом пункте ни в коем случае не надо себя ругать, ваша цель найти проблему, а не понизить свою самооценку. Кроме того, ошибка – это всегда, либо новая ситуация, незнакомая вам, либо в знакомой ситуации появился новый фактор, который вы просто не учли.

«Как буду поступать в этой ситуации в будущем» Этот пункт самый главный, потому что мы описываем в нем опыт, который получили из ошибки, поэтому не надо писать, как вы исправили ситуацию, надо писать, чему вы научились в этой ситуации.

И всё этот простой инструмент работы с ошибками, позволит вам снять страх ошибки, а значит научит использовать ошибку как инструмент развития себя как руководителя, а не отрицать ошибки.

Кстати, руководитель, который умеет признавать и грамотно разбирать свои ошибки, вызывает уважение у своих подчиненных, потому что так ведет себя только сильный, уверенный руководитель.

2. Этап Проактивность (самообладание).

Главный смысл этого этапа – научиться адекватно воспринимать и, соответственно, реагировать на реальность. Часто этот этап сводят к каким-то дзен практикам и учат никак не реагировать. Некоторые люди даже гордятся, что они бесчувственны, неэмоциональны, но на поверку это оказывается банальное зажатие чувств, реакций организма на внешнюю среду, которое ведет к появлению неврозов и проблем с физическим здоровьем, ведь не найдя естественный выход, эмоции могут разрушать тело.

Смысл этапа не в том, чтобы научиться скрывать свои эмоции, смысл в том, чтобы прийти к тому, чтобы разрушительные эмоции не возникали в принципе, так как вы понимаете вашу зону ответственности и того, что напрямую зависит от вас, а что нет.

И при этом, вы понимаете, что способны влиять на все в этом мире, но в разной степени и с учетом многих факторов. То есть, этот этап учит отделять Зону Влияния – где вы способны внести быстрые изменения, потому что все зависит от вас, от Зоны Забот – где вы способны повлиять только со временем, потому что не все зависит от вас, так как там включены другие люди и их желания.

Умение принять и использовать принцип Проактивности позволяет руководителям правильно распределять ресурсы и строить верные планы, учитывающие степень влияния действий и решений руководителя на процесс. При этом у руководителя не возникает беспомощности и фрустрации, так как он понимает, что может гарантировать только результат своих действия, а действия других людей не зависят от него, и зная это, руководитель может вовремя, еще на этапе планирования, внести необходимые корректировки, чтобы гарантировать выполнение другими людьми запланированного результата.

Практика этапа Проактивность (самообладание)

Простой, но очень эффективный инструмент, который на этапе планирования может дать руководителю верное понимание, как распределить ресурсы и как учесть все сложности в достижении результата. При этом этот инструмент я рекомендую использовать, как для личной, так и профессиональной деятельности руководителя и там, и там он отлично работает.

Это таблица, в которой два столбца: Зона Влияния – там вы гарантируете результат 100%, и Зона Забот – там вы не можете гарантировать результат 100%. Эти знания важны, чтобы продумать как вы можете повысить вероятность результата в Зоне Забот, то есть там, где есть другие люди.

Например, вы можете направить людей на обучение – это Зона Влияния, но вы не можете гарантировать, что они получат там знания и будут их применять – это Зона Забот. Но так как вы теперь знаете, что относится к Зоне Забот, то можете заранее продумать, как можно правильно организовать процесс получения и применения знаний, чтобы гарантировать нужный вам результат.

Видите, все достаточно просто, умение определять свою зону ответственности – это один их главных показателей развития Эмоционального интеллекта руководителей.

3.Этап Мотивация.

Главный смысл этого этапа понять и уметь применять истинную мотивацию в своей управленческой деятельности. Это может звучать странно, но большая часть руководителей реально не понимают значения нематериальной мотивации и положительного подкрепления (похвала), как основного инструмента эффективного управления.

Так как этап Мотивация относиться к части «IN», то все эти моменты руководитель сначала должен отработать именно на себе; выяснить свою истинную потребность/мотивацию и осознать, какой эффект имеет положительное подкрепление.

Я неспроста отметил, что нематериальная мотивация и положительное подкрепление – основа Эффективного управления. Эффективное, а значит стратегическое управление всегда направленно на развитие сотрудника, как самостоятельно действующего участника бизнес-процессов. Креативность и ответственность формируется через реализацию высших потребностей человека «Уважения» и «Саморазвития», а это возможно, только через инструмент положительного подкрепления достижений.

Часто весь управленческий процесс основан только на низших потребностях «Безопасность» и «Принадлежность к группе», и, следовательно, на материальной мотивации, что рождает хорошо управляемую, зависимую и обезличенную команду исполнителей, которые способны лишь исполнять, а не думать и тем более проявлять инициативу, у них нет вовлеченности в компанию, так как компания не интересуется ими, соответственно, сотрудники отвечают компании тем же. Основным инструментом управления в таких компаниях является отрицательное подкрепление в самом неэффективном его виде – штрафа.

Здесь необходимо объяснить почему отрицательное подкрепление – наказание неэффективное по сравнению с положительным подкреплением – поощрением. Все очень просто, мы кого-то наказываем, таким образом сообщая «что не надо делать», но ничего не предлагаем взамен, поэтому естественным результатом такого управления является полная безынициативность команды, которая боится что-то делать, чтобы не получить наказание.

А вот когда мы используем положительное подкрепление, то есть поощряем необходимое нам поведение, то мы показываем «что надо делать», то есть формируем активность у команды, показывая направление, где ее деятельность будет поощряться, а люди почему-то устроены так, что идут туда, где им хорошо, а не плохо.

Но положительное подкрепление тоже важно использовать так, чтобы оно было значимо для сотрудника, а для этого необходимо знать его истинные потребности. В этой связи я бы предложил руководителям самим выяснить свои потребности, при том, что для этого есть простые и доступные методики.

Практика этапа Мотивация.

Я бы рекомендовал руководителям пройти тест Фредерика Герцберга, он достаточно четко показывает уровень мотивации и степень ее выраженности, при этом потребности «Уважения» и «Саморазвития» в нем дробятся на вполне конкретные составляющие с точными цифровыми выражениями. Этот тест есть и в электронном виде, и он также точен, как и обычный его вариант, хотя в нем и меньше вопросов.

Пройдя тест Фредерика Герцберга и изучив его теорию, руководитель поймет, что материальная мотивация не может быть эффективна в чистом виде – деньги, вернее только деньги не работают, а вот деньги плюс похвала и помощь в развитии приносят невероятный синергетический эффект.

А когда вы протестируете на тесте Фредерика Герцберга всю свою команду и составите для себя таблицу с мотивационным профилем сотрудников вам будет понятно с кем как взаимодействовать, чтобы максимально реализовать потенциал каждого, а значит получить вполне материальную выгоду для всего бизнеса.

Часть «OUT»

Эта часть направлена на внешнюю реализацию всего того, что изучил и развил в себе руководитель в части «IN» и ее трех Этапах Осознанность, Проактивность и Мотивация, именно в этой части мы можем оценить Эмоциональный интеллект руководителя.

4. Этап Чуткость.

Этот этап еще называют «профессиональная эмпатия», слово «профессиональная» является ключевым, так как важно понимать поведение и чувства других – чем является обычная эмпатия, но не включаться в эти чувства, не пропускать их через себя.

Профессиональное/деловое общение как раз и отличается от личного общения, что в профессиональном общении главное – это результат, а в личном общении главное – эмоциональный обмен, результат в нем вторичен. Именно понимание этого и есть суть профессиональной эмпатии – вы понимаете чувства других и учитываете их для достижения результата.

Кстати, часто неправильное понимание отличия профессионального и личного общения приводит к тому, что руководитель приходит в управление с желанием всем помогать и всех любить, то есть впускает чужих людей в зону, которая рассчитана только на близких, логичным результатом такой неверной позиции бывает эмоциональное выгорание руководителя, из которого он уходит, либо в постоянный стресс, либо закрывается в жесткое формальное общение через инструкции и правила.

Чтобы этого не происходило, есть простой инструмент проверки профессионализма вашего действия как руководителя.

Практика этапа Чуткость.

Если у вас есть сомнения в принятии того или иного решения вам необходимо честно ответить себе: «Я это делаю для результата бизнеса или из-за эмоций (чтобы меня любили, чтобы боялись, чтобы не подумали плохо и т.д.)?»

Если вы делаете это для результата, значит вы все делаете верно – вы в профессиональном общении, ну а если вам важно, что о вас подумают другие, значит вы ушли в личное общение и вам срочно нужно менять приоритеты с личных на профессиональные.

5.Этап Коммуникация

Главная цель этого этапа научиться доносить информацию до других используя правильные, то есть наиболее адекватные для них каналы получения информации. То есть научиться делать так, чтобы вас правильно поняли другие. А для этого важно знать, что все мы разные, и за успех коммуникации несет ответственность тот, кто несет информацию, а не принимает, так что это не люди тупые, это вы не умеет объяснять.

Практика этапа Коммуникация.

Если вы дошли до этого и этапа и все верно делали, то вам уже не надо что-то использовать, чтобы понять других и значит выбрать канал коммуникации, но все же я бы порекомендовал методику, основанную на Спиральной динамике Клера Грейвза, где все люди разделяются на три типа по способу как раз получения информации;

– Красные – через действие – поэтому им не надо много слов, четкие короткие задания с понятным результатом, похвала за значимый результат;

– Синие – через письменную, выраженную в цифрах информацию, четко, конкретно, с объяснением смысла, долгосрочные задачи, похвала редкая, за особые достижения;

– Зеленые – через доверие, эмоции, сопричастность, объяснять значение их действий для всех, хвалить в качестве поддержки можно часто.

Более подробно эта система описана в предыдущей статье «Личная эффективность руководителя».

Пройдя все 5 этапов Эмоционального интеллекта, руководитель получает не только инструменты эффективного управления другими, а значит повышения эффективности бизнеса, но и раскрывает потенциал себя как личности.

И при этом эмоциональный интеллект – это вполне практический инструмент для руководителя и освоить его может каждый, было бы желание, а результат будет всегда.

Делегирование. Технология и инструменты.

Именно сейчас, с развитием удаленной работы не найти более важного инструмента в управлении, чем делегирование. Этот простой инструмент одновременно является и самым простым способом определить управленческую компетентность и зрелость руководителя. Ведь умение понять, что, как и кому поручить, а главное не испугаться доверять другим – своим сотрудникам, всё это очень точные маркеры для понимания кто перед вами, настоящий руководитель, или тот, кто так и остался в душе специалистом, для которого важно всё сделать самому на должности руководителя.

Пока все были в офисе, это можно было скрывать, так как все были рядом, но когда из-за пандемии коронавируса сотрудники перешли на удаленную работу, то скрытое стало явным: руководители не готовы доверять своим сотрудникам, а значит и не готовы делегировать.

Для удовлетворения страха руководителя были созданы и внедрены программы слежения за удаленными сотрудниками: как двигается его курсор на компьютере, как часто обновляется изображение на экране и т.д. То есть компании готовы тратить немалые деньги на закупку программ, которые призваны компенсировать страх руководителя, вернее его некомпетентность, что его сотрудники не будут работать весь день.

Такое отношение руководства естественно вызвало желание сотрудников обмануть такие программы, потому что это реально унизительно, когда тебя считают безответственным и неспособным работать самостоятельно, и они научились обманывать эти программы, направив свою креативность и энергию на решение этой интересной творческой задачи, повышающей их самоощущение, а не на выполнение работы.

Итак, проблема очевидна, руководители не готовы использовать делегирование, без которого уже невозможна работа ни одного бизнеса в постковидный период.

Как мы уже писали, главная проблема не в том, что руководители не знают как делегировать, а в том, что они, во-первых, считают, что их задание другие не смогут выполнить идеальным образом, то есть так как это видят сами руководители, а во-вторых, думают, что ответственность за невыполнение задания все равно лежит на них, так зачем усиливать волнение, отдавая выполнение задания другому, когда все равно отвечать будешь сам.

Вроде звучит все логично и очень по-человечески, но только Руководитель не должен думать по-человечески, он должен думать по-управленчески, а главная задача управленца не самому сделать – это компетенция сотрудника-исполнителя, а создать систему/команду, которая может действовать. А команда не сможет действовать, если ей не доверять и не обучать выполнять задания самостоятельно.

Самое лучшее для снятия напряжения руководителя – это дать ему скрипт процесса, который переведет его эмоциональную реакцию страха, на логический уровень, где эмоций нет, а есть управленческий процесс.

Прежде чем описать саму технологию делегирования, необходимо определить, что делегирование бывает двух видов: делегирование Исполнения и делегирование Управления. Кстати, именно неверное использование этих разных видов делегирования и есть одна из самых распространённых ошибок руководителей. Поэтому давайте разберемся в чем суть и отличие этих двух видов делегирования.

Делегирование Исполнения – это инструмент, с помощью которого происходит либо обучение нового сотрудника, либо опытного сотрудника обучают новому процессу. То есть, это по своей сути инструктаж по выполнению задания с большой долей контроля и частой обратной связью для корректировки ошибок и поддерживающей мотивации.

Давайте рассмотрим примерный алгоритм делегирования Исполнения, я распишу обязательные пункты и их цели, но можно при кастомизации под определенную деятельность компании или сотрудника добавить дополнительные пункты:

1. Выбор сотрудника и объяснение ему цели задания.

Сотрудник должен быть новичком в компании или этот процесс новый для сотрудника. Он должен понимать смысл задания, мы же помним, что труд рабов неэффективен, а значит нам необходимо вовлечь сотрудника в процесс, объяснив ему смысл задания.

2. Подробная инструкция задания и сроки, а также объяснение какие инструменты для этого необходимо использовать.

В этом пункте есть различия для нового сотрудника и опытного сотрудника в новом задании.

Для нового сотрудника мы четко проговариваем все, получая подтверждение его понимания, но не спрашиваем его мнение по выполнению, он должен научиться выполнять задание в тех стандартах, что приняты в данной компании, иначе есть опасность, что новый сотрудник перенесет стандарты корпоративной культуры своей прежней компании в вашу, а это может быть противоположные для вашей компании ценности.

Для опытного сотрудника мы четко проговариваем все, но при этом спрашиваем его мнения, может он готов предложить свое видение выполнение этого задания. Таким образом, мы не унижаем его самоуважение (у опытных сотрудников оно очень чувствительно) и вовлекаем в процесс.

3. Согласование этапов выполнения задания и точек контроля.

Этот этап крайне важен по следующему моменту: дело в том, что хотя мы обучаем сотрудника, важно не перевести его в позицию Ребенка, а вас в Родителя, иначе потом вы в этих ролях и останетесь. Поэтому согласование этапов и точек контроля, во-первых, делает сотрудника равноправным участником процесса обучения, а во-вторых, он успокаивается, так вы не бросаете его на выполнение всего задания, и он может «съесть слона» по кусочку.

4. Совместное выполнение этапов под наблюдением наставника и контроль (обратная связь) этих этапов.

Вы, таким образом, сможете увидеть реально ли понял вас сотрудник и вовремя корректировать его действия, подхваливая (положительное подкрепление) удачные действия и исправляя возможные ошибки, чтобы не демотивировать сотрудника неудачным результатом.

5. Итоговое обсуждение результата.

Обязательное обсуждение итогового результата с получением мнения сотрудника, что удалось, что было сложно. Обязательное положительное подкрепление удач и работа над тем, что можно было бы сделать по-другому. Критика – запрещена, если вы были рядом и вовремя корректировали действия сотрудника, то плохого результата быть в итоге не может, если это не так, то виноваты вы, а не сотрудник – не доглядели.

Уже слышу возмущение руководителей, что если так вести себя со всеми новыми сотрудниками, то никакого времени не хватит у руководителя. Именно этот аргумент часто используют руководители, когда не обучают своих сотрудников, а пытаются всё сделать самостоятельно.

В принципе, необязательно самому руководителю всё это делать в полном объёме. Можно поручить обучение новичков более опытным сотрудникам, таким образом они могут исполнять роль наставника (естественно, только добровольно), что будет для них дополнительной нематериальной мотивацией – признание их значимости и опытности.

Плюс в наставничестве ещё и в том, что руководитель не может и не должен быть самым компетентным во всех аспектах деятельности, например, он не должен лучше всех «продавать», он должен лучше всех управлять.

Поэтому только управлению может учить руководитель свой кадровый резерв самостоятельно, все остальные навыки сотрудники должны получать у своих более опытных сотрудников.

И тут мы логично переходим к делегированию Управления, именно им и только им должен заниматься руководитель.

Давайте сразу объясним, что означает делегирование Управления, потому что некоторые думают, что это делегирование руководителем части своих функций – нет, конечно, это не так.

Руководитель вообще не должен никому отдавать свои функции, иначе он перестает быть руководителем в глазах команды, а значит не сможет больше гарантировать результат своей деятельности и деятельности своей команды.

При этом у руководителя есть только 4 функции, и именно их он никогда не должен отдавать. Вот эти функции:

– Поощрение – хвалить может только руководитель;

– Наказание – наказывать может только руководитель, а не HR;

– Разрабатывать Стратегию компании и команды;

– Принимать окончательное решение и, следовательно, нести за него ответственность.

Делегирование Управления – это делегирование опытному сотруднику права самому быть руководителем в своем процессе/задании, то есть это не управление компанией, это управлением в рамках своей деятельности. При этом, когда мы позволяем опытному сотруднику самому управлять своим процессом, мы даем ему самую важную для него мотивацию: Уважение и Самореализацию, то есть то, что опытные сотрудники ценят больше всего.

А вы думали им нужно больше денег? Больше денег им нужно, лишь как фактор, подчеркивающий их уникальность и признание их заслуг, то есть деньги выступают как фактор нематериальной мотивации. Естественно, мы говорим об этом, если в компании сотрудникам обеспечен адекватный рынку уровень материальной мотивации. Заменить деньги грамотой не получится, если, конечно, вы не хотите лишиться лучших и наиболее компетентных своих сотрудников.

Итак, алгоритм делегирования Управления:

Выбор компетентного сотрудника и объяснение ему целей и сроков задания и получение согласия выполнить это задание в эти сроки.

Опытный сотрудник должен знать временные рамки задания, чтобы понять сможет он за это время его выполнить, так как вы не приказываете сотруднику, а спрашиваете его мнения о готовности выполнить задание, вы вовлекаете его в Партнерские отношения, что является мощным фактором мотивации для таких сотрудников. Вы работаете на его потребность Уважения.