скачать книгу бесплатно
– своевременная обработка поступающей и передаваемой документации;
– доведение документации до соответствующих работников системы управления персоналом для исполнения;
– создание документов по кадровым вопросам;
– регистрация, учёт и хранение документов по персоналу;
– формирование дел в соответствии с номенклатурой, утверждённой для данной организации;
– размножение документов по кадровым вопросам;
– контроль исполнения документов;
– передача документации по вертикальным и горизонтальным связям и др. [7, с.159—160].
Делопроизводство по форме организации работ может быть централизованным – осуществляется в одном подразделении (канцелярии, общем отделе, секретариате); децентрализованным – рассредоточено по различным звеньям; смешанным – наиболее важные, общие для организации работы, выполняются в одном, а остальная часть работ выполняется во всех подразделениях и службах, в том числе в кадровой службе. В этом случае ответственность за делопроизводство в системе управления персоналом возлагается либо на секретаря-референта руководителя кадровой службы, либо назначается ответственное лицо из числа её работников.
Кадровое делопроизводство – это работа с документами, связанными с кадровым составом [8].
Основными нормативно-правовыми актами, регламентирующими кадровое делопроизводство, являются:
1. Инструкция по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утверждена постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 за №4. Указанная Инструкция устанавливает общие требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в организациях независимо от формы собственности и организационно-правовой формы.
2. Инструкция о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников, утверждена постановлением Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь от 26.03.2004 за №2. Указанная Инструкция устанавливает порядок формирования, ведения и хранения личных дел работников в организациях всех форм собственности.
3. Инструкция о порядке ведения трудовых книжек, утверждена постановлением Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 16.06.2014 №40. Указанная Инструкция определяет порядок ведения трудовых книжек, в том числе их заполнение, выдачу трудовых книжек (вкладышей к ним), дубликатов трудовых книжек, расчётов за трудовые книжки (вкладыши к ним), их учёт и порядок хранения.
4. Государственный стандарт СТБ 6.38—2016 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утвержден постановлением Государственного стандарта от 26.10.2016 №83.
5. Унифицированная система организационно-распорядительной документации (УСОРД), утверждена приказом Директора Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь от 14.05.2007 №25 [8].
Требования к оформлению документов базируются на вышеприведённых государственных стандартах унифицированных систем документации.
А. Я. Кибанов выделяет в подсистеме управления персоналом, как и в системе управления организацией, следующие унифицированные системы документации:
– плановая (плановые задания по кадровым вопросам, заявки на молодых специалистов, наряды, плановые расчёты по численности, оплате труда и т.п.);
– первичная учётная (по учёту труда и заработной платы);
– отчётно-статистическая (по численности, балансу рабочего времени, заработной плате, производительности труда, высвобождению работников и т.п.);
– по социальному обеспечению (по пенсиям, пособиям, льготам, социальному страхованию и т.п.);
– организационно-распорядительная (акты, письма, докладные записки, заявления, инструкции, анкеты, объяснительные записки, положения, постановления, правила, представления, приказы, протоколы, распоряжения, решения, устав и т.п.) [7, с.160—161].
Белорусские специалисты в области кадрового делопроизводства подразделяют кадровые документы по следующим тематикам:
– оформление трудовых отношений;
– изменение трудовых отношений;
– прекращение трудовых отношений;
– оплата труда;
– оформление отпусков;
– оформление командировок;
– оформление поощрений и наказаний;
– ведение трудовых книжек;
– ведение личных дел;
– оформление бумаг для назначения пенсии и т. д. [8].
4.5. Нормативно-методическое обеспечение системы управления персоналом
Нормативно-методическое обеспечение состоит в организации разработки и применения методических документов, а также ведении нормативной базы в системе управления персоналом.
Важнейшим организационно-распорядительным документом являются правила внутреннего трудового распорядка, которые регулируют трудовой распорядок в организации. Сотрудники обязаны выполнять возложенную на них работу с подчинением внутреннему трудовому распорядку. Он включает следующие разделы:
– общие положения;
– порядок приёма и увольнения рабочих и служащих;
– основные обязанности рабочих и служащих;
– рабочее время и его использование;
– поощрения за успехи в работе;
– ответственность за нарушение трудовой дисциплины.
Важнейшим организационным документом является коллективный договор, разрабатываемый при непосредственном участии подразделений службы управления персоналом (отдел кадров, отдел организации труда и заработной платы, юридический отдел). Коллективный договор – это соглашение, заключаемое трудовым коллективом с администрацией по урегулированию их взаимоотношений в процессе производственно-хозяйственной деятельности.
Содержание и структура Коллективного договора определяются сторонами, в него могут включаться взаимные обязательства работодателя и работников по следующим вопросам:
– форма, система, размер оплаты труда, денежные вознаграждения, пособия, компенсации, доплаты;
– механизм регулирования оплаты труда исходя из роста цен, уровня инфляции, выполнения показателей, определённых договором;
– занятость, переобучение, условия высвобождения работников;
– продолжительность рабочего времени и времени отдыха;
– улучшение условий труда и охраны труда работников, в том числе женщин и молодёжи;
– добровольное и обязательное медицинское и социальное страхование;
– соблюдение интересов работников при приватизации предприятия, ведомственного жилья;
– экологическая безопасность и охрана здоровья работников на производстве;
– льготы для работников, совмещающих работу с обучением;
– контроль за выполнением коллективного договора и ответственность сторон.
Условия коллективного договора, заключённого в соответствии с законодательством, являются обязательными для работодателя. Если условия договора ухудшают по сравнению с законодательством положение работников, то они недействительны.
К документам организационно-методического и методического характера относятся документы, регламентирующие выполнение функций по управлению персоналом: положение о формировании кадрового резерва в организации; положение по организации адаптации работников; рекомендации по организации подбора и отбора персонала; положение по урегулированию взаимоотношений в коллективе; положение по оплате и стимулированию труда; инструкция по соблюдению правил техники безопасности и др.
Важнейшими внутренними регламентирующими документами являются положение о подразделении и должностная инструкция.
Положение о структурном подразделении (разрабатывается в средних и крупных организациях) регламентирует деятельность подразделения (отдела, службы, бюро, группы и т.п.), его структуру, основные функции и задачи, права работников, ответственность и формы их поощрения.
Типовая структура положения о подразделении включает следующие разделы:
1. общие положения (кому подчиняется данное положение, степень его самостоятельности, какими нормативно-правовыми документами оно руководствуется в своей деятельности и т.п.);
2. задачи подразделения;
3. организационная структура подразделения (схема с указанием линейно-функциональной, методической и иной подчинённости и взаимосвязей отдельных звеньев и работников подразделения);
4. функции подразделения;
5. взаимоотношения подразделения с другими звеньями организации с указанием информации, документации, получаемой и передаваемой данным подразделением, от кого и кому, сроки и периодичность;
6. права подразделения (в пределах, возложенных на него функций);
7. ответственность подразделения (в рамках переданных ему полномочий за некачественное или несвоевременное их выполнение).
Типовые положения о подразделениях содержатся в специальной литературе, но требуется их адаптация, уточнение применительно к каждому конкретному предприятию и подразделению.
Совокупность должностей служащих находит отражение в штатном расписании – документе, утверждаемом руководителем организации и содержащем сгруппированный с учётом структуры управления организации перечень наименований должностей служащих и профессий рабочих с указанием их количества по каждому наименованию, квалификации и размеров должностных окладов (ставок).
Для каждой должности, содержащейся в штатном расписании, должна быть разработана должностная инструкция, которая составляется на основе Положения о подразделении, квалификационной характеристики, а также проведённого анализа работы (или рабочего места, должности). Должностная инструкция определяет обязанности, права и ответственность каждого работника, занимающего определённую должность, начиная с заместителей руководителя подразделения. Деятельность первых лиц организации и их заместителей регламентируется её Уставом, а руководителей подразделений – Положением о них.
4.6. Правовое обеспечение системы управления персоналом
Правовое обеспечение системы управления персоналом состоит в использовании средств и форм юридического воздействия на органы и объекты управления персоналом с целью достижения эффективной деятельности организации [7, с.183].
Основные задачи правового обеспечения системы управления персоналом – это правовое регулирование трудовых отношений, складывающихся между работодателями и наёмными работниками; защита прав и законных интересов работников, вытекающих из трудовых отношений [7, с.183].
Правовое обеспечение системы управления персоналом включает следующие элементы:
– соблюдение, исполнение и применение норм действующего законодательства в области труда, трудовых отношений;
– разработка и утверждение локальных нормативных и ненормативных актов организационного, организационно-распорядительного, экономического характера;
– подготовка предложений об изменении действующих или отмене устаревших и фактически утративших силу нормативных актов, изданных в организации по трудовым, кадровым вопросам.
Осуществление правового обеспечения в организации возлагается на её руководителя и других должностных лиц (в пределах предоставленных им прав и полномочий), а также на руководителя системы управления персоналом и её работников по вопросам, входящим в их компетенцию. Головным подразделением по ведению правовой работы в области трудового законодательства является юридический отдел [7, с.183].
Специфичность работы кадровых служб состоит в том, что их повседневная деятельность (приём, переводы, увольнение и др.) связана непосредственно с людьми, организация, которой возможна только на основе чёткого урегулирования прав и обязанностей всех участников трудовых отношений.
Это достигается путём установления правовых норм централизованного или локального характера. Основные акты централизованного регулирования – Трудовой кодекс, Гражданский кодекс и другие законы, декреты и указы президента, постановления правительства, акты министерства труда и других министерств.
К актам локального регулирования относятся: приказы руководителя организации по кадровым вопросам (по приёму, увольнению, переводам), положения о подразделениях, должностные инструкции, стандарты организации и др.
В систему нормативных актов о труде входят генеральные, отраслевые (тарифные), специальные (региональные) соглашения, коллективные договоры и другие правовые акты, применяемые непосредственно в организациях.
Правовые акты ненормативного характера – это распоряжения и указания, которые могут издавать руководители службы управления персоналом и всех её подразделений по вопросам объявления дисциплинарного взыскания, поощрения работников, техники безопасности, отпусков, прекращения трудового договора и т. п.
ЛИТЕРАТУРА
1. Байтасов Р. Р. Управление персоналом: конспект лекций / Р. Р. Байтасов. – Ростов н/Д: Феникс, 2014. – 351с.
2. Горнаков Э. И. Управление персоналом: учеб. пособие для студентов высших учебных заведений по техническим специальностям / Э. И. Горнаков, Е. Н. Костюкевич, Е. В. Метельская. – Минск: ИВЦ Минфина, 2011. – 560с.
3. Егоршин А. П. Управление персоналом: Учебник для вузов / А.П.Егоршин. – Н. Новгород: НИМБ, 2003. – 720с.
4. Зеленкова И. С. Элементы системы управления персоналом организации // Экономика, социология, право. – 2014. – №1, С.48—50
5. Иванкина Л. И. Управление персоналом: Учебное пособие / Л. И. Иванкина. – Томск: Изд-во Томского политехнического университета, 2009. – 190 с.
6. Управление организацией: Учебник / Под ред. А. Г. Поршнева, З. П. Румянцевой, Н. А. Саломатина. – М.: ИНФРА-М, 2000. – 669с.
7. Управление персоналом организации: Учебник / Под ред. А. Я. Кибанова. – М.: ИНФРА-М, 2005. – 638 с.
8. Кадровое делопроизводство с нуля. Инструкции для работы в Республике Беларусь https://pac-audit.by/stati/kadrovoe-deloproizvodstvo-s-nulya.-instrukczii-i-pravila-dlya-belarusi.html
9. Кадровое обеспечение организации https://center-yf.ru/data/Kadroviku/Kadrovoe-obespechenie-organizacii.php
10. Кадровое обеспечение системы управления персоналом https://hrm.by/k/254308-kadrovoe-obespechenie-sistemy-upravlenija-personalom-254308
11. Общегосударственный классификатор Республики Беларусь «Занятия» ОКРБ 014—2017. Утв. Пост. Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь 24.07. 2017г. №33 Национальный правовой Интернет-портал Республики Беларусь, 21.09.2017, 8/32366 http://pravo.by/upload/docs/op/W21732366p_-2209168800.pdf
12. Типовые нормы времени на работы по комплектованию и учёту кадров. Утв. Пост. Государственного комитета СССР по труду и социальным вопросам и ВЦСПС от 11.04.1985 г. N 95/9—18 http://www.libussr.ru/doc_ussr/usr_12645.htm
ТЕМА 5. МЕТОДЫ УПРАВЛЕНИЯ ПЕРСОНАЛОМ
5.1. Административные методы управления
Методы управления персоналом – способы воздействия на коллективы и отдельных работников с целью осуществления координации их деятельности в процессе функционирования организации [17, с.106].
Различают три группы методов управления персоналом: административные (организационно-распорядительные), экономические и социально-психологические. Некоторы авторы, например, [5, с.26] выделяют в отдельную группу педагогические методы управления. Однако их можно включать в группу социально-психологических методов.
