скачать книгу бесплатно
• Нанять персонал за две недели до открытия.
Неделя до открытия
• Подготовить персонал.
• Оформить внешние и внутренние витрины.
2. Управление финансами магазина
Вы выбрали название, разработали логотип, получили необходимые средства, организовали свою корпорацию, товарищество или частную компанию и подписали договор об аренде. Более того, вы уже заказали товары, оборудование и оформили магазин, как описано в главах 3 и 4, и теперь вам нужно создать свою бухгалтерскую систему. Ваша бухгалтерия должна начать работать еще до открытия магазина, с обязательным кассовым журналом для регистрации входящих средств и журналом учета расходов, в котором фиксируются потраченные средства. Если бизнес пойдет хорошо и баланс окажется в вашу пользу, то ваши расходы будут в дальнейшем покрыты доходами от продаж.
Многие владельцы магазинов предпочитают нанимать профессиональных бухгалтеров, однако очень важно, чтобы вы сами хорошо разбирались в финансовой отчетности и журналы заводились при вас. Часто магазины терпят крах только потому, что их владельцы не способны принять правильные решения на основе текущих финансовых показателей. Некоторые предприниматели ошибаются при расчете потока денежных средств, что приводит к невозможности регулярной и своевременной оплаты счетов и угрозе банкротства, даже несмотря на очевидную прибыльность бизнеса. Кроме того, непосредственное участие в управлении финансами помогает предотвратить возможное мошенничество со стороны наемных сотрудников.
Установка кассовых терминалов
Большая часть доходов будет фиксироваться кассовыми аппаратами, регистрирующими продажи, поэтому очень важно выбрать такую систему регистрации, при которой будет сохраняться максимум необходимой информации. Продажи делятся на облагаемые и не облагаемые налогом – эта информация вам необходима для вычисления налога с продаж. Кроме того, кассовый аппарат разделяет оплату наличными, чеком и по кредитной карточке, так что в конце дня после закрытия магазина вы сможете подводить итоги отдельно по каждому из способов оплаты. Кассовый аппарат можно также использовать для отслеживания категорий проданных товаров. Для кодирования товаров и услуг мы используем на ценниках 26 букв латинского алфавита, и каждую продажу кассовый аппарат относит к одному из 26 кодов. При оплате наших не облагаемых налогом категорий, в которые входит только один товар – готовые блюда – и одна услуга – упаковка подарков – программа аппарата не добавляет к цене налог на продажи. Существуют и другие необлагаемые налогом операции, например продажа товаров общественным организациям или продажа товаров, которые будут вывезены за пределы штата. Если продажа не облагается налогом, то вместо налога с продаж для товаров, облагаемых налогом, используется код налога на вывоз, а не облагаемые налогом продажи регистрируются в специальном журнале.
Кассовые аппараты могут записывать, кто из продавцов совершил продажу, – данные, необходимые для выплаты комиссионных. Эта информация также может быть полезна, если вы хотите проверить аккуратность и производительность сотрудника или сомневаетесь в его честности.
Большинство кассовых аппаратов позволяет выводить на чеках название магазина. Кроме того, иногда предусматривается место под дополнительную информацию, вроде часов работы магазина, условий возврата, слогана и адреса сайта. Закажите печатную форму при покупке кассового аппарата так, чтобы ее успели изготовить до открытия магазина. Не забудьте заказать дополнительные ролики чековой и красящей ленты. После установки кассового аппарата проведите ряд практических занятий – пусть ваши сотрудники потренируются пробивать чеки, оформлять возвраты и менять ленты.
Система POS-терминалов
Электронный кассовый аппарат, который называется POS-терминал, обычно используется для считывания универсального кода продукта (UPC) или штрихкода на каждом товаре и сопоставления его с присвоенной товару ценой или для чтения кода индикации цены (PLU – Price Look Up). Такой терминал посылает информацию о каждой продаже прямо в базу данных компьютера, занося весь дневной оборот в программу QuickBooks, например. Для ввода штрихкодов в POS-терминал можно использовать сканер или вводить цифровые коды с ценников вручную или делать и то, и другое, если у каких-то товаров штрихкоды отсутствуют.
POS-терминал может вести подробную базу данных покупок всех клиентов и создавать для магазина списки почтовых рассылок. Кроме того, некоторые терминалы оснащаются дополнительными программами, позволяющими автоматически генерировать наклейки для почтовых рассылок или создавать целевые рекламные материалы, с учетом покупательских предпочтений клиентов. Используя POS-терминал для ведения базы данных покупок в рамках программы лояльности (см. главу 10), можно сэкономить на приобретении специализированного и весьма дорогостоящего терминала сбора данных
Магазины, имеющие несколько зданий, могут легко комбинировать данные, полученные со всех торговых терминалов, для централизованного заказа товаров. Можно запрограммировать терминал на автоматическую отправку заказа на товар, если его запас на складе понизится до определенного уровня – это особенно удобно, если в вашем магазине постоянный ассортимент или у вас несколько зданий и поэтому вам сложно следить за общим уровнем складских запасов.
Также, многие POS-терминалы оснащены специальными программами с таймерами и кодами, позволяющими вести индивидуализированный контроль работы сотрудников. Кроме того, большинство POS-терминалов позволяет генерировать отчеты о налогах с продаж и оформлять подарочные кредитные карты.
Как правило, POS-терминалы позволяют изменять информацию на кассовой ленте и даже выдавать купоны или подарочные чеки. Возможно, вы будете периодически изучать степень удовлетворенности покупателей вашим магазином, проводя онлайновые опросы по чекам и разыгрывая призы среди участников.
Как и в случае любых других компьютерных программ, POS-терминалы имеют смысл, только если введенные в них данные точны и актуальны, а генерируемые ими отчеты используются на практике. Вам придется выделить определенные средства на то, чтобы все новоприбывшие товары регулярно заносились в базу данных. Однако, существует большая вероятность того, что эта дополнительная работа приведет к увеличению прибыли за счет снижения затрат на поддержание запасов, а также к повышению качества обслуживания покупателей и более эффективному распределению рабочего времени.
POS-терминал стоит недешево, и такие расходы могут быть неоправданны для маленького магазина, расположенного в одном здании, если только он не относится к тому типу магазинов, для которых уже разработаны специальные патентованные программы (как, например, в случае независимых книжных магазинов). Решившись на приобретение POS-терминала, обязательно поговорите с владельцами других розничных магазинов и узнайте, какие терминалы используют они. Составьте перечень всех необходимых вам функций и выясните, какие компании поставляют соответствующее программное обеспечение – пригодное не только на данный момент, но и в будущем, особенно, если вы планируете открывать несколько отдельно стоящих магазинов. Попросите представителя каждой компании провести наглядную демонстрацию предлагаемого оборудования. Выбирайте фирму с хорошей репутацией и большим опытом работы, поскольку от надежности и работоспособности терминалов будут зависеть ваши продажи. Кроме того, очень важно, чтобы вас и ваших сотрудников научили правильно обращаться с оборудованием.
Многие товары, которыми мы торгуем, не снабжены штрихкодом, поэтому у нас нет POS-терминала. Хотя при желании мы вполне могли бы печатать собственные этикетки со штрихкодами для таких товаров, используя магазинный компьютер, специальную программу и соответствующий принтер.
Снабжение товаров штрихкодами получает все более широкое распространение даже на импортных товарах, и может наступить день, когда ценники будут больше не нужны. Однако для того, чтобы покупатели знали, сколько стоит та или иная вещь, каждый товар всегда должен иметь ярлычок с ценой. Клиентам намного удобнее посмотреть на ценник, чем спрашивать, поэтому даже товары с кодами следует после доставки в магазин снабдить ценниками. Для гастрономов и магазинов сниженных цен, которые больше не используют ценники, получение товаров со штрихкодами намного снижает затраты труда персонала. Однако большинство специализированных магазинов продолжает снабжать каждую единицу товара ценником для удобства покупателей.
Заполнение кассового ящика
Перед открытием магазина необходимо положить в кассовый ящик некоторое количество банкнот и монет – чтобы сдавать сдачу. Выберите круглую сумму, например 100 долларов, которую вы считаете нужным иметь под рукой при открытии магазина, и откладывайте ее каждый день после окончания рабочего дня в мелких купюрах и монетах. Кроме того, мы держим некоторое количество монет в шкафу, рядом с кассой и, если нужно, размениваем банкноту из кассы на четвертаки и центы. При подсчете дневной выручки мы всегда проверяем состояние этого обменного фонда, чтобы убедиться, что сумма там не изменилась. Для специальных мероприятий, особенно напряженных выходных и праздников, когда банки закрыты, мы заранее готовим побольше мелочи.
Следуйте примеру банков и кладите все банкноты в кассовом ящике аккуратно, в одинаковом порядке. Вам будет удобнее выдавать покупателям сдачу. Кассовые аппараты вычисляют, какую сумму должен получить клиент, но посчитать деньги и показать, что это именно та сумма, которая нужна, должен кассир.
В конце дня кассовый аппарат покажет суммы продаж за день, в трех разных категориях: наличные, чеки и кредитные карточки. Если сотрудник по ошибке набрал неправильный код для транзакции, он должен сразу же это записать, чтобы можно было внести необходимые исправления. Мы выработали свою форму ежедневного отчета, для того чтобы быть уверенными, что сумма, положенная на счет магазина в банке, соответствует сумме на кассовом аппарате этого дня. Сверху на этом бланке печатаются суммы, оплаченные наличными, чеками и кредитными карточками, – из дневного отчета кассового аппарата. Эти числа сравниваются с общим количеством наличных в кассовом ящике, из которого вычитается стартовая сумма 100 долларов, с суммой чеков и суммой данных по кредитным карточкам. Все расхождения в суммах отмечаются на бланке отчета, чтобы бухгалтер проверил их, прежде чем класть деньги в банк на следующий день. Чеки гасятся соответствующим штампом, а данные продаж по кредитным карточкам до нашего ухода из магазина передаются по электронной почте.
Бухгалтер переписывает данные о продажах из кассового аппарата в журнал ежедневных записей или вводит данные в компьютер магазина. (Особые POS-терминалы передают данные непосредственно в память компьютера.) Точные записи о продажах необходимы не только для банковского отчета, но и для заполнения налоговых деклараций на продажи. В налоговых декларациях часто требуется описание всех не облагаемых налогом продаж, например, продажи на вывоз из штата или продажи готовых блюд, так что облагаемые и не облагаемые налогом продажи должны быть записаны в разных колонках.
Наличные, чеки или кредит?
Наличные все еще остаются универсальным средством оплаты покупок. Однако носить с собой большие суммы опасно, особенно когда путешествуешь, к тому же простота записи расходов и льготная отсрочка оплаты, предоставляемая многими платежными картами, делают их очень привлекательными для покупателей. Однако оплата обслуживания платежных карт для магазина может составить до 4 %. Тем не менее отказываться принимать оплату по самым распространенным карточкам неумно и недальновидно – ваши затраты обязательно окупятся. Большинство банков оказывают услуги по приему платежей с кредитных карт, как и несколько национальных компаний. Некоторые торговые ассоциации, например National Retail Federation, предлагают групповую оплату. Если вы не хотите иметь дело с обслуживающими организациями, расположенными вне вашего штата, обратитесь в местный банк, если его ставка вас устроит. Оплата операций с платежными картами до определенной степени определяется суммой, так что по мере роста вашего бизнеса вы сможете платить меньше (в процентном отношении). Время, за которое деньги попадают на ваш банковский счет, также является важным фактором в выборе компании-эквайера – для разных компаний оно существенно разное.
Один из существенных расходов при развертывании бизнеса – покупка терминалов электронной обработки данных, которые позволяют сканировать кредитную карту и автоматически передавать информацию о сделанной покупке компании, обслуживающей транзакцию. К счастью, в настоящее время крупные эквайеры кооперируются, и один терминал позволит вам принять оплату с карт Master Card, Visa, American Express и Discover. Размер комиссионных при этом может варьироваться, так же как процесс перевода средств на банковский чековый счет магазина. Оплата за операции с некоторыми кредитными картами снимается ежедневно, с другими – раз в месяц.
В системе обработки данных авторизация всех транзакций проводится автоматически. Если было заявлено, что обрабатываемая карта потеряна или украдена, или клиент превысил кредит, то карта не принимается к оплате. Хотя в большинстве фирм теперь карты обрабатываются с помощью электронной системы, можно проводить транзакции, используя импринтер – ручной прибор, который снимает данные с карты, после чего кассир звонит по бесплатному номеру, чтобы запросить код авторизации.
Каждый электронный терминал требует подключения к собственной телефонной линии, что существенно отразится на ваших расходах, особенно если таких терминалов у вас несколько. Обязательно приобретите импринтер и штамп, содержащий название магазина и его торговый код, на случай, если электронная система выйдет из строя. Вы не можете позволить себе потерять покупателей из-за сбоев в электропитании, замятия бумаги в принтере или проблем с терминалом.
Теперь практически треть всех покупок оплачивается дебетовыми картами, которые выглядят так же, как кредитные, однако позволяют немедленно осуществить перевод необходимой суммы с текущего счета покупателя на счет продавца. В то время как большинство розничных магазинов списывает со счета лишь необходимую сумму оплаты, многие клиенты были бы рады возможности снять некоторое количество наличных сверх этой суммы. Если вы хотите предоставить своим покупателям такую услугу, то должны приобрести терминал с возможностью ввода персонального идентификационного номера ПИН (PIN), чтобы покупатель мог ввести его в систему. Поскольку это конфиденциальная информация, сотрудники магазина не должны видеть номер, который вводит клиент.
Прием чеков[14 - Расчеты чеками в России почти не используются. Широкому распространению данной формы мешают следующие факторы: проблема определения подлинности чека и возможность отказа чекодателя от платежа по чеку. За рубежом расчеты чеками по сделкам широко применяются. Они выгодны чекодателю: выписывая чек, он отодвигает срок оплаты по нему на то время, пока чек не вернется обратно в банк чекодателя. Используя данный вид расчетов, чекодатель может с достаточной степенью уверенности прогнозировать срок, в течение которого платежный документ будет предъявлен к оплате, и, таким образом, прогнозировать показатели ликвидности своей организации. В настоящее время расчеты чеками регулируются положениями параграфа 5 «Расчеты чеками» главы 46 Гражданского кодекса Российской Федерации. – Прим. ред.]
Недействительные, не оплачиваемые банком чеки – это серьезная проблема для магазинов. Человек, укравший товара на 10 долларов, будет осужден по всей строгости закона, но если в вашем магазине совершили покупку на 100 долларов и выдан недействительный чек – это, скорее всего, ваша проблема.
Когда чек возвращается из банка с пометкой, что на данном счету отсутствуют средства, вы можете подождать несколько дней и снова предъявить его к оплате. Часто во второй раз все кончается благополучно – если покупатель добросовестно заблуждался о состоянии своего счета, но если чек возвращается во второй раз, то обычно деньги по нему уже не получишь. Вам остается только позвонить клиенту и попросить заплатить наличными. Если вас постигнет неудача, можете сообщить в полицию или обратиться в агентство, занимающееся сбором долгов. Некоторые магазины пытаются бороться с практикой выписки необеспеченных чеков, объявляя о штрафе размером 25 долларов за каждый возвращенный чек. Этот штраф действительно позволяет покрыть расходы на повторное обращение в банк, но помогает, только если плату по чеку – да и штраф – все-таки удастся получить.
Если необеспеченные чеки представляют для вас серьезную проблему, вы можете обратиться в одну из служб контроля, например TeleCheck. Такие службы дистанционно считывают данные счета, указанного на чеке, и отвергают потерянные или украденные чеки и чеки, выписанные на счета, которые отмечены в базе данных как проблемные, например, по которым имеется перерасход. Оплата таких услуг иногда включает гарантию на оплату признанных «хорошими» чеков, если они в последствие окажутся недействительными.
Новейшей формой приема чеков является электронная конверсия. Предъявляемый покупателем бумажный чек обрабатывается электронной системой, считывающей сведения о банковском счете и сумме чека, после чего возвращается покупателю. Сканированный чек отправляется в банк электронным способом, и через некоторое время на счет магазина поступают деньги. Таким образом исключается риск возможного непринятия чека банком, однако в то же время отменяется период флоута или «времени в пути», в течение которого покупатель может пополнить баланс на счете.
Просите покупателя предъявить документ с фотографией, например водительское удостоверение, это поможет распознать украденный чек, кроме того, вы сможете проверить такую информацию, как адрес и телефон, которые могут потребоваться, чтобы вы могли найти клиента, если он выписал необеспеченный чек. Но если недействительные чеки не составляют особой проблемы, может быть, стоит рискнуть и отнести их за счет издержек бизнеса? Тогда перестаньте беспокоиться и принимайте все чеки с улыбкой и благодарностью.
Магазины, которые принимают чеки, – а большинству просто приходится это делать – должны выработать правила, предусматривающие различные ситуации. Как поступать, если покупатель хочет выписать чек, превышающий стоимость покупки? Пытается заплатить чеком, выписанным на другую фирму? Или его счет в банке другого штата? Если вы сформулируете эти правила в письменном виде, это поможет вашему персоналу успешно обслуживать клиентов.
Счет в магазине
В былые времена большинство розничных магазинов позволяло лучшим клиентам держать личные счета: клиент подписывал чек за покупки, а платил за них в конце месяца, когда получал общий счет из магазина. С распространением кредитных карточек большинство магазинов отказалось от такой практики – ведь приходилось рассылать счета и терять деньги из-за отложенных платежей. Однако в некоторых случаях этот вид услуг для постоянных клиентов поможет завоевать покупателей, и ваши усилия приведут к существенному повышению объема продаж.
В одном из магазинов подарков в Огайо, работающем при больнице, нашли оригинальный способ увеличения объема продаж: там завели счета на всех сотрудников, которые составляют 75 % покупателей. Сотрудники больницы подписывают чеки, а стоимость покупок удерживается из их заработной платы.
Ведение личных счетов клиентов позволяет без труда проследить за всеми покупками и организовать скидки и льготы для самых активных покупателей. Высылая им в конце месяца счета, вы получаете возможность вложить информацию о новых товарах. Проверку платежеспособности клиентов, отслеживание покупок, выписку счетов и «заботу» о неплательщиках можно поручить одной из финансовых компаний. Если у вас много личных счетов клиентов, вы можете даже заказать собственные пластиковые кредитные карточки, действующие только в вашем магазине. Однако проследите, чтобы финансовая компания обслуживала ваших клиентов компетентно и дружелюбно, как это принято в вашем магазине.
Собственные кредитные карточки позволяют магазинам проводить такие акции по продвижению товаров, как кредитование покупок, например «шесть месяцев беспроцентного кредита» или «60 дней – никакой оплаты». В зависимости от состояния финансов, возможно, магазину придется занимать деньги, чтобы покрыть связанные с такими акциями расходы, в этом случае проценты по займу должны закладываться в цену товара.
Начальный курс бухучета[15 - Российские организации ведут бухгалтерский учет имущества, обязательств и хозяйственных операций путем двойной записи на взаимосвязанных счетах бухгалтерского учета, включенных в рабочий план счетов бухгалтерского учета (Федеральный закон № 129-ФЗ от 21.11.1996 «О бухгалтерском учете»). В то же время организации и индивидуальные предприниматели имеют право применять наряду с традиционной упрощенную систему бухгалтерского учета и налогообложения (НК РФ, глава 26.2), т. е. ведут книгу учета доходов и расходов по упрощенной форме, без применения способа двойной записи, плана счетов и соблюдения иных требований. Возможности ведения бухгалтерского учета по упрощенной системе представляют интерес для тех организаций и индивидуальных предпринимателей, хозяйственная деятельность которых однотипна, не предполагает сложных технологических или финансовых схем, а число хозяйственных операций этих субъектов невелико. В противном случае переход на упрощенную систему учета не будет обеспечивать информационные потребности учета. – Прим. ред.]
Грубо говоря, бухгалтерский учет – это запись расходов и доходов, то есть отслеживание поступлений и выплат. Если расходы превышают доходы от продаж, то вы в минусе, то есть теряете деньги. Это нормально для первого года работы или даже двух, но если ситуация не изменится в течение пяти лет, то Налоговое управление США (IRS) будет рассматривать ваш бизнес как хобби, что может иметь серьезные последствия в отношениях с этим не любящим шутить органом. Если объем продаж превышает издержки, то вы в плюсе, то есть получаете прибыль.
Жалование, которое получаете вы сами, играет важную роль при расчете оставшейся прибыли. Однако Налоговое управление будет рассматривать всю сумму прибыли в качестве дохода одиночного предпринимателя или товарищества, независимо от того, какую часть суммы вы берете себе. Если ваш бизнес идет успешно, у вас должны оставаться деньги, даже если вы выплачиваете себе приличную зарплату. Однако следует иметь в виду: если вы будете истощать денежные резервы магазина, то не сможете закупать оборудование и развиваться. Каждый год следует оставлять часть средств из прибыли на развитие.
Большинство магазинов ведут бухгалтерский учет по методу двойной записи – наверное, его придумала Алиса, когда шагнула за зеркало. Все, что должно быть положительным – например, продажи, – пишется со знаком минус, а все, что должно быть отрицательным – например, расходы, – со знаком плюс. Эта система называется двойной, потому что каждое число вписывается дважды. Доход от продаж помещается и в колонку «Наличные-чеки», и в колонку «Закупка товара». Чек за товары также помещается в колонку «Наличные-чеки» и в колонку «Закупка товара», обычно разбитую по категориям продуктов. Для каждого расходного пункта должен быть и соответствующий приходный. Цель такого учета – свести пробный баланс по дебету и кредиту, который проводится в конце каждого месяца. Счета должны уравновешиваться, иначе отчет о прибылях и убытках и баланс окажутся неправильными.
Немногие новички сразу осваиваются с бухгалтерией, но даже при наличии компьютерной программы, которая выполняет все операции, или нанятого на неполную рабочую неделю бухгалтера вам необходимо понимать основные принципы. Одна из целей хорошей системы ведения бухгалтерии – выдавать данные, которые помогут вам принимать правильные решения, но эти числа окажутся бесполезны, если вы не понимаете, откуда они взялись и что означают. Я хорошо понимаю стоящие перед вами трудности, ведь на то, чтобы разобраться в отчете о прибылях и убытках и балансе, у меня ушли годы. Этому можно научиться только на практике.
Следите за расходами
Каждый раз, когда вы тратите деньги на нужды бизнеса – наличные или выписываете чек, – это должно быть записано в расходную книгу. Классификация издержек – это одна из первых задач, которая встанет перед вами, как только вы начнете вести бухгалтерию. Некоторые категории расходов очевидны, например арендная плата, реклама и зарплата. Другие расходы зависят от специфики магазина, например плата за участие в молле. Разбиение на категории до некоторой степени произвольно: например, можно отнести оплату счетов телефонной компании к коммунальным услугам, а можно выделить их в отдельную графу. Расходы на закупку товаров можно записывать в одну графу, а можно в несколько – отдельно для каждого отдела магазина. При таком разделении легче отслеживать заказы и планировать закупки.
Создавая систему записи расходов, полезно посоветоваться с бухгалтером, потому что менять ее в дальнейшем крайне нежелательно. Если содержание граф изменится, собранные данные будет трудно обрабатывать.
После определения содержания граф расходов, вы, возможно, захотите создать карточки бухгалтерского учета или счета поставщиков, чтобы отслеживать закупки, которые вы делаете у каждого их них.
Ни при каких обстоятельствах не следует брать деньги из кассового ящика для оплаты даже самых мелких расходов, потому что в этом случае при снятии кассы в конце дня не сойдется баланс. Отложите небольшую сумму, предназначенную для мелких покупок, например 25 долларов. Храните чеки на каждую покупку, сделанную из этого фонда. Когда деньги закончатся, выпишите чек, чтобы пополнить фонд до исходной суммы, и разбросайте расходы по графам в соответствии с чеками.
Один из удобных способов оплаты расходов – корпоративная кредитная карточка. Она позволяет легко отслеживать как расходы предприятия, так и командировочные расходы сотрудника. Храните все чеки на оплату расходов, и после оплаты счета по кредитной карте запишите все расходы в соответствующие графы.
Компьютеры и другие возможности
Бухгалтерская программа – это просто замечательно, если вы, конечно, не технофоб. Компьютер к тому же обеспечит вам еще целый ряд дополнительных возможностей: подготовку текстов, печать объявлений и ценников, составление списков почтовой рассылки и многое другое. Стоимость компьютеров для дома или небольшого офиса сейчас настолько упала, что нет никаких оснований отказывать себе в этом. Дополнительно полезно приобрести цветной струйный принтер и съемные носители информации (внешний жесткий диск, флэш-память и т. п.). Очень важно иметь возможность создавать резервные копии данных и делать это регулярно (как минимум раз в неделю). Храните копию текущих данных вне магазина на случай пожара или других непредвиденных обстоятельств.
Посоветуйтесь по поводу выбора программы с вашим бухгалтером или с другими владельцами магазинов. Мы используем Macintosh, но большинство наших коллег предпочитает работать на платформе Windows. Не все программы есть для компьютеров Macintosh – например, отсутствуют программы обмена данными POS-терминала и ведения счетов клиентов. Поэтому в дополнение к компьютерам Macintosh мы приобрели один настольный компьютер Dell.
Для ведения бухгалтерии розничной торговли можно порекомендовать несколько программ. Наш местный Центр по развитию малого бизнеса (SBDC) проводит семинары по использованию распространенной программы QuickBooks, на которую мы в конце концов переключились, поскольку она, похоже, заняла доминирующее положение в сфере малого бизнеса. Хорошей альтернативой может стать FirstEdge от MYOB и Peachtree Accounting. Очень важно выбрать ту программу, с которой хорошо знаком ваш бухгалтер, поскольку вам придется отдавать ему на проверку все данные и отчеты, сгенерированные программой.
Задавая необходимые категории в разделах расходов, доходов и карточках бухучета поставщиков, полезно обратиться за помощью к профессионалу. После того как вы создадите эти категории, которые в совокупности называются планом счетов, будет трудно внести в них изменения без коренной перестройки всей бухгалтерской системы.
Если же вы все-таки предпочитаете не пользоваться компьютером, поищите что-нибудь более сложное, чем обычная чековая книжка. Safeguard Business Product (800-523-2422 или www.gosafeguard.com (http://www.gosafeguard.com/)) предлагает систему выписки чеков, которая позволяет, используя единый бланк, выписывать чек и сразу относить его к нужному счету. Счета и выплаты позиционируются на отдельных бухгалтерских карточках каждого поставщика, сохраняя всю историю ваших отношений с данной компанией за все годы. При таком ведении дел вам также понадобится книга для записи продаж и гроссбух.
Понимание финансовой отчетности
Вы должны будете делать записи обо всех доходах и расходах, и вам придется ежемесячно или раз в три месяца составлять из этих данных отчет о прибылях и убытках. Чтобы получить объем валовой прибыли, общая оптовая стоимость товара вычитается из общего (или чистого) объема продаж. Затем из валовой прибыли вычитаются эксплуатационные и другие расходы – например, амортизационные, – и в результате получается чистая прибыль или убыток.
Общая оптовая стоимость товара складывается из стоимости изначального запаса товаров и закупленного товара (включая оплату доставки) минус оптовая стоимость оставшегося товара. В большинстве магазинов инвентаризация проводится только один раз в году, поэтому общая оптовая стоимость товара обычно определяется в этот момент и распределяется в процентах на весь год. Наша текущая оптовая стоимость товара, например, составляет 59 %. Несколько меньший процент был бы лучшим показателем.
Общая оптовая стоимость товара отражает не только стоимость продаваемых предметов, сюда также включаются украденные, списанные, приобретенные сотрудниками со скидкой или пожертвованные благотворительным организациям товары. Даже если ваша наценка на каждую вещь составляет 50 %, ваша общая стоимость будет выше из-за всех этих факторов, а также из-за снижения цен на товары, пользующиеся низким спросом.
Другой стандартный отчет, который вы обязаны составлять, называется баланс. В отличие от отчета о прибылях и убытках, который меняется каждый день по мере того, как средства приходят и расходуются, баланс – это застывший срез вашего бизнеса, он показывает соотношение активов и кратко– и долговременных обязательств. Любой рост значения объема товаров или денежных средств в банке записывается в актив. Новый заем или налоги, которые следует уплатить и которые еще не выплачены, увеличивают объем обязательств. Нормально функционирующее предприятие имеет больше активов, чем обязательств.
В балансе также показывают инвестиции, вложенные в предприятие, например капитал собственника плюс нераспределенная прибыль и минус все денежные средства, изъятые собственниками из дела. Для частного предпринимателя или товарищества этот капитал считается собственностью владельца или владельцев предприятия. В корпорации активы рассматриваются как акционерный капитал и новая прибыль добавляется к предыдущей. Средства, выплачиваемые держателям акций, рассматриваются как дивиденды.
Показатели и их сравнение
Отчеты о прибылях и убытках позволят вам проанализировать эффективность работы вашего магазина, сравнивая полученные результаты. Такие сравнения называются финансовыми и оперативными эксплуатационными коэффициентами; следя за ними, вы сможете адекватно оценивать текущее состояние дел. Один из важнейших коэффициентов – это отношение оборотного капитала к сумме по краткосрочным обязательствам. У успешно работающих предприятий этот показатель больше или равен двум. Отношение выручки от продаж к чистой прибыли показывает доходность вашего бизнеса в процентном выражении, этот показатель очень удобен для сравнения результатов по годам. Если процент снижается, подумайте, как можно поднять продажи или снизить расходы.
Прибыль на капитал (ROI) вычисляется при делении чистой прибыли на сумму всех инвестиций, вложенных в предприятие. Это показатель может быть очень низким для маленьких розничных магазинов и часто показывает, что деньги принесли бы больший доход, если бы были просто положены в банк. Однако сам показатель не отражает того удовлетворения, которое можно получить от создания собственного специализированного магазина и управления им. Кроме того, при этом не учитывается, что до вычисления прибыли вы и ваши сотрудники (или если вы владелец предприятия, то только ваши сотрудники) получили приличное жалованье, ведь средства, которые вы получаете в качестве заработной платы, тоже часть прибыли, которая добавляется к вашим капиталовложениям, а средства, выплачиваемые персоналу, также берутся из доходов фирмы.
Работа с бухгалтером
Вы можете составлять балансы и отчеты о прибылях и убытках, используя компьютерную программу, но тем не менее вам потребуется консультация дипломированного бухгалтера. Скорее всего, вы обратитесь к нему, чтобы он помог заполнить все налоговые декларации, требующиеся от владельца малого предприятия. Наказание за просрочку подачи налоговой декларации полагается очень суровое, и, как и в других случаях столкновения с законом, незнание чего-либо не освобождает от ответственности[16 - В России непредставление налогоплательщиком в установленный срок налоговой декларации в налоговый орган влечет взыскание штрафа в размере 5 % суммы налога, подлежащей уплате на основе этой декларации, за каждый месяц просрочки, но не более 30 % указанной суммы и не менее 100 рублей. В случае, если налогоплательщик не предоставил налоговую декларацию в течение более 180 дней по истечении срока представления такой декларации, штраф будет равен 30 % суммы налога, подлежащей уплате на основе этой декларации, и 10 % суммы налога, подлежащей уплате на основе этой декларации, за каждый месяц начиная со 181-го дня. Кроме того, на ответственных лиц предприятия – руководителя и главного бухгалтера – наложат административный штраф от 300 до 500 рублей. Об этом сказано в статье 15.5 Кодекса об административных правонарушениях. – Прим. ред.]. Дипломированный бухгалтер, работающий с другими розничными торговцами, даст вам квалифицированный совет, который поможет принять трудное решение в финансовой сфере.
Банк или другие инвесторы, участвующие в финансировании вашего бизнеса, захотят периодически получать финансовые отчеты. Такие документы будут выглядеть гораздо более солидно, если их будет готовить или проверять профессионал. Храните папку с отчетами под рукой, чтобы вы могли легко их найти и проанализировать рост эффективности вашего предприятия.
Составление бюджета и планирование
Бизнес-план – это своего рода маршрут на дорожной карте на первый, а может быть, и на второй год работы. Многие владельцы магазинов считают полезным для себя ставить финансовые цели и планировать развитие бизнеса. Для постановки реальных задач очень полезны могут оказаться ежемесячные финансовые отчеты. Можно планировать бюджет по всем типам операций, включая расходы на продажи и операционные расходы, а можно использовать планирование для выявления наиболее перспективного направления для эффективного вложения средств – это может оказаться реклама или заработная плата персонала. Вычисление размера кредита, доступного вашему предприятию в текущий момент, по схеме open-to-buy (см. главу 4) поможет вам планировать необходимые закупки по месяцам и категориям, повышая эффективность вложений в товары.
Прогнозирование движения денежной наличности – один из важнейших аспектов бюджетного планирования, особенно в первые годы существования предприятия. Никогда не тратьте деньги, которых у вас нет. Заказывать товары, нанимать плотников для перестройки торгового зала или начинать рекламную кампанию, не имея понятия о том, где взять деньги, чтобы за это заплатить, просто неэтично. Оцените объем вашего месячного дохода, и вы будете знать, какими средствами можете располагать. Затем планируйте свои расходы на основе этой суммы. Если у вас не хватит средств на все, что необходимо, вам придется выбирать между сокращением закупок и других расходов или займом, который увеличит долг магазина.
Многие бухгалтерские программы позволяют вводить данные прошлых лет и текущего года и выполняют сравнительный анализ результатов. Такое исследование помогает выяснить наиболее перспективные направления для вложения средств.
Как проводить инвентаризацию
Один раз в год необходимо проводить инвентаризацию всех товарных запасов. Обычно это делается в последний день финансового года, но, конечно, можно провести инвентаризацию в ближайшее к нему воскресенье или выбрать другой день, в который обычно торговля идет вяло, если для этой процедуры вам нужно закрывать магазин. Правда, потом придется скорректировать данные с учетом продаж в период между последним днем года и днем проведения инвентаризации.
В магазинах, использующих системы сканирования штрихового кода, можно применять ручные сканеры, чтобы считывать информацию о товаре прямо с полок, но большинство магазинов по-прежнему проводит инвентаризацию вручную. У нас в этом мероприятии участвуют все 36 сотрудников, и мы укладываемся в один день. Если у вас недостаточно персонала, позовите на помощь родных и друзей. Иногда приглашают членов общественных организаций, а в знак благодарности делают взнос в их фонды. Если вы хорошо продумаете план действий, для проведения инвентаризации не потребуется никаких специальных навыков.
Разделите магазин на секции в зависимости от категории товаров. Каждую секцию поручите двум сотрудникам, вооружив их блокнотом и калькулятором. Один из них будет считать товары, а другой записывать результаты. Можно использовать функцию памяти на маленьком калькуляторе и умножать количество товаров на цену по ходу дела, а можно только записывать числа у соответствующей цены, а умножение выполнять позже. Тем, кто выберет второй способ, Морт Хаац, автор собственной системы кредитования розничной торговли OPB, предлагает заготовить несколько листов с обычными для вашего магазина ценами (1 долл., 1,25 долл., 1,50 долл., 1,75 долл., 2 долл. и так далее) и записывать количество каждого товара, запасы которого подсчитаны, рядом с его ценой.
Обычно мы начинаем инвентаризацию заранее, примерно за неделю, с подсчета запаса товаров на складе. Как только все товары в какой-нибудь секции посчитаны, мы вешаем записку с данными, и после этого каждый сотрудник, который берет в этой секции товар, записывает, чего и сколько он взял, и соответственно меняет результат. Кроме того, убирая товары в конце сезона, мы проводим их инвентаризацию и сохраняем эти данные в файле.
Суммарную стоимость всех товаров мы записываем по розничным ценам. Затем производим пересчет, возвращаясь к полученным данным, используем величину наценки по каждой категории товара и считаем оптовую стоимость.
Объем запасов – это важный показатель финансового состояния магазина. Проведение инвентаризации – также прекрасная возможность описать все виды товаров и убедиться, что все они представлены в торговом зале, а на складе к ним обеспечен удобный доступ. Подсчитывая товары, мы вытираем пыль и поправляем экспозицию на полках, и после окончания процедуры магазин готов к новому финансовому году.
Основные составляющие офиса
Ваш офис должен быть хорошо оснащен. Вам нужно будет провести электрические и телефонные провода для установки компьютера, подключить ксерокс и факс, а также разместить папки с информацией о поставщиках, бухгалтерские книги, письменные столы и мебель для офисных принадлежностей. Полезно также иметь стол для переговоров с торговыми агентами, которым, как правило, требуется много места, чтобы разложить пухлые каталоги и кейсы с образцами товара. У нас в магазине в помещении, где работают бухгалтеры, стоит также стол для упаковки подарков. Оба бухгалтера умеют оформлять подарки и помогают в напряженные дни.
Компьютер – вместе с принтером – скорее всего, будет сердцем вашего магазина. Оборудуя офис, проведите в него не меньше двух телефонных линий (или одну телефонную линию и одну выделенную – для высокоскоростной связи с Интернетом), чтобы вы могли бродить по всемирной паутине, не занимая телефон. Возможно, вы захотите использовать факс или установить на своем компьютере программу, которая позволит принимать и отправлять факсы. Мы регулярно пользуемся факсом для рассылки заказов и получения информации о новых интересных товарах.
Ведя переговоры о телефонных линиях для офиса, доступа к Интернету, факса и терминала обработки кредитных карт, узнайте, сколько стоит линия для бесплатной связи с клиентами, проживающими в других городах. Обычно это не очень дорогая услуга, и ваши расходы оправдаются, если вы будете заниматься электронной торговлей или торговать по почтовым заказам.
Можно иметь отдельно факс и ксерокс, а можно приобрести мульти-функциональное устройство, сочетающее возможности того и другого. Хотя мы печатаем почти все бланки, а также квитанции для сотрудников, которые прилагаются к их чекам, на принтере, очень удобно иметь возможность быстро скопировать целую стопку бумаг или прайс-лист поставщика, не вводя информацию в компьютер.
Отчеты и папки
При управлении розничным магазином приходится много заниматься бумажной работой. Мы храним в своем офисе каталоги поставщиков и их оплаченные счета за предыдущие двенадцать месяцев, они разложены по папкам, расставленным в алфавитном порядке. Оплаченные счета прикреплены к соответствующим бланкам заказа и описаниям поставки и располагаются в хронологическом порядке в начале папки поставщика, а каталоги и прайс-листы – после них. Периодически мы выбрасываем дубликаты и устаревшую информацию о товарах. Меня очень раздражает, когда поставщик не ставит дату на каталоге или прайс-листе и потом мне трудно решить, пора ли это выбрасывать. Прежде чем положить в папку описание товара, не забывайте писать в правом верхнем углу дату получения материала.
Счета на оплату хранятся в алфавитном порядке в папке бухгалтера вместе с заказом на товары и другими документами, относящимися к данному счету. Когда мы вели бухгалтерию вручную, мы клали неоплаченный счет за карточку бухгалтерского учета соответствующего поставщика. Счета и оплата записывались в карточку бухучета, и в результате мы имели полную ретроспективную информацию о наших расчетах. Разноцветные клеящиеся листочки на карточках бухучета показывали состояние счетов (красный флажок, к примеру, означал, что за этой карточкой лежал декабрьский счет). В нашей компьютерной системе мы делим счета по компаниям, используя синие горизонтальные полоски с напечатанным крупным шрифтом именем поставщика. Данные счета вводятся в карточку бухучета поставщика в бухгалтерской программе.
У нас также имеется папка с визитными карточками торговых агентов и небольшая картонная папка, в которой хранится информация обо всех торговых агентах каждого поставщика. В индустрии подарков руководство компании часто перебрасывает своих агентов с одной линии товаров на другую. Я записываю всех агентов в карточку поставщика, чтобы знать, кто из агентов имеет право принимать какие заказы.
В одном из шкафов в нашем офисе содержатся личные дела сотрудников, это единственный шкаф, который закрыт на замок. Сотрудник может получить доступ только к своему личному делу. Мы также храним папки с описанием всех налогов, которые мы платим, и расходов, не связанных с поставкой товаров, таких как страховка, закупка расходных материалов, выставки и реклама.
По закону требуется, чтобы мы хранили многие документы годами на случай аудиторской проверки, но не все эти бумаги обязательно держать в офисе. Ведомости на заработную плату, счета, налоговые декларации, финансовые отчеты и погашенные чеки – все это требует места для хранения. Узнайте в Налоговом управлении, сколько времени следует хранить каждый из этих документов[17 - Федеральной архивной службой России утвержден «Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения», в котором установлены минимальные сроки хранения документов. – Прим. ред.]. Мы складываем документы прошлых лет в недорогие картонные папки, которые продаются в любом магазине офисных принадлежностей, и снабжаем их ярлычком с датой. Когда на хранение убирается следующая папка, содержимое предыдущей отправляется в макулатуру или в шредер – устройство для уничтожения документов.
Шредер также используется для уничтожения закрытой финансовой информации, данных о кредитных карточках клиентов и персональных документов. Он отлично снимает стресс и дает возможность разрядиться: составьте длинный список ваших огорчений, засуньте его в приемное отверстие, и шредер быстро порубит все ваши горести в бумажную лапшу.
Выводы
В одной из книг, посвященной розничной торговле, читателям предлагалось представлять свой магазин в виде машины, печатающей деньги, но уверяю вас, что большинство торговцев будет очень несчастливо, если примет эту точку зрения. На самом деле последние исследования показали, что очень многие владельцы розничных магазинов, вложив те же суммы в инвестиционные фонды, могли бы получить больше дохода, чем они получают от своих магазинов. Однако многие торговцы довольны своим положением, несмотря на отсутствие больших доходов. Им нравится работать на себя и творчески подходить к делу, которое кормит их самих и целый коллектив сотрудников.
Никто не спорит, высокая прибыль – это прекрасно. Доходное дело создает ощущение защищенности. Если вам не приходится постоянно беспокоиться о том, чтобы не прогореть, вы чувствуете свободу, необходимую для того, чтобы экспериментировать с новыми идеями, товарами и услугами. Хороший доход дает возможность больше делать для своего города и своих сотрудников и активно развивать бизнес. Но доходность – это только одна из характеристик успешного бизнеса. Не переоценивайте ее.
Мнение специалиста
