скачать книгу бесплатно
Метод SMART часто используется для формулировки эффективных целей:
S (Specific) – конкретные;
M (Measurable) – измеримые;
A (Achievable) – достижимые;
R (Relevant) – релевантные;
T (Time-bound) – ограниченные во времени.
Пример формулировки цели по SMART: «Разработать и запустить мобильное приложение для онлайн-заказа продуктов к концу второго квартала, увеличив тем самым объем онлайн-продаж на 20% в течение следующего года.»
1.2. Определение задач проекта
Задачи проекта – это конкретные действия или этапы, которые необходимо выполнить для достижения поставленных целей. Они разбивают общую цель на более мелкие и управляемые компоненты.
Процесс определения задач включает:
• Декомпозицию целей: Разбиение общей цели на подцели и задачи, которые можно распределить между членами команды.
• Определение последовательности выполнения: Установление логической последовательности и взаимозависимостей между задачами.
• Оценка ресурсов: Определение необходимых ресурсов (время, люди, материалы, финансы) для выполнения каждой задачи.
• Установление сроков: Определение временных рамок для выполнения каждой задачи.
• Определение критериев успеха: Установление показателей, по которым будет оцениваться успешность выполнения задач.
Инструменты для определения и управления задачами:
• Work Breakdown Structure (WBS): Иерархическая структура, которая визуально отображает все задачи проекта, их связи и зависимости.
• Диаграммы Ганта: Позволяют визуализировать график выполнения задач во времени.
• Диаграммы сетевого планирования (PERT): Помогают определить последовательность и взаимозависимость задач, а также критический путь проекта.
Важность правильного определения целей и задач:
• Ясное направление: Все участники проекта понимают, что именно нужно достичь и какие шаги для этого предпринять.
• Эффективное управление ресурсами: Позволяет оптимально распределить ресурсы и избежать излишних затрат.
• Контроль и мониторинг: Обеспечивает возможность отслеживать прогресс и своевременно вносить корректировки.
• Мотивация команды: Четкие цели и задачи повышают вовлеченность и ответственность членов команды.
2. Формирование команды и распределение ролей
2.1. Определение потребностей в команде
Шаги по формированию команды проекта:
• Анализ требований проекта: Определение необходимых компетенций и навыков для выполнения задач проекта.
• Определение ролей и обязанностей: Ясное описание каждой роли, ее ответственности и ожидаемых результатов.
• Оценка доступных ресурсов: Анализ доступного персонала внутри организации и возможности привлечения внешних специалистов.
• Подбор членов команды: Выбор людей с соответствующими навыками, опытом и личными качествами.
• Формирование организационной структуры проекта: Определение иерархии и коммуникационных каналов внутри команды.
Основные роли в проектной команде:
• Проджект менеджер: Ответственен за общее управление проектом, планирование, координацию и контроль.
• Бизнес-аналитик: Анализирует бизнес-требования и преобразует их в технические задания.
• Технический лидер: Руководит техническими аспектами проекта, обеспечивает соответствие техническим стандартам.
• Команда исполнителей: Специалисты, выполняющие конкретные задачи проекта (разработчики, дизайнеры, инженеры и т.д.).
• Координатор: Помогает в организации процессов, ведет документацию и коммуникацию между участниками.
• Контролер качества: Обеспечивает соответствие результатов проекта установленным стандартам и требованиям.
• Заказчик/представитель клиента: Предоставляет требования, участвует в принятии ключевых решений и оценивает результаты.
2.2. Распределение ролей и обязанностей
Принципы эффективного распределения ролей:
Соответствие навыков и обязанностей: Учитывать профессиональные компетенции и опыт каждого члена команды при назначении на роль.
Ясность и прозрачность: Четко определить и документировать обязанности и ожидания от каждой роли.
Учет личных качеств: Обращать внимание на личные качества, такие как коммуникабельность, ответственность, способность работать в команде.
Гибкость: Быть готовым корректировать распределение ролей по мере развития проекта и изменения его потребностей.
Сбалансированная нагрузка: Стремиться к равномерному распределению рабочих обязанностей, чтобы избежать перегрузок и повысить эффективность работы.
Инструменты для распределения ролей и обязанностей:
Матрица ответственности (RACI):
R (Responsible): Кто отвечает за выполнение задачи.
A (Accountable): Кто несет ответственность за конечный результат.
C (Consulted): Кого нужно проконсультировать перед выполнением задачи.
I (Informed): Кого нужно информировать о ходе выполнения задачи.
Преимущества использования матрицы RACI:
• Ясность обязанностей: Избегает путаницы и перекрытия обязанностей.
• Улучшение коммуникации: Обеспечивает эффективное взаимодействие между членами команды.
• Повышение ответственности: Каждый знает свою роль и понимает ожидания.
• Ускорение принятия решений: Ясно определены лица, ответственные за принятие ключевых решений.
2.3. Создание эффективной команды
Ключевые факторы создания эффективной команды:
• Доверие и взаимоуважение: Строить отношения на основе доверия и уважения между членами команды.
• Четкая коммуникация: Обеспечить открытые и регулярные каналы общения для обмена информацией и обратной связи.
• Общие цели: Все члены команды должны понимать и разделять общие цели проекта.
• Мотивация: Использовать различные методы поощрения и мотивации для поддержания высокой вовлеченности.
• Развитие навыков: Предоставлять возможности для обучения и развития профессиональных навыков.
• Управление конфликтами: Быстро и эффективно решать возникающие конфликты внутри команды.
• Оценка и признание: Регулярно оценивать вклад каждого члена команды и признавать достижения.
Роль проджект менеджера в создании эффективной команды:
• Лидерство: Вдохновлять и направлять команду, устанавливая пример для подражания.
• Коучинг: Помогать членам команды развивать свои навыки и потенциал.
• Медиаторство: Решать конфликты и обеспечивать гармоничное взаимодействие внутри команды.
• Фасилитация: Облегчать процесс принятия решений и совместной работы.
• Поддержка: Оказывать поддержку и помощь команде в преодолении препятствий и достижении целей.
3. Заинтересованные стороны и их влияние
3.1. Идентификация заинтересованных сторон
Заинтересованные стороны (стейкхолдеры) – это лица, группы или организации, которые могут влиять на проект или испытывать влияние от его реализации и результатов.
Шаги по идентификации заинтересованных сторон:
Мозговой штурм: Составление списка всех возможных стейкхолдеров, включая внутренних и внешних участников.
Анализ окружения проекта: Определение всех групп, которые могут быть затронуты проектом (клиенты, сотрудники, партнеры, регуляторные органы и т.д.).
Документация: Создание регистра заинтересованных сторон с описанием их интересов, ожиданий и возможного влияния на проект.
Категории заинтересованных сторон:
Внутренние стейкхолдеры:
• Руководство организации
• Сотрудники и команды проекта
• Другие отделы и подразделения
Внешние стейкхолдеры:
• Клиенты и заказчики
• Поставщики и партнеры
• Инвесторы и спонсоры
• Регуляторные и надзорные органы
• Общественность и местное сообщество
3.2. Анализ заинтересованных сторон
Цель анализа: Понять степень влияния и интереса каждой заинтересованной стороны, чтобы эффективно управлять их ожиданиями и взаимодействовать с ними в ходе проекта.
Инструменты для анализа:
Матрица интереса и влияния:
Высокий интерес / Высокое влияние: Ключевые стейкхолдеры, требующие активного управления и тесного взаимодействия.
Высокий интерес / Низкое влияние: Необходимо информировать и консультировать по основным решениям.
Низкий интерес / Высокое влияние: Следует держать в курсе и удовлетворять их основные потребности.
Низкий интерес / Низкое влияние: Достаточно минимального информирования.
Шаги анализа:
