Обследование предприятий перед внедрением 1С:ERP и 1С:ERP УХ

от даты отгрузки

от даты согласования

от даты перехода права собственности

до даты отгрузки

Комбинируя эти настройки можно выстраивать сложные многоэтапные условия оплаты.

◆Текущее состояние заказа клиента — автоматически рассчитываемый системой показатель, отражающий фактический этап исполнения заказа с учетом его статуса, оплаты, обеспечения и отгрузки. Позволяет быстро определить, какие действия необходимо выполнить для дальнейшего исполнения заказа.

В зависимости от состояния заказа и выполненных операций система может автоматически определять, например, следующие текущие состояния:

Ожидается согласование — заказ находится на согласовании внутри организации.

Ожидается оплата до обеспечения — для начала обеспечения требуется поступление предусмотренного аванса.

Ожидается оплата до отгрузки — для отгрузки требуется поступление предусмотренного аванса.

Ожидается оплата — ожидается оплата по заданным в заказе правилам оплаты.

Готов к обеспечению — условия оплаты выполнены, заказ можно передавать на обеспечение.

Ждет отгрузки — товары обеспечены и ожидают оформления отгрузки.

В процессе отгрузки — заказ отгружен частично, оформление еще не завершено.

Ожидается оформление перехода права собственности — товары уже отгружены, но переход права собственности покупателю еще не зарегистрирован (используется при отложенном переходе права собственности).

Закрыт — заказ закрыт.

✦ В отличие от статуса заказа, который устанавливается пользователем, текущее состояние рассчитывается системой автоматически. Благодаря этому менеджер может сразу увидеть, на каком этапе находится исполнение заказа и что препятствует его дальнейшему выполнению.

◆Закрытие заказов клиентов — механизм завершения жизненного цикла заказа после выполнения всех необходимых операций. Способ закрытия определяется настройками системы. Возможны два варианта работы механизма:

Без контроля закрытия заказов. Если контроль закрытия отключен, после полной оплаты и полной отгрузки заказ автоматически получает состояние Закрыт.

С контролем закрытия заказов. Если контроль закрытия включен, автоматическое закрытие не выполняется. Пользователь вручную запускает рабочее место Закрытие заказов, в котором выбираются заказы, подлежащие завершению. Открывается помощник закрытия заказов, где система может предложить:

отменить неисполненные строки;

указать причины отмены;

завершить обработку заказа.

✦ Использование контроля закрытия позволяет явно зафиксировать, что работа по заказу завершена, даже если часть его строк была отменена или не исполнена.

Состояние обеспечения заказов

◆Состояние обеспечения заказов — рабочее место, предназначенное для анализа и управления обеспечением заказов на отгрузку. Позволяет определить, какие заказы полностью обеспечены товарами, какие требуют закупки, производства, перемещения или резервирования, а также выполнить необходимые действия по обеспечению. В рабочем месте могут отображаться:

заказы клиентов;

заказы на перемещение;

этапы производства;

другие заказы на отгрузку.

Для каждого заказа отображается информация о:

степени обеспечения;

наличии свободного остатка;

резервировании;

ожидаемых поступлениях;

потребности в обеспечении;

сроках исполнения.

Из рабочего места можно выполнять следующие действия:

резервировать свободный остаток;

резервировать товары по мере поступления;

формировать потребность в закупке;

формировать потребность в производстве;

формировать потребность в перемещении;

изменять способ обеспечения отдельных строк заказа;

контролировать выполнение обеспечения.

Поскольку в рабочем месте одновременно могут отображаться различные виды заказов, рекомендуется использовать отборы:

по типу заказа;

по клиенту;

по складу;

по состоянию обеспечения;

по сроку исполнения.

✦ Рабочее место «Состояние обеспечения заказов» является одним из основных инструментов менеджера по продажам. Оно позволяет не только контролировать готовность заказов к отгрузке, но и оперативно принимать решения о способах их обеспечения, не открывая каждый заказ отдельно.

Счета на оплату

◆Счет на оплату — объект 1С:ERP, предназначенный для выставления клиенту требования на оплату товаров, работ, услуг или обязательств по заказу. В зависимости от настроек системы счет может использоваться как печатная форма документа продажи или как самостоятельный документ.

◆Упрощенный вариант счета — вариант, при котором отдельный документ Счет на оплату в системе не создается. Счет формируется как печатная форма:

заказа клиента;

документа реализации;

другого документа продажи.

Счет в этом варианте печатается непосредственно из:

заказа клиента;

документа реализации.

При этом счет формируется:

на полную сумму документа;

с детализацией до номенклатурных позиций;

с перечислением предусмотренных этапов оплаты.

Отдельный документ счета в информационной базе не создается, поэтому история выставленных счетов системой не ведется.

◆Счет как отдельный документ — отдельный самостоятельный документ системы, создаваемый на основании заказа клиента или документа реализации. Использование отдельного документа включается функциональной опцией в настройках системы. Он позволяет:

создавать отдельные счета по этапам оплаты;

учитывать аннулированные счета;

повторно выставлять счета;

позволяет просматривать историю счетов.

Если счет оформлен как отдельный документ по этапу оплаты, в печатной форме может указываться не полный перечень товаров, а конкретное назначение платежа. Например: «Оплата по заказу клиента №…» Таким образом, счет относится к обязательству по заказу, а не обязательно к конкретным строкам номенклатуры.

◆Аннулированный счет — счет, который признается недействительным для оплаты. Аннулирование позволяет сохранить историю выставленных счетов и при необходимости сформировать новый счет на тот же этап оплаты. Счет можно аннулировать, например, если:

истек срок оплаты;

изменились условия;

клиент не произвел оплату;

требуется выставить новый документ.

◆Повторное выставление счета — формирование нового счета вместо аннулированного. Это позволяет сохранить историю выставления счетов без удаления ранее оформленных документов. Новый счет может быть создан:

по тому же заказу;

на тот же этап оплаты;

с новым номером;

с новой датой.

◆Создание счета на основании — способ формирования счета, при котором он создается из документа продажи и автоматически связывается с ним.

⚠ Отдельный документ Счет на оплату нельзя создать без основания. Основанием может быть:

заказ клиента;

документ реализации;

другой предусмотренный документ продажи.

Документы продажи

◆Документ продажи — документ, фиксирующий факт реализации товаров, продукции, работ или услуг клиенту. Тип документа продажи определяется настройками вида номенклатуры. Основным документом продажи в 1С:ERP является Реализация товаров и услуг.

◆Реализация товаров и услуг — основной документ продажи, отражающий передачу товаров, выполнение работ или оказание услуг клиенту. Документ используется для:

отражения реализации;

регистрации выручки;

оформления взаиморасчетов с клиентом;

регистрации счета-фактуры (при необходимости);

оформления перехода права собственности в соответствии с принятой схемой учета.

◆Распоряжение на отгрузку — документ, являющийся основанием для оформления реализации. В качестве распоряжения может использоваться, например, Заказ клиента.

Перед оформлением реализации товары должны быть переведены в состояние Отгрузить. После этого распоряжение становится доступным в рабочем месте Накладные к оформлению.

◆Отгрузка — операция физической передачи товаров клиенту. В зависимости от используемой схемы документооборота отгрузка может совпадать с оформлением реализации либо выполняться отдельно.

✦ При использовании неордерной схемы оформление реализации и отгрузка обычно выполняются одновременно. При ордерной схеме сначала оформляется складская отгрузка, а затем документ реализации. Подробно ордерная схема рассмотрена в главе «Склад и доставка».

◆Частичная реализация — оформление реализации только части товаров, указанных в заказе клиента. Используется, если заказ отгружается несколькими партиями.

◆Реализация сверх заказа — оформление реализации товаров, отсутствующих в заказе клиента. Для таких строк пользователь может дополнительно указать условия оплаты непосредственно в документе реализации.

Этапы оплаты автоматически наследуются документом реализации из Заказа клиента. Если реализация оформляется сверх заказа, условия оплаты для дополнительных строк могут быть заданы непосредственно в документе реализации.

◆Накладные к оформлению — рабочее место, предназначенное для создания документов Реализация товаров и услуг на основании распоряжений на отгрузку. Позволяет:

анализировать распоряжения на отгрузку;

оформлять реализации по заказам клиентов;

создавать накладные;

контролировать готовность заказов к отгрузке;

оформлять реализацию по фактической отгрузке при использовании ордерной схемы.

✦ Рабочее место Накладные к оформлению позволяет одновременно работать с большим количеством распоряжений на отгрузку и значительно ускоряет оформление реализации по сравнению с созданием документов непосредственно из каждого заказа клиента.

Возврат товаров от клиента

◆Возврат товаров от клиента — операция по приему организацией ранее реализованных товаров от покупателя. Для регистрации фактического возврата используется одноименный документ. Доступен без включения дополнительных функциональных опций.

◆Способ компенсации — правило урегулирования обязательств перед клиентом после возврата товара. Возможны варианты:

вернуть денежные средства;

оставить сумму в качестве аванса;

заменить товары.

◆Возвращаемые товары — товары, подлежащие возврату либо уже возвращенные клиентом. Для них указываются:

номенклатура;

количество;

стоимость;

плановая дата поступления;

склад возврата.

◆Заменяющие товары — товары, которые предприятие предоставляет клиенту вместо возвращаемых. Для них указываются:

номенклатура;

количество;

стоимость;

плановая дата отгрузки;

действие по обеспечению и отгрузке.

◆Оформление фактического возврата — регистрация уже состоявшегося возврата товаров. Для этого создается документ Возврат товаров от клиента. Документ может быть оформлен:

из списка документов продажи;

на основании документа Реализация товаров и услуг;

по распоряжению, сформированному заявкой на возврат.

Оформление документа Возврат товаров от клиента на основании документов реализации позволяет автоматически:

перенести данные о клиенте;

перенести состав товаров;

использовать исходные цены;

уменьшить риск ошибок при ручном заполнении.

Предварительное планирование и согласование возврата осуществляется с помощью Заявки на возврат товаров от клиента.

◆Заявка на возврат товаров от клиента — документ операционного планирования возврата. Использование заявок включается отдельной функциональной опцией. Используется, если возврат необходимо:

предварительно зарегистрировать;

согласовать;

запланировать по срокам;

связать с возвратом денежных средств;

связать с заменой товара.

Заявка может быть создана:

из списка документов продажи;

на основании документа реализации.

В заявке указываются:

контрагент;

склад возврата;

способ компенсации;

возвращаемые товары;

плановая дата поступления;

при необходимости — заменяющие товары;

этапы оплаты.

В заявке выбирается способ компенсации:

Вернуть денежные средства. Последующие денежные операции оформляются в соответствующих подсистемах взаиморасчетов и казначейства.

Зачет суммы в качестве аванса. Сохранение суммы возврата на расчетах с клиентом без фактической выплаты денежных средств. Средства могут быть использованы клиентом для последующих покупок.

Замена товаров. Организация возврата исходного товара и последующей передачи клиенту другого товара. При выборе способа компенсации Заменить товары в заявке появляется отдельная закладка Заменяющие товары. На ней указываются:

товар для замены;

количество;

стоимость;

плановая дата отгрузки.

В заявке на возврат могут быть указаны этапы возврата денежных средств. Статус заявки определяет текущий этап обработки возврата:

На согласовании. Заявка в процессе подготовки и согласования

К возврату. Заявка становится распоряжением на оформление фактического возврата товаров от клиента. На ее основании может быть создан документ Возврат товаров от клиента