Практические советы и рекомендации закупщикам. Сборник серии публикаций «От азов до совершенства»

Как правильно организовать Цикл закупок

инвестиционного проекта с формированием

бюджета?

1. Выбрать на конкурсной основе ключевого технологического партнера (потенциальный генеральный подрядчик или генеральный проектировщик).

2. Выбрать лицензиара технологии, ключевых поставщиков оборудования, основных конструкционных материалов.

3. Проработать оборудование с длительным сроком изготовления и поставки или имеющее патентные ограничения (Long Lead Items).

4. Предоставить исходные данные для проектирования от ключевых поставщиков.

5. Выбрать подрядчика на подготовительные работы 0-го цикла по единичным фиксированным расценкам и подписать рамочные договора по основным материалам.

6. Разработать логистические схемы поставок инертных материалов, бетона, металлоконструкций.

7. Разместить заказы на изготовление и поставку нестандартного оборудования.

8. Разместить заказы на основное и стандартное оборудование и материалы.

9. Организовать инспекции и управление поставками (контрактами), таможенной очистки, хранения и выдачи в монтаж.

10. Подписать договоры по шеф-монтажу и пуско-наладке.

11. Подготовить рекламации, доукомплектовать, сформировать дефектные ведомости (punch-list) после пусковых «холодных» испытаний (прокрутка без подачи сред), организовать претензионную работу.

Чем отличается планирование операционных

и проектных закупок?

1. В операционных закупках планирование на уровне позиций, включает в себя номенклатурное планирование (ежегодное, ежеквартальное), поддержание целевого запаса (используя формулу оптимального размера заказа и точки формирования заказа), аварийные (которые не планируются, формируется запас).

2. В проектных закупках планирование на уровне «пакетов» -объектов WBS (Иерархическая Структуры Работ) по проекту, включает в себя календарно-сетевой график проекта-пакеты закупок, работ, потребность СМР-подрядчиков (заказ-наряд).

Выполняя последовательно мероприятия, описанные в Цикле закупок инвестиционного проекта (при наличии Проектной и Рабочей документации) – формирование бюджета закупок в соответствии с графиком проекта вряд ли претерпит критические изменения.

Как учесть стоимость функции закупок

Кроме бюджета закупок, существует еще термин Стоимость функции (Cost function). В стоимость закупочной функции могут входить следующие расходы (в каждой компании это устанавливается индивидуально):

• ФОТ с учетом налогов и отчислений;

• больничные;

• страховка сотрудников;

• расходы на мобильную связь и интернет;

• командировочные расходы;

• аренда и ремонт офисных помещений, оборудования и мебели;

• расходы на оргтехнику;

• расходы на подписные издания и публикации;

• расходы на посещение выставок;

• аренда автотранспорта;

• расходы на обучение, тренинги и курсы повышения квалификации;

• консультационные услуги и привлечение внешних экспертов;

• расходы на корпоративные мероприятия (Team Building);

• юридические и аудиторские услуги;

• банковское обслуживание;

• представительские расходы.

Существует простая формула по оценке эффективности стоимости функции к управляемому бюджету закупок (для операционной деятельности), за который непосредственно отвечает закупочное подразделение.

Пример:

Управляемый закупочный бюджет – 1,5 млрд. дол. США/год

Стоимость закупочной функции – 10 млн. дол. США/год

Расчет коэффициента эффективности: (10 000 000 / 1 500 000 000) х 100 = 0,67.

Многие консалтинговые компании сходятся во мнении, что, если этот коэффициент менее 1, то затраты на функцию считаются оптимальными, если приближаются к 1, то надо разбираться с целевыми расходами, производительностью (загрузкой) и эффективностью сотрудников. Существуют еще другие методики, но эта самая простая и показательная, на наш взгляд.

2. Тендерное задание

В этом разделе, давайте коснемся темы подготовки Тендерного задания (Invitation to Bid, Invitation to tender), его структуры и основных требований к нему. Необходимо отметить, что Тендерное задание на выбор поставщика МТР, отличается от ТЗ (не путайте с техническим заданием) на выбор поставщика Услуг (Работ). Любое Тендерное задание должно содержать три вида требований:

• технические и квалификационные;

• коммерческие;

• гарантийные.

Тендерное задание для МТР

Технические требования, максимально детально описывают предмет потребности в Опросном листе (Request for information, RFI) и содержат следующую информацию:

• подразделение инициатор или наименование проекта;

• наименование и область применения МТР;

• исходные данные, массогабаритные характеристики, чертежи, монтажные схемы;

• основные технические и эксплуатационные характеристики: производительность, среды, исполнение, паспортные параметры, в т.ч. рабочее давление, температура, плотность, требования к материалам с учетом агрессивности, образивности, условия эксплуатации, категория взрыво- и пожаро- опасности, требования к электрооборудованию и к КИП и А, вибрация, шум, требования к лако-красочным и анти-коррозионным покрытиям и пр.;

• задание на разработку и проектирование для поставщика;

• задание на изготовление, тестовые или стендовые испытания перед отгрузкой;

• временные рамки или условия, ограничивающие заказчика;

• особые условия.

Технические требования не должны содержать ограничений для других производителей и указывать на конкретного производителя и поставщика. Даже если указан проектный производитель в техдокументации, штампе чертежей или монтажных схемах, с идентификационным кодом, ТУ или каталожным номером по проекту – необходимо указать на возможность альтернативных предложений для поставщиков – участников конкурсной процедуры.

Коммерческие требования, дополняют технические требования и содержат следующую информацию:

• условия и базис поставки;

• цена и общая стоимость поставки (фиксированная или расчетная ориентировочная), с расшифровкой стоимости разработки технической документации, изготовления оборудования, стоимости доставки, стоимость запчастей пусковых и на гарантийный срок эксплуатации, стоимости страховки, стоимости шеф-монтажных и пуско-наладочных услуг, стоимости обучения;

• сроки доставки и график исполнения договора, в т.ч. шеф-монтажа, пуско-наладки и обучения (если в этом есть необходимость);

• условия финансирования;

• требования к документации и товаро-сопроводительной документации;

• требования к упаковке и транспортировке;

• наличие сертификатов и разрешений на поставку и эксплуатацию;

• экспедайтинг (инспекции) со стороны заказчика;

• санкции ненадлежащего исполнения договора (сроки, качество, скрытые дефекты, изменение стоимости, не достижение гарантийных или паспортных показателей);

• гарантии и финансовая ответственность.

При особо сложных номенклатурных позициях, комплексных поставках модульных установок или технологических отделений, рекомендуется помимо базовых коммерческих требований, дополнить их специальными требованиями или финансовыми гарантиями: Тендерная гарантия (Bid bond), Гарантия возврата авансового платежа (payment guarantee/advance payment guarantee) и Гарантия исполнения (Performance bond). Кроме этого, надо внимательно отнестись к тексту Банковских гарантий и Аккредитива при согласовании с поставщиком, чтобы они не шли в разрез с текстом договора (контракта) и Тендерным заданием.

Гарантийные требования, состоят из:

• четко описанных показателей по достижению паспортных или проектных показателей;

• эксплуатационных характеристик и технологических параметров;

• рекомендаций и ограничений;

• предоставления референций по предыдущим поставкам;

• гарантийных сроков с момента поставки и с момента начала эксплуатации;

• расчета неустойки от процента не достижения паспортных или проектных показателей;

• процедуры замены продукции в согласованный с заказчиком срок;

• процедуры возврата при выявленных несоответствиях и невозможности эксплуатации;

• процедуры возврата авансовых платежей и выплаты неустойки.

Почему мы настолько подробно описываем, что должно содержать Тендерное задание?

На этот вопрос есть две причины:

1. В случае, если предквалификация проведена формально и не качественно или потенциальный поставщик сообщил о себе недостоверную информацию и в конкурсную процедуру он попал случайно, то изучив Тендерное задание и соизмерив свои возможности и свои ресурсы, навряд ли он будет участвовать дальше.

2. Тендерное задание должно быть неотъемлемой частью договора (контракта) и юридически защищать заказчика от недобросовестного исполнения обязательств со стороны поставщика.

Тендерное задание на оказание Услуг (Работ)

Тендерное задание детально описывает вид Услуги, специфику проведения Работ и требование к подрядчику и содержит следующую информацию (для примера рассмотрим ТЗ на строительно-монтажные работы)

Технические требования, включают в себя нижеследующее:

• подразделение инициатор (Застройщик/Заказчик) или наименование проекта;

• Подрядчик;

• Технический заказчик;

•  Тип объекта и его описание, в т.ч.:

исходные данные, дефектные ведомости, предписания надзорных органов, ссылки на проектную документацию и на рабочую документацию, границы объекта, инженерные сети и внешние коммуникации;

• Правоустанавливающие документы;

• Наличие проекта (Basic Engineering), стадия «П»;

• Наличие положительного заключения экспертизы по стадии «П»;

• Наличие проекта (Detail Engineering), стадии «РД»;

• Наличие разрешения на строительство;

• Инженерные изыскания;

• Основные технико-экономические характеристики проектного объекта;

• Основные конструктивные характеристики объекта;

• Основные положения строительства;

• Проект производства работ;

• Рабочий городок;

• Доступ на строительную площадку;

• Разрешительная документация для СМР;

• Сроки выполнения работ;

• Виды и объемы работ в соответствии с проектом;

• Контроль качества;

• Взаимодействие с надзорными органами;

• Завершение работ;

• Обязательные требования к подрядчику;

• Общие нормативные требования к подрядчику;

• График и состав работ, в т.ч. график совмещенных работ;

• подробный перечень необходимых работ;

• Условия привлечения субподрядчиков;

• Условия оплаты и финансирования работ;

• Ценообразование (сметы, единичные расценки по видам работ заказчика);

• Непредвиденные расходы;

• Затраты на временные здания и сооружения;

• Перечень нормативных документов;

• Гарантийные обязательства;

• Особые условия;

• Требования к квалификации, опыту и технической оснащённости подрядчика, наличию лицензий и допусков.

Разработка Тендерного задания на строительно-монтажные работы – это ответственный и трудоемкий процесс, в виду сложности и ограниченного количества специализированных подрядчиков на рынке, особенно для строительства высоко-технологических производственных объектов.

К Коммерческим требованиям, можно отнести следующую информацию:

• принципы формирование стоимости работ (сметы, единичные расценки);

• порядок расценки инертных материалов, бетона, металлоконструкций, нестандартного оборудования, стройматериалов и инженерных сетей (кабели, трубопроводы, кабель несущие конструкции, слаботочные системы и пр.);

• принцип формирования разделительной ведомости между заказчиком и подрядчиком на поставку оборудования, «давальческих материалов», в соответствии с графиком проведения монтажных работ;

• определение расчетных объемов в материалах и строительных конструкциях;

• разработка графика поставки оборудования, материалов и металлоконструкций на площадку;

• выделение складов и площадки для хранения, комплектации и выдачи в монтаж;

• возможность заключения договоров подрядчиком с авторизованным поставщиком заказчика, в случае несогласования цены, предлагаемой подрядчиком заказчику;

• цена на материалы и стоимость на виды работ должны быть зафиксированы и соответствовать проектному объему;

• условия финансирования и оплаты за выполненный и принятый заказчиком объем работ;

• требования к документации и подписанию Актов формы КС-2, КС-3, КС-6 и КС-11;

• требования к упаковке и транспортировке МТР по разделительной ведомости;

• наличие сертификатов и разрешений на поставку;

• инспекции и камеральные проверки со стороны заказчика;

• санкции ненадлежащего исполнения договора (сроки, качество, скрытые дефекты, изменение стоимости, пр.);

• гарантии и финансовая ответственность.

Безусловно, как и для особо сложных комплексных поставок МТР, можно использовать такие же финансовые гарантии, как Тендерная гарантия (Bid bond), Гарантия возврата авансового платежа (payment guarantee/advance payment guarantee) и Гарантия исполнения (Performance bond). Также, внимательно отнеситесь к тексту Банковских гарантий и Аккредитива при согласовании с подрядчиком. Необходимо отметить, что для российских подрядчиков – это трудно выполнимая задача, т.к. у нас пока очень мало такого уровня Генподрядных организаций ни по численности, ни по квалификации, ни по оборотным средствам. Речь идет о строительстве объектов химических и горно-рудных комплексов с бюджетом от 1 до 3 млрд. дол. США, в течении 3-х лет. На нашем рынке это в основном зарубежные компании, такие как Renaissance Heavy Industry, ENKA, Hyundai Engineering, China National Chemical, Fluor Canada Ltd и др. Однако, уже уверенно конкурируют с ними и отечественные строительные генподрядчики, т. к. НИПИГАЗ, Стройгазмонтаж, Русгаздобыча, Коксохиммонтаж, ПМК-98 и др.

Гарантийные требования, состоят из:

• четко описанных показателей по достижению проектных показателей;

• эксплуатационных характеристик и технологических параметров после тестовых испытаний в течении 72 часов, под нагрузкой;

• ответственность за исполнение не только графика строительства, но и каждого его этапа;

• гарантийных сроков с момента ввода в эксплуатацию;

• расчета санкций за нарушение сроков, дефекты (в т.ч. скрытые), увеличение стоимости объекта;

• процедуры замены МТР, в согласованный с заказчиком срок;

• процедуры демонтажа, возврата оборудования, материалов при выявленных несоответствиях и невозможности эксплуатации;

• процедуры возврата авансовых платежей и выплаты неустойки;

• определение максимальной финансовой и юридической ответственности за недобросовестное исполнение договора (контракта).

Конечно, данный подход не имеет смысла применять к Услугам (Работам) другого уровня, как например консалтинг, юридические и аудиторские услуги, инспекции и сертификация, страхование, аренда и пр. Мы намеренно, привели наиболее сложный пример для общего понимания и желания досконально разобраться в этом вопросе. Про роль закупок в проектах подобного масштаба можно написать полноценное издание, но это не предмет нашей публикации.

3. Выбор способа проведения конкурсной процедуры

Давайте вспомним какие бывают процедуры.

В зависимости от предмета (МТР, услуга, работа) и целей закупки используются разные процедуры выбора Поставщика:

• закрытый конкурс;

• селективный конкурс;

• многоэтапный конкурс;

• запрос котировок;

• конкурсные переговоры;

• запрос предложений;

• закупка из единственного источника;

• редукцион (аукцион на понижение или переторжка).

Все эти способы можно разбить на две категории: конкурентные (конкурсы, запросы котировок, предложений, аукцион на понижение и т.д.) и не конкурентные (закупка из единственного источника).

Каждый из вышеописанных способов имеет свои достоинства и недостатки. Характеристику основных способов закупок можно представить таблицей 1.

Рис.1. Классификация способов закупок

Таблица 1. Характеристика способов закупок

Выбор способа закупки зависит от следующих факторов: предмета закупки, целей закупки, рыночной конкурентной среды, закупочной политики компании, в т.ч., – внутренних нормативных документов и процедур.

Условия применения способов закупки

Открытые конкурентные закупочные процедуры применимы для стандартной номенклатуры изделий или услуг на конкурентном рынке. В условиях стандартного качества изделий на первый план при оценке предложений поставщиков выходит цена.

Закрытые конкурентные процедуры (закрытый конкурс, селективный конкурс) применимы на концентрированных рынках, где присутствует ограниченное количество поставщиков. На первый план при оценке предложений поставщиков выходят не только ценовые критерии, а такие, как качество, сервисное обслуживание, стоимость владения, способность выдерживать стабильность качества, способность выдерживать ритмичность поставки (например, в условиях применения поставок по системе JIT). Поставщиков сложного технологического оборудования также, как правило, выбирают по ограниченному перечню участников, так как 1) рынок ограничен, 2) ресурсов технических подразделений элементарно не хватит для технической оценки большого количества предложений в разумные сроки

Основные этапы оценки конкурентной способности Поставщика можно представить схемой (рис.2).

Рис. 2. Основные этапы оценки конкурентоспособности

Поставщика

В закупочной практике чаще всего при выборе Поставщика используется:

• ценовая оценка (оценочная стоимость);

• бальная оценка;

• мягкий рейтинг;

• экспертно-бальная оценка;

• минимальная цена при соответствии квалификационным требованиям.

Рассмотрим недостатки и преимущества того или иного оценочного метода:

Оценочная стоимость состоит из цены предложения и модификаторов, которые учитывают значимые неценовые характеристики. Например, риск несоблюдения сроков поставки, за каждую неделю просрочки оценочная стоимость увеличивается на определённый процент или может применяться другой неценовой критерий. Этот метод наиболее прозрачен, и объективен для простых закупок. Но следует учитывать возможные изменения цены за весь период использования товара или услуг, т.к. высокотехнологические товары, которые быстро обновляются, а рабочие характеристики непрестанно совершенствуются. В качестве примера можно привести цифровую технику и IT-технологии. Недостатком является ограниченность применения, т.к. с возрастанием количества модификаторов, сложнее применять механизмы корректного расчета.

Бальный метод наиболее распространен в российской закупочной практике на основе рекомендаций, разработанных Министерством экономики РФ и рекомендованных для гос. закупок. Суть метода заключается в оценке отдельных критериев и их приоритетности (цена, производительность, оплата, гарантийный период и рекомендованный ресурс и т.д.) Этот метод наиболее эффективен при оценке только количественно измеряемых критериев. Процентовка по оценке веса определяемого критерия в денежном выражении накладывается на бальную, т.е. количественная шкала проецируется на бальную, с установлением интервалов в зависимости от важности изменения критерия. Баллы по каждому из критериев умножаются на его вес, и суммируются. Наибольший суммарный оценочный балл является лучшим предложением. Наиболее часто применяемые критерии при выборе метода бальной оценки:

• цена заявки;

• сроки оплаты;

• срок действия предложения и цены;

• условия корректировки предложения;

• расходы на эксплуатацию, расходы на ТОиР;

• ресурс;

• сроки поставки;

• функциональные характеристики;

• условия предоставления гарантий;

• соответствие нормативным требованиям и действующему законодательству.

Однако данный метод не идеален, т.к. при информированности Поставщика критериями и их весами, которые будут применяться при оценке, возможны манипуляции результатом. Существуют также риски манипуляции со стороны специалистов по закупкам, которые до и во время проведения не устанавливают веса критериев. Изменение весов критериев «задним числом» может привести к необоснованной смене победителя.

Мягкий рейтинг, способ проведения переговоров с «тройкой лидеров» и определения результата на основании экспертной оценки. Данный метод применяется довольно редко в силу непрозрачности принятия решений.

Экспертно-бальный метод, используется, когда критерии оценки сложно формализуемы (квалификация персонала, опыт компании, количество участия в тендерах и пр.) и оценивается экспертами, а цена, финансовые показатели и т. д. определяются Бальным методом. Данный метод, как и Мягкий рейтинг, менее прозрачен, чем метод Ценовой оценки и Бальный метод в чистом виде, в силу так называемой проблемы экспертов: «добрый» и «злой» (использование разных шкал и системы личных оценок). Кроме того, в работе экспертов очень важна их объективность, квалификация и независимость.

Минимальная цена при соответствии квалификационным требованиям. Этот метод эффективен при условии применения для стандартных регулярно-закупаемых товаров с фиксированной ценой и основных оценочных критериев, включая срок выполнения заявки и гарантийных обязательств.

Рассматривая широчайший выбор процедур закупки и не менее широкий ассортимент методов выбора Поставщика однозначно рекомендовать наиболее эффективное сочетание применительно к разным отраслям, формам собственности, предмета и целей закупки невозможно.

Проводя исследования разных стратегий и систем организации службы обеспечения потребностей, применительно к большинству крупных российских коммерческих структур можно сделать вывод: Практика применения конкурсных закупок, как оптимальная форма обеспечения государственных нужд все больше распространяется на организацию снабжения коммерческих структур.

Приведем наиболее часто встречаемые поведенческие отличительные особенности для российских компаний:

• периодические исследования рынка с целью изучения товаров и разработки технических спецификаций;

• предпочтение долгосрочной работы с ограниченным кругом добросовестных Поставщиков (опыт сотрудничества, репутация, финансовое положение, конкурентно способность, цены, качество, достаточный ассортимент и т.д.);

• ежегодное планирование для прогноза собственной покупательской способности;

• подготовка сметы расходов (бюджета) с учетом прогнозного обменного курса и уровня инфляции;

• при запросе котировок не указываются критерии оценки предложений;

• выбор Поставщика с учетом технических особенностей, качества, эксплуатационных расходов и гарантийного периода;

• обязательные очные переговоры по окончательной цене предложения;

• предпочтение отдается «наработанным связям»;

• закупка у единственного источника применяется чаще полноценной процедуры на альтернативной основе;

• «увлечение» открытыми закупочными процедурами там, где они мало применимы. Например, на промышленных, так называемых, концентрированных рынках, когда на рынке присутствуют несколько хорошо всем известных поставщиков;

• применение цены, как единственного критерия выбора поставщика;

• отсутствие ориентации на долгосрочное партнёрство с поставщиками.

Основным законодательным актом, регламентирующим закупки негосударственных коммерческих структур, является Гражданский кодекс. Действия организатора конкурентных закупок регламентированы, и не должны идти в разрез с действующим законодательством, но на практике часто игнорируются многими бизнесменами. Частные коммерческие структуры, включая производственные холдинги, не привязаны к жестким нормативным законодательным актам о гос. закупках и выстраивают собственные системы, на их взгляд, – более гибких и эффективных процедур и регламентов.