Просто о сложном. Регламент работы транспортного отдела

Олег Горохов

Просто о сложном. Регламент работы транспортного отдела

Введение

Работа транспортной службы, сочетает в себе комплекс мероприятий и как следствие является результатом деятельности несколько служб. Очень важно при этом понимать и контролировать все процессы, связанные с доставкой продукции и учетом материально технических средств.

Работа в транспортной сфере контролируется несколькими ведомствами и количество законодательной базы огромное, причем она постоянно меняется. Этот регламент направлен прежде всего на организацию работы транспортного отдела частной компании в современных условиях, учитывая все входящие указания от контролирующих органов, таких как Ространснадзор, Министерства труда, Санитарно-эпидемиологический надзор, охраны труда, пожарный надзор и т. д.

По собственному опыту могу сказать, что более 15 лет назад, когда я только начинал организовывать работу транспортной службы, ни чего подобного в доступной литературе не было, что конечно было бы огромным подспорьем, по этому вся информация содержащаяся в этом регламенте, это прежде всего личный опыт проверенный годами.

На данный момент, регламент определяет работу около 300 автомобилей с соответствующим штатным расписанием.

Для более комфортного усвоения информации сам «Регламент работы транспортного отдела» с приложениями будет расположен в заключительной части, а начиная с первой главы буду более подробно раскрывать информацию по основополагающим составляющим регламента.

Уточню сразу, что регламент существует для определения процессов, связанных с работой организации, а это значит что именно по этому регламенту ваш отдел могут и будут проверять, в том числе и внутренние службы компании, например служба безопасности или ревизионная комиссия, при проверке материальных остатков запасных частей или гсм. По этому, с самого начала ориентируемся на то, что данный документ подписывает руководитель компании, а это значит что взаимодействие смежных отделов например отдела кадров при подборе персонала в транспортный отдел или финансовой службы при оплате расхода ГСМ, определено руководителем и подлежит общему исполнению.

Так же данный регламент позволит вам создать собственный на основе этого.

Глава 1. Общие положения

В «Общих положениях» указываются все значения, с которыми могут столкнуться исполнители регламента, в том числе необходимо указать сокращения. Помним, что не все работают с транспортом на постоянной основе и не для всех АТС – это автотранспортное средство, по этому указываем подробно то что считаем нужным и с расшифровкой.

Для удобства компанию в Регламенте обозначим как ООО «________», наименование компании часто указывается в нормативных документах, по этому обязательно вставляем его в общие положения. Соответственно это могут быть другие формы правовой деятельности ЗАО, ТД, ИП и т. д.

Автомобиль (АТС) может быть на разной основе в собственности, по этому указываем это.

Что бы быть уверенным что вы полностью подготовлены к работе с данным регламентом, описывая в главах понятия значений, будем указывать и способы проверки данных пунктов. Например, понимая что АТС принадлежит компании на какой бы то ни было праве собственности, вы должны проверить наличие основания этой принадлежности.

Каждый автомобиль укомплектовывается папкой, документы в которой рассмотрим в процессе изучения регламента. Из общих положений понимаем, что должен быть договор аренды если машина в аренде, договор лизинга если машина в лизинге, в случае если в свидетельстве о регистрации ТС указан лизингополучатель (ваша компания) то договор лизинга не требуется. Если машина в собственности, то это самый простой и рабочий вариант, информация о том, что АТС принадлежит ООО «________» есть в свидетельстве о регистрации АТС, по этому лишних договоров быть не должно и инспектору в случае проверки на дороге, достаточно показать свидетельство о регистрации, путевой лист и трудовой договор водителя, свидетельствующий о том что он работает в ООО «________».

БДД – все что связано с БДД необходимо контролировать и исполнять, а в случае сделанного замечания инспекторами в процессе проверки исправлять в кратчайшие сроки и отчитываться. Особенно необходимо обратить внимание на документы сотрудников, которые исполняют обязанности в транспортном отделе. В подавляющем большинстве все они должны иметь дополнительное образование или пройти специализированные курсы. Это 100 % должно исполняться. Штрафы при нарушении БДД значительные. Помните, что если у компании правовая форма например ООО, штраф может отличаться от штрафа наложенного на физическое лицо в десятки раз. Причем БДД это не только наличие документов у ответственных лиц, это соблюдение различных норм, утвержденных на момент проверки. Например, штраф за превышение нагрузки на ось, может достигать до 450 000 руб. при прожиточном минимуме на данный момент 12 130 руб. Я попадал в эту ситуацию и можете поверить ни какие юристы вам не помогут, будете платить. Видел в том числе водителей, которые были вынуждены продать свои автомобили для оплаты штрафа и оставить транспортную деятельность.

Необходимое оборудование, как и документы сотрудников транспортного отдела, необходимых для обеспечения БДД в реальной работе, рассмотрим ниже.

ДТП – дорожно-транспортное происшествие, к сожалению неотъемлемая составляющая работы транспортного отдела. Автомобиль это прежде всего источник повышенной опасности, а так как управляет им человек, то человеческий фактор имеет место быть. Очень болезненная тема и часто именно из-за стрессовых ситуаций, которые влекут ДТП, сотрудники в том числе и начальники уходят с должностей. Тем не менее есть определенные процессы, которые необходимо знать и исполнять во время ДТП их рассмотрим отдельно.

ШР – штатное расписание всегда плотно связано с финансовым отделом, это живые деньги, которые необходимо контролировать. Начальник транспортного отдела, должен знать про должности в своем отделе все, заработную плату сотрудников, их обязанности, которые указаны в должностных инструкциях, какие именно должности должны быть указаны в ШР, по требованиям контролирующих органов и какими документами должны обладать, занимая эту должность.

Любая ошибка в ШР связана с выплатами заработной платы, которые обычно проверяются на постоянной основе. По этому ШР транспортного отдела составляет начальник транспортного отдела, мотивирует необходимость должностей в том числе согласно требований надзорных органов и их количество и уже после утверждает директор.

В зависимости от специфики работы, в общие положения указываете дополнительные понятия и сокращения.

Глава 2. Сотрудники транспортного отдела

В зависимости от количества автомобилей, штатное расписание может располагать разными должностями и их количеством. Например, на отдельных площадках если количество машин до 8–10 ед., достаточно одного механика, причем в рамках холдинга таких площадок может быть не ограниченное количество, а общее руководство будет осуществлять один начальник транспортного отдела (НТО), который находится на площадке с наибольшим количеством транспорта.

В случае если площадка одна, а автомобилей не большое количество, то должности совмещаются. Причем это обязательно должно быть отображено в должностных инструкциях сотрудников.

Начальник транспортного отдела (НТО) – наличие высшего образования обязательно, желательно что бы оно было профильным. Одним из обязательных требований в компании это наличие ответственных за эксплуатацию и ремонт подвижного состава, так же может быть ответственным за БДД.

В подавляющем случае обязанности ответственного за БДД исполняет НТО. Очень редко организация берет в штат отдельного сотрудника ответственного за БДД, здесь недостаточно выбрать любого и назначить приказом директора. Ответственный за БДД должен пройти обучение, сдать экзамен и быть включенным в реестр специалистов по БДД на сайте Министерства транспорта РФ https://rosavtotransport.ru/ru/activities/road-safety/bdd-register/

К обучению принимаются только кандидаты с высшим образованием, по этому на должность руководителя транспортного отдела, необходимо принимать квалифицированного специалиста с соответствующим образованием.

Если при подборе НТО выясняется что высшее образование есть, а допуска по БДД нет, рекомендую принять человека в штат и направить на обучение.

Обучение длится 3–4 месяца, в зависимости от документов обучающегося. Более подробно необходимо уточнить в обучающем заведении, имеющем лицензию на этот вид деятельности.

Всего на данный момент существует три вида обучения, необходимых для выпуска транспорта. Рекомендую обучить НТО всем этим допускам.

Первое обучение – «Ответственный по БДД», описал обучение выше, назначается приказом по компании. В случае если произошло ДТП или внеплановая проверка контролирующих органов выявило нарушение, именно ответственный за БДД едет к инспектору и занимается этим вопросом.

Второе обучение – «Контролер технического состояния авто-транспортных средств», специалист имеющий право выпуска транспорта на линию (и приема с линии). После обучения получает диплом о профессиональной переподготовке, имеет право подписи в путевом листе.

Третье обучение – «Диспетчер автомобильного и городского наземного электрического транспорта», специалист который оформляет и выдает путевой лист, проверяет документы водителя и т.д

Вот эти виды обучения и дипломы, подтверждающие это обучение, необходимы для работы сотрудников транспортного отдела. Обязанности и права по ним, вам подробно доведут во время обучения.

В случае если существует вакансия, по какой либо из должностей, что бы не останавливать процесс доставки, НТО сам может подписывать документы и осуществлять выпуск транспорта или выдачу путевого листа.

Подбор персонала является ключевым вопросом, и пока у вас подберется нужный коллектив, НТО не раз будет исполнять обязанности механика и диспетчера, но в этом случае будет иметь полное право, подтвержденное документами.

НТО отвечает за все вопросы касающиеся транспортного отдела. Он назначает ответственных за выпуск транспорта, за ремонт, за программный учет материальных ценностей, за доставку продукции и т. д. но важно понимать, что все эти сотрудники которым вы вменили те или иные обязанности, являются подчиненными и спрос за их действие или бездействие, будет не только с них но и с вас, как с непосредственного руководителя. По этому на должности определяйте специалистов с обязательной проверкой их компетенции, зачастую это происходит с течением времени.

Отчетные документы транспортного отдела рассмотрим очень подробно ниже, но необходимо понимать, что практически все эти отчеты определяет сам НТО. Есть стандартные отчеты по контролю расхода, такие как расход ГСМ, запасных частей, расходов на наемный транспорт и т. д., но вот например определить необходимость отчета руб/км это уже инициатива НТО. По этому я приведу те отчеты, которые сам посчитал необходимым к анализу, на самом деле отчетов может быть любое количество и разного назначения.

Бюджет расходов по отделу НТО составляет лично, пользуется данными которые ему подготовят сотрудники, но общий расход из месяца в месяц по всем статьям контролирует сам.

Все что планируется на следующий месяц, на пример необходимо произвести закупку автошин на часть автомобилей, это планируется заранее при подаче бюджета расходов.

Финансовая служба закладывает расходы при формировании общего бюджета на следующий месяц, с учетом данных предоставленных НТО.

Расход ГСМ, обычно это вторая статья расходов после заработной платы. По этому прием топливных карт и контроль за их движением осуществляет НТО. Определяет лимит и лучше, что бы этот лимит мог быть регулируемым из личного кабинета поставщика топлива. Неоднократно сталкивался с необходимостью изменения суточного лимита по автомобилям или срочной блокировки карты, в случае утери ее водителем.

Если в компании автомобилей много, то необходимо выделить дополнительного сотрудника, который будет контролировать движение топлива и карт, выдача которых ведется на утвержденном бланке (Приложении), с обязательной подписью ответственных лиц.

Задачи, которые ставятся перед НТО, определяет руководитель компании, в свою очередь НТО должен понимать какое количество подчиненных ему необходимо для выполнение этих задач. Формирование отдела я бы рекомендовал разделить на несколько этапов:

1. Определить количество водителей – зависит от объема вывозимой продукции, причем необходимо прогнозировать как сезон работы так и не сезон. Например при доставке воды, минералки, лимонада, пива и т. д. есть сезонность, летом эти продукты потребляются больше, осень-зима меньше.

2. Определить количество грузчиков – в случае если отдел занимается доставкой продукции в магазины, каждому водителю обязательно прикрепляете грузчика. Если продукция тяжелая например кеги 50 кг, то решаете вопрос по прикреплению двух грузчиков.

3. Определить ответственных на выпуск транспорта, на моем опыте один механик ОТК может спокойно выпускать до 20 АТС. Рабочее время механика определяется характером работы, если выпуск производится утром, например в 7,00 и приезд машин ожидается вечером например в 19,00, то таких механиков необходимо две единицы в ШР, для посменной работы день через день или два через два дня.

4. Определить количество диспетчеров, если в функции диспетчера входит только выдача документов, путевых листов, то достаточно одной единицы. Вечером путевые листы и документы на АТС водители сдают механику. В конце смены механик относит их в диспетчерскую.

5. Медработник, если в транспортном предприятии есть возможность проводить пред рейсовые/после рейсовые медосмотры, это во многом упростит выпуск транспорта. Медицинский кабинет должен быть лицензируемым, по этому в небольших транспортных отделах, обычно заключают договор на оказание медицинских услуг по проверке водителей, это больницы, клиники или авто-пассажирские предприятия.

6. Механик по ремонту – в случае если автопарк большой, например 100 АТС на площадке, необходим штат слесарей. В основном это 2–3 человека, самые необходимые специалисты по опыту работы, электрик, сварщик (ремонт фургонов), моторист или агрегатчик. В случае если автопарк обслуживается в авто-сервисе, достаточно одного механика, который будет отправлять АТС на ремонт и контролировать все с этим связанное.

7. Определить количество логистов – в случае если НТО отвечает за все вопросы связанные с доставкой то логист то же идет ему в подчинение. Если планирование доставки осуществляется в логистической программе, достаточно одного логиста для планирования 25–30 автомобилей. Если планирование осуществляется на несколько площадок, то количество определяете по времени, которое затрачивается на планирование и передачи документов на склад, особое внимание уделяете тому что бы склад не простаивал в ожидании накладных на погрузку.

Итак, это необходимый персонал для выполнения задач транспортной службы. Он может быть больше если автомобилей много и площадок размещения транспорта несколько или меньше, если машин например пять шесть и тогда большинство обязанностей выполняет один сотрудник. Более подробно функционал сотрудников разберем ниже.

НТО должен быть в курсе всего что происходит в отделе и принимать ключевые решения. Основные задачи которые повторяются на постоянной основе это:

вакансии по персоналу – определяете почему ШР не укомплектовано и стараетесь изменить ситуацию

доставка продукции – при доставке продукции могут возникать непредвиденные факторы, например сломалась машина, ДТП, не запланированный простой в торговой точке и т. д.

ремонт АТС – обычно это дорогостояще мероприятие и НТО обязан контролировать что бы ремонт был выполнен качественно, с гарантией работ и по минимальным затратам.

Очень рекомендую проводить ежедневные планерки в конце дня, а утром утренний отчет ответственных, по состоянию на текущий момент.

Кроме поставленных задач директором, НТО сам определяет коэффициенты для отслеживания ситуации в отделе. Более подробно опишу те, которыми пользуюсь я ниже, в отчетных документах.

НТО так же отслеживает всю необходимую документацию, необходимую для работы на линии. Документов очень много начиная от водительских удостоверений до сертификатов тахографа, по этому лучше что бы у вас была программа.

Программный учет очень хорошо себя показал по всем составляющим учета, по этому настоятельно рекомендую. Я пользуюсь 1С Управление автотранспортом (УАТ). Так же рассмотрим ниже.

Начальник ремонтно-технической части – не во всех компаниях есть эта должность, тем не менее я такую должность заводил, так как машин в обслуживании много, опишу его функционал. Наличие образование начальника РТЧ определяется внутри компании, каких-либо ограничений на государственном уровне нет. Наиболее важные особенности, которые необходимо учитывать при подборе кандидата на эту должность:

• Знание технической части АТС. Имеется ввиду особенности моделей. Которыми оснащен автопарк. В большей части водители, приходят технически не подготовленными, часто информация что резьба бывает левая и правая, для многих откровение. По этому РТЧ назначен взаимодействовать с водителями, по вопросам мелкого/среднего ремонта.

• Знать и понимать виды ремонта/обслуживания АТС. Ремонты в обычном режиме работы. Делятся на следующие:

текущий ремонт – мелкие неисправности (лампочки, дворники, стеклоподъемники и т. д.), средний ремонт – замена агрегатов, автошин, более дорогостоящих автозапчастей в течении одного дня. Если есть собственная ремонтная зона, выполняется быстро.

капитальный ремонт – наиболее продолжительный и дорогостоящий ремонт. Капитальному ремонту могут подвергаться двигатель, фургон, кабина и т. д, этот вид ремонта требует участие соответствующего специалиста, но РТЧ должен знать сроки выполнения таких ремонтов, их стоимость и где лучше подобные работы проводить.

• Организовывать работы на собственной ремонтной зоне, подбирать персонал автослесарей.

• Уметь анализировать ценообразование запасных частей и услуг по ремонту в сервисных организациях.

• Вести учет материальных ценностей, зачастую именно РТЧ является материально ответственным за склад з/ч и оборудование ремонтной зоны (подъемники, инструменты и т. д.) Для контроля материальных остатков на складе, обязательно использование программу учета.

Начальник РТЧ является одним из ключевых сотрудников транспортного отдела. Именно от качества и сроков ремонта собственного парка, будут зависеть суммы, потраченные на наемный транспорт.

РТЧ должен принимать участие во всех плановых мероприятиях отдела.

Механик ОТК (контролер технического состояния автотранспортных средств) – наличие специального обучение на эту должность обязательно. Должен иметь диплом о переподготовке, с присвоением квалификации. Именно механик ОТК выпускает автомобили на линию, потом принимает, проводя осмотр и делая пометки в путевом листе.

В течении рабочей смены контролирует ситуацию по всему автопарку, это значит при любых нестандартных ситуациях, водитель звонит механику ОТК, который потом уже определяет степень сложности вопроса и при необходимости докладывает НТО. Остается на смене до приезда последнего автомобиля и постановки его на стоянку.

Иногда механик ОТК может совмещать должность диспетчера, если автопарк не очень большой. В этом случае он заносит данные в 1С УАТ по путевым листам (километраж, списание топлива, заправки, время и т. д.).

Выдает документы на автомобиль, путевой лист, вечером по приезду автомобиля с линии, забирает их обратно с обязательной проверкой.

В случае если автомобили укомплектованы датчиками GPRS, отслеживает движение автомашин в течении дня, в том числе скоростной режим. Обо всех отклонениях докладывает НТО.

Менеджер по транспорту – должность заводится при наличии большого количества автомобилей (более 100). Отслеживает и контролирует правильный программный учет, правильный расход запланированного бюджета, табельный учет, контроль гсм.

Менеджер по транспорту, это мини фин. служба в транспортном отделе. Весь функционал связан с деньгами, плотно взаимодействует с фин. службой, бухгалтерией, отделом кадров.

Формирование бюджета, является обязательным для транспортного отдела. Все что вы запланировали на следующий месяц, должно быть подтверждено цифрами бюджета. ОСАГО, сертификация тахографического оборудования, замена автошин, проведение дорогостоящего капитального ремонта и т. д. все это требует правильно бюджетирования.

После того как бюджет утвержден и начали поступать счета, контролирует расход и оплату контрагентам, при этом уделяет внимание что бы не допустить перерасход бюджета.

В случае если счетов по факту оказалось больше чем планировалось, рекомендую переносить их оплату на следующий месяц, не «раздувая» бюджет. Договоры с поставщиками в этом случае, лучше иметь с отсрочкой платежа.

Если количество транспорта большое и эта должность имеется, она является ключевой.

Логист – должность так же не требует дополнительного образования, важно уметь составлять маршруты и работать с логистической программой.

НТО должен понимать, что от логиста так же зависит расход бюджета, особенно статья наемный транспорт.

В случае если маршруты составляются корректно и водители выполняют свое суточное задание по доставке, большая вероятность того что работа водителей устраивает. В этом случае «текучка» не значительная и ШР будет укомплектовано полностью. Расход в этом случае на наемный транспорт, будет минимальный.

Если компания большая и транспортный отдел насчитывает более 100 ед. техники, в ШР водится должность менеджера транспортной логистики. В этом случае в задачи менеджера входит еще и анализ наиболее экономичной доставки продукции.

По опыту работы скажу, что количество АТС не должно обязательно закрывать пиковые объемы заказов. Экономичнее иметь количество АТС, закрывающее объем чуть больше среднего, а пики доставлять наемным транспортом. В любом случае вариант наиболее экономичной доставки рассчитывает менеджер.

Часть доставки может осуществляться и большими транспортными компаниями, например возникла необходимость доставить 15–20 тонн продукции в удаленный населенный пункт. В этом случае не обязательно отправлять пять средне-тоннажных автомашин на три-четыре дня в командировку, при этом каждый день нанимать машины для собственной доставки. Дешевле будет оплатить доставку через терминал транспортной компании, с доставкой по торговым точкам. В любом случае, все варианты стоимости доставки рассчитывает и анализирует менеджер.

В современной логистике, маршруты планируются программой маршрутизатором. Очень часто количество точек выгрузки составляет более 15 ед., соответственно при наличии даже 20–30 АТС, спланировать вручную было бы затруднительно. Причем часто бывает так, что окна доставки в торговых точках могут быть разные.

Логист должен хорошо разбираться в способах планирования, их в маршрутизаторе может быть несколько. Знать данные по нормативам загрузки АТС, понимать и соблюдать режим труда и отдыха водителя. Особенно это важно при планировании дальних рейсов.

На автомобилях, оборудованных тахографом, практически постоянно проводится проверка рабочего времени инспекторами, с распечаткой ленты тахографа. Так же напомню, что есть нарушения, при которых не только выписывается штраф, но происходит удержание автомобиля (касается перегруза или не корректно оформленных товарно-транспортных накладных).

Количество АТС в компании, определяется именно от требований доставки. С учетом обновления подвижного состава, менеджером определяются модели требуемых АТС по грузоподъемности и разрешенной максимальной массе. Очень часто в больших городах, есть ограничение по разрешенной максимальной массе, особенно в центре города, в этом случае маршрут строится с привлечением малотоннажного транспорта.

Должность менеджера является ключевой в отделе.

Водитель. Постоянный коллектив водителей – залог стабильной работы отдела. Рекомендуется принимать со стажем работы от 3-х лет на том виде АТС, которое ему предоставляете. Стаж должен быть подтвержден трудовой книжкой или трудовыми договорами. Обязательно назначается стажировка, на которой вы знакомите кандидата с распорядком рабочей смены и оформлением текущей документации.