скачать книгу бесплатно
Отдел подбора персонала. От нуля до структуры
Евгений Бобров
Евгений Бобров, 38 лет, профессиональный хедхантер, построил карьеру 2 раза в жизни с начальных позиций. Книга написана в жанре бизнес и управление персоналом. По-сути, это первая книга на рынке HR, которая является настольным изданием для директоров по персоналу, руководителей подбора персонала и руководителей бизнеса. Содержание книги позволяет создать направление подбора в компании с нуля, а руководителям структурировать процессы и привести их к системе.
Отдел подбора персонала. От нуля до структуры
Евгений Бобров
© Евгений Бобров, 2022
ISBN 978-5-0059-3461-1
Создано в интеллектуальной издательской системе Ridero
Введение
«Люди могут быть очень умными или иметь необходимые навыки, но если они не верят в ваше дело, то в действительности они не будут работать»
Марк Цукерберг
Компания – это система. Человек – ключевой элемент системы, а подбор как раз тот механизм, в котором все взаимосвязано: звонки, интервью, заказчики, управление, мотивация, лояльность. Каждый элемент влияет на общий результат. Деньги для бизнеса – это как кровь для организма, а люди их зарабатывают. И когда в «организме» ключевые элементы начинают неправильно работать, это приводит к высоким издержкам и банкротству компании.
Хочу обратить Ваше внимание, что эффективно выстроенный подбор выполняет ключевую роль в компании – трудоустройство правильных работников, которые не только обладают высокими hard- и soft skills, а ещё подходят под корпоративную культуру и отвечают ценностям. Есть разделение в одной из гипотез построения бизнеса – правильный человек и правильный продукт. Об этом далее расскажу.
Правильный человек – вот приоритет номер один.
Правильный продукт – это ваша стратегия, продукт, который вы производите, и услуги, которые предлагаете, а также технологии, которые при этом используете.
На протяжении всей своей карьеры вы можете внедрять миллионы различных правильных продуктов, сотрясающих бизнес. Именно этим и занимается большинство менеджеров.
Другой вариант – сосредоточиться на вопросе. Правильный человек? – это категория, подходящих для компании людей, которым вы поручаете делать правильный продукт. Правильный человек у вас отвечает за продажи? Руководит производством? Занимает кабинет руководителя? С понимания кто этот Правильный человек, начинается магия… либо возникают проблемы.
Менеджеры (руководители, либо заказчики вакансии) неправильно отвечают на вопрос кто – он Правильный человек, если:
• сами неясно представляют себе обязанности сотрудника на заявленной должности;
• испытывают недостаток в кандидатах;
• не уверены в своей способности выбрать нужного человека;
• теряют кандидатов, которых искренне хотят видеть в своей команде.
Ошибки в выборе правильного человека обходятся очень дорого. Согласно исследованиям, проведенным известными работными сайтами (без рекламы), в среднем неудачный подбор персонала приводит к непредвиденным расходам и потере производительности в размере 15 месячных окладов работника. Вы только попробуйте представить: единственное ошибочное назначение управляющего с окладом 500 тысяч рублей принесет компании убытки в 15 миллионов или более! А если в вашем бизнесе в год случается хотя бы десять таких ошибок, убытки будут равны 150 миллионам!
Нейт Томпсон оценивал ежегодные потери, которые несла его Spectra Logic из-за неправильных сотрудников, в 100 миллионов. Кроме того, эти ошибочные правильные люди оказываются очень частым явлением. Если говорить о российском рынке, то каждый профессиональный рекрутер обращает внимание на «стаю» кандидатов, которая из года в год активна на работных сайтах.
Питер Друкер и другие гуру менеджмента установили, что в наши дни средняя эффективность правильного подбора кадров составляет всего 50%!
Представляете себе эту прорву потраченных впустую времени и сил – не только ваших, но и вашей компанией в целом? Но есть еще кое-что, неизвестное большинству менеджеров: проблему «неправильный человек» можно предотвратить!
Первое – я рекомендую обратиться к моей книге «Как найти сотрудника за 3 дня», а второе, данная книга позволит вам структурировать комплексный подход Ваших сотрудников отдела подбора к эффективному использованию инструментов для поиска «Правильных людей».
Правильный выбор человека поможет вам принять нужные решения, а значит, вы получите максимум удовольствия от своей карьеры, деятельности и больше времени для общения с близкими – а что может быть важнее?
Подразделение в компании, которое обеспечивает ключевое «value» после розничного направления (в целом, продажи) – это отдел подбора. И задача руководителя – «держать руку на пульсе» и вовремя заметить, где нужно срочно скорректировать работу. Первое, с чем может столкнуться
Руководитель на старте реорганизации отдела подбора, – паника. Какие действия правильные, какие – нет? Верёвочки, за которые стоит тянуть чтобы увидеть прогресс в кратчайшие сроки? Как достигать стабильно высоких результатов, повышать конверсию, увеличивать воронку кандидатов, контролировать и мотивировать сотрудников к максимальной эффективности? Опасение, что редактирование бизнес-процессов приведёт к «провалу».
Менять работу целого отдела действительно сложно. Трудностей может быть много, да и слабые места есть в каждой компании, важно не отпускать и довести начатое до конца.
Важно, что формирование эффективной команды самого отдела подбора требует много прямых и косвенных издержек.
Команда представляет собой коллектив людей, успешно достигающих поставленных целей, единых для всех, в условиях единой системы ценностей. Вопрос в том, что система целей и ценностей команды является индивидуальным феноменом для каждого отдельного коллектива и они не могут быть транслируемы механически.
В связи с этим невозможно говорить об идеальном приеме формирования эффективной команды, опыт которой может быть транслируемым в опыт работы любого другого коллектива. При этом актуальность формулы эффективной команды не только не утрачивается. Напротив, все большую актуальность в бизнесе получает универсальная методология ее формирования.
Такого рода методология имеет ценность, как основа формирования эффективности любого из проектов, которые реализуют люди в тесном взаимодействии друг с другом, распределяя роли, компетенции и задачи, с одной стороны.
С другой стороны, эффективная команда – это, говоря метафорическим языком, птичья стая в дальнем перелете. Стая, в которой каждый может занять место лидера, выполняя его функции.
Чтобы движение к цели было необратимым или корректировалось адекватно концентрации команды, ее лидера и направляющих, будь то генеральный директор холдинга, собственник или топ-менеджер проекта, мы будем ориентироваться на службу/отдел подбора персонала.
В книге «Отдел подбора с нуля» вы получите эффективный алгоритм, как построить систему в отделе подбора и через 30—60 дней достигнуть первых результатов.
В целом, не имеет значения, молодая компания или нет, только формируется отдел подбора, или компания с большим стажем деятельности, где процесс подбора установился «с 90-х годов».
Я обобщил личный опыт как руководителя отдела топовых российских компаний, хедхантера, человека, который построил карьеру 2 раза с нуля.
Пользуйтесь инструментами, практикуйтесь в компании, конструируйте под свою компанию и формируйте свой эффективный индивидуальный подход. Опыт показывает, что без книги, с высокой вероятностью, вам это откликнется двойной нагрузкой, нервами и деньгами, да и с неизвестным финалом, так как гипотезы у вас и вышестоящего руководителя, могут не совпадать. Можно, конечно, создать собственный паровой двигатель, а смысл, если вы уже читаете книгу и понимаете, что все уже подготовлено и прописано к действию.
Уважайте своё время, поэтому читайте, практикуйте и внедряйте эффектный подход! Важно: цель отдела подбора – привлекать самых подходящих и лучших специалистов, помогать людям с работой!
А задача руководителя – вдохновлять и поддерживать на всех этапах команду. Об этом вы прочитаете в этой книге.
Глава 1. Аудит направления подбора
Настоящие профессионалы в сфере HR способны изложить свое мнение по любым вопросам бизнеса, а не только по тем, которыми занимается непосредственно кадровая служба.
Неизвестный
У меня в команде работала Ольга. Хороший человек. Приветливая, улыбчивая, быстрая, четкая. Она всегда знала ответы на все вопросы и… всегда была очень занята. Имелась у нее одна проблема. Показатели работы очень слабые. И вроде бы складно поясняла причины, а редкие успехи (которые все же были) отмечала при каждом разговоре о недостигнутых целях. Настал день, когда она ушла. Сама. По факту, нужно было с ней заканчивать взаимодействие раньше. Делать выводы и ставить задачи безальтернативно, нужно расставаться.
Все понимается с опытом. Это был лучший пример для меня на начальном этапе, чтобы больше не сталкиваться с подобным. Больше такие «Ольги» у меня не задерживались. Темп с первого дня. Результат строится на конкретных цифрах. Начать движение к большим целям следует с диагностики текущих показателей:
• Какими результатами вы обладаете на сегодняшний день?
• Почему не достигаете целей, которые наметили?
Возможно, проблема в менеджерах, или ваше предложение неинтересно рынку, или предложения о работе отправляете не тем, кому это надо?
Помните, как у Толстого: каждая несчастливая семья несчастлива по-своему? Так вот, в построении отдела наоборот, у руководителей «несчастья» совпадают. Каждую причину можно перевести в задачу и за 30—60 дней усердной работы построить заново эффективную работу в отделе подбора. Эта книга поможет придать действиям рекрутеров максимальную эффективность.
Начинаем считать и анализировать.
Есть 3 признака системы, когда нужно проводить аудит:
1 признак – «Саботаж менеджеров по подбору»
Проявляется в разных формах: от неисполнения рабочих задач до систематических нарушений дисциплины. Сотрудники ленятся, затягивают сроки, не умеют вести переговоры, не реагируют на негативные отзывы. Причина подобной расхлябанности в отсутствии контроля команды, ежедневной отчетности и недостатке участия руководителя в работе. Да и по себе скажу: я помню времена, когда работал в компании Ростелеком. Был я там, к слову, не Руководителем, а в роли заместителя начальника отдела по подбору персонала, внутренним хедхантером (охотником за ценными кандидатами). И помню, как затаенное нежелание делать что-либо новое и сложное появилось у меня спустя год работы. И произошло это именно тогда, когда руководитель перестал ставить сложные задачи, а точнее, почти перестал их ставить вовсе, так как и курс компании превратился в «дойную корову», в определённый период времени.
Я привык к тому, что сам планирую свой график, как хочу. А когда задачи все же появлялись, то желание их выполнять было значительно ниже, чем раньше. Меня удивила собственная реакция. Но она оказалась логичной. Ведь возникла новая привычка – эдакой свободы. Поэтому саботаж происходил не сам по себе, а от систематически неверных действий руководства.
Выход из ситуации:
Так вот, эффективному отделу подбора необходимы 5 равнозначных направлений:
1) Контроль.
Структурный и системный.
2) Скрипты.
Обновленные способы коммуникации с кандидатом по телефону, в переписке и личных встречах. Уничтожение старомодных методов работы с возражениями.
Например, В ответе на «я подумаю над предложением»:
Было: «Позвоните, как примите решение!»
Стало: «Да, конечно, все взвесьте, обдумайте. А позволите ли небольшой вопрос? – Да. – Скажите, а для вас какие условия мотивации более важные, по которым вы будете принимать решение о трудоустройстве?»
3) Понятные инструкции.
Система адаптации вновь прибывших сотрудников и оперативное внедрение новых техник. Автоматизация данных процессов.
4) План. Прозрачные цели в конкретных единицах измерения: число действий и срок выполнения. Чек-лист обязательных мероприятий.
5) Администрирование задач. Распределение и регулярный отчет.
2 признак – «План подбора не выполняется».
Средняя команда, «застоявшийся» коллектив из средних рекрутеров или, наоборот, текучка кадров. Менеджеры ходят на работу за окладом, в компании нет ключевых сотрудников на местах (или частично заняты вакансии), нет мотивации у персонала.
Невыполнение плана, хаотичные решения, которые не приносят результата.
Решение:
Здесь поможет хронометраж рабочего дня сотрудников (план задач по месяцу, неделе). Понять, на что менеджер тратит время: на целевые или лишние действия, сколько минут занимает каждое, как оптимизировать процесс работы с кандидатом?
Моя первая работа была на хлебозаводе. В 10 классе родители договорились с Директором предприятия, чтобы вывести меня на смену в течение полного месяца. Почему трудоустроили, это другая история. Сейчас не об этом. Моя задача была (3 смены/1 день отдыха) собирать сотни батонов белого хлеба из горячей печи и складывать стеллажи. И так, изо дня в день, контролируя только свою работу и отвечая за себя.
Задача Руководителя отдела подбора освобождать своих сотрудников от рутинных задач. При необходимости вывести ассистента отдела подбора для сбора информации или работы с документацией.
3 признак – «Золото, а не руководитель!»
Ситуация, при которой руководитель в отделе подбора берет на себя равную долю открытых заявок в работу, работу с документами и т. д. Параллельно он же занимается вопросами управления, кадровой работой и бюджетированием. Он выполняет большое количество операционных задач, итог которых – эмоциональное выгорание.
Причина – в нежелании персонала брать ответственность, отсутствии доверия руководителя к подчиненным, нарушении в делегировании задач. Как гласит китайская мудрость, не нанимай человека, которому не доверяешь, и доверяй человеку, которого нанял.
Решение:
Создать систему.
Эти три признака – следствие скрытых от глаз собственника проблем. Достаточно разобраться с причинами, отрегулировать управление, и подбор станет эффективным.
Но эти проблемы делятся на микрозадачи, а менеджеры очень ловко могут прикрывать недостаток результатов красивыми причинами: кризис, много конкурентов на рынке, загруженность другими делами…
Поэтому в реформации отдела подбора 3 задачи:
Во-первых, найти зоны роста.
Во-вторых, провести многоуровневый аудит.
В-третьих, посчитать, какие действия можно автоматизировать под статистику: количество кандидатов, телефонных звонков, число проведённых интервью, число предложений о работе, конверсию по воронке и прочее.
I. Для первой задачи вам понадобится провести анализ работы компании за прошедшие 2—3 месяца.
В целом по компании:
1. Количество трудоустроенных.
2. Срок поиска кандидата.
3. Конверсия (массовый подбор)
4. Лидогенерация. Эффективность.
5. Источники. Эффективность.
6. Качество системы управления данными (например, E-staff).
По кандидатам:
1. Качество трудоустроенных. Выручка от работы.
2. Категорийность (линейный, средний, высший менеджмент + digital / IT направление.
Соберите данные в одну таблицу и проработайте получившиеся показатели. Какие цифры можно и нужно увеличить, какими методами этого добиться быстрее?
II. Вторая задача – провести многоуровневый аудит по направлениям (подробнее рассмотрим в следующих главах):
