скачать книгу бесплатно
Выбор критериев оценки;
Проведение итогового собеседования с руководителем подразделения.
Подготовка к собеседованию, выбор места и времени бесед очень важны, поскольку если у нас в отделе, например, 4 менеджера по персоналу, собеседования проводятся одновременно, то это большое стрессовое воздействие на кандидата и малое удобство для HR-менеджера. С другой стороны, все зависит от той должности, на которую мы подбираем сотрудника, если мы подбираем руководителя или какого-то узкого специалиста, скорее всего, мы будем беседовать в отдельном кабинете/аудитории или переговорной.
Второй момент – время проведения собеседования. Время удобное для вас и для кандидата.
Выбор оптимального вида и формы собеседования – снова говорим о том, что в каждой конкретной ситуации вид и форму будем выбирать в зависимости от должности, сотрудника и «массовости» подбора.
Составление вопросного листа – это «шпаргалка» HR-менеджера на собеседовании. Вопросный лист помогает сделать собеседование целенаправленным и структурированным, а также акцентировать внимание на конкретных компетенциях вакансии и ничего не забыть. Помогает собеседованию быть более эффективным.
Подготовка кейсов и заданий для кандидатов (тестов), для того чтобы информация о кандидатах была объективна и правдива. Кейсы и задания сделают собеседование разнообразным и добавят (или отнимут) аргументы при демонстрации кандидата руководителю. Использование дополнительных инструментов переведет собеседование из рамок «беседа» в точечную оценку кандидата. Помним, что собеседование, прежде всего, является оценкой кандидата, а использование методов: кейсов, тестов, заданий – сделает ее объективной.
Выбор критериев оценки HR-менеджер формулирует совместно с руководителем, либо опираясь на профиль должности, либо на собственный опыт в подборе на «похожие» вакансии.
Проведение итогового собеседования с руководителем подразделения. Это организация самого собеседования, обсуждение сроков и задач, организация вашего присутствия на собеседовании. Обсуждение с руководителем вашей роли на собеседовании необходимо, ведь и вам, и руководителю должно быть понятно, что делает каждый участник во время беседы с кандидатом:
наблюдаете, а руководитель беседует,
проводите беседу, а руководитель наблюдает,
проводите вместе, четко распределив вопросы и участие.
4 ШАГ. Прием на работу. Первый рабочий день.
Согласование сроков выхода сотрудника на работу;
Подготовка рабочего места;
Оформление сотрудника;
Встреча на рабочем месте;
Выбор наставника.
Согласование сроков выхода сотрудника на работу. Будет это выход на следующий день или в какой-то другой период. Если кандидат в данный момент работает, мы должны помнить о сроке в две недели, которые потребуются ему на отработку в другой организации. Если не работает, то каким образом мы организуем его выход на работу в нашу компанию, будет ли это пятница, понедельник, или первое число следующего месяца и т.д.
Подготовка рабочего места – вопрос, решение и организацию которого мы тоже должны предвидеть. Когда новый сотрудник придет в компанию, где он будет сидеть или работать? Если это кандидат на место прежнего сотрудника, мы должны продумать, как они будут передавать дела, как согласовывать свою работу, где они будут находится? Сидят за одним столом или организуем дополнительное рабочее место?
Если это новый сотрудник, то в день выхода на работу у него должно быть подготовлено рабочее место. Поскольку позволить ему сидеть с другим человеком за одним столом или сбоку на табурете, будет явной нашей ошибкой. Такая встреча специалиста вызовет дискомфорт и неприятные чувства.
Пример такой ошибки: В день выхода на работу сотруднику говорят: «Вы знаете мы только заказали мебель для Вас и хотели посоветоваться какого цвета хотите кресло?»
Задача HR-менеджера: продумать это заранее или согласовать с руководителем.
Оформление сотрудника как это происходит? В первый день работы или заранее? Если вы занимаетесь оформлением, то обязательно обсудите с кандидатом время и необходимые документы. Если у вас есть отдельный сотрудник по делопроизводству, продумайте процесс заранее и опять же согласуйте с кандидатом и руководителем, чтобы ваши мероприятия по оформлению и, например, мероприятия по ознакомлению с рабочим процессом не совпали на один момент.
Встреча на рабочем месте нового сотрудника, будь то поздравление или знакомство с коллективом. Продумайте «приятное» утро для новичка.
Варианты:
Приветствие всем коллективом под гимн компании;
Маленький сюрприз на рабочем столе с открыткой;
Экскурсия по кабинетам с личным представлением коллективу;
Просмотр фильма о компании.
Помните, что знакомить со всем коллективом (особенно если ваш штат превышает 20 человек) трудоемкий процесс и новичок вряд ли всех запомнит. Представьте его тем людям, с кем он будет непосредственно взаимодействовать в первые дни работы. Например: Программиста познакомьте с бухгалтером, который будет начислять ему заработную плату, с непосредственным руководителем, если он не проводил собеседование, с коллегой, который будет с ним в одном кабинете.
Процесс знакомства HR-менеджер может проводить лично или передать наставнику или руководителю сотрудника.
Выбор наставника. Если в вашей компании есть работающая система адаптации – это здорово! Новый сотрудник приступает к работе по плану и будет четко знать, что и в какое время делать.
Для процесса подбора персонала встреча новичка – это очень важным момент, показатель преемственности. Система подбора и система адаптации взаимозависимы. Если вы хорошо подбираете кандидатов, но в первый рабочий день их не встречают, они не понимают, что им делать и куда идти, сталкиваются с занятостью всех вокруг, им приходится самостоятельно добывать информацию о кампании и своей работе. Такие кандидаты быстро разочаруются в работе и не смогут увидеть плюсов компании, поскольку уже увидели другую сторону.
По статистике: 90% сотрудников, уволившихся в первые полгода-год, приняли решение о своем уходе в первые две недели работы.
Таким образом, эффективный подбор без грамотной адаптации новых сотрудников во многих случаях обречен на провал и повышение текучести кадров.
Именно поэтому выбор наставника – очень важный элемент системы подбора персонала, и мы не может его игнорировать. А все вместе ведет к формированию имиджа вашей компании на рынке труда. HR-менеджер должен помнить об этом и приобрести в лице руководителя компании или отдела, куда мы подбираем сотрудника, союзника в процессе приема на работу.
Получение заявки на подбор, составление профиля должности
«Нет хороших и плохих кандидатов, есть подходящие на вакантную должность и нет!» Светлана Иванова
Основная задача HR-менеджера – подобрать сотрудников, которые смогут эффективно выполнять возложенные на них трудовые обязанности.
Задача перед началом работы над подбором: понять, кто нам нужен? Какой кандидат эффективно справится с задачами? Что для нас «хорошо»? Какими качествами, компетенциями должен обладать кандидат?
Потребность в персонале:
Заявка на подбор;
Профиль должности сотрудника.
Заявка на подбор – это документ, который формируется:
При увольнении сотрудника;
При замене сотрудника;
При длительном отпуске сотрудника (декретный отпуск, по состоянию здоровья);
При выходе на пенсию.
Другими словами, должность уже существует, есть сотрудник, который выполнял уже эти задачи и обязанности. В таком случае HR-менеджер составляет документ, прописывает по пунктам, требования к уже имеющейся должности. Важный момент: сотрудник уже работал в этой должности и обладал качествами, темпераментом и другими свойствами, которые помогали справляться с обязанностями, и мы должны понимать, что описываем не человека, а его деятельность и задачи.
Профиль должности – это документ, который формируется:
При расширении отдела;
При формировании нового отдела;
При создании новой должности;
При создании нового отдела.
То есть должность ранее отсутствовала, человека ранее не было. Никто еще эти задачи не выполнял. HR-менеджеру необходимо сформулировать: какие требования будут предъявляться в этом случае, какой человек будет успешен на этой должности.
Профиль должности – это документ, который должен быть разработан на все существующие позиции (рабочие места) персонала в компании. Этот документ создаётся один раз и далее хранится у HR-менеджера вместе со Штатным расписанием. Когда по любым причинам должность будет освобождаться, на основе этого документа будет легко составить заявку на вакансию. Таким образом, видим что этот документ будет опорным и облегчит работу в дальнейшем. Естественно, он может пересматриваться, если ситуация на рынке или в компании меняется.
На основании Профиля должности также проводится Аттестация персонала. Помните, что Аттестационные мероприятия необходимо проводить для развития сотрудников, для создания кадрового резерва, период проведения Аттестации в период от 7 месяцев до 2-х лет. И Профиль должности поможет нам в разработке и Аттестационных мероприятий, и Индивидуального плана развития сотрудника при зачислении в Кадровый резерв.
Содержание заявки на подбор:
Информация о компании;
Описание должности;
Условия найма и оплаты труда;
Требования к кандидату;
Организация собеседований.
Теперь рассмотрим каждый пункт более подробно:
Информация о компании:
Сфера деятельности компании;
Достижения компании, ее конкурентные преимущества;
Количество сотрудников в компании;
Структура компании, отдел в структуре компании;
Задача отдела в структуре компании;
Результат работы отдела, ожидаемый руководителем;
Количество сотрудников в отделе.
Информация о компании будет необходима при составлении Информационного листа для кандидата и подготовки к собеседованию – HR-менеджер должен четко понимать, чем занимается компания и аргументированной отвечать на вопросы кандидатов. Частая ошибка HR-менеджера: неглубокие знания задач и целей компании, сложности в описании компании кандидатам. HR-менеджер должен уметь объяснить, чем занимается компания, как на собеседовании с кандидатами, так и при любых других обстоятельствах общения с людьми.
Например:
Компания занимается финансовым консалтингом.
Что такое консалтинг в вашем понимании?
Что именно делает компания?
Кто является клиентом компании?
Какие средства работы использует? и т.д.
Заявка на подбор является опорным документом при подборе специалиста внешними компаниями-провайдерами (рекрутинговыми агентствами). Имея подобную информацию рекрутер сможет составить общее с вами понимание об особенностях и потребностях компании, а также сможет чётко и быстро ответить на вопросы кандидатов.
Задача HR-менеджера: один раз очень точно и подробно прописать все эти пункты, далее просто использовать текст при подготовке документов. Вам должен нравиться этот текст, вы должны им гордиться.
Второй момент, на который необходимо обратить внимание – Конкурентные преимущества. Встречаются ситуации, когда даже руководитель не может ответить на вопрос: чем ваша компания отличается от других на рынке? Какие преимущества имеет?
Сформулируйте семь-восемь преимуществ вашей компании, изучайте конкурентов, вникайте в особенности. Вся информация будет полезна.
Описание должности:
Название должности;
Причина появления вакансии, как долго вакантна должность;
Обязанности сотрудника;
Основная задача сотрудника;
Кому подчиняется сотрудник, кто находится в подчинении.
Пункт «Описание должности» является очень важным для HR-менеджера. При недостаточном понимании задач, которые будет выполнять занимающий её сотрудник, может возникнуть много курьёзных и противоречивых ситуаций. Но начнем по порядку:
Название должности. Сейчас большой популярностью пользуется название – Менеджер. Это слово, прежде всего, обозначает функцию – управление. Использование его повсеместно стало приводить сотрудников к смещению смысла и задачи, а кандидатов к непониманию истинной цели должности, что же в конечном итоге необходимо делать на работе. Вот в чем вопрос. Называя каждую должность своим именем: Секретарь руководителя, Помощник руководителя, Специалист по продажам и т.д. – мы вносим ясность и для себя, и для окружающих.
Причина появления вакансии указывается максимально честно. Если вдруг руководитель и сотрудник не смогли найти общий язык или совместно работать, опишите честно причины: разное видение задачи, отличие в понимании лидерства, разногласия по срокам выполнения проектов. Когда мы объективно не признаемся в причинах ухода сотрудников, ситуации могут повторяться.
Пример:
Принимая сотрудника на работу, вы выбрали хорошего кандидата, и он приступил к выполнению своих задач. По истечении испытательного срока он подходит к вам и говорит: «Я ухожу. На собеседовании вы мне обещали 25 000 руб., а по факту я получаю 18 000 руб. Меня это не устраивает». Вы идете к руководителю и слышите: «Он не заработал». Сотрудник уходит от вас, вы принимаетесь за новые поиски, и, вновь говорите кандидатам о сумме в 25 000 руб. Где гарантия выполнения руководителем обязательств по оплате? Может ли повториться ситуация в следующий раз?
Честно описывая причины ухода, вы становитесь честными перед собой и кандидатами, говорите им об особенностях работы в компании и о критериях эффективности труда. Ситуация становится объективной. Сравнивая новые заявки от руководителей с ранее исполненными, вы также можете выявлять закономерности.
Пример:
Если из отдела уходит третий сотрудник в период адаптационного срока, и в качестве причины указано «не сошлись характерами». HR-менеджеру необходимо проанализировать ситуацию. Что явилось истинной причиной увольнения? 1) принимая сотрудников не были учтены какие-то важные профессиональные качества или наоборот требования завышены; 2) не достаточно прояснены личные качества руководителя и мы подбираем сотрудников, которые не могут сработаться с ним; 3) у руководителя недостаточно компетенций для управления отделом и его следует заменить. Следует найти объективные ответы на вопросы и строить прогнозы на будущее.
Очень подробно в заявке прописываем обязанности сотрудника. В формулировках: что он будет делать?
Пример:
