скачать книгу бесплатно
подъёмники, и их территория была условно
поделена. И в итоге в огромной ремзоне
находились команды сервисов всех брендов. В
каждой такой команде была смена (бригада) по
6—12 механиков, 1— 2 бригадира, 1 технический
координатор, 1 инженер по гарантии, и 1—4
различных технических специалиста. И каждая
из этих команд, то есть все, подчинялись одному
начальнику – начальнику цеха.
Г) В огромной ремзоне также был оборудован
склад, который работал на все бренд-сервисы,
но сотрудники склада подчинялись
отдельному начальнику.
Д) Колл-центр, – он имел своего руководителя, —
подчинялся в свою очередь руководителю,
заправлявшему МП во всех шоу-румах.
Е) Всеми вышеописанными подразделениями
руководил начальник на должности ТЕР-МЕН.
В такой структуре на весь цех приходился либо один, либо два бригадира. И в зависимости от того, какой механик свободен, тот или иной бригадир выстраивал и занимал ресурсы того или иного механика и выстраивал последовательность ремонта. То есть весь коллектив механиков приходился на двух бригадиров, и не было привязки конкретных механиков к конкретному бригадиру. Бригадиры были два равнозначных начальника для всех механиков. В принципе, такой подход давало вариативность и гибкость в построении планирования, в отличие от альтернативы, если бы за каждым бригадиром были закреплены только его конкретные механики. Но, с другой стороны, два разводящих на одном распределительно-командном посту зачастую сталкивались лбами.
В общем, получалось, видение начальников, сформировавших данную структуру, было таковым: МП должны уметь делать свое дело, и у них свой начальник, а в цехе там свои особенности, и там свой начальник и они должны уметь делать своё дело. Политика компании выходила следующей: были описаны все процедуры и порядок действий по каждой должности, и разделены зоны ответственности, чтобы каждый, условно говоря, жевал свою морковку.
В итоге бригадир должен был взаимодействовать с мастером-приёмщиком, и бригадир не подчинялся ни мастеру-приёмщику, ни тому начальнику, который руководил всеми МП. Бригадир и механики подчинялись начальнику цеха, который был главным над всеми командами механиков всех дилерских брендов.
Мастера-приёмщики принимали клиентов по Планировщику, всё было прекрасно оцифровано, и они вместе с клиентами отправляли их автомобили в чёрный ящик под названием сервис (цех, ремзона). И в этом цехе решение по приоритетам, срокам и того, что и как лучше сделать, и как выстраивать диагностику, ремонт, с технической точки зрения, для себя определял бригадир и ставил МП перед фактом.
МП, конечно же, мог попросить бригадира проявить снисходительность и войти в понимание, когда возникали определённые обстоятельства, которые требовали ускорить сроки ремонта или пойти навстречу клиенту. Но всё это могло срастись, если личные отношения мастера-приёмщика и бригадира случайным образом были дружескими.
Складывалась вроде бы красивая картина: МП не был руководителем для этого бригадира, более того, вышестоящий начальник этого МП напрямую на этого бригадира не мог повлиять, он только мог связаться с начальником цеха и как-то с ним взаимодействовать, чтобы решить какой-то сложный вопрос, связанный с клиентом и ремонтом его автомобиля. И когда они – эти оба начальника – не находили консенсуса, они шли к самому главному начальнику – ТЕР-МЕНу – и решали с ним свои тупиковые вопросы. Иными словами, МП к начальнику цеха не имел никакого отношения и не имел доступа «к телу», чтобы дать свои рекомендации, пожелания, замечания по работе цеха.
Естественно, мастер-приёмщик вместе с клиентом становились заложниками ситуации, и ждали, что же им выдаст этот чёрный ящик (цех). Предполагалось, что МП должен был, со своей стороны выполнить функции продажника, согласовать ремонт с клиентом, оформить документы и т. д. А в это время бригадир в цехе «кидает» дефектовку мастеру-приёмщику, и говорит: «На, давай решай, жду согласования». И только потом, в зависимости от согласованного, бригадир понимал, когда машина пойдёт в работу и когда можно ожидать её готовности.
Как показала практика, всегда возникало много уточнений, вопросов, нюансов, или возникали ситуации, где нужно было делать какие-либо уступки клиенту, искать компромиссы, где-то нужно было прогнуться перед клиентом, где-то нужно было проявить щепетильность и внимательность. И понять эти нюансы и потребности клиента мог только МП, поэтому ему и приходилось о них просить. Но всего этого бригадир и его команда в цехе не обязаны были делать. Зато постоянно прописывались новые и новые процедуры, чтобы по регламенту закрывать периодически возникающие новые нюансы.
Да, при таком подходе хорошо решалась задача определить, кто виноват. Но не очень хорошо решалась задача, что делать.
Далее по цепочке.
Менеджеры ОЗЧ, как и сотрудники склада, подчинялись отдельному начальнику ОЗЧ, а тот, в свою очередь, замыкался на начальника ОЗЧ всей территории, а этот, в свою очередь, уже на ТЕР-МЕНа. Последние работали по своему отдельному графику, и выстраивали его, исходя из собственной конъюнктуры отпусков и подмен друг друга. Поэтому МП не являлся начальником для рядом сидящего менеджера ОЗЧ и работал с разными менеджерами, т. к. у тех был свой отдельный график.
Мастер-приёмщик и сотрудники колл-центра, согласно процедуре записывали клиентов, и заполняли пустоты планировщика. После приёма автомобиля бригадир сам назначал исполнителя. Далее, весь состав бригады (смены) механиков был поделен на группы механиков.
Их, как правило, было три:
1) «ТО-шники»,
2) «агрегатчики»,
3) диагносты.
Но у некоторых дилеров было и 4 группы:
1) «ТО-шники»,
2) «Ремонт средней сложности»,
3) «агрегатчики»,
4) диагносты.
То есть механиков разделили по уровню квалификации и специфики проводимых диагностических работ и ремонтов. Например, «ТО-шники» – это механики, которые были не высококвалифицированные, и коэффициент по выработке у них был небольшой. И подразумевалось, что они могут делать простые работы – ТО, замену тормозных колодок и дисков и т. д. Но в то же самое время таких работ было много, и делать их можно было приноровиться быстро, компенсируя тем самым низкий коэффициент по зарплате, по сравнению с «агрегатчиками».
«Агрегатчики» – это уже более опытные и более квалифицированные механики, и по сравнению с «ТО-шниками», могли делать сложные работы, например, ремонт двигателя, раздаточной коробки, редукторов и т. д.
Ну а диагносты – это самые высококвалифицированные механики, которые делали самую сложную и высокоинтеллектуальную работу: диагностику и постановку диагноза, а так же все работы, связанные с электрикой.
И в зависимости от поступившей проблемы автомобиля, или комплекса жалоб на одном автомобиле, бригадир выстраивал порядок и ход диагностики и ремонта, и планировал работу цеха.
И у многих автодилеров такая схема организации до сих пор существует. Но, по моему убеждению, она имеет право на применение только в одной парадигме, которую я опишу ниже.
Кратко про самые частые трудности приведённой в качестве примера структуры. Почти всегда автомобиль приезжал в цех во время работы той или иной бригады (смены) с несколькими жалобами и проблемами. И все эти жалобы и проблемы, в различных комбинациях, принадлежали по своей классификации к разным группам механиков. То есть получается, что данный автомобиль бригадир последовательно планировал сначала одному механику, потом другому, потом третьему.
Типичный пример.
У клиента набор жалоб и пожеланий:
1) горит сигнальная лампочка «Check Engine»,
2) присутствуют посторонние стуки в подвеске
при проезде по неровностям,
3) на месте стоянки видны следы технической
жидкости,
4) выполнить очередное ТО, сделать осмотр и
при необходимости заменить тормозные диски
и колодки.
Вполне себе банальный набор. И бригадир в подобных случаях выстраивал и планировал работу следующим образом. Он сначала ставил задачу диагносту разобраться с датчиком «Check Engine», дабы получить ключевую определённость по автомобилю. После получения диагноза (например, требуется замена клапана EGR), он отправлял автомобиль «агрегатчику», и ставил задачу провести осмотр и диагностику подвески. После чего получал дополнительные диагнозы и выявленные недостатки (например, требуется замена сальника хвостовика раздаточной коробки, замена шаровых опор, втулок и стоек стабилизатора поперечной устойчивости). Затем МП формировал калькуляцию и отправлял дефектовку на согласование.
Если клиент всё согласовывал, то, как правило, бригадир отправлял машину последовательно каждому исполнителю, в различных порядках, исходя из целесообразности. Например, сначала «агрегатчику» на замену клапана EGR, который переуплотнял (производил замену) сальника хвостовика раздаточной коробки. А ремонт по замене элементов подвески и выполнение ТО, замену дисков и колодок бригадир планировал к механикам «ТО-шникам» после работ «агрегатчиков». Хотя все эти работы успешно могли выполнить и «агрегатчики», но необходимость выстраивания такого «петляния» и передачи автомобиля от одного исполнителя к другому, основывалась на определении про морковку – каждый должен заработать себе на хлеб.
И получалось так: механик «ТО-шник» делал свою работу, он зачастую мог сделать и остальную работу, но этого делать было нельзя, т. к. в этом случае он как бы отбирал хлеб у «агрегатчика». То же самое и с «агрегатчиком». Выполнив свою часть работы, он тут же мог выполнить всё остальное, но тогда бы он получал зарплату с более высоким коэффициентом за простые работы и одновременно отбирал бы морковку у механика «ТО-шника».
И такие конфликты между механиками происходили постоянно.
Кстати, зачастую возникали и обратные ситуации, когда механики с более низким коэффициентом – «ТО-шники» – специально увиливали от сложных работ из принципа «у меня маленький коэффициент, я вроде бы могу выполнить это сложную работу, но принципиально не буду, пусть делают те, у которых зарплата больше».
С диагностикой и диагнозами в этом дилерском центре получалась жестокая схема. Никого из механиков (ни «ТО-шников», ни «агрегатчиков») не волновало, что с машиной происходит с точки зрения выявления причины неисправности – ведь это была забота диагностов и, получалось, их проблемы.
Механик «ТО-шник» говорил так:
«Скажете, что поменять, я поменяю, а верный ли это диагноз, поможет ли этот ремонт, будет ли положительный результат – это меня не волнует! Это не моя зона ответственности!»
Иногда попадались горе-бригадиры, которые творили настоящие глупости. Они сразу делали ТО и осматривали подвеску, требовали от мастера-приёмщика согласовать замену тормозных колодок и выполняли её. И только потом они приступали к диагностике, которая, как правило, затягивалась. Ожидания клиента выходили долгими, а тут ещё выявлялись страшные диагнозы, которые переворачивали ему всю бюджетную картину – с терпимого на дорогой ремонт.
И такой клиент, недоумевая, вслух рассуждал:
«Лучше был тогда я устранил более приоритетную неисправность, а с остальным бы подождал».
Но бригадира эти ремарки особо не волновали, я про парадигму стратегии.
Рисунок №2
При такой постановке организации, тот, кто выстраивал всю эту схему, на мой взгляд, неэффективную, исходил из видения, где всё строго посажено в процедурный процесс. И получается, что МП мог вести сделку (в нашем случае ремонт конкретной машины), когда одна машина попадала то к одному бригадиру, то к другому. Эту машину в большинстве случаев делало несколько человек. И два самых печальных момента, вытекающих один из другого: МП не определял приоритеты ни для механика, ни для бригадиров, и вообще не мог управлять этим процессом.
Рисунок №3
Помним, каждый клиент приезжает со своим букетом. Если продолжить цветочную аллегорию, то в букете (наборе) цветы (жалобы) комбинируются уникально. И в каждом букете цветочки надо было расставлять по своим вазам, т. е. надо последовательно разбираться.
А при постановке организационного процесса как описано выше, получается, надо петлять и выстраивать процесс, чтобы автомобиль в ремонте прошёл через нескольких исполнителей: сначала диагност-электрик, потом «ТО-шник», потом «агрегатчик», потом опять к диагносту.
А если что-то пошло не так? Опять петляем?
Попутный вопрос:
«А кто будет проводить красную черту под этой машиной, итоговую красную черту, чтобы в голове удержать и подвести общий итог с точки зрения качества?»
Имеется ввиду итоговая черта под все ремонты и действия, применённые к этой машине. Будет ли это механик, который менял тормозные колодки, или другой механик, кто заменял клапана EGR? Скорее всего, – нет, т. к. это же не его работа и не его зона ответственности.
Как обычно механик прокручивает у себя в голове после окончания каких-либо регламентных работ следующее:
«Так, это я закрутил, это тоже закрутил, момент затяжки проверил, уровень масла проверил, колёсные гайки протянул».
И так далее по списку. Это называется чек, контроль-самопроверка, который делают у себя в голове большинство ответственных механиков. Зачастую на подъёмнике они визуально осматривают все узлы и детали, которых касались, и прям пальцем прощупывают их и проговаривают: «тут закрутил, тут затянул, тут всё на месте» и т. д.
И даже если на выходе из цеха будет стоять контролёр ОТК и будет проверять всё по большому и длинному контрольному листу качества, то он не проверит, да и не сможет физически проверить, нормально ли ремонтники затянули гайки (болты) элементов клапана EGR, и не забыл ли механик там затянуть на каком-то элементе подвески ту или иную гайку. Все мы трезво понимаем, что такое нереально и нецелесообразно осуществлять в рамках ОТК.
Начальник отдела контроля качества максимум, что проверит, – это простые и типовые аспекты: лампочки на горят/не горят, давление в шинах, затяжка колёсных гаек и т. д. У всех некая иллюзия, что если будет контролёр, то это повышает качество. Поверьте на слово – это качества точно не повышает. ОТК, выстроенный в таком формате, решает совершенно другие задачи, бюрократические. И уж совершенно точно, что «петляние» машины между механиками разной квалификации, которые разделены по принципам сложности ремонта, не повышает качества. Более того, это «петляние» ещё и тормозит общую производительность процесса.
Если какой-то руководитель для себя видел идентичную или подобную структуру, он, видимо, считал, что вот такой порядок вещей органичен. Всё разделено, всё понятно: мастера-приёмщики в одной группе; там шоу-румы, пусть они будут в одной куче; а механики – все в цеху, это другое, пусть они будут в другой куче и у них будут свои командиры. Если обобщать, немного похоже на футбольную команду, где разделили всех игроков на подгруппы: нападающих в одну, полузащитников в другую, защитников в третью, а вратаря – в четвёртую. На каждую такую подгруппу у них бы был отдельный тренер, и все четыре подчинялись бы только соответствующим тренерам. И взаимодействие игроков на поле исходило бы из инструкций и команд «своего» тренера: нападающий не слушал бы просьбы полузащитника, а защитник «игнорил» бы увещевания вратаря без команды от тренера своей подгруппы и т. п.
Организация бизнес-процессов авторемонтного завода
Данная организационная схема (рисунок №4) действительно достаточно хорошо подходит по логическим связям среднестатистическому АРЗ.
Рисунок №4
Я приблизительно знаю, как работает АРЗ, т. к. служил в ВС РФ и был связан по долгу военной службы с автомобилями. Все воинские части вели учёт ТО и наработки автомобильной техники, и когда подходили пробеги и сроки, подготавливали и отправляли автомобили на капитальный и средние ремонты в АРЗ, а потом принимали их с АРЗ, спустя 6—18 месяцев (сроки зависели от сложности ремонта и очередей на него).
Автомобильная техника, которая вырабатывала свой ресурс, в плановом порядке получала подготовленные документы и после проверки комплектации доукомплектовывалась до каждой мелочи. От АРЗ были выделены специальные приёмщики, и после приема комплектности, проверки документов и согласования эти автомобили отправлялись эшелонами. Либо, если АРЗ находился в пределах 200 км, они доезжали своим ходом или на буксире. По прибытию на АРЗ военные автомобили принимались, а представители воинской части-отправителя могли с облегчением выдохнуть, т. к. самое трудное дело сделано (документы, укомплектованность и доставка машины) и теперь оставалось спокойно ждать, когда их транспорт отремонтируют.
И дальше была выстроена следующая цепочка действий.
Прибывшие машины собирали на отдельную стоянку. Сроки по ремонту были большие, никто никуда не спешил, в том числе и сами представители воинской части. Как говорится, нет машины – нет проблемы, следовательно, под прикрытием отсутствия техники не будет лишних задач. Поэтому эти машины стояли в отстойнике. Через какое-то время эти самые машины проходили осмотр, предварительную диагностику и оценку объёма и характера работ. Затем происходило планирование процесса ремонта по каждой конкретной машине, и спустя какое-то время, через один-два месяца, представителям части через магарыч «разрешалось» выяснить ориентировочные сроки готовности. Причём не факт, что им после ремонта отдадут именно эту машину. Допускалось, что могут дать совершенно другую, но такой же модели. Эта машина после первой оценки снова уходила в отстойник, где и ждала своего часа, когда её возьмут в ремонтный оборот.
Затем происходила разборка. Все агрегаты распределялись в различные цеха и мастерские, которые производили работы: одним доставался капитальный ремонт двигателей, другим – капитальный ремонт МКПП, третьи восстанавливали топливные системы, четвёртые занимались покраской элементов рамы и кузова и т. д. По аналогии моего пересказа бизнес-процесса автодилерского центра, каждая мастерская АРЗ делала свою по специфике работу, подобную механикам дилера, разделённым на группы: «ТО-шники», «агрегатчики», «диагносты».
Далее на этом АРЗ автомобиль собирался в обратной последовательности, машина обкатывалась, тестировалась. Если возникали проблемы, то её возвращали на первичный этап диагностики и планирования работ и на устранение недостатков. Это была, скажем так, возврат-рекламация внутри завода.
И если мы представим себе, что такой же, вроде бы, логичный и понятный принцип мы хотим выстроить по отношению к клиентам и ремонту их автомобилей, и представим себе гипотетически, что существуют клиенты, которые готовы оставить свои машины на один год для ремонта, и каждая машина клиента приезжает со своим набором исходных данных (неисправностей и проблем), то такой принцип построения ремонта, как на АРЗ, окажется вполне эффективен и логичен.
Модернизация бизнес-процессов под клиента
Если мы продолжим представлять фантастический расклад, где мы можем организовать себе такую же стоянку-отстойник и где будут накапливаться машины клиентов, как своего рода материальные запасы на производстве, то выстроим достаточно производительную схему организации труда, и тогда будет очень логичным разделять всех механиков по узконаправленным работам.
Но вот незадача. В такой красивой и казалось логично выстроенной схеме нам создает проблемы один неотъемлемый элемент. Неотлучный для любой схемы такого бизнеса как услуги автосервиса. Наличие клиента. Именно клиент создает клубок проблем, если мы говорим про автосервис. Клиент ломает всю красивую логику, которую я пояснил на примере авторемонтного завода.
Ровно также, как логику того самого дилерского центра, выстроенного, возможно, выпускником МАДИ или «Бауманки», превращает также в несостоятельную. Ведь логика этого дилера базировалась на знании, что сервис ремонтирует автомобили.
Кстати, спустя пять лет работы тот самый дилер с ужасом открестился от внедрённых бизнес-процессов, и они вернулись к принципу, когда у каждого бренда свой директор и у мастера-приёмщика бригадир замыкается на него со своей командой. И каждый сервис теперь стал у них единой командой, которая работает на один результат. Но они так и не вышли на бригадный метод, оставив всех механиков разделёнными на группы по квалификации: «ТО-шники», «агрегатчики», диагносты. Но теперь, по крайней мере, МП мог как-то влиять на бригадира и на директора бренда для внесения тех или иных корректировок в работе механиков и бригадиров.
Ремонт автомобилей, как он выглядит внешне – это то, что лежит на поверхности и верхушке айсберга. Непосвящённым кажется, что в автосервисе ремонтируют автомобили. На самом деле, мы, автосервис, решаем проблемы клиента. Автосервис работает на клиента и на решение его проблем посредством ремонта его автомобиля.
Ещё раз давайте вспомним – каждый клиент приезжает со своим отличным от других букетом потребностей. У него в голове своё понимание об автомобиле и его ремонте. К сожалению, у него также огромное количество заблуждений, фантазий по поводу этих «привезённых нам» неисправностей.
Плюс тот или иной клиент создаёт нам ещё большее количество проблем своим букетом, если:
приезжает раньше или опаздывает, у них нет
столько денег, он не берёт трубу и затягивает
согласование, у него много лишних и
неконструктивных вопросов, опасений,
заблуждений, недоверия; он требует какой-то
определённости, соблюдения сроков, дать
точное понимание по диагностике.
А ещё бывает так, что один клиент хочет ждать автомобиль в сервисе, и не готов его оставить на более длительный срок, а другой, наоборот, может уехать домой и готов оставить автомобиль на несколько дней.
И тот, кто работает в автосервисе, прекрасно знает, что это две разные сущности. Когда клиент ждёт в сервисе и смотрит на часы, и когда клиент не ждёт в сервисе, и никуда не спешит. И когда клиент ждёт в сервисе, сама такая ситуация нас обязывает действовать по одной стратегии. Когда клиент не ждёт в сервисе и не спешит, то у нас есть какие-то возможности нивелировать те или иные ситуации.
Снова становится очевидным, как резко ломается вся картина по выстраиванию тех или иных процессов, по сравнению с тем, как это выстраивает АРЗ или крупный автодилерский центр.
Я регулярно доношу важнейшую смысловую картинку и визуализацию до своих МП и механиков, рассказывая им примерно такую притчу:
«Уважаемые механики, давайте представим себе сказочный сюжет. Механик закончил ремонт автомобиля и объясняет мастеру-приёмщику: смотри, мол, как качественно и красиво я сделал ремонт, всё смазал, аккуратно всё собрал, ничего не повредил, почистил от грязи все элементы, проверил моменты затяжки. И действительно это так, и работа выполнена превосходно! И это известно самому механику, самой машине (если бы она была разумным существом) и Богу, который сверху всё видит! То есть Бог, как некая сущность, которая видит и знает всё, может кивнуть и одобрительно произнести: „Ты молодец, механик!“ И машина говорит: „Да, механик этот молодец!“ И если бы машина как разумное существо выдавала ещё и деньги, и из неё, как из денежного автомата, вылезали бы купюры, то мы бы, естественно, выстроили стратегию процесса как на АРЗ. Ведь только автомашине самой, а ещё Богу и механику лучше всех известно, что с ней сделали на самом деле и насколько качественно».
Ведь многие сервисмены и многие руководители автосервисов уверены и думают, что мы ремонтируем машины. И автосервис – это про ремонт автомобилей! И они до сих пор живут в такой парадигме, ни разу не задумываясь что мы не ремонтируем машины. Мы в первую очередь закрываем потребности клиента и решаем его проблемы. Если у клиента в голове возникло чёткое понимание, что мы решили его потребность (а кто, кроме него, знает, что он там себе напридумывал, нафантазировал), значит, мы добились желаемого результата. Потому что денежка «вылезает» из кармана клиента! Но прежде, чем она оттуда попадёт в кассу автосервиса, в голове клиента произойдет какие-то процессы, которые в итоге по каким-то сложным психологическим и физиологическим механизмам заставят его руку потянуться в карман, достать купюру, кредитку или смартфон с NFC и заплатить деньги механику или МП.
Именно поэтому в первую очередь мы работаем с клиентом. И, следовательно, выстраивать бизнес-процессы необходимо по совершенно отличному от АРЗ принципу. Тем более когда клиент приезжает с букетом проблем, и ему в этот момент важны время, оперативность, понятность и определённость. Выходит, к фактору времени мы добавляем ещё фактор клиента.
Вернее, наоборот – сначала мы закладываем в приоритет фактор клиента, затем добавляем фактор времени, и только потом – фактор самого автомобиля, его диагностики и ремонта. И тогда, исходя из этих потребностей, из всех шишек, набиваемых с клиентами, а не с автомобилями, приходят, скажем так, совершенно другие мысли на тему, как выстраивать работу. И если приоритетом стоит не разделение труда по специфике, а время реализации задачи, качество и лояльность клиента, то накопленная практика диктует лично мне другие мысли и вопросы.
Например, с точки зрения качества, что лучше? Когда машину делают поочерёдно или вместе несколько механиков, или весь ремонт делает один механик?
Исходя из своего опыта, скажу точно, что лучше, если машину делал только один механик. Один механик – одна ответственность. Один механик – одна голова, и пробежаться по списку и собраться мыслями, все ли я закрутил, проще одному механику в своей голове. Догадываться за другого, и учесть его ошибки – намного сложнее!
Поверьте практику.
