скачать книгу бесплатно
А теперь обратите внимание, как поле коммуникаций резко меняется/усложняется, когда у нас в группе (бригаде) автосервиса уже четыре механика.
Для того, чтобы в идеале каждый мог оповестить о новой информации всех остальных участников, и все об этом узнали как можно скорее, такое возможно, например, только в том случае: если они находятся в одном помещении и могут видеть или слышать друг друга. Или если они используют звуковой канал, то обмен информацией удобно осуществить при помощи рации в открытым эфире. Кроме того, ещё есть возможность дать информацию и получить обратную связь от каждого отдельного механика другому отдельному механику без привлечения других, чтобы не отвлекать их. И, ещё раз повторюсь, при наличии всех теоретически возможных каналов коммуникации достигается максимальная эффективная слаженность в действиях группы в целом.
Для наглядности схема информационного взаимодействия группы из четырёх человек изображена на рисунке №9. И если мы подсчитаем количество прочерченных каналов коммуникации, их будет уже шесть.
Рисунок №9
То есть, когда была группа из двух человек, количество каналов, теоретически максимально возможных, было равно единице. Когда же группа стала состоять из трёх человек, то количество таких каналов выросло тоже до трёх. А если группа из четырёх человек, то теоретически максимально возможное количество коммуникационных каналов стало уже шесть.
А теперь давайте увеличим группу до шести человек.
Здесь для того, чтобы каждый человек мог каждому другому члену группы передать какую-то информацию (одновременно или по отдельности) как новую вводную, которую он получил/увидел, и чтобы каждый узнал, что появилась какая-то новая информация или случилось изменение обстановки, то таких коммуникационных каналов для всей группы требуется уже пятнадцать штук (рисунок №10).
Рисунок №10
А увеличивая количественный состав группы до восьми человек, мы поднимаем необходимость в количестве коммуникационных каналов до следующего теоретического максимума – до 28 штук (рисунок №11).
Динамика роста численности группы и каналов связи формирует переменное численное соотношение, которое я называю коэффициентом (показателем) перегруженности группы по коммуникационным каналам (далее КПГКК).
Рисунок №11
Обратите внимание, по мере увеличения количества персонала в группе КПГКК растёт быстрее, чем само число людей. То есть когда в группе 3 человека и 3 канала, анализируемый коэффициент равен одному (3:3=1), если в группе 4 человека и 6 каналов, коэффициент равен полутора (6:4=1,5), а если в группе 6 человек и 15 каналов, тогда выводим коэффициент два с половиной (15:6=2,5). То есть при росте количества людей в группе в два раза (6:3=2) КПГКК вырастает в два с половиной раза (2,5:1=2,5), но об этом чуть далее.
Даже изучая визуально схему на рисунке №11, мы видим перегруженность по коммуникационным каналам. И интуитивно всем, на мой взгляд, становится понятно, что чем больше коллектив, например, механиков, которые находятся в цеху, тем больше каналов коммуникации требуется, чтобы совместные действия выполнялись слаженно.
Если в каком-то фрагменте общей деятельности автосервиса какую-либо важную оперативную информацию передали (донесли) не всем членам команды, получается следующее: в данной группе исключили ряд каналов коммуникации, информация не дошла до всех и в определённых случаях это сыграет негативную роль в общем результате.
Например, механик или бригадир крикнул всем в цехе:
«Стенд сход-развала не занимать 10—15 минут, я еду на тест-драйв. Как вернусь, возможно, понадобится быстро поправить, поэтому не занимайте 10—15 минут».
И какой-то механик это не услышал (как вариант, посещал туалет), пришёл в цех и видит, что стенд сход-развала свободен, загнал на подъёмник стенда машину, которую он ремонтирует и повесил уже мишени. А тут возвращается бригадир и ему, как назло, надо оперативно поправить сход-развал на машине, т. к. на тест-драйве обнаружилось, что машину уводит.
И имеем проблему.
Ну, конечно, пример был взят тривиальный. Мы понимаем, что другие механики подстрахуют, предупредят этого механика, чтобы не ставил. А, может, и не успеют предупредить. Но если взять весь перечень возможных ситуаций в бизнес-процессах автосервиса, то все, кто в теме, прекрасно понимают: подобных проблем, как больших, так и малых, случается на практике много. Я про те, причиной которых является нарушение коммуникаций, напрямую влияющее на слаженность коллектива, и, как следствие, на производительность, качество и результат труда в целом по компании.
И что ещё стоит отметить: если речь идёт о простой механической работе, например, копать траншею, собирать картошку или разгружать груз, то нарушение или ухудшение коммуникации в группе влияет на общую производительность и результат не фатально. И поэтому идеальные коммуникации не актуальны в простых работах. Но как только речь заходит о более сложных и комплексных видах работ, особенно, когда каждый член группы выполняет последовательные действия (как проект) и когда в его последовательных действиях требуется принимать промежуточные решения, проводить согласования, обсуждения, консультации, определять приоритеты, когда возникает вариативность в принятии решений, то актуальность в эффективной коммуникации в разы сильнее влияет на производительность труда как отдельного члена группы, так и на достижение общего результата группы.
Если вы захотите пойти от обратного и подсчитать максимальное количество коммуникационных каналов (или звеньев) для определённого количества людей в группе, применима математическая формула, которая приведена на рисунке №12.
Рисунок №12
Искомое число в формуле назовём К: К=N (N-1) /2 (где К – количество каналов коммуникации, а N – количество человек в группе).
И чтобы вручную не рисовать график и не считать количество звеньев, можно воспользоваться этой формулой.
Благодаря этой формуле можно увидеть, что для группы в 10 человек коммуникационных каналов выйдет 45 штук (и КПГКК тут 10/45=2:9=1:4,5), а для 15 человек количество каналов будет 105 штук (и КПГКК тут 15/105 =3:21=1:7).
На какие мысли это наводит?
А мысли у меня такие.
На мой взгляд, есть некая критическая точка с количеством людей в группе, когда возникает перенасыщенность каналами коммуникации, когда взаимодействовать между членами группы становится всё сложнее и сложнее, когда людей становится в команде больше, и об этом знают все руководители с опытом.
И такими большими группами руководить становится труднее, а самое главное – удельная производительность труда будет снижаться.
Рисунок №13
И большие группы становятся менее эффективными, чем малые, особенно когда речь идет о сложных видах деятельности.
А работа групп по оказанию услуг автосервиса как раз и относится к разряду сложных, по сравнению с землекопами.
Поэтому, обращаясь к руководителям автосервисов и собственникам, предлагаю:
«Когда вы начинаете выстраивать структуру автосервиса, пожалуйста задумайтесь об этих наглядно представленных размышлениях, и проанализируйте, по какому принципу вы построили оргсхему, и учли ли вы актуальность слаженности сотрудников в группе и фактор перенасыщенности каналами коммуникации в группе».
К чему я подвожу?
Давайте рассмотрим типовую и распространённую организационную схему, которая присутствует во многих автосервисах, в том числе и дилерских. Это когда у нас есть МП, у него есть в оперативном подчинении (взаимодействии) бригадир, а у бригадира в подчинении (взаимодействии) есть механики.
И работа при такой структурной схеме команды у многих выстроена следующим образом:
Механиками руководит бригадир, он с ними
осуществляет коммуникацию во время работы
в цехе. У бригадира постоянно накапливается,
обрабатывается в его голове и протекает через
него информация как от механиков, так и от МП.
И он (бригадир) перманентно выдаёт и
обменивается информацией с МП.
Рисунок №14
А теперь рассмотрим более полную картину и вспомним, что в наших процессах есть ещё «участники» группы – клиенты. И клиентов у мастера-приёмщика в оперативном пространстве текущего дня всегда находится несколько. Да, один клиент завершил сделку и уехал, но появился в оперативном пространстве деятельности МП уже другой. И если рассматривать этих клиентов как некие замещаемые клиентские вакансии, с которыми взаимодействует МП, то у последнего в поле зрения и в коммуникации находится несколько таких клиентов. Их может быть три или четыре, а у кого-то шесть, у кого восемь, а у кого-то и десять клиентов.
Рисунок №15
Те машины, которые сейчас в ремонте, МП держит на контроле и понимает, что скоро надо будет звонить соответствующим клиентам. Есть клиенты, которые находятся в сервисе и периодически отвлекают и требуют к себе внимания мастера. Есть ещё другие машины, которые стоят в отстойнике, и их владельцев, надо держать в уме, и вечером проверить по этим машинам приход запчастей. Возможно, вечером уместно будет с кем-то из них связаться и доложить о приходе запчастей, и придётся взаимодействовать уже с этими клиентами. Какие-то клиенты входят в оперативное взаимодействие и уходят. Это те, которые просто делают звонки, проводят какую-то консультацию. И, получается, что в среднем, грубо говоря, в оперативном взаимодействии у МП может быть до 10—15 клиентов. Последняя цифра, по моим наблюдениям, – максимально нагруженная бригада, если во главе стоит опытный мастер-приёмщик. Но в среднем, это 4—6 человек, исходя из того, что бригада у МП в подчинении – из четырёх механиков. Оперативное пространство по времени, на мой взгляд, есть интервал в два-три часа.
Поэтому в общую группу, как команду, в которой взаимодействуют все друг с другом, надо для учёта включить ещё и самих клиентов. Мы же не рассматриваем случай чистого производства. Где рабочие – это слесаря, и они на станках изготавливают детали, и там требуется коммуникация между ними. И мы не рассматриваем тот автосервис, который работает по схеме АРЗ. Когда нет фактора наличия клиентов как сущностей и, следовательно, нет необходимости взаимодействия в оперативном пространстве с клиентом.
Кстати, это мечта технарей – работа по схеме АРЗ, когда у автосервиса полная стоянка неисправных машин, клиентов нет, и предмет их труда – только железо и работа с ним.
А т. к. с клиентами происходит постоянно взаимодействие (приём, выдача, согласование, возражения, замечания, прочие дополнительные вводные), то клиентов точно надо добавлять в эту группу.
Главная мысль, к которой я хочу подвести сейчас, – следующая:
каждый раз, когда изменяется обстановка у того или иного механика по отношению к тому или иному автомобилю, хозяином которого является какой-либо клиент, для слаженной работы всей этой общей системы необходимо работать по всем коммуникационным каналам группы.
И работа по этим каналам будет заключаться в том, что если есть клиенты, и ещё есть мы – сотрудники, то при необходимости бригадиру получать согласование от клиента как обратную связь этот бригадир обменивается с ним любой необходимой информацией только через МП.
Обратите внимание на рисунок №15, который наглядно показывает каналы коммуникации при схеме:
«клиенты – МП – бригадир – механики».
Можно увидеть, что в составе потока всей информации, исходящей от каждого механика к каждому клиенту, наблюдается довольно узкое коммуникационное звено на одном из отрезков, между МП и бригадиром. Все потоки концентрируются в этом канале, и его плотность по всему информационному потоку – самая большая.
Получается, огромное количество информации либо смыслов может теряться только из-за погрешностей коммуникации бригадира с МП. Именно поэтому многие сервисмены сталкивались с ситуацией, когда мастер-приёмщик отпускал клиента в сервис, чтобы тот пообщался с механиком либо с бригадиром и ряд своих вопросов уточнил сам на месте.
Зачастую бригадир, помогая МП, говорит:
«Дай контакт клиента. Я сам с ним согласую ремонт».
И когда я работал в дилерской компании, то бригадир имел право звонить клиенту.
Но что делает бригадир в таком случае? Он исключает лишний для себя канал коммуникации с мастером, и, минуя его, напрямую звонит клиенту.
Идеальная картина с точки зрения коммуникации с клиентами, наверное, была бы следующей. Это когда нет МП и нет бригадира, и механик напрямую работает с клиентом. И некоторые автосервисы используют именно такой вариант оргструктуры. При такой структуре полностью исключаются лишние каналы (звенья) коммуникации и упрощается взаимодействие.
Рисунок №16
И вот, получается, что такая работа в определённом смысле намного эффективнее – с точки зрения простоты и скорости взаимодействия и принятия решений.
Но есть глобальный недостаток при такой схеме.
Как только мы вспоминаем про то, что мы не ремонтируем машины, а работаем с головами и умами клиентов, то задаёмся вопросом:
«Какая же квалификация должна быть у механика, чтобы он грамотно мог работать с клиентом как „великий комбинатор“: выявлять его потребности, общаться, продавать, улыбаться, проводить калькуляции и презентовать коммерческое предложение?»
В моём секторе веры нет такого варианта построения схемы по простой причине – для меня не представляется возможным воспитать механика с таким широким набором компетенций, в масштабах большой комплексной автосервисной компании. В маленьком автосервисе, где всего механиков шесть-восемь человек, построенном по принципу семейного бизнеса, когда у собственника всё находится на вытянутой руке и он сам погружен во все процессы, вполне возможно собрать команду из таких уникальных и способных механиков и вести процесс без мастера-приёмщика. Но в рамках большого трудового коллектива я в это не верю.
И поэтому есть ещё одна парадигма, которой я придерживаюсь, она – в сути варианта схемы, в которой мы убираем бригадира, и все его функции передаём мастеру-приёмщику (рисунок №17).
Рисунок №17
Теперь одно и то же лицо и загонит машину, и выгонит её, и поставит задачу механику непосредственно в цехе, и получит обратную связь от механика, и также адекватно, красиво преподнесёт её клиенту. Выходит, в этой схеме «вырезается» перегруженное звено МП-Бригадир. И мы ещё увидим такую изменившуюся картину: если в оперативном пространстве у нас бригада состоит из четырёх механиков, (кстати, почему четыре, поясню позже), и так же если в оперативном пространстве у МП находится четыре-пять клиентов, то получается команда (группа) численностью восемь-девять человек.
Эта вилка чисел – восемь-девять человек – историческая, она у меня линейно коррелируется с численностью отделения, т. к. в прошлой жизни я был военным, я уже упоминал об этом. И могу провести аналогию с организационно-командной схемой воинской части ВС РФ.
Откуда взялись цифра и количество в таких подразделениях как взвод и отделение?
Во-первых, как результат большой военной практики, которая измеряется столетиями. И именно в ведении боевых действий требуются оперативное взаимодействие и слаженность группы. И отделение – минимальная тактическая единица, ячейка, группа, где предусмотрен командир, в подразделениях общевоинского типа. И отделение, в зависимости от рода/вида войск и подразделений, бывает от 7 до 11 человек.
Небольшая ремарка:
в авиации минимальная тактическая единица – звено и оно включает 3—4 летательных аппарата, в зависимости от рода авиации и типа воздушных судов, но то авиация – там всё намного сложнее в каком-то смысле.
Если рассматривать сухопутное отделение как минимальную группу, где предусмотрен командир, получается, именно это число – девять человек (как среднее значение) – является максимально допустимым (и в каком-то смысле оптимальным) для руководства и контроля одним командиром и позволяет достигать необходимой слаженности.
И это не то, что кто-то взял и изобрел, долго думал, выводил формулы, считал, и доказал. Так сложилось в естественной эволюции построения организационной структуры, которая рождалась не в бизнес-процессах, а добывалась потом и кровью, и порой большими жертвами. И с такими аргументами поспорить трудно. Ведь такие подразделения создавались как структуры столетиями, а изучать их и изобретать математические формулы, обосновавшие именно такие численности в подразделениях, начали относительно недавно.
Рисунок №18
Стоит отметить, что отделение в реальных условиях боевой обстановки по составу «плавает», то уменьшаясь, то увеличиваясь, в том числе и через пополнение. Это, скажем так, реальный фактор.
Поэтому численности групп, они сделаны с лёгким запасом. Но отделение может подразумевать и пять-шесть человек. Но девять-одиннадцать человек – это как раз тот предел, когда один человек в виде командира отделения способен нормально справиться с таким количеством. Дальше уже требуется, скажем так, другой командир отделения, который руководит другими девятью бойцами. И трое таких командиров отделения, сформировав три отделения, создают взвод, для которого требуется уже свой командир и несколько заместителей и других должностных лиц. А уже этот один командир взвода способен будет управлять взводом, только при помощи командиров отделения и дополнительных должностных лиц, которых – если подсчитать – тоже будет 5—8, в зависимости от рода войск и специфики подразделения.
Рисунок №19
В своём автосервисе я такой подход и применил, где рассматриваю МП как командира отделения, которое состоит из 4—5 механиков (чаще из четырёх) и предполагаю, что у него в оперативном взаимодействии (интервал 2—3 часа) постоянно находится от четырёх до шести клиентов. Стоит лишь добавить, что этому командиру (мастеру-приёмщику) я добавил заместителя. У него есть ещё правая рука, которая называется «менеджер отдела запчастей» и который тоже входит в их команду. Которую мы называем – бригада.
В итоге у меня получается команда, малая команда, с самым оптимальным числом людей. Принимая во внимание то, что в оперативном пространстве своего рода роль командных игроков играют ещё и клиенты.
И если у нас 4 механика, то вот в моменте «здесь и сейчас», у нас, как правило, в обработке 4 клиента. Потому что мы предполагаем, что каждый механик делает по одной машине в текущем моменте. Поэтому в оперативном подчинении «здесь и сейчас», как правило, у мастера-приёмщика находятся 8—9 человек. Это оптимально допустимое количество участников, с оптимальным количеством коммуникационных каналов, на грани перегруженности.
Представьте себе две другие аналогии.
Сначала про лётчиков. Например, в небе самолёты собираются в строй три самолёта, а потом к ним в полёте присоединяются ещё четыре. И вот летит строй из семи самолётов. Это уже не простая задача – собраться в небе и лететь вместе, без выкрутасов и выполнения каких-то фигур. Как только требуется сблизиться на близкое расстояние друг от друга (2—4 метра) и держать строй, такой полёт считается уже элементом высшего пилотажа.
Вы ради интереса попробуйте на автомобилях, со своими друзьями, проехать по широкой и свободной дороге в ряд и при этом держаться на трёх автомобилях близко друг к другу, и потом ещё совершать плавные совместные повороты и «петляния». Вы тогда поймёте, что вам нужно постоянное коммуникационное взаимодействие, вы постоянно должны смотреть друг на друга.
От этого и появилось такое понятие в небе, как ведущий и ведомый. Для того, чтобы все ведомые понимали – они корректируют своё внимание на него одного, своего ведущего.
Вторая аналогия.
Если мы рассмотрим затяжные групповые прыжки парашютистов, то их задача крайне усложняется, когда группа по численности становится всё больше и больше. И усложняется колоссально. Поэтому самые сложные и опасные задачи, когда парашютисты выполняют те или иные акробатические упражнения в группах, – это так называемые формации и рекорды. Когда для построения фигуры собирается большое количество участников – 50, 100 и более парашютистов. К таким прыжкам готовятся год и дольше. И там тоже определяют объекты для ориентира, своих ведущих, вокруг которых собираются все остальные. И сложность таких больших групповых прыжков – в необходимости поддержания постоянной коммуникации друг с другом. И такое количество людей в одном прыжке – огромная перегрузка по коммуникационным каналам.
Именно поэтому, все групповые полёты лётчиков и групповые прыжки парашютистов долго оттачиваются на земле. Когда коммуникация и слаженность отрабатываются на земле: лётчики, став в фигуру рядом друг с другом, смотрят друг на друга, ходят и нарезают круги, а парашютисты в похожей манере отрабатывают много раз действия в своей группе.
Поэтому, возвращаясь к воспоминаниям про несовременную организационную схему, которую реализовали в крупном дилерском центре, когда мастеров-приёмщиков подчинили одному начальнику, механиков и бригадиров замкнули и подчинили другому начальнику, а менеджеры запчастей и склад подчинялись третьему начальнику, плюс, все механики были поделены на ТО-шников, «агрегатчикив» и диагностов, понимаем – только исходя из проблемы их коммуникации, эта схема организации была обречена на провал. Что и подтвердилось позже.
Снова повторюсь: в своей компании я выбрал свой подход, это когда МП является и руководителем, и отцом-командиром, и одновременно напрямую несёт ответственность перед клиентом и руководит подчинёнными ему механиками. И тогда получается, что работает командный принцип, где управление и взаимодействие внутри команды происходит в оптимальном составе 4—5 человек. И мы видим, что такая команда способна в оперативном пространстве держать 4—5 клиентов, и это как раз то критическое количество участников, когда МП способен один всё удержать в голове. Исключили мы бригадира лишь только потому, что исходили из своего практического опыта.
И, кстати, в компании-дилере, где я работал, должность бригадира была вполне себе рабочая и обоснованная. Но в рамках уже своего автосервиса и его развития я накопил свою практику и опыт и сделал свои выводы.
На старте своего автосервиса и в первые годы я неоднократно вводил в бригады такую отдельную должность как бригадир. Если учесть, что приёмка находилась рядом с ремцехом, то после некоторых наблюдений я понял: для четырёх-пяти механиков бригадир – лишняя должность. Он превращается в перегонщика, наездника и бездельника, который сидит за компьютером. И лучше часть его зарплаты декомпозировать в мотивации мастера-приёмщика и сотрудников на других должностях, для повышения общей эффективности работы в бригаде.
Каждый раз мы, когда оставляли бригадира, то замечали, что при наличии опытных механиков огромное количество функций бригадира эти же опытные механики могли взять на себя. В частности, такие функции как грамотное составление дефектовки, грамотное расписание хода диагностики либо проведение качественной диагностики и предложение дорожной карты, либо результат для создания коммерческого предложения мастеру-приёмщику. А МП своей ролью мог закрывать функцию бригадира, которая предусмотрена в типовом дилерском центре и которая нам была навязана дилерскими стандартами. Зачастую во многих дилерских центрах, бригадир львиную долю своего времени тратил на бюрократические проволочки, оформления гарантийных рекламаций. Если учесть и этот фактор, то в формате моего автосервиса бригадир использовался на 50% от максимально возможной загрузки.
Небольшое отступление.
Я вспоминаю свою работу МП в дилерском центре. Из-за принятой гарантийной политики требовалось строгое соблюдение большого количества условий и документарных работ. Мне кажется, такая зарегламентированная бюрократия больше работала как сдерживающий фактор, чтобы в порывах «страстей и атак» ребята не стремились быстро выполнять ремонты по гарантии.
Я до сих пор помню, как мы с моим бригадиром выкручивались, просиживая до поздней ночи за оформлением гарантийных заказ-нарядов по букве закона и требованиям от производителя. У нас были спрятанные, «незаконные», вторые дежурные штамп-часы, которыми мы после рабочего дня выставляли сами время и штамповали время в рабочих листах гарантийных заказ-нарядов. То есть по факту делали так, чтобы «липа» оставалась «липовой». Подбивку под нормо-часы делали мы скорее на автомате, т. к. соблюдать все эти бюрократические правила в реальном рабочем процессе, было действительно нереально, а по нашему мнению ещё и нецелесообразно.
Важно помнить, что мы так делали исключительно чтобы успевать оперативно помогать клиентам с ремонтом в рабочее время и тем самым сохранять их лояльность, а документы оформляли уже после ремонта, в этом и заключалась наша «липовая липа».
Вернёмся к обсуждению смысла бригадира.
