Microsoft Copilot для новичков: Базовое руководство по использованию Copilot в Word, Excel, Outlook, Edge и Teams.

Aleks F.

Microsoft Copilot для новичков: Базовое руководство по использованию Copilot в Word, Excel, Outlook, Edge и Teams.

Глава

Небольшая просьба

Если эта книга оказалась для вас полезной, пожалуйста, рассмотрите возможность оставить оценку.

Даже просто оценка звездами имеет большое значение для новых книг и независимых авторов.

Спасибо за вашу поддержку.

Информация, представленная в данной книге, носит ознакомительный характер.

Автор не гарантирует полноту, точность и актуальность описанных функций и возможностей программного обеспечения Microsoft 365 Copilot, так как они могут изменяться со временем.

Книга не является официальной документацией Microsoft и не заменяет профессиональные консультации в области информационных технологий, безопасности, управления или права.

Автор не несёт ответственности за любые прямые или косвенные последствия, связанные с использованием информации из данной книги, включая возможные ошибки, убытки или нарушения внутренних политик организаций и требований законодательства. Все решения о применении описанных подходов принимаются читателем самостоятельно и под его ответственность.

Уведомление об интеллектуальной собственности

Все наименования продуктов, товарные знаки, логотипы и бренды, упомянутые в книге, являются собственностью соответствующих правообладателей. Их использование осуществляется исключительно для идентификации и разъяснения и не подразумевает спонсорства, одобрения или партнёрства.

Давайте же познакомимся с вашим офисным помощником Microsoft 365 Copilot на основе искусственного интеллекта.

1. Microsoft 365 Copilot - что это и где это

Microsoft 365 Copilot – это встроенный интеллектуальный помощник для корпоративных пользователей Microsoft 365.

Он помогает вам работать быстрее и проще в таких программах, как Word, Excel, Outlook, Teams и PowerPoint и многих других облака OneDrive – без команд, без кода, с использованием естественного языка.

На сегодняшний день это – Onedrive Cloud

Где находится Copilot?

В Word – создает черновики, сокращает и перефразирует текст.

В Excel – объясняет формулы, строит диаграммы, анализирует данные.

В Outlook – пишет электронные письма и суммирует обсуждения.

В Teams – создает заметки к встречам, предлагает задачи, помогает с планированием.

В PowerPoint – создает слайды на основе текста, отчетов или данных.

В браузере Edge – Microsoft365 .com/chat, похоже на ChatGPT, DeepSeek и другие веб-чаты GenAI.

В мобильных приложениях Microsoft 365.

На новых ПК с Windows 11 и Copilot+ – через кнопку «Copilot».

Copilot понимает команды на английском, китайском, испанском и очень многих других языках. Это значит, что ты можешь говорить с ним на своем родном языке. Просто скажи, что ты хочешь, а в конце попроси: «Ответь мне на английском». И он поймет тебя так же, как любой другой человек, разговаривающий на твоем родном языке.

Доступность зависит от лицензирования: базовый чат доступен многим корпоративным пользователям Microsoft 365, в то время как расширенные функции требуют дополнительной лицензии Microsoft 365 Copilot.

Copilot Chat

Copilot Chat – это чат с искусственным интеллектом (доступен по адресу m365. cloud. microsoft/chat в виде интернет странницы), где ты можешь просто задать вопрос, назначить задачу или попросить о помощи. Он работает как обычный чат, только твой собеседник – искусственный интеллект. Иными словами, представь, что ты садишься и начинаешь общаться в чате с другим человеком через приложение, связанное с Copilot Chat. И он будет отвечать так же, как обычный живой человек. В этом-то и кроется основная сила специальных ИИ-чатов. Как пример, Copilot тем и хорош, что он не отличается по стилю общения от обычного человека и интерпретирует твои вопросы также, как живой человек. И его качество улучшается с каждым днем.

Что можно делать в Copilot Chat

Да, на самом деле, можно спросить что угодно. Можно даже просто пообщаться, если тебе грустно и нужно поднять настроение. Это как поболтать с незнакомцем. Ведь на работе тоже важно учитывать эмоциональное выгорание и другие проблемы, связанные с ментальным здоровьем.

Примеры запросов:

Спросить, как работает формула в Excel.

Попросить резюмировать длинную цепочку писем.

Создать черновик письма или презентации.

Перевести текст, упростить формулировки или улучшить стиль.

В чём разница?

Copilot во встроенных приложениях помогает в контексте конкретных открытых файлов. Copilot Chat – это универсальный ИИ-помощник, к которому можно обратиться с любой рабочей задачей.

Copilot Chat также интегрирован в Microsoft Teams, Word, Excel и другие приложения Microsoft 365 в виде кнопки на панели инструментов.

Например в Word при нажатии на кнопку открывается панель copilot chat справа.

2. Важен ли Microsoft 365 Copilot в офисе?

Всё очень просто. Компания, которая выпускает Copilot, – Microsoft. Естественно, была очень заинтересована в том, чтобы предоставить доказательства эффективности использования своего продукта в корпорациях. Как мы видим ниже, эти исследования и отчеты они проводят постоянно.

Отчет Microsoft New Future of Work Report 2024 представляет обширные данные о влиянии ИИ, в частности Microsoft Copilot, на производительность и организационные процессы. Исследование охватило более 60 организаций и тысячи сотрудников по всему миру, и результаты говорят сами за себя: генеративный ИИ уже начинает менять характер работы.

Рандомизированное контролируемое исследование с участием более 6000 сотрудников из 60+ компаний показало:

Увеличение объема создания документов на 10%.

Сокращение времени, затрачиваемого на чтение писем, на 4% (работники читают на 11% меньше сообщений).

Более быстрое внедрение адаптации совещаний под инструменты с ИИ.

Снижение когнитивной нагрузки и рутинной работы – основная болевая точка компаний.

Корпоративные офисные команды обременены большим объемом административных, повторяющихся задач:

сортировка и составление писем;

обобщение длинных цепочек данных;

подготовка презентаций;

создание отчетов;

анализ документов;

сбор информации для встреч;

написание предложений или внутренних служебных записок.

Copilot автоматизирует или ускоряет эти рабочие процессы, уменьшая когнитивную усталость и освобождая команды для концентрации на более важных задачах, таких как стратегия, работа с клиентами, анализ и лидерство.

Источник: https: //www. gov. uk/government/publications/microsoft-365-copilot-experiment-cross-government-findings-report/microsoft-365-copilot-experiment-cross-government-findings-report-html

Это особенно важно для корпоративных ролей, таких как:

операции;

финансы;

HR;

маркетинг;

юридический отдел;

управление проектами;

поддержка руководства.

В крупных компаниях даже небольшое процентное сокращение рутинной работы оборачивается значительной экономией средств и более быстрыми сроками выполнения.

В таких компаниях, как Microsoft, Accenture и одной из компаний из списка Fortune 100, внедрение GitHub Copilot увеличило количество pull-запросов на 26%.

Государственная служба Великобритании – внедрение Microsoft 365 Copilot затронуло 14 500 сотрудников в 12 министерствах. Пользователи экономили в среднем 26 минут в день (до 37 минут для новых сотрудников). Более 70% сообщили о сокращении времени, затрачиваемого на рутинные задачи и поиск информации, а 80% не хотели прекращать использование инструмента после испытаний.

Кейсы клиентов от Microsoft включают HELLENiQ ENERGY (рост производительности на 70%, сокращение времени обработки электронной почты на 64%) https ://www. microsoft. com/en/customers/story/24670-helleniq-energy-microsoft-365-copilot, Ma'aden (экономия до 2200 часов в месяц), MAIRE (сэкономлено более 800 часов), а также Motor Oil Group (https ://www.microsoft .com/en/customers/story/1770472924267393932-motor-oil-group-microsoft-365-energy-en-greece), Scottish Water, Petrobras и другие, где задачи выполняются за минуты вместо дней или недель.

Заметное сокращение затрат и стратегические сдвиги в компаниях.

Компании, такие как Telstra (Австралия), сообщают об экономии до 20 часов на сотрудника в месяц. В то же время расширяются практики оптимизации рабочей силы: часть персонала либо сокращается, либо перераспределяется на задачи с более высоким приоритетом, используя Copilot как стратегический ресурс.

Почему игнорировать это – не вариант?

В современном крупном бизнесе такая автоматизация уже стала обычной практикой. Более того, она напрямую влияет на финансовые показатели компании. Другими словами, внедрение Copilot является стратегическим шагом для повышения отдачи от инвестиций.

Если ваша компания не внедрит Copilot вовремя, она рискует серьезно отстать от конкурентов в технологическом плане:

Конкуренты экономят ресурсы: другие компании уже экономят десятки часов, а вы продолжаете выполнять задачи вручную.

Эффективность команд: отделы, использующие Copilot, работают быстрее, качественнее и эффективнее.

Сравнительные показатели: без автоматизации ваши результаты выглядят слабее на фоне коллег.

При этом у многих компаний есть обоснованные опасения. Возникает вопрос: способна ли Microsoft масштабировать сервис в условиях взрывного роста спроса? Если одновременно 1000 компаний обратятся с запросом на внедрение, у Microsoft может попросту не хватить ресурсов, что приведет к образованию очереди. Кроме того, поскольку Microsoft зависит от поставщиков аппаратного обеспечения, сроки внедрения могут увеличиться.

Таким образом, внедрение Copilot для компании означает не просто получение нового инструмента, а возможность оставаться конкурентоспособной, актуальной и экономически эффективной, закладывая основу для будущего роста.

Примечание о форматировании

В этой книге вместо визуальных таблиц используется простой текст для обеспечения правильного отображения на всех устройствах электронных книг. Я использую символ => для обозначения разделителя столбцов.

Представьте это так: Задача => Что делает Copilot. Просто читайте каждую строку, как если бы это была строка в таблице.

Что в конечном итоге дает Copilot

Типичные вопросы без Copilot => Что предоставляет Copilot

Как быстро я могу составить черновик отчета или письма? => Copilot предлагает готовый текст, который вы редактируете, – экономия времени.

Как работать с длинными цепочками писем и встречами? => Copilot создает резюме, записывает задачи, сокращает ручной ввод.

Сколько времени занимают формулы, диаграммы и анализ в Excel? => Попросите формулу простым языком и получите готовый отчет.

Как создать презентацию? => Copilot автоматически генерирует слайды из текста или таблиц.

Почему нельзя полагаться только на Copilot

Хотя Copilot отлично справляется с рутинными задачами, ключевые решения по-прежнему требуют человеческого контроля. Он может эффективно суммировать факты и выявлять тенденции, но тонкую или деликатную аналитику лучше доверять людям.

Внедрение и использование Copilot должны стать для современной корпорации частью стратегии постоянного повышения эффективности, а не разовым экспериментом.

Также важно уделять внимание феномену «галлюцинаций» ИИ, присущему и Copilot. Другими словами, система иногда может допускать фактические ошибки, искажать информацию или «додумывать» несуществующие данные.

Реальные повседневные сценарии, в которых помогает Copilot

Опоздали на встречу в Teams?

Copilot вас не подведет. Даже если вы присоединитесь позже, прямо во время встречи Teams Copilot предоставит:

Краткое резюме всего, что обсуждалось к этому моменту.

Список тем, где упоминалось ваше имя.

Кнопки «догнать» и «просмотреть все ключевые моменты».

Сэкономленное время: до 15–20 минут на пропущенных встречах и уточнениях у коллег.

Пропустили встречу полностью?

Если вы не смогли присоединиться, организатор встречи может нажать кнопку «Поделиться с Copilot», – и вы получите:

полное текстовое резюме встречи,

ключевые решения и договоренности,

список задач, назначенных участникам.

Вы не теряете контекст и можете продолжать работу, как если бы присутствовали.

Цепочка из 50 писем – не проблема

Если письмо является частью длинной цепочки, Copilot может:

предоставить краткое резюме переписки,

выделить, какие задачи обсуждаются,

предложить, на что вам стоит ответить прямо сейчас.

Раньше на это мог уйти час. Теперь это всего 30 секунд.

3. Microsoft 365 Copilot в деталях

Microsoft 365 Copilot – это ваш цифровой помощник, встроенный в облачное рабочее пространство. Это не магия и не внешняя система – он просто «видит» документы, письма и файлы, к которым у вас уже есть доступ в Microsoft 365. Представьте себе, что это сотрудник, который прочитал все ваши документы: переписку в Teams, файлы на OneDrive, в SharePoint, информацию в Planner, заметки в OneNote, материалы в PowerPoint, данные в Word и Excel – всё, что относится к экосистеме Microsoft. Он одновременно помнит и анализирует весь этот массив данных и может дать ответ на основе любой имеющейся информации.

1. Откуда Copilot получает данные

Copilot работает только с данными из облачных сервисов Microsoft 365, доступных через вашу рабочую учетную запись.

Он использует:

документы в OneDrive для бизнеса,

корпоративные сайты и библиотеки в SharePoint Online,

электронную почту и календарь в Outlook,

чаты, встречи и задачи в Teams,

доступные документы в Word, Excel и PowerPoint (если они хранятся в облаке).

Copilot не имеет доступа к локальным файлам на вашем компьютере, к Dropbox, Google Диску или другим внешним источникам.

Важно: При использовании Copilot вне чата, а в конкретном открытом файле – Copilot имеет доступ только к этому файлу и может работать исключительно в его пределах.

2. Что ограничивает его доступ – важное примечание о классификации данных

Организации могут использовать метки конфиденциальности (Sensitivity Labels), чтобы определить, может ли Copilot «читать» файл или нет.

Если файл или письмо помечены как:

Общедоступный / Общий => Copilot может использовать этот контент.

Конфиденциальный / Внутренний => Copilot может использовать его внутри вашей команды.

Строго конфиденциальный / Ограниченный => Copilot не может читать этот файл или письмо.

Содержит PII / Финансовые / Юридические данные => Copilot не имеет доступа по умолчанию.

Это критически важно при работе с персональными данными (PII), финансовыми или юридическими документами. Даже если вы откроете такой файл, Copilot не получит к нему доступ без специального разрешения.

Если Copilot «не видит» документ, причина может заключаться в его метке конфиденциальности.

3. Как Copilot генерирует ответ

Процесс работает следующим образом:

Вы вводите запрос (например, «Обобщите обсуждение»).

Copilot проверяет доступные облачные данные, к которым вы имеете право доступа.

Генеративная модель (на основе GPT-4, GPT-5, GPT-5.2) создает ответ, используя эти данные.

Вы получаете результат – в Word, Teams, Outlook и так далее.

4. Что он может делать

Тип задачи => Что делает Copilot

Работа с текстом => обобщение, создание черновиков, переписывание

Чтение данных => поиск информации, формулы, анализ

Электронная почта => резюме, быстрые ответы, черновики

Встречи и проекты => заметки, задачи, временные рамки

Copilot Chat

Универсальный ИИ-чат в Teams и браузере.

Чего он не может делать

Не имеет доступа к локальным папкам или внешним сервисам.

Не может видеть файлы, заблокированные метками безопасности.

Не может заменить людей в сложном принятии решений.

Не предоставляет гарантированно точных ответов – всегда проверяйте важные результаты.

Copilot – это помощник, а не начальник. Он ускоряет рутинную работу, но вы остаетесь ответственными за результат.

4. Что Copilot знает и помнит

Поскольку Copilot действует от вашего имени и через вашу корпоративную учетную запись, он имеет доступ ко многим точкам данных сервисов, связанных с вашей организацией. Это позволяет ему действовать в контексте вашей команды, отдела или компании.

Copilot скорее всего уже имеет доступ:

к вашей организационной структуре (кто кому подчиняется, кто в какой команде),

к профилям коллег: имя, должность, местоположение, отдел, адрес электронной почты,

к отношениям между вами и другими пользователями (Microsoft Entra ID),

к информации о недавних общих документах, встречах и обсуждениях.

Для корпоративного использования такого уровня необходим доступ Copilot к данным, чтобы на совещаниях он мог идентифицировать участников, понимать, кто из какого отдела говорит и о чём.

Отдельно настраиваются политики и ограничения для Copilot Chat. Их можно гибко задавать в зависимости от департамента или роли пользователя. Эти политики определяют:

Что можно и что нельзя спрашивать.

На какие вопросы система не должна отвечать.

Как именно следует отвечать на определённые темы.

Эта конфигурация требует глубоких знаний о пользователях и структуре компании. Такой подход обеспечивает базовый, но критически важный функционал для безопасной работы.

Примеры запросов, которые понимает Copilot:

«Кто текущий руководитель Мэри Джо?»

«В каком офисе работает Алекс Чоу?»

«Покажите мне последние документы, которые мы обсуждали с моей командой».

«Есть ли у кого-нибудь в отделе маркетинга похожий файл?»

Это возможно, потому что Copilot использует организационные данные, с которыми вы работаете каждый день – в Outlook, Teams, SharePoint и OneDrive.

Важно: Copilot не нарушает конфиденциальность. Он использует только информацию, уже доступную вам в соответствии с вашей корпоративной ролью.

5. Мифы о Microsoft 365 Copilot

Миф 1: «Copilot делает всю работу за меня».

Нет, и не должен. Copilot не принимает решения и не «работает вместо вас». Он помогает с рутинными задачами: составление черновика письма, обобщение переписки, создание таблицы или слайдов – но всегда по вашему запросу и под вашим контролем.

Copilot похож на помощника, а не на исполнителя. Он предлагает помощь, но не решает, что важно.

Миф 2: «Copilot все знает и всегда прав».

Нет.

Copilot обрабатывает только данные, доступные через вашу корпоративную учетную запись – электронные письма, документы, облачные файлы. Он не может отличить черновики от утвержденных версий.

Например, если в папке есть три файла с похожими названиями, Copilot не будет знать, какой из них окончательный, и может включить устаревшие или неверные данные в свой ответ.

Всегда проверяйте результат: Copilot не понимает смысла ваших процессов – он анализирует только то, что вы предоставляете.

Миф 3: «Copilot видит только данные Microsoft Cloud».

Не совсем. По умолчанию Copilot работает с Microsoft 365: OneDrive, SharePoint, Outlook, Teams и так далее. Но если ваша компания использует Microsoft Graph и Graph Connectors, Copilot также может получить доступ к другим корпоративным источникам:

внутренние сайты на платформах, таких как Jive или Confluence,

системы тикетов и задач (например, Jira, ServiceNow),

CRM-системы, такие как Salesforce,

другие внешние системы, подключенные через API.

Все зависит от конфигурации. Если Graph Connectors включены и ваша учетная запись имеет доступ, Copilot также может «видеть» эти источники.

6. В чем заключается его помощь?

Microsoft Copilot – не самостоятельное приложение. Это интеллектуальный помощник, встроенный в набор Microsoft 365 и работающий с инструментами, которые вы уже используете: Word, Excel, Outlook, Teams, PowerPoint и другими.

Взаимодействие с Copilot одинаково независимо от приложения. Вы вводите запрос – короткую инструкцию или вопрос – и получаете результат, сгенерированный искусственным интеллектом. Затем вы можете просмотреть, уточнить или повторно использовать этот результат по мере необходимости. Благодаря этому предсказуемому процессу Copilot легко внедрить и применять для широкого спектра задач.

Один помощник, много ролей

Независимо от того, пишете ли вы отчеты, анализируете данные, управляете проектами или отвечаете на электронные письма, Copilot следует одним и тем же основным принципам:

Вы говорите ему, что вам нужно.

Он генерирует интеллектуальный ответ.

Вы принимаете окончательное решение.

Такая последовательность позволяет вам больше сосредоточиться на содержании и стратегии, а не на форматировании, поиске или ручном вводе.

7. Помощь Copilot более детально

Вот краткий обзор того, как Copilot поддерживает ключевые повседневные задачи:

Тип задачи => Как помогает Copilot

Написание и редактирование => Создание черновиков, переписывание, обобщение и улучшение документов

Работа с данными => Анализ данных, предложение формул, построение диаграмм

Управление электронной почтой => Обобщение цепочек, создание черновиков ответов, выделение следующих шагов

Встречи => Создание заметок, определение задач, помощь в планировании

Презентации => Превращение отчетов или идей в профессиональные слайды