скачать книгу бесплатно
Структура управления проектом и подотчетности.
Расписание проекта:
Подробный график выполнения всех задач и этапов.
Определение ключевых вех и сроков выполнения.
Бюджет проекта:
Оценка всех затрат, включая прямые и косвенные расходы.
Планирование денежных потоков и распределение бюджета по этапам.
Управление качеством:
Описание критериев качества и стандартов, которым должен соответствовать конечный продукт.
Механизмы контроля качества на разных этапах проекта.
План управления рисками:
Идентификация потенциальных рисков и их классификация.
Разработка стратегий минимизации и реагирования на риски.
Коммуникационный план:
Определение каналов и частоты общения между участниками проекта.
Механизмы отчетности и информирования заинтересованных сторон.
План закупок и контрактов:
Описание процессов закупки товаров и услуг, необходимых для выполнения проекта.
Планирование управления контрактами с поставщиками и подрядчиками.
План управления изменениями:
Процедуры для обработки запросов на изменения в проекте.
Механизмы утверждения и реализации изменений.
Важность структуры плана проекта:
• Организация: Помогает организовать работу и распределить задачи между участниками.
• Ясность: Обеспечивает четкое понимание проекта всеми участниками и заинтересованными сторонами.
• Контроль: Устанавливает механизмы контроля за ходом выполнения проекта.
• Гибкость: Позволяет адаптироваться к изменениям и корректировать план по мере необходимости.
1.2. Определение сроков
Определение сроков проекта – это процесс установления временных рамок для выполнения задач и достижения ключевых вех. Сроки должны быть реалистичными и соответствовать доступным ресурсам и приоритетам проекта.
Шаги по определению сроков:
1. Декомпозиция задач: Разбивка проекта на мелкие задачи и определение последовательности их выполнения.
2. Оценка продолжительности задач: Определение времени, необходимого для выполнения каждой задачи, с учетом сложности и доступных ресурсов.
3. Установление зависимостей: Определение взаимозависимостей между задачами и последовательности их выполнения.
4. Определение ключевых вех: Установление критических точек, которые служат ориентирами для оценки прогресса.
5. Оптимизация расписания: Учет возможных ограничений, таких как ресурсы, рабочая нагрузка, и оптимизация графика для минимизации задержек.
Инструменты для определения сроков:
• Диаграммы Ганта: Визуальный инструмент для планирования и контроля выполнения задач по времени.
• Сетевой график (PERT): Используется для анализа временных зависимостей и расчета критического пути.
Значение правильного определения сроков:
• Предотвращение задержек: Помогает избежать неоправданных задержек и соблюсти график выполнения проекта.
• Эффективное управление ресурсами: Позволяет оптимально распределить ресурсы и избежать перегрузок.
• Контроль прогресса: Обеспечивает возможность регулярного мониторинга выполнения задач и своевременного вмешательства при отклонениях от плана.
1.3. Определение бюджета
Определение бюджета – это процесс оценки всех финансовых затрат, необходимых для выполнения проекта. Бюджет включает расходы на трудовые ресурсы, материалы, оборудование, услуги, а также резервы на непредвиденные расходы.
Шаги по определению бюджета:
1. Идентификация затрат: Определение всех возможных расходов, включая прямые и косвенные.
2. Оценка затрат: Проведение оценки стоимости каждой статьи бюджета на основе аналогичных проектов, рыночных исследований или экспертных оценок.
3. Распределение затрат: Распределение бюджета по этапам и задачам проекта.
4. Учет резервов: Определение резервных средств для покрытия непредвиденных расходов и рисков.
5. Анализ и утверждение бюджета: Проведение анализа бюджета на предмет соответствия целям проекта и утверждение его заинтересованными сторонами.
Инструменты для определения бюджета:
• Метод аналогий: Использование данных из прошлых проектов для оценки затрат.
• Метод параметрической оценки: Использование математических моделей для оценки затрат на основе определенных параметров (например, объем работ, количество персонала).
• Метод детализации (bottom-up): Оценка затрат путем суммирования расходов на отдельные задачи и элементы проекта.
Значение правильного определения бюджета:
• Финансовый контроль: Обеспечивает возможность контроля расходов и предотвращения перерасхода.
• Привлечение инвесторов: Позволяет обосновать необходимость инвестиций и получить финансирование.
• Оптимизация затрат: Помогает выявить и устранить излишние расходы на этапе планирования.
2. Декомпозиция задач (WBS) и определение ресурсов
2.1. Декомпозиция задач (WBS)
Work Breakdown Structure (WBS) – это иерархическая структура, которая разбивает проект на более мелкие и управляемые задачи и подзадачи. WBS помогает структурировать работу и облегчает планирование, управление и контроль проекта.
Этапы создания WBS:
1. Определение конечного продукта или результата: Начало процесса декомпозиции с определения конечного результата проекта.
2. Разбиение на основные этапы: Определение крупных этапов, которые необходимы для достижения конечного результата.
3. Детализация этапов: Дальнейшая декомпозиция крупных этапов на более мелкие задачи и подзадачи.
4. Определение элементов WBS: Каждый элемент WBS должен быть однозначно определен и описан, включая ожидаемые результаты.
5. Проверка полноты: Убедиться, что все необходимые работы включены в WBS и проект не содержит избыточных элементов.
Примеры уровней WBS:
Уровень 1: Проект в целом.
Уровень 2: Основные этапы проекта (например, планирование, разработка, тестирование, внедрение).
Уровень 3: Крупные задачи в рамках этапов.
Уровень 4: Подзадачи и конкретные работы.
Преимущества использования WBS:
• Упрощение планирования: Разбивка проекта на мелкие задачи облегчает планирование и управление.
• Контроль выполнения: Легче отслеживать прогресс и управлять изменениями.
• Ясность задач: Четко определенные задачи и подзадачи помогают избежать недопонимания в команде.
2.2. Определение ресурсов
Определение ресурсов проекта – это процесс идентификации и планирования использования всех необходимых ресурсов для выполнения задач проекта. Ресурсы включают человеческие ресурсы, материалы, оборудование, программное обеспечение и финансовые средства.
Этапы определения ресурсов:
1. Идентификация необходимых ресурсов: Определение всех типов ресурсов, которые понадобятся для выполнения каждой задачи.
2. Оценка потребности в ресурсах: Определение количества и квалификации требуемых ресурсов.
3. Назначение ресурсов: Распределение конкретных ресурсов на выполнение определенных задач.
4. Планирование использования ресурсов: Составление графика использования ресурсов с учетом их доступности и загрузки.
5. Оценка стоимости ресурсов: Оценка затрат на привлечение и использование ресурсов.
Инструменты для определения ресурсов:
• Матрица ответственности (RAM): Визуализация распределения задач и ответственности между участниками проекта.
• Диаграммы использования ресурсов: Графики, показывающие загрузку ресурсов на разных этапах проекта.
Значение правильного определения ресурсов:
• Оптимизация использования ресурсов: Предотвращает перегрузку или недоиспользование ресурсов.
• Снижение рисков: Позволяет заранее выявить дефицит ресурсов и принять меры для его устранения.
• Повышение эффективности: Обеспечивает рациональное распределение ресурсов и минимизирует простои.
3. Создание расписания проекта
Создание расписания проекта – это процесс установления временных рамок для выполнения всех задач и этапов проекта. Правильное расписание позволяет контролировать сроки выполнения задач, координировать работу команды и вовремя реагировать на изменения.
3.1. Этапы создания расписания:
1. Идентификация задач: Определение всех задач и подзадач, которые необходимо выполнить в рамках проекта.
2. Определение последовательности задач: Установление логической последовательности выполнения задач с учетом зависимостей между ними.
3. Оценка длительности задач: Определение времени, необходимого для выполнения каждой задачи.
4. Определение ресурсов: Назначение ресурсов на выполнение задач и учет их доступности.
5. Разработка расписания: Построение расписания на основе задач, их длительности и последовательности.
6. Оптимизация расписания: Учет ограничений и оптимизация расписания для минимизации временных задержек.
