скачать книгу бесплатно
Приличные люди уважают право человека – даже ребенка, подчиненного или любимого – не отвечать молниеносно. Все имеют право ходить в душ и туалет без смартфона. Спать, есть, заниматься любовью. Выключать звук на телефоне. Закопать его на дне сумки. Разрядить. Забыть дома. Вести автомобиль. Не хотеть разговаривать.
Звоня на личный номер кому-то не из списка выше, имейте в виду: абонент имеет право не взять трубку вообще.
Исключение – несовершеннолетний ребенок. Дети должны отвечать родителям как можно быстрее. Это негласный договор. Родители купили дитятке смартфон явно дороже, чем было нужно просто для связи. В обмен на то, что тот будет брать трубку быстро, не дожидаясь пока мама наберет 112.
Напоминаю – выше шла речь о личных звонках.
Служебные и деловые звонки
Если звонят на служебный номер в рабочее время, предполагается, что абонент отвечает оперативно. Это его служебные обязанности.
Звоните родственникам и близким на работу в рабочее время только в исключительных случаях. Не отвлекайте их от службы и не ставьте в идиотское положение, как Таня Сашу из одноименного сериала о том, как не надо вести себя никогда. Звоните на личный номер.
Не отправляйте другому человеку просьбу перезвонить вам – это моветон.
В служебных переговорах оптимального способа коммуникации не существует. Все зависит от ситуации и удобных способов связи для обеих сторон. Звонок может сэкономить время и деньги, позволяя разрешить вопрос оперативно.
Оптимальное время для служебного звонка – рабочее время по часовому поясу собеседника. Подробнее в разделе ниже.
Когда звонить прилично?
Планируя звонок, подумайте о подходящем времени. Не только для себя, но и для собеседника.
Личные звонки совершают в нерабочее время. Желательно не помешать собеседнику есть, спать и заниматься интимными делами. Не установив слежку, достоверно этого знать невозможно. Руководствуйтесь здравым смыслом, если вы его счастливый обладатель.
Универсальное время в обычные дни – с 8 утра до 20 вчера. В праздники и выходные окно меньше – с 10 до 19. Но, если вы знаете привычки и график человека, уверены, что он будет рад общению, вы близкие люди – звоните по собственному усмотрению.
Служебные звонки совершают только в рабочее время – с 8 до 17 или с 9 до 19. Круглосуточно звонят в службы с круглосуточной поддержкой. Если вам дали личный номер телефона с предложением звонить в неурочное время, не злоупотребляйте этим правом.
Начальники-тиранозавры, названивающие подчиненным около полуночи, не только нарушают трудовой кодекс. Они демонстрируют невысокий уровень менеджмента и воспитания.
Звонить подчиненному круглосуточно приемлемо, если у работника:
Ненормированный график.
Высокий уровень оплаты труда.
Имеются преференции, которые компенсируют неудобства.
Ситуация чрезвычайная.
Но даже в этом случае злоупотреблять слишком поздними или ранними звонками не стоит.
Раз пошло такое погружение в детали насчет времени звонков… Есть время, когда звонить по этикету можно, но в силу обстоятельств неэффективно. Например, звонок в регистратуру поликлиники за 5 минут до конца рабочего дня. Компьютер в стадии выключения, мозги регистратора на корпоративе. Позвони вы полчаса назад, разговор бы сложился по-другому…
Для того чтобы угадать неудачное и удачное время, нужно немного логики или схема ниже.
Как начать разговор
Напоминаю, это раздел для тех, кто звонит. Для звонящих – раздел ниже.
Если звоните близкому человеку просто поболтать, пропустите этап подготовки к разговору. Общайтесь как хотите.
Если планируется деловой предметный разговор, подготовьтесь к нему. Задача – говорить максимально лаконично и конструктивно.
Алгоритм подготовки к деловому разговору:
Приготовьте листочек бумаги и ручку.
Заранее продумайте и выпишите вопросы, чтобы они были перед глазами.
Если даете поручения или передаете какие-то данные, выпишите их и положите перед собой.
Если на Ваш звонок ответили не сразу, не спешите перезванивать. Многие источники по этикету указывают время паузы между первым и вторым звонком – два часа. В наш век скоростей это абсурд. Выждите хотя бы минут 10-15. За это время человек, возможно, дожуёт, выйдет из уборной или из кабинета начальника, захочет посмотреть на котиков и найдет телефон, найдет в себе моральные силы вам ответить и т.п.
Звонить более двух раз подряд неприлично, если только речь не идет о чрезвычайной ситуации. Если человек дважды не ответил, напишите ему в мессенджер или СМС.
Время ожидания ответа абонента – 5-6 гудков, это примерно 20-ть секунд.
Самые неудачные варианты начала телефонного разговора:
Спросить: «Кто это?».
Молчать в трубку.
Выдержать драматическую паузу и ехидно поинтересоваться: «Не узнал?»
Не представляться, особенно если звоните впервые за 10 лет и знаете, что вас не узнали.
Нормальные люди действуют так: после ответа абонента здороваются, спрашивают, удобно ли говорить, представляются. Если говорить неудобно, спрашивают, когда можно перезвонить.
Если звоните в офис, учреждение, службу поддержки клиентов в официальное рабочее время, спрашивать, удобно ли говорить абоненту, не нужно – ответ на звонки входит в его служебные обязанности.
Если ошиблись номером, извинитесь и положите трубку. Если ошиблись повторно, продиктуйте номер телефона для сверки. Не требуйте его от собеседника. Настаивать на том, что по этому номеру должен быть условный Иван Иваныч невежливо и бессмысленно.
Если звоните с просьбой человеку, с которым давно не общались или имеете шапочное знакомство, не пытайтесь изображать неподдельный интерес к его жизни вопросами типа «Как дела?». Этим никого не обманете. Зато вызовете раздражение лицемерием и необходимостью выдумывать общие фразы. Говорите сразу по делу. Потом, если возникнет взаимное желание, можно и поболтать.
Если звонок сорвался или оборвался, перезванивает тот, кто звонил изначально. Тот, кто принимал звонок, спокойно ждет и не занимает линию.
Автоответчик
Если звоните в новое место, в неурочный час, в обеденный перерыв, человеку, привычек которого не знаете, будьте морально готовы наговорить сообщение на автоответчик.
Для этого нужно быстро изложить суть вопроса: здравствуйте – я такой-то – нужно то-то (перезвоните мне, пожалуйста по такому-то номеру/я стою в пробке, поэтому опоздаю / буду через час и т.п.). Можно указать дату и время звонка и период времени, когда вам удобно принимать звонки.
Теперь, когда так популярны мессенджеры, люди все реже пользуются голосовыми сообщениями мобильных операторов – они могут быть просто не услышаны. Будьте готовы к тому, что ваше сообщение не прослушано.
Немного ликбеза для звонящего
Если речь идет не о праздной приятельской болтовне, стройте разговор исходя из экономии времени собеседника. Объясняйтесь лаконично и четко – по существу вопроса.
Если нужно сделать аудио запись разговора, согласуйте ее с собеседником. Это одновременно – норма права и жест вежливости.
Если говорите по громкой связи, а рядом есть кто-то еще, предупредите собеседника.
Если собеседник ведет транспортное средство, уточните, пользуется ли он системой «hands free». Если нет, говорите максимально лаконично или перезвоните позже. Не подвергайте риску водителя и пассажиров.
Говорите внятно и громко, чтобы собеседник хорошо слышал. Избегайте как шепота, так и ора.
Если разговор затянулся, вы, как инициатор звонка, обязаны уточнить, есть ли у собеседника время на дальнейшие переговоры.
Надеюсь, вы не из тех чудаков, кто звонит, а через пару минут говорит: «Ой, подожди минутку…». Если вы позвонили, но вас что-то отвлекло, извинитесь и закончите разговор с просьбой перезвонить через несколько минут. Но лучше быстро договорить, а затем заниматься своими делами. Ведь это вы потревожили человека и позвонили ему. Не так ли?
Роботы и автоответчики
Роботы и автоответчики сервисных служб кампаний – одно из самых бесячих достижений технического прогресса.
Хочет, например, неискушенная в технике простая советская женщина дозвониться в службу поддержки банка. Начинается канитель: если у вас вопрос про то, нажмите кнопку 1; если про это – нажмите 2; если не про то и не про это, нажмите 3; если ничего не поняли, нажмите решетку и прослушайте все повторно. И это только первый уровень погружения в бота.
Автоответчики очень удобны организациям, которые желая исправно получать ежемесячные платежи, не хотят платить зарплату живым сотрудникам.
Господа предприниматели и органы государственной власти! Исключительно из человеколюбия и деловой этики попробуйте первый этап бота сделать так: если готовы воспользоваться автоответчиком, нажмите 1; если хотите дождаться ответа оператора, нажмите 2. Готовые воспользоваться автоответчиком, к которым отношусь и я, выберут первый вариант и сократят путь к оператору, владеющему нужной темой, или удовлетворятся ответом системы. Вторые повисят на линии и дождутся разговора с живым человеком.
Еще драматичнее ситуация: когда человек звонит в контору. В ответ ему вежливо отвечают. Адекватно реагируют на вопросы. И вдруг звонящий понимает – он разговаривает не с живым оператором, а с классно сделанным ботом, роботом. Это как пощечина. Просто хамство со стороны кампании. Клиент чувствует себя обманутым идиотом. А проблема решается просто. Здороваясь, робот должен представиться.
Технический прогресс не отменяет вежливого и порядочного отношения к клиентам. Даже к тем, кто технически не очень сильно подкован.
Как просить и давать номер телефона
Личный номер телефона может быть предложен другому человеку только по инициативе или с согласия владельца номера. Только он может предложить другому человеку сохранить или записать свой номер телефона. Просить другого человека дать свой личный номер – бестактность. Обоснование простое. Возможно, человек не хочет давать вам личные контакты. Обращаясь с такой просьбой, вы ставите его перед неприятной дилеммой: обидеть вас отказом или поступиться своим нежеланием раздавать свой номер кому попало.
Если вы хотите завязать более плотное знакомство с новым приятелем, попросите его аккаунт в соцсетях.
Нет ничего зазорного в том, чтобы попросить служебный номер телефона. Особенно если вы пересеклись по деловым вопросам.
Для собственного и чужого удобства сгенерируйте QR-код с именем, фамилией, указанием организации и должности и контактами для связи. Вашим знакомым будет очень удобно сохранить контактные данные в один клик, не забивая их вручную, просто отсканировав этот QR-код. Использовать его можно в виде фото в смартфоне, напечатав на визитке или разместив на рабочем столе, на фирменном бланке или сувенирной продукции.
Давать чужой личный номер телефона другим людям без согласования с его владельцем – грубейшее нарушение этикета.
Визитная карточка
Для того, чтобы было удобно делиться с другими людьми своими контактными данными, заведите визитную карточку. Включите туда нужную информацию. То, что не имеет отношения к делу, печатать не нужно.
Для удобства клиентов и партнеров напечатайте на визитке QR-код.
Стандартный размер визитной карточки в России – 9х5 см.
Моветон в визитных карточках:
Личная фотография.
Избыточность информации.
Несоблюдение требований к удобочитаемости текста (читайте ниже).
Двусторонняя визитка (аргумент – чтобы на чистой стороне можно было сделать пометки).
Нестандартный размер (аргумент – их неудобно хранить).
Как закончить разговор
Не многие знают, но этикет регламентирует первоочередное право закончить телефонный разговор. Правила эти не очень строгие и часто нарушаются. Полагаю, в бытовой жизни они носят рекомендательный характер.
По этикету право закончить разговор принадлежит:
Звонящему – тому, кто звонил.
Старшему по возрасту или статусу.
Женщине, разговаривающей с мужчиной в частном разговоре.
Как заставить людей вздрагивать от ваших звонков
Это очень легко и просто. Следуйте пунктам ниже.
Названивайте без остановки.
Спрашивайте имя или номер телефона человека, которому вы звоните: Але, это кто?/Але, а какой у вас номер телефона?/Угадай, кто звонит!
Почаще оригинально шутите над шапочными приятелями – звоните и не называйте своего имени. Пусть угадывают.
Пранкуйте побольше. Люди обожают, когда их выставляют дураками.
Не перезванивайте, если звонили вы и разговор прервался.
Во время разговора не стесняйтесь попросить собеседника подождать, пока вы решаете более важные дела. Параллельно давайте ценные указания супругу, воспитывайте ребенка и т.п.
Звоните когда удобно вам, а не абоненту.
Если звонят вам
Данный раздел предназначен для тех, кто принимает звонки п телефону. Правила для звонящих выше.
Ветер с моря дул, ветер с моря дул…
Мелодия рингтона многое сообщает о вашем вкусе, образе жизни и статусе всем, кто ее услышал. Зажигательные ритмы 90-х предлагаю оставить в прошлом. Свою службу они сослужили. Один мой знакомый тогда построил на производстве рингтонов усадьбу, живет и не тужит. А я до сих пор вздрагиваю от звука мелодии из франшизы «миссия не выполнима».
Чем выше ваш статус, тем нейтральнее должны звучать сигналы входящих сообщений и звонков. Странные звуки, пошлые песенки, шансон в качестве рингтона могут нанести ущерб репутации.
