ESBOK. Экономическая безопасность бизнеса. Свод практических знаний

В более компактной компании эти задачи объединяются в одной централизованной функции. Создавать фронт- и бэк-офис ради названий не нужно. Сохраняется содержательное распределение: кто анализирует, кто проверяет обстоятельства, кто готовит вывод и кто организует последующие действия. Несколько задач могут выполняться одним сотрудником.

От направления к задачам сотрудника

За сотрудником закрепляют конкретную работу и ожидаемый результат. Роль в задаче, масштаб ответственности и должность различают: название должности само по себе не определяет, что человек выполняет самостоятельно и какие вопросы передаёт руководителю. Как на этой основе определить состав команды и требования к компетенциям, разобрано в главе 13; полные образцы приведены в каталоге функций и полных примерах профилей.

3.7. Проверка распределения и рабочие материалы

Чтобы проверить, как распределение обязанностей работает на практике, руководитель безопасности разбирает одну из выполненных задач: как она была поставлена, кто её выполнял, хватило ли полномочий и сведений, как проверялись выводы, кто принял решение и что произошло после его исполнения.

Для такой сверки достаточно действующего положения о функции, относящейся к задаче процедуры, матрицы взаимодействия и описания задач сотрудников. Расхождения между ними показывают, что именно предстоит уточнить. Например, если функция отвечает за результат, но не определён порядок получения необходимых сведений, следует согласовать этот порядок. Если несколько подразделений готовят одну оценку, нужно разобраться в предмете и результате каждого.

К завершению сверки должны быть понятны ответы на следующие вопросы:

• Кто отвечает за каждый результат и какие действия выполняют остальные участники?

• Совпадает ли фактический предмет работы с закреплёнными полномочиями?

• Можно ли получить нужные сведения и привлечь экспертизу без новой договорённости по каждому случаю?

• Как рассматриваются несогласие, конфликт интересов и вопросы вне полномочий участников?

• Кто после выводов безопасности меняет бизнес-процесс и как становится известно об исполнении и результате изменений?

Это вопросы для проверки организации работы. Они не требуют отдельного бланка для каждой задачи. Уточнения следует вносить в те документы и рабочие механизмы, которыми участники действительно пользуются.

3.8. Если отдельных контрольных функций нет

В компании могут отсутствовать отдельные подразделения рисков, внутреннего контроля или аудита. Тогда сначала выясняют, кому поручены соответствующие задачи и как устроена оценка их выполнения. Простое удаление столбца из матрицы оставляет часть работы без понятного исполнителя. При совмещении ролей отдельно рассматривают, кто сможет оценить результат работы, которую человек выполнял сам.

Отдельной службы безопасности в компании также может не быть. Тогда руководство распределяет задачи по работе с рисками корпоративного мошенничества между конкретными участниками: кто разбирает сообщения об отклонениях, организует проверку обстоятельств, привлекает необходимую экспертизу и представляет выводы для решения. Владельцы бизнес-процессов сохраняют ответственность за свои процессы и исполнение контролей. Если у назначенного сотрудника нет нужных знаний, определяют, кого привлечь к задаче; само поручение не заменяет профессиональной подготовки. Распределение работы закрепляют в действующих документах и проверяют, кому передаётся вопрос, если он касается действий самого ответственного сотрудника.

В группе компаний к распределению между функциями добавляется взаимодействие управляющей компании и площадок. Требуется определить, какие правила едины, какие решения принимаются на месте, кто осуществляет функциональное руководство и как обеспечивается замещение. Способ закрепления этих отношений выбирают с учётом устройства группы и полномочий её руководителей.

Глава 4. Профессиональное суждение и неопределённость

4.1. Назначение и область применения

Эта глава помогает отличать сведения от их объяснения, оценивать источники, проверять версии и готовить обоснованный профессиональный вывод. Подход нужен при разборе сообщения о возможном нарушении, анализе бизнес-процесса, оценке контроля, проверке и расследовании. Он применим и до инцидента, когда безопасность оценивает возможный сценарий корпоративного мошенничества и предлагает способ противодействия ему.

Заказчик опирается на профессиональное заключение безопасности и не всегда может самостоятельно проверить все его основания. Уверенное изложение и опыт проверяющего способны сделать вывод убедительным даже тогда, когда существенные обстоятельства остались без проверки. Если специалист недостаточно понимает бизнес-процесс, он может не увидеть допустимого объяснения отклонения и предложить кадровые решения или новые ограничения, которые не устраняют действительную причину проблемы. Поэтому качество суждения оценивают по основаниям вывода и проверке альтернативных объяснений.

Сквозной учебный пример: распределение заявок на транспорт. Все обстоятельства вымышлены.По выгрузке заявок за квартал основную часть заказов на специализированный транспорт получил один подрядчик. Его тариф выше тарифа другого допущенного подрядчика. Сведений о фактической доступности техники и причинах выбора в выгрузке нет. Нужно установить причины распределения и понять, требуется ли менять порядок выбора. По ходу главы на этом примере разберём постановку вопроса и основания вывода; в разделе 4.6 покажем, что позволяют утверждать исходные сведения и какие выводы требуют дополнительной проверки. Отсутствие сведений в выгрузке пока не означает, что их нет в других документах или системах компании.

Основные читатели — специалист, который проводит анализ, и руководитель, который проверяет его работу. Заказчику глава помогает понять, почему на один вопрос уже можно ответить, а по другому необходима дополнительная проверка. Подробные методы получения сведений и проведения расследования рассматриваются в профильных главах.

4.2. Ожидаемые результаты

Результат работы — обоснованный ответ на профессиональный вопрос. Из него должно быть понятно, что установлено, какие объяснения проверены, на каких сведениях основан вывод и что пока остаётся неизвестным.

Проверенные обстоятельства

Какие действия или события установлены, за какой период и чем подтверждены

Проверенные версии

Какие объяснения рассмотрены, что говорит в пользу каждого и что ему противоречит

Обоснованный вывод

Почему выбранное объяснение соответствует сведениям и какие ограничения сохраняются

Предложение дальнейших действий

Что можно решать сейчас, что нужно дополнительно проверить и кто уполномочен принять решение

Вывод о том, что версия мошенничества не подтвердилась, может быть полноценным результатом. Его ценность определяется качеством проверки. Заказчику представляют объективный вывод, подтверждённый результатами работы в пределах проверенного вопроса. Если данных не хватило, прямо указывают, что именно не удалось установить и почему. Недостаток сведений не позволяет утверждать ни наличие нарушения, ни его отсутствие. Одновременно предлагают, как получить недостающие сведения. Если необходимые сведения не формируются или не сохраняются в ходе бизнес-процесса, предлагают изменить порядок работы, чтобы последующие проверки не сталкивались с тем же ограничением.

4.3. Основные понятия и принципы

Профессиональное суждениев этой главе — обоснованная оценка ситуации, при которой специалист использует проверенные сведения, знание бизнес-процесса и свою предметную экспертизу, учитывает ограничения и объясняет, почему пришёл к выводу. Опыт помогает увидеть возможный сценарий и выбрать способ проверки. Сам по себе опыт не подтверждает, что этот сценарий реализовался в рассматриваемом случае.

Для работы полезно различать следующие понятия.

Сведения— Полученные записи, сообщения, документы, наблюдения и результаты расчётов, которые предстоит оценить

Установленный факт— Обстоятельство, подтверждённое проверкой в указанном объёме

Индикатор риска— Признак или показатель, по которому выделяют ситуацию для оценки риска или проверки

Гипотеза, или версия— Проверяемое предположение о том, что произошло или может произойти, почему и каким способом

Вывод— Ответ на исследуемый вопрос, основанный на оценке сведений и проверке версий

Неопределённость— То, чего мы пока не знаем или не можем надёжно установить и что может повлиять на вывод либо решение

Это различение помогает рассуждать, но не задаёт обязательных последовательных стадий. Подтверждённое отклонение может одновременно служить основанием для более глубокой проверки. И наоборот, проверка может показать, что исходный признак проблемы возник из-за ошибки выгрузки данных.

Наличие записи в системе и достоверность описанного в ней события — разные вопросы. Можно установить, что сотрудник подтвердил выполнение работ в системе. Для вывода о фактическом выполнении нужны сведения о самих работах. Так же факт получения сообщения о сговоре не подтверждает существование сговора.

Искать сведения как в пользу версии, так и против неё.Для существенного вывода нужны сведения, которые его поддерживают, и разбор обстоятельств, которые ему противоречат. Неудобное объяснение нельзя исключать только потому, что оно не совпадает с первоначальным ожиданием.

Соотносить вывод с объёмом проверки.Результат анализа одного периода, площадки или группы операций относится прежде всего к этому объёму. Распространение вывода на другие операции требует дополнительных оснований.

Отделять оценку от решения.Безопасность обосновывает профессиональный вывод и предлагает действия в пределах своей компетенции. Заказчик принимает управленческое решение в рамках полномочий. Его согласие не восполняет недостаток сведений и не делает гипотезу установленным фактом.

4.4. Содержание работы и профессиональные решенияОпределить вопрос, на который предстоит ответить

Начинать следует с конкретного вопроса. В нашем примере вопрос «почему заявки распределяются преимущественно одному подрядчику» позволяет изучить порядок выбора и возможные причины. Поручение «доказать сговор» заранее предполагает ответ и создаёт риск подгонки сведений под него.

Для проверки уточняют бизнес-процесс, операции, период и ожидаемое решение. Вместе с владельцем процесса выясняют, как работа должна выполняться и как её выполняют фактически. Действующий регламент, условия договора и сведения участников помогают понять контекст. Ни один из этих источников не заменяет остальные автоматически.

Если исходный вопрос слишком широк, работу делят на этапы. Первый этап должен дать ответ, который определит дальнейшие действия. Сбор всех доступных документов без понимания, какую версию они позволят проверить, увеличивает объём работы и может отдалить решение.

Оценить сведения и их происхождение

Прежде чем использовать сведения в выводе, выясняют, откуда они получены, к какой операции и периоду относятся, кто их сформировал и как они могли измениться. В зависимости от источника уточняют:

• для выгрузки — правила отбора и полноту данных;

• для сообщения участника — что он наблюдал сам, что узнал от других и на каком основании делает выводы;

• для специального заключения — компетенцию эксперта и границы рассмотренного им вопроса.

Проверяют не только источник, но и конкретное сообщение. Надёжный источник может ошибиться, получить неполную информацию или описать ситуацию вне своей компетенции. Заинтересованность участника требует внимания к его объяснению, но сама по себе ещё не делает это объяснение ложным.

Число совпадающих сообщений не равно числу независимых подтверждений. Две справки, составленные по одной выгрузке, повторяют исходные данные. Несколько участников могут пересказывать одно и то же сообщение. Нужно понять, дают ли они самостоятельное подтверждение или лишь воспроизводят общий источник. Универсального правила «двух источников достаточно» здесь нет: важны содержание, происхождение и возможность проверки сведений.

Противоречие между источниками — отдельный вопрос для проверки. Например, документы могут отражать разные периоды, единицы измерения или версии одной операции. Сначала выясняют причину расхождения. Удалить неудобную запись из анализа только потому, что она мешает общей картине, — значит лишить вывод существенного основания.

Рассмотреть возможные объяснения

Версия должна объяснять наблюдаемое событие и допускать проверку. Вместо «сотрудник действует подозрительно» нужно назвать предполагаемое действие, возможность его совершения и сведения, по которым это можно установить.

Наряду с версией злоупотребления рассматривают другие объяснения: ошибку данных, изменение условий операции, недостаток организации работы, допустимое исключение. Альтернативы выбирают по обстоятельствам. Для профессионального вывода важно установить, какие объяснения проверены, какие исключены и какие пока остаются возможными. Последовательность построения версий и выбора проверочных действий подробно разобрана в главе 27.

По мере поступления сведений версии уточняют. Они могут относиться к разным операциям или сочетаться: недостаток контроля мог создавать возможность злоупотребления, а часть обнаруженных расхождений — возникнуть из-за ошибок учёта. Не нужно искусственно сводить весь бизнес-процесс к одной причине.

Проверить достаточность оснований

Объём собранных материалов сам по себе не показывает, можно ли делать вывод. Нужно проверить, подтверждены ли существенные обстоятельства, рассмотрены ли правдоподобные альтернативы и остаются ли противоречия, способные изменить ответ.

Результат проверки версии нужно описывать точно:

Подтверждена

Получены достаточные основания для сформулированного вывода в пределах проверенного вопроса

Опровергнута

Установлены обстоятельства, несовместимые с этой версией

Не подтверждена, но не исключена

Данных недостаточно либо существенное противоречие пока не разрешено

Требует уточнения

Новые сведения изменили предполагаемый механизм, круг операций или причины события

Это способ ясно изложить результат, а не обязательная корпоративная шкала. В заключении важно объяснить основания выбранной формулировки. Отсутствие найденных подтверждений не всегда опровергает версию: нужные данные могли не сохраняться или не входить в доступный объём. Но это также не даёт права представлять версию как доказанное нарушение.

Если дополнительная работа необходима, называют конкретный пробел и действие, которое поможет его устранить: получить недостающие документы, сопоставить записи в разных системах или привлечь профильного эксперта. Если сведения восстановить невозможно, объясняют причину и ограничения вывода. Слова «продолжить анализ» без указания нерешённого вопроса не объясняют заказчику, зачем нужны дополнительное время и ресурс.

Отдельно рассматривают причину нехватки данных. В примере с транспортом сначала выясняют, где могут храниться основания выбора подрядчика. Если проверка установит, что эти основания вообще не фиксируются, совместно с владельцем бизнес-процесса определяют, какие сведения нужно сохранять, кто будет это делать и как проверять исполнение. Изменение порядка работы не восстановит прошлые события, но создаст основу для последующего контроля. Для согласованных мероприятий определяют ответственных, сроки и способ проверки результата.

Подготовить вывод и варианты дальнейших действий

В выводе последовательно излагают установленные обстоятельства, их объяснение, существенные ограничения и предложение действий. Должно быть понятно, какие утверждения основаны на непосредственных наблюдениях и документах, какие — на расчётах, а какие остаются предположением. Существенные сведения, способные изменить понимание ситуации, сохраняют в заключении даже тогда, когда они не поддерживают первоначальную версию.

Иногда управленческое решение нужно раньше, чем завершится проверка. Тогда безопасность сообщает, что уже установлено, чего пока не хватает и какие последствия возможны при каждом варианте действий. В пределах полномочий можно предложить временный контроль, дополнительную проверку перед конкретной операцией или изменение очерёдности работ. Уполномоченный руководитель определяет дальнейшие действия и условия пересмотра решения. Такое решение не завершает автоматически проверку причин события.

Если версия мошенничества не подтвердилась, а недостаток бизнес-процесса установлен, он остаётся предметом работы с владельцем процесса. Для исправления подтверждённого недостатка контроля не требуется приписывать кому-либо умысел. Связь выводов с изменением контролей и пересмотром риска раскрыта в главе 2.

4.5. Роли и компетенции

Специалист отвечает за проверку сведений, работу с версиями и обоснованность подготовленного вывода. Он должен уметь объяснить ход рассуждения и показать материалы, на которых основаны существенные утверждения. Если собственных знаний недостаточно, он объясняет, по какому вопросу нужен профильный специалист. Личный опыт и интуиция могут подсказать вопрос или версию, но не заменяют специальных знаний, необходимых для выбора метода проверки и оценки её результатов. До привлечения компетентного специалиста соответствующий вопрос оставляют открытым; работу по остальным вопросам можно продолжать.

Руководитель проверяет не только полноту текста, но и логику работы: не был ли ответ предрешён, какие альтернативы рассмотрены, почему одних сведений достаточно, а другие требуют уточнения. Для существенного вывода полезна проверка коллегой или экспертом, который способен оценить метод и критически проверить первоначальную версию.

Владелец бизнес-процесса помогает восстановить фактический порядок операций и объяснить условия их выполнения. Технический, финансовый или иной профильный специалист оценивает вопросы своей компетенции. Безопасность сопоставляет эти сведения со сценариями корпоративного мошенничества. Распределение полномочий между функциями сохраняется таким, как описано в главе 3.

Заказчику нужна возможность принять решение по результату. Он может изменить задачу, срок или приоритет, но требование получить определённый ответ не заменяет проверки. Разногласие о выводе разбирают по сведениям и методу, а не по должностному старшинству участников.

4.6. Проверить обоснованность формулировок

Перед представлением результата следует сопоставить существенные утверждения с их основаниями. Что непосредственно видно в изученных материалах? Какое объяснение мы предлагаем? Каких сведений не хватает, чтобы его подтвердить?

Продолжение учебного примера из раздела 4.1. Все обстоятельства вымышлены.В выгрузке заявок за квартал основную часть заказов на специализированный транспорт получил один подрядчик. Его тариф выше тарифа другого допущенного подрядчика. Сведений о фактической доступности техники и причинах выбора в выгрузке нет.

Основная часть заявок приходится на одного подрядчика

Что можно сообщить. В изученных данных видна концентрация заявок

Какой вывод пока не обоснован. Заказы распределялись в его пользу без достаточных оснований

Что требуется уточнить. Полноту выгрузки, доступность техники и условия выполнения заявок

Тариф выбранного подрядчика выше тарифа другого допущенного участника

Что можно сообщить. В записях есть различие тарифов

Какой вывод пока не обоснован. Разница равна переплате или ущербу компании

Что требуется уточнить. Сопоставимость услуг и условий, фактическую возможность другого подрядчика выполнить заявку

В выгрузке нет причин выбора

Что можно сообщить. Использованный набор данных не объясняет основание решения

Какой вывод пока не обоснован. Оснований выбора не существовало

Что требуется уточнить. Где решения должны сохраняться и есть ли они в других документах или системах

Промежуточный вывод можно сформулировать следующим образом:

«В изученной выгрузке за квартал основная часть заявок распределена одному подрядчику, тариф которого выше указанного тарифа другого допущенного участника. Эти сведения позволяют выделить решения для проверки. Обоснованность выбора и размер возможных потерь пока не установлены: необходимо проверить сопоставимость услуг, доступность альтернатив и основания распределения конкретных заявок».

Такой вывод определяет предмет дальнейшей работы. Он показывает, какое отклонение обнаружено, почему оно требует внимания и чего пока недостаточно для оценки. При этом различие тарифов не объявляется ущербом, а концентрация заказов — подтверждением сговора.

После проверки формулировку пересматривают по полученным результатам. Если основания выбора подтвердились, это отражают в выводе. Если установлены необоснованные решения, описывают конкретные операции и последствия. Если необходимые сведения не сохранились, объясняют, какие вопросы из-за этого остались неразрешёнными.

4.7. Проверка качества профессионального суждения

Перед представлением результата исполнитель и руководитель проверяют:

1. Понятно ли, на какой вопрос дан ответ и какие операции рассмотрены?

2. Можно ли найти основания каждого существенного утверждения и восстановить способ их получения?

3. Проверены ли объяснения, которые могут изменить вывод, включая отсутствие злоупотребления?

4. Разобраны ли существенные противоречия, а не только сведения в пользу основной версии?

5. Различены ли опровергнутая версия и версия, для проверки которой не хватило данных?

6. Не распространяется ли вывод за пределы проверенного периода, операций и компетенций?

7. Понятно ли заказчику, что можно решать сейчас и что требует продолжения?

8. Если данных не хватило, предложены ли действия для восполнения пробелов и, при необходимости, изменения бизнес-процесса, чтобы нужные сведения формировались и сохранялись в дальнейшем?

Дополнительный вопрос к себе: «Что могло бы заставить меня изменить этот вывод?» Если новые сведения считают несущественными ещё до их оценки, стоит проверить, не превратилась ли рабочая версия в заранее принятое убеждение.

Удобный для заказчика ответ не является самостоятельным признаком качества. Обоснованный отказ от первоначальной версии может быть полезным результатом проверки. Однако ссылка на неопределённость не оправдывает пропущенные действия, которые можно и нужно было выполнить в рамках поручения.

Небольшая функция.Один сотрудник может собирать сведения, анализировать их и готовить вывод. Поэтому особенно важны самопроверка и помощь эксперта по вопросам, которые сотрудник не способен оценить самостоятельно.

Распределённая компания.До объединения данных проверяют, одинаково ли площадки понимают показатели, периоды и правила учёта. Общая форма отчёта не гарантирует сопоставимости сведений. Местные объяснения и ограничения сохраняют при подготовке общего вывода.

Срочная задача.Определяют первоочередной вопрос, доступные сведения и срок следующего доклада. Первый вывод может быть ограниченным, но его границы должны быть ясны. Срочность меняет последовательность действий, а не статус неподтверждённой версии.

Глава 5. Границы профессиональной деятельности и обращение с информацией

5.1. Назначение главы

Защищая экономические интересы компании, безопасность получает доступ к сведениям о её операциях, сотрудниках и контрагентах. Результаты этой работы влияют на деловые отношения, управленческие решения и положение конкретных людей. Поэтому качество работы зависит не только от того, что удалось установить, но и от того, как получены сведения, кому они переданы и для какого решения используются.

Эта глава помогает организовать работу так, чтобы поставленная задача, полномочия исполнителя и способы её выполнения соответствовали друг другу. Она нужна специалисту при выборе действий, руководителю направления — при организации проверок и аналитической работы, руководителю функции — при установлении правил и разрешении спорных ситуаций.

В главе 3 мы определяли, какие полномочия нужны безопасности и как распределяется ответственность. В главе 4 разбирали, как обосновать профессиональный вывод. Здесь рассматриваем условия, при которых этими полномочиями и сведениями можно пользоваться: допустимость действий, беспристрастность участников, конфиденциальность и порядок использования результата.