Планируй, управляй, достигай! Практическое руководство по эффективным дорожным картам проектов в эпоху цифровых трансформаций

• Нет версии сервиса на русском языке.

В) Aha! – сервис для создания и управления дорожными картами для продуктовых и маркетинговых команд. В целом Aha! охватывает все ключевые аспекты: планирование, исследования, проектирование, разработку и поставку программного продукта, аналитику. Среди предлагаемого функционала есть AI-помощник для составления документации по продукту и получения данных для управления продуктом, а также Product Concierge, экспертная поддержка по продуктам [54].

Плюсы

• Комплексное решение для управления продуктом.

• Интеграция с 65+ сторонними сервисами (Google Analytics, Jira, DevOps Azure и др.).

• Управление ролями пользователей дорожной карты.

Минусы

• 6 шаблонов дорожных карт.

• Бесплатный пробный период – 30 дней.

• Нет версии сервиса на русском языке.

Г) Strategic Roadmaps (бывший Roadmunk) – сервис сфокусирован на предоставлении лучшего инструмента для разработки и распространения стратегии развития продукта. Около 40 шаблонов дорожных карт четко структурированы по типам: стратегическая, маркетинговая, продуктовая, технологическая, проектная, ИТ, Agile и др. Есть конструктор с продвинутым функционалом (например, объединение нескольких созданных дорожных карт в одну) [55].

Плюсы

• Широкий выбор разных типов шаблонов дорожных карт.

• Быстрое и удобное создание карт.

• Конструктор дорожных карт.

Минусы

• Бесплатный пробный период – 14 дней.

• Нет версии сервиса на русском языке.

Д) ProductPlan – платформа для помощи распределенным командам в создании и управлении развитием продуктов – через инструмент дорожной карты. Порядка 30 готовых шаблонов. Есть возможность быстрого построения карты путем импорта данных из Jira или электронной таблицы [56].

Плюсы

• Удобен для распределенных продуктовых команд.

• Достаточный выбор готовых шаблонов.

• Много интеграций со сторонними сервисами (Jira, DevOps, GitHub и др.).

Минусы

• Бесплатный пробный период – 14 дней.

• Нет версии сервиса на русском языке.

Е) Jira Roadmap (сервис Atlassian) – подходит для команд, использующих сервисы Jira. В сервисе представлены шаблоны дорожной карты – продукта, проекта, управления ИТ-услугами [57].

Плюсы

• Интеграция с Jira и другими продуктами Atlassian.

• Бесплатно для команды до 10 пользователей.

• Широкие возможности для настройки дорожных карт.

• Сервис на русском языке.

Минусы

• Сложный интерфейс.

• Atlassian прекратил работу в РФ в 2023 году.

О более полном списке инструментов и сервисов для создания дорожных карт проектов – в конце книги (в разделе «Что дальше: ваши следующие шаги»).

При выборе инструмента для визуализации дорожной карты важно учитывать специфику вашего проекта, потребности команды и предпочтения стейкхолдеров. Если ситуация позволяет, стоит попробовать комбинировать различные подходы для достижения наилучшего результата.

Секреты создания убедительной дорожной карты

1. Фокус на ценности для бизнеса

Убедительная дорожная карта должна четко демонстрировать, как каждый этап и веха проекта приближают вас к достижению бизнес-целей. Старайтесь связывать технические задачи с бизнес-результатами.

Пример:

При разработке дорожной карты цифровой трансформации производства каждую технологическую инициативу можно связать с конкретными бизнес-показателями. Так, внедрение предиктивной аналитики для техобслуживания оборудования напрямую влияет на сокращение простоев и увеличение производительности на X%.

2. Гибкость и адаптивность

Мир меняется быстро, и ваша дорожная карта должна быть готова к изменениям. Предусмотрите возможность корректировки планов без необходимости полного пересмотра всей стратегии.

Пример:

При разработке сервисов маркетплейса стоит использовать дорожную карту, которая позволит оперативно подстраиваться под изменения на рынке e-commerce. Это поможет своевременно внедрить правильную бизнес-модель с учетом нового перспективного направления.

3. Ясность и простота

Даже самый сложный проект по возможности должен быть представлен в понятной форме. Используйте четкие формулировки, избегайте профессионального жаргона и излишних технических деталей.

Пример:

При презентации маркетинговой стратегии – использовать простые наглядные метафоры в своей дорожной карте. Так, путь клиента может быть представлен, скажем, в виде карты метро, где каждая «станция» символизирует ключевой этап взаимодействия с брендом.

4. Баланс между деталями и общей картиной

Хорошая дорожная карта должна позволять менять «фокусное расстояние» между высокоуровневым обзором и более детальным планом. Используйте иерархическую структуру или интерактивные элементы для этой цели.

Пример:

При планировании международных проектов стоит использовать многоуровневые дорожные карты. На верхнем уровне могут быть представлены ключевые вехи и стратегические цели, а каждый следующий уровень детализации раскрывает более конкретные задачи и ответственных исполнителей.

5. Вовлечение заинтересованных сторон

Привлекайте ключевых стейкхолдеров к процессу создания дорожной карты. Это поможет учесть различные аспекты, неочевидные для вас, но важные для других участников, и заручиться поддержкой на всех уровнях организации.

Пример:

При разработке стратегии цифровой трансформации – организовать серию воркшопов с участием представителей всех ключевых подразделений: от логистики до маркетинга. Это позволит создать комплексную дорожную карту, учитывающую потребности и возможности всех департаментов и направлений бизнеса.

Типичные ошибки при составлении дорожных карт и как их избежать

Рассмотрим несколько основных из возможных ситуаций.

1. Перегрузка информацией

Ошибка: попытка включить в дорожную карту абсолютно или почти все детали проекта.

Как избежать: фокусируйтесь на ключевых этапах и результатах. Используйте иерархическую структуру, чтобы скрыть детали, но сохранить возможность их просмотра при необходимости.

Рис. 3.1. Пример хорошо структурированной дорожной карты и…

Рис. 3.2. Пример перегруженной дорожной карты

Пример:

При создании дорожной карты развития сложного программного продукта – использовать трехуровневую структуру. На верхнем уровне можно представить только ключевые релизы и основные функциональные улучшения, что сделает карту понятной для руководства и партнеров. При этом маркетологи могут «развернуть» каждый пункт, чтобы ознакомиться с видимыми для пользователей функциями продукта, а разработчики – увидеть технический план работ.

2. Игнорирование рисков и зависимостей

Ошибка: создание «идеальной» дорожной карты, без учета потенциальных препятствий и взаимосвязей между задачами.

Как избежать: включайте в дорожную карту анализ рисков и четко обозначьте зависимости между различными элементами проекта.

Пример:

При планировании разработки новых месторождений в Арктике – использовать дорожные карты со «встроенным» анализом рисков. Т. е. каждый ключевой этап сопровождать оценкой потенциальных угроз (геологических, технологических, экологических) и планом их минимизации. Это позволит компании быть готовой к различным сценариям развития проекта.

3. Отсутствие гибкости

Ошибка: создание «жесткой» дорожной карты, которую сложно адаптировать к изменяющимся условиям.

Как избежать: разработайте механизм регулярного пересмотра и обновления дорожной карты. Используйте инструменты, позволяющие легко вносить изменения.

Пример:

При развитии сервиса доставки еды следует использовать гибкую систему планирования, где дорожная карта пересматривается каждый квартал. Это позволит оперативно адаптироваться к изменениям рынка, как было во время пандемии Covid-19, когда потребовалось быстро внедрить бесконтактную доставку и расширить список партнерских ресторанов.

4. Недостаточная визуализация

Ошибка: представление дорожной карты в виде сложных таблиц или текстовых документов.

Как избежать: используйте визуальные элементы – графики, диаграммы, иконки – для более наглядного представления информации.

Пример:

Для презентации стратегии развития новой сервисной сети федерального уровня – использовать интерактивную визуальную дорожную карту. На ней города, где планируется запуск сервиса, могут быть представлены в виде точек на карте России, а временная шкала позволит «проиграть» процесс развертывания сети во времени. Это сделает сложный технический проект понятным даже для неспециалистов.

5. Отсутствие связи с бизнес-целями

Ошибка: создание технически детальной дорожной карты без явной связи с ключевыми бизнес-задачами компании.

Как избежать: укажите для каждого ключевого этапа или результата, как они способствуют достижению стратегических целей организации.

Пример:

При разработке дорожной карты цифровой трансформации можно использовать подход «двойного назначения», где каждая технологическая инициатива будет напрямую связана с конкретными бизнес-показателями. Так, внедрение чат-ботов в работу службы поддержки повлияет на достижение целей по сокращению времени обработки запросов клиентов и повышению удовлетворенности обслуживанием.

6. Игнорирование человеческого фактора

Ошибка: фокус исключительно на технических аспектах проекта без учета потребностей и возможностей команды.

Как избежать: включайте в дорожную карту этапы обучения персонала, адаптации к изменениям и развития корпоративной культуры.

Пример:

При внедрении системы «цифрового производства» – добавить в дорожную карту не только технические этапы, но и программу развития цифровых компетенций сотрудников. Это может включать: создание внутрикорпоративной «Цифровой академии», систему наставничества и регулярные хакатоны для стимулирования развития инновационного мышления.

Практические задания

1. Анализ существующей дорожной карты:

Выберите реальный проект в вашей организации и проанализируйте его дорожную карту (если она есть) или составьте по плану проекта свою. Определите, какие из рассмотренных ошибок присутствуют в ней. Предложите конкретные шаги по улучшению.

2. Создание мини-дорожной карты:

Разработайте дорожную карту для небольшого проекта (например, запуск нового продукта или внедрение новой системы в отделе). Используйте один из рассмотренных инструментов визуализации. После создания попросите коллег оценить ясность и эффективность вашей дорожной карты.

3. Симуляция изменений:

Возьмите созданную вами дорожную карту и смоделируйте ситуацию резкого изменения рыночных условий или технологического прорыва. Как бы вы адаптировали свою дорожную карту? Какие элементы нужно скорректировать, а какие останутся неизменными?

4. Презентация дорожной карты:

Подготовьте краткую презентацию (5—7 минут) вашей дорожной карты для воображаемой аудитории топ-менеджеров. Сфокусируйтесь на том, как донести ключевые идеи и ценность проекта, не углубляясь в технические детали.

5. Совместное создание дорожной карты:

Организуйте небольшую группу коллег (3—5 человек) и совместно разработайте дорожную карту для гипотетического проекта (например, запуск нового направления бизнеса). Обратите внимание на процесс согласования различных точек зрения и приоритетов.

5 главных идей главы

1. Эффективная дорожная карта – это баланс между детальностью и общей картиной, позволяющий всем заинтересованным сторонам понять направление движения проекта.

2. Выбор правильного инструмента визуализации важен для создания понятной и удобной в использовании дорожной карты.

3. Убедительная дорожная карта всегда связывает технические задачи с бизнес-целями и ценностью результатов проекта для стейкхолдеров.

4. Гибкость и адаптивность – ключевые характеристики современных дорожных карт, позволяющие быстро реагировать на изменения в организации или внешней среде.

5. Избегание типичных ошибок, таких как информационная перегрузка или игнорирование рисков, значительно повышает эффективность дорожной карты как инструмента управления проектом.

Глава 4. Анализ и оптимизация существующих дорожных карт

• Методики аудита эффективности дорожных карт

• Инструменты для выявления узких мест и потенциальных проблем

• Техники реинжиниринга дорожных карт для повышения их эффективности

• Алгоритм: как спасти проект от провала через оптимизацию дорожной карты

В этой главе мы научимся улучшать существующие дорожные карты, чтобы ваш «корабль» всегда шел верным курсом.

Методики аудита эффективности дорожных карт

Аудит дорожной карты – не некая формальная процедура, а жизненно важный процесс для успеха проекта.

Рассмотрим основные методики, которые помогут провести всесторонний анализ эффективности вашей дорожной карты.

1. Метод SWOT-анализа для дорожных карт

SWOT-анализ – классический инструмент стратегического планирования, который можно успешно применить и к оценке дорожных карт.

Как это работает:

• Strengths (сильные стороны): какие элементы дорожной карты наиболее эффективны? Может быть, это четкая визуализация или хорошо продуманная последовательность этапов?

• Weaknesses (слабые стороны): в чем дорожная карта «хромает»? Возможно, в ней не хватает детализации или она слишком сложна для понимания?

• Opportunities (возможности): какие внешние факторы могут помочь улучшить дорожную карту? Например, новые технологии или сервисы визуализации?

• Threats (угрозы): какие внешние факторы могут негативно повлиять на реализацию дорожной карты? Это могут быть изменения в законодательстве или появление новых технологий у конкурентов.

2. Метод ключевых показателей эффективности (KPI)

Определение и отслеживание ключевых показателей эффективности (KPI) – мощный инструмент для оценки результативности дорожной карты.

Несколько примеров KPI, которые могут пригодиться:

• Процент выполнения задач в срок.

• Отклонение от бюджета.

• Удовлетворенность заинтересованных сторон.

Регулярно отслеживая KPI, вы сможете оценить, насколько эффективно ваша дорожная карта ведет проект к успеху.

3. Метод сравнительного анализа (бенчмаркинг)

Бенчмаркинг позволяет сравнить свою дорожную карту с лучшими практиками других организаций в отрасли или даже за ее пределами.

Как это можно сделать:

• Найдите компании, известные своим успешным управлением проектами.

• Изучите их подходы к созданию и использованию дорожных карт.

• Выделите ключевые элементы, которые делают их дорожные карты эффективными.

• Адаптируйте эти элементы к вашей ситуации.

Например, изучив подход другой компании к управлению проектами, вы можете обнаружить, что они используют интерактивные онлайн-инструменты для создания и обновления дорожных карт в реальном времени. И это позволяет им быстро адаптироваться к изменениям и поддерживать высокую вовлеченность команды.

4. Метод обратной связи от заинтересованных сторон

Никто не знает проект лучше, чем люди, непосредственно с ним работающие.

Поэтому важно регулярно собирать обратную связь от всех заинтересованных сторон:

• Проведите опросы или интервью с членами команды.

• Организуйте встречи с ключевыми стейкхолдерами.

• Используйте анонимные формы обратной связи для получения честных отзывов.

Эта информация поможет вам выявить скрытые проблемы и возможности для улучшения вашей дорожной карты.

Инструменты для выявления узких мест и потенциальных проблем

Теперь рассмотрим инструменты, которые помогут вам выявить узкие места и потенциальные проблемы в вашей дорожной карте.

1. Диаграмма Исикавы (рыбья кость)

Этот инструмент, также известный как диаграмма причинно-следственных связей, помогает визуализировать и анализировать возможные причины проблем в проекте.

Как использовать диаграмму Исикавы:

• Определите основную проблему (например, «Отставание от графика»).

• Выделите основные категории причин (например, «Ресурсы», «Процессы», «Технологии», «Люди»).

• Для каждой категории определите конкретные причины.

• Проанализируйте полученную диаграмму, чтобы выявить ключевые области для улучшения.

2. Анализ критического пути (CPM)

Метод критического пути (известный каждому, кто изучал классические методики проектного менеджмента) помогает определить последовательность задач, которые напрямую влияют на продолжительность проекта. Выявление критического пути (CPM) в вашей дорожной карте позволит сосредоточиться на наиболее важных задачах и избежать задержек.

Как применить CPM к дорожной карте:

• Определите все задачи в вашем проекте.

• Установите зависимости между задачами.

• Оцените длительность каждой задачи.

• Рассчитайте ранние и поздние сроки начала и окончания каждой задачи.

• Определите критический путь – последовательность задач с нулевым резервом времени.

3. Матрица рисков

Матрица рисков поможет визуализировать и приоритизировать потенциальные проблемы проекта в дорожной карте.

Как использовать матрицу рисков:

• Определите потенциальные риски в проекте.

• Оцените вероятность возникновения каждого риска.

• Оцените потенциальное влияние каждого риска на проект.

• Разместите риски на матрице – по вероятности риска (ось X) и его влиянию на проект (ось Y), используя цветовую кодировку (например, зеленый, желтый, красный) для обозначения уровня серьезности рисков.

• Приоритизируйте риски, начиная с тех, которые попали в «красную зону».

4. Диаграмма Ганта с отслеживанием прогресса

Диаграмма Ганта – классический инструмент для визуализации графика проекта. Применив к ней функцию отслеживания прогресса, вы получите мощный инструмент для выявления отставаний и потенциальных проблем с графиком.

Как использовать диаграмму Ганта для анализа дорожной карты:

• Создайте диаграмму Ганта на основе дорожной карты.

• Добавьте линию прогресса*, показывающую фактическое выполнение задач.

• Регулярно обновляйте* информацию о прогрессе.

• Анализируйте* расхождения между планом и фактом.

• Выявляйте задачи*, которые отстают от графика, и принимайте меры.

_______

* – современные программные решения для управления проектами позволяют делать это автоматически.

Техники реинжиниринга дорожных карт для повышения их эффективности

Теперь, когда мы знаем способы выявления проблем, рассмотрим техники для перестройки дорожной карты с целью ее улучшения.

1. Техника «обратного планирования»

Вместо того чтобы начинать с текущего момента и двигаться вперед, попробуйте начать с конечной цели и двигаться назад. Этот подход может помочь выявить новые возможности и оптимизировать последовательность задач.

Как применить технику обратного планирования:

• Четко определите конечную цель проекта.

• Начните с последней задачи, необходимой для достижения цели.

• Двигайтесь назад, определяя предшествующие задачи.

• Анализируйте, можно ли сократить или оптимизировать какие-либо этапы.

• Сравните полученный результат с текущей дорожной картой и внесите необходимые изменения.

2. Техника «сжатия времени»

Эта техника направлена на поиск способов ускорения проекта без ущерба для качества.

Как применить технику сжатия времени:

• Выявите задачи, которые можно выполнять параллельно.

• Определите, где можно применить принцип «быстрого прототипирования».

• Рассмотрите возможность использования готовых решений вместо разработки с нуля.

• Проанализируйте, где можно сократить время на согласование и принятие решений.

3. Техника «модульного планирования»

Разбейте дорожную карту на более мелкие, управляемые модули. Это повысит гибкость и адаптивность вашего плана.

Как применить технику модульного планирования:

• Разделите проект на логические модули или фазы.

• Создайте мини-дорожные карты для каждого модуля.

• Определите ключевые точки интеграции между модулями.

• Установите четкие критерии завершения для каждого модуля.

4. Техника «сценарного планирования»

Разработайте несколько версий дорожной карты, учитывающих различные сценарии развития событий.

Как применить технику сценарного планирования:

• Определите ключевые факторы неопределенности в проекте.

• Разработайте 3—5 возможных сценариев развития событий.

• Создайте версию дорожной карты для каждого сценария.

• Определите общие элементы всех сценариев и сфокусируйтесь на них в краткосрочной перспективе.

• Регулярно пересматривайте и корректируйте сценарии по мере поступления новой информации.

Алгоритм: как спасти проект от провала через оптимизацию дорожной карты

Рассмотрим пример того, как анализ и оптимизация дорожной карты может помочь вывести из кризиса крупный проект.

Некая компания «N» столкнулась с серьезными проблемами при реализации проекта по строительству масштабного объекта в одной из стран.

Многомиллиардный проект оказался на грани срыва из-за сложностей с координацией работ, задержек в поставках оборудования и проблем с местными подрядчиками.

Ситуация казалась безвыходной: сроки «горели», бюджет «раздувался», а зарубежная сторона в стране возведения объекта начала выражать сомнения в способности компании «N» завершить проект.

Руководство компании приняло решение провести полный аудит и оптимизацию дорожной карты проекта.

Шаг 1: анализ текущей ситуации

Команда экспертов провела тщательный анализ существующей дорожной карты, используя методы, которые мы обсуждали ранее:

• SWOT-анализ выявил, что сильной стороной проекта была технологическая экспертиза компании «N», а слабой – недостаточная интеграция с местными подрядчиками.

• Анализ KPI показал, что проект отставал от графика на 8 месяцев и превышал бюджет на 15%.

• Диаграмма Исикавы помогла определить ключевые причины проблем, включая сложности с логистикой и недостаточную коммуникацию между различными подразделениями.

Шаг 2: выявление узких мест

Используя метод критического пути (CPM), команда определила, что наибольшие задержки возникали на этапе поставки и монтажа ключевого оборудования.

Матрица рисков показала, что наиболее критичными были риски, связанные с задержками согласований проектной документации с местными регуляторами в стране реализации проекта.

Шаг 3: реинжиниринг дорожной карты

На основе полученных данных была проведена комплексная оптимизация дорожной карты:

• Применили технику «сжатия времени»: некоторые этапы строительства начали выполнять параллельно, а не последовательно.

• Использовали модульное планирование: проект разбили на более мелкие, управляемые модули с четкими критериями завершения.

• Внедрили сценарное планирование: разработали три варианта дорожной карты с учетом различных сценариев развития ситуации с регуляторами.