Полная версия:
Сразить наповал. #Сопроводительное письмо. 2-е издание
Сравните:
Здравствуйте, Иван Иванович!
Добрый день, Мария!
Правило №2. Всегда ставить пробелы:
– между двумя инициалами и между инициалами и фамилией (И. И. Иванов);
– между числами и единицами измерения, номером, процентом (№4, дом №15, 30 кв. м., получил 60% прибыли);
– между цифрами и сокращениями: 2021 г., 2019—2021 гг.;
– после географических сокращений (г. Москва);
– внутри сокращений (и т. д., т. е., т. к., и т. п.);
– между группами цифр в многозначных числах,
по три цифры справа налево, начиная с четырёх- или пятизначных чисел (2 500 400, 1 750 256 300).
N. B. Пробел ставится всегда, когда сокращение или специальный символ можно прочитать как отдельное слово. Так вы никогда не ошибетесь и будете ставить пробел там, где это нужно.
Правило №3. Пробел не ставится:
– при постановке тире между цифрами (1—5, 20—35, 150—200, 45—80%, в 2015—2016 гг.);
– после плюса, минуса и плюс-минуса (+40° C, —45%, ±10 см, +55%);
– после порядковых числительных, если они написаны цифрами с грамматическим окончанием (26-й, 135-го, 1-е место, мы заняли 2-е место);
– двойные знаки номера пишутся тоже без пробела (№№1—20).
Правило №4. Точка не ставится:
– в заголовках и подзаголовках,
– после сокращений: млн, млрд, м (метр), г (грамм), кг (килограмм) и др.
Правило №5. Точка ставится:
– после сокращения «тыс.» (100 тыс.);
– после сокращения «гр.», «пр.» (графа, группа, градус, процент);
– после гг. – с точкой на конце (2015—2017 гг.).
Правило №6. Написание дат:
– принято сокращение слова годы – гг. Следует писать: 2015—2017 гг. Обратите внимание: между числами ставится тире без пробелов с обеих сторон;
– дата пишется так: 27.10.2016. День месяца и месяц оформляются двумя парами арабских цифр (через точку), год – четырьмя арабскими цифрами: 15.04.2017. Если одна дата записывается цифрами, то слово «год» или сокращение «г.» после даты не требуется. Примеры:
– 23.03.2017,
– в 1920 году,
– в 1995—1996 годах,
– в 2015—2017 гг.,
– с 1990 по 1995 год.
Правило №7. Постановка двоеточия перед маркированным списком
Фраза перед списком может оканчиваться двоеточием или точкой. Двоеточие ставится, если:
– в этой фразе содержится слово или словосочетание, указывающее на то, что далее последует список;
– список разъясняет то, о чем говорится в предшествующей ему фразе;
– список непосредственно продолжает текст.
Пример – настоящий перечень. Если данные условия не соблюдаются, то перед перечнем ставится точка.
Правило №8. Выделение элементов списка
Существует множество способов графического выделения элементов перечня. Вот рекомендуемые для использования в резюме:
– тире ( – ),
– наборный знак (точка, квадрат, ромб, звездочка и т. д.).
Правило №9. Расстановка знаков препинания после элементов списка
После абзацев – элементов списка/перечня ставится:
а) запятая, если абзацы-элементы очень просты – из нескольких слов, без знаков препинания внутри, обозначены наборным знаком (например, тире) и начинаются со строчной буквы; но не будет ошибкой и постановка в подобных случаях после абзацев точки с запятой;
б) точка с запятой, если элементы не совсем просты, со знаками препинания внутри, обозначены цифрой с закрывающей скобкой (1), строчной буквой с закрывающей скобкой (a), наборным знаком ( – ) и начинаются со строчной буквы (a), т. е. строчной букве в начале элемента соответствует точка с запятой в конце его. Пример – настоящий перечень;
в) точка, если элементы обозначены цифрой с точкой (1.) или прописной буквой с точкой (A.). Точке после обозначения элемента соответствует точка в конце элемента.
Правило №10. Использование знака косой черты /
Сфера применения знака / (косая черта) – научная и деловая речь. Он употребляется в функции, близкой к союзам и и или, как знак альтернативности понятий или обозначения единого сложного понятия, напр.: проблема слитных/раздельных написаний; покупка/продажа ценных бумаг; менеджер по продажам/торговый представитель.
Обратите внимание: косая черта пишется без пробела с обеих сторон.
Правило №11. Оформление номера телефона
Номера телефонов принято писать, отделяя дефисом по две цифры справа налево, например: 99-85-90. В номерах телефонов с числом цифр больше шести отделяют крайнюю левую группу в три цифры: 990-00-00.
Предпочтительнее указывать в резюме: номер мобильного телефона: +7 123-45-67, номер с кодом города: (123) 123-45-67.
Выводы
1. Семь раз проверьте, один раз отправьте.
2. Узнать наспех составленное письмо можно по ошибкам. Это проявление неуважения. Получателей писем прежде всего раздражает не то, что вы неграмотны, а то, что вы не потрудились найти время на проверку письма, а значит вы не так сильно мотивированы на работу. Ваше пренебрежение к адресату вашего письма может стоить вам оффера. Поэтому перед отправкой обязательно проверяйте текст сопроводительного письма на наличие ошибок.
N. B. Правила в этой главе касаются составления сопроводительных писем на русском языке. Для написания письма на английском и других иностранных языках соблюдайте стандарты деловой письменной коммуникации, принятые в этих странах.
ИСТОЧНИКИ
– Правила русской орфографии и пунктуации. Полный академический справочник / Под ред. В. В. Лопатина. М., 2013. С. 282—286.
– А. Э. Мильчин, Л. К. Чельцова. Справочник издателя и автора. 2-е изд., М., 2003. С. 38—44.
– Русский орфографический словарь РАН [Электронный ресурс] / Под ред. В. В. Лопатина – Электрон. дан. – М.: Справочно-информационный интернет-портал ГРАМОТА.РУ, 2005.
В следующей части вы узнаете стандартную структуру, которой нужно придерживаться при написании сопроводительного письма.
От плохого к хорошему
Структура сопроводительного письма
Часть I. Вступление
Цель первой части – поприветствовать, представиться и обратиться с конкретной просьбой к адресату письма. Это обязательная часть сопроводительного письма. Вступление состоит из 3-х разделов: «обращение», «представление» и «просьба».
Раздел «Обращение»
Вот примеры правильного обращения:
Уважаемая [Имя Отчество]!
Здравствуйте, [Имя Отчество]!
Добрый день, [Имя Отчество]!
Уважаемый HR-менеджер компании [Название компании]!
Уважаемый отдел персонала компании [Название компании]!
Уважаемый сотрудник отдела подбора персонала компании [Название компании]!
Уважаемый менеджер по подбору персонала компании [Название компании]!
Раздел «Представление»
Познакомиться и установить первый контакт в письме помогает представление автора. Несмотря на то, что в заголовке письма и в подписи уже будут ваши имя и фамилия, вы можете еще раз назвать свое имя сразу после обращения и добавить одно предложение с краткой информацией о себе. Это могут быть сведения о вашей профессии и специальности, или о том, в каком вузе и на каком факультете вы учились, в какой сфере и на какой позиции работали, сколько вам лет. Например,
«Меня зовут Ирина Иванова, мне 28 лет. Работаю менеджером проектов в ИТ-сфере».
«Меня зовут Иван Иванов, мне 22 года, заканчиваю в этом году Вуз [Название вуза]» по специальности [Название специальности]».
Раздел «Просьба»
Адресат письма должен сразу понять, с какой целью к нему обращаются. Поэтому сразу после короткого представления в этом же абзаце обратитесь с конкретной просьбой – укажите на какую позицию или вакансию вы хотите, направление, в котором вы хотите работать. Например,
Менеджер IT-проектов (разработка ПО)
Региональный менеджер по продажам (FMCG, food)
Управляющий офиса (банки)
Торговый представитель (медицинское оборудование)
Продакт-менеджер (облачные технологии)
Директор строительных проектов (нежилое строительство)
Вот список выражений, связанных с просьбой о приеме на работу или учебу:
«Прошу Вас рассмотреть мое резюме на позицию [Название позиции] в компанию [Название компании]».
«Хочу подать заявку на должность [Название должности]».
«Пишу Вам по поводу вакансии [Название вакансии]»
«Рад, что имею возможность отправить Вам свое резюме на вакансию [Название вакансии]».
«Обращаюсь к Вам с просьбой о том, чтобы Вы обратились к моему резюме, когда Вам представится такая возможность».
«Сейчас я рассматриваю для себя возможность выбора нового места работы. В связи с этим не могли бы Вы рассмотреть мое резюме на позицию [Название позиции]».
«Меня заинтересовала вакансия [Название вакансии] в компании [Название компании]».
«Мне бы очень хотелось, чтобы вы рассмотрели мое резюме».
«Я Вам пишу, чтобы узнать, есть ли в Вашей компании [Название компании] открытые вакансии для [Название позиции] в одном из Ваших филиалов».
«Я бренд-менеджер с опытом работы в туристической индустрии более 10-ти лет. Я работала в таких компаниях, как „Х“ и „Y“ и хочу продолжать развиваться в этой сфере».
«Я бизнес-тренер, специализирующийся в области розничных и прямых продаж. Имею 17-летний опыт работы в трех крупнейших транснациональных компаниях на рынке косметики: Schwarzkopf&Henkel, L’Oreal, Avon».
«Имею более чем 3-х летний опыт в области маркетинга, трейд-маркетинга, планирования и аналитики. Получил ценный международный опыт работы в FMCG секторе, в автомобильном и издательском бизнесе. Работал в таких странах, как Италия, Польша и Великобритания».
Также вы можете более детально сообщить о цели своего обращения, добавив информацию о том, откуда вы узнали о вакансии.
Например,
«Профессор кафедры [Название кафедры] при университете [Название вуза] посоветовал мне обратиться к Вам относительно прохождения моей стажировки на курсе [Название курса»].
«Прошу Вас рассмотреть мое резюме на вакансию [Название вакансии], анонсированную на LinkedIn: [ссылка на вакансию]».
Теперь соединим три раздела (обращение, представление и просьба) вместе.
«Уважаемая, [Имя Отчество]!
Меня зовут Иван Иванов, мне 22 года, заканчиваю в этом году вуз [Название вуза] и хочу попасть на стажировку в Вашу компанию [Название компании]. Профессор кафедры [Название кафедры] при университете [Название вуза] посоветовал мне обратиться к Вам относительно прохождения моей стажировки на курсе [Название курса»]».
«Уважаемый HR-менеджер компании [Название компании]!
Меня зовут Ирина Иванова, мне 28 лет. Я работаю менеджером проектов в ИТ-сфере. Прошу Вас рассмотреть мое резюме на вакансию [Название вакансии], анонсированную на сайте: [ссылка на вакансию]. Меня интересует удаленная работа или работа с частичной занятостью».
«Здравствуйте, [Имя Отчество]!
Я Иван Иванов, мне 23 года, учусь на 3-м курсе [Название вуза]. Пишу Вам по поводу места на стажировку в компанию [Название компании]».
«Уважаемый отдел персонала компании [Название компании]!
Меня зовут Елена, я соискатель на вакансию [Название вакансии]. Я работаю 5 лет бизнес-тренером в международных косметических FMCG-компаниях в B2C сегменте».
«Здравствуйте, [Имя получателя]!
Это Ирина Иванова. Мы работали вместе в компании [Название компании] в отделе [Название отдела]. Я занимала позицию [Название позиции]. Надеюсь, что Вы меня помните.
Сейчас нахожусь продолжительное время в поисках новой работы, но пока безуспешно. Хочу обратиться к Вам с просьбой представить мое резюме в отдел кадров на вакансию [Название вакансии]. Также буду очень признательна Вам за рекомендации коллегам».
Как сделать переход от вступления к основной части
Соединить вступление с основной частью поможет «мостик» – предложение, в котором вы можете рассказать, откуда узнали о вакансии или сделать анонс того, о чем вы собираетесь написать. Например,
«Хочу написать вам о своем опыте работы в 2-х последних компаниях, о своих сильных сторонах и достижениях. А также объяснить причины моего решения о переходе».
«Хотел бы указать три причины, по которым я подхожу на эту вакансию, и объяснить, почему я покинул последнюю компанию».
«Хотел бы написать, почему я справлюсь с задачами на этой позиции».
«Хотел бы коротко написать о себе».
Часть II. Основная часть
Цель второй части – удовлетворить потребности компании в подборе нужного им кандидата. Основная часть должна содержать ключевую идею, которую вы хотите донести до читателя. Это главная информационно-убедительная часть письма, которая объясняет и доказывает адресату почему должны выбрать именно вас. Содержание основной части состоит из трех разделов: «Сильные стороны», «Достижения», «Мотивация».
Раздел «Сильные стороны»
В этом разделе напишите о своем образовании, опыте, навыках и знаниях, которые будут полезны будущему работодателю. Вы должны продемонстрировать уверенность в том, что ваше образование или опыт работы соответствуют или превышают требования, предъявляемые к кандидату.
Список сильных сторон может содержать:
1. Образование – информация о высшем и дополнительном образовании (Название вуза, направление, специальность, сертификаты, курсы, иностранные языки).
2. Опыт – информация об опыте работы и стажировках (количество лет, сфера, направление, специализация, название должности, название компаний, зона ответственности, ключевые функции). Самый актуальный опыт для отбора – последние 3—5 лет. Поэтому акцентируйте внимание на последние места работы из резюме.
3. Специализированные профильные навыки, которые необходимы для выполнения задач в профессиональной деятельности и связаны напрямую со сферой или специализацией.
4. Личностные профессиональные качества, которые помогают выполнять должностные обязанности в независимости от рода деятельности и не связаны с конкретной предметной областью.
N. B. Выбор информации для заполнения раздела «Сильные стороны» зависит от вашего опыта и компетенций. Например, если вы специалист с опытом работы и у вас непрофильное образование или образование было получено давно, то в таком случае пропустите раздел «Образование» и сразу переходите к описанию опыта и навыков. И, наоборот, если вы выпускник или специалист без опыта работы, тогда фокус сделайте на описании своего образования и профессиональных качеств, которыми вы обладаете, чтобы раскрыть свою личность и показать свой потенциал работодателю.
Раздел «Достижения»
Задача этого раздела – показать себя перформером, добавив примеры результатов с целью убедить в своей компетентности и снять возможные возражения по поводу своей кандидатуры. В этом разделе напишите о своих самых значимых достижениях, которые могут быть интересны будущему работодателю.
Достижение – перевыполнение задачи, достижение большего результата, чем от вас ожидали; сверхрезультат, которым действительно можно гордиться. Это нечто большее, что отличает вас от других кандидатов. Вы смогли сделать то, чего не сделали другие студенты или сотрудники. Например, для выпускников это могут быть: победа в Олимпиаде, лучшее выступление на форуме, 1-ое место в конкурсе, золотая медаль, красный диплом. Для опытных кандидатов достижениями могут быть: разработка модели расчета KPIs, перевыполнение плана в 2 раза, выход на новые географические рынки, вход в федеральную сеть, заключение договора с крупным клиентом, который отказывался работать с компаний несколько лет.
Примеры достижений для специалиста-перформера с опытом работы:
Увеличил выручку на 10%.
Снизил отток клиентов на 85%.
Рост прибыли на 35%.
Сократил затраты на рекламу на 20%.
Увеличил время безотказной работы сети с 89% до 99,5%.
Примеры достижений для выпускника-перформера:
Академический рейтинг
Награды
Дипломы
Рекомендации преподавателей
Победы в профессиональных конкурсах
Публикации
Выступления
Участие в проектах
Участие в олимпиадах и конкурсах (победитель/призер/дипломант I, II, III степени/медалист/участник заключительного этапа/количество баллов).
Раздел «Мотивация»
В этом разделе напишите о причинах, побудивших вас обратиться с просьбой рассмотреть вашу кандидатуру. Цель этого раздела – объяснить, почему вы хотите работать в этой компании, подтвердить ваш энтузиазм по поводу открытой позиции и пояснить, как ваши цели совпадают с миссией и ценностями компании.
Примеры описания мотивации
[1]
«Во-первых, [Название компании] является лидером и экспертом во многих категориях, это компания, на которую равняются. Моя младшая сестра выросла на детском питании [Название бренда].
Во-вторых, основные потребители продукции компании – это дети. Внося любые улучшения в технологический процесс, буду понимать, для кого я работаю и предвосхищать радость детей от вкусного и полезного продукта.
В-третьих, такая международная компания, как [Название компании] считается очень престижным местом работы. Я знаю по отзывам сотрудников, что здесь ценят молодых специалистов и дают отличную возможность реализовывать себя в профессиональной сфере.
И также во время практики я узнала, что [Название компании] участвует в тендерных поставках в больницы и другие государственные учреждения. Здорово осознавать, что ты будешь являться частью социально-ответственной компании».
[2]
«Я знаю, что Ваша компания делает большой акцент на детских развлечениях и позиционирует себя, как взрослые рестораны, в котором весело детям. Мне очень близка такая концепция, так как я тоже мама, у меня двое детей. Для меня организация мероприятий для детей – не просто работа, это мое призвание, от которого я получаю искреннее удовольствие, поэтому вкладываю душу в каждый проект и как результат получаю благодарные отзывы участников.
За время работы приобрела успешный опыт организации и проведения различных мероприятий для детей и их родителей, в т. ч. мастер-классы, спортивные мероприятия, квесты, тимбилдинги, праздничные программы и др. Умею уделять внимание каждой детали, учитывать интересы всех присутствующих, находить решения в любых ситуациях, предлагать необычные идеи и воплощать их в жизнь. Я была бы очень рада стать частью Вашей команды».
[3]
«Я хочу стать частью команды одной из ведущих международных юридических фирм. В марте 2023 года посетил семинар в Вашей компании, в ходе которого увидел высокий уровень корпоративной культуры и поддержки между сотрудниками внутри команды. Работа в Вашей компании предоставит мне возможность получения опыта в юриспруденции и станет наилучшим стартом моей карьеры. Я смогу применить свои знания на практике и принять участие в работе над сложными и масштабными проектами в тесном взаимодействии с лучшими юристами в сфере предпринимательского права».
[4]
«Мне нравится Ваша компания, особенно недавняя программа „Клуб любителей круизов“, которая стала нововведением на рынке в цепочке: компания – агентство – клиент. Также из интервью генерального директора я узнала, что продажи морских круизов за 2022 год выросли в три раза и вы запустили комбинированные туры с круизами на лайнерах компаний: [Название компании] и [Название компании]. Мне было бы очень интересно работать в одной из лидирующих российских компаний на рынке морских и речных круизов».
[5]
«Меня заинтересовала вакансия прежде всего тем, что меня впечатляет профессиональная работа департамента по коммуникациям Вашей компании, что подтверждает получение сразу трех наград на XV всероссийском конкурсе «Лучшее корпоративное медиа 2022» и вхождение генерального директора и HR-директора в список рейтинга «ТОП-100 российских менеджеров».
Также привлекает слоган [Название слогана] и то, что компания позиционирует себя как социально-ответственная компания, которая принимает участие в разнообразных социальных акциях. Это направление является одним из ведущих в моей работе.
Знаю, что в среде экспертов отрасли корпоративные журнал [Название журнала] и фильм [Название фильмв] являются одними из лучших, а также, что в компании корпоративные медиа представляют собой значимый инструмент управления персоналом и играют важную роль в укреплении бренда работодателя».
Дополнительная часть
Цель этой части – ответить на все вопросы, указанные в описании вакансии. Это могут быть вопросы о зарплатных ожиданиях, причине смены работы, длительном перерыве в работе и др. Вас также могут попросить добавить ссылку на портфолио, подтвердить готовность к переезду, указать удобное время для связи, ответить на вопросы. Например,
«В сопроводительном письме указывайте 5—6 своих «знаковых» судебных дел, в которых вы лично принимали участие.
Опишите, пожалуйста, в сопроводительном письме ваш опыт формирования юридического отдела/службы».
«Перед тем как откликнуться, просим вас ответить на несколько вопросов:
• Сколько составляет ваш опыт работы с банкротством физических лиц?
• Сколько составляет ваш опыт работы на руководящей должности?
• Сколько максимально было у вас в прямом подчинении сотрудников?»
«Пожалуйста, ответьте на следующие вопросы в сопроводительном письме:
Представьте, что вы звоните клиенту по телефону, чтобы пообщаться о проблемах, связанных с его сотрудничеством с компанией, и он начинает на вас кричать. Что вы будете делать?
Расскажите, какие эмоции вы испытываете к человеку, который долго и резко рассказывает вам, по каким причинам он недоволен сервисом и работающими в нем сотрудниками?»
По причине того, что большая часть соискателей отправляет шаблонные письма, то все чаще рекрутеры просят указывать по пунктам в сопроводительных письмах важную для них информацию. Делают они это для того, чтобы отсеивать на этапе скрининга резюме неподходящих кандидатов по заданным параметрам. Вот как это может выглядеть в описании вакансии:
«В сопроводительном письме укажите по пунктам следующую информацию:
1. Стаж работы в международной компании и в какой должности.
2. Максимальные обороты, с которыми работали.
3. Опыт работы в стартапе.
3. Стаж работы в оптовой торговле на территории РФ.
4. Уровень владения английским языком.
5. Сколько подчиненных было в управлении?
6. Какие функции предпочитаете выполнять сами?»
Часть III. Завершение
Цель последней части – поблагодарить за внимание, побудить к действию и предоставить информацию для связи. Эта часть состоит из трех разделов: «благодарность», «призыв к действию» и «подпись».
Раздел «Благодарность»
Ниже представлены примеры вежливых фраз, которые рекомендуется добавлять в конце сопроводительного письма. Выберите наиболее подходящий вариант с учетом уровня вашей позиции и возраста.
– Благодарю Вас за внимание к моему резюме.
– Благодарю Вас за рассмотрение моего резюме.
– Буду благодарен, если Вы не оставите мое резюме без внимания.
– Буду очень признателен, если Вы уделите время моему резюме.
– Буду признательна за Ваш ответ.
– Буду признательна за прочтение моего резюме.
– Заранее благодарю Вас за внимание к моему резюме.
– Заранее благодарю Вас за ответ.
– Заранее спасибо за Ваше время и внимание.
