Бухгалтерия для небухгалтеров PRO

3. Синтетический и аналитический учет. Данные группируются иерархично: от субконто к субсчетам и синтетическим счетам. Подробности – в главе 5.

4. Системность информации. Целое равно сумме частей: хронологическая и систематическая запись, данные аналитического и синтетического учета, данные бухгалтерского учета и финансовой отчетности должны «биться» друг с другом.

5. Обоснованность учетных записей. Записи в регистрах формируются только на основе первичных документов. Нет документа – нет записи.

6. Достоверность информации. Данные должны отражаться без пропусков и искажений в тех периодах, когда фактически произошли факты хозяйственной жизни. Подробности – в главе 6.

7. Своевременность информации. Данные должны попадать в регистры так быстро, чтобы успеть учесть их при составлении ближайшей финансовой отчетности. Подробности – в главе 6.

8. Юридическая значимость учетных записей. Данные регистров подтверждают наличие и величину объектов бухгалтерского учета.

Единых установленных форм бухгалтерских регистров не существует, за исключением некоторых кассовых документов. Формы регистров разрабатываются главбухом каждой конкретной компании и утверждаются директором. Но есть обязательные реквизиты, установленные законом «О бухгалтерском учете»:

• название регистра;

• имя компании;

• даты начала и окончания ведения регистра;

• хронологическая и (или) систематическая группировка объектов учета;

• стоимость объектов учета и единица измерения этой стоимости;

• наименования должностей ответственных за ведение регистра;

• личные подписи этих сотрудников с указанием фамилий и инициалов.

Регистры не обязательно вести на бумаге, допустима электронная форма. В современных бухгалтерских программах аналитика многомерная, все это добро перевести в бумажный вид бывает проблематично. Но если договор или закон обязывает предоставлять бумажный регистр, его придется распечатать и подписать.

Финансовая отчетность

«Бухгалтерская (финансовая) отчетность – информация о финансовом положении экономического субъекта на отчетную дату, финансовом результате его деятельности и движении денежных средств за отчетный период, систематизированная в соответствии с требованиями, установленными настоящим Федеральным законом», – так говорит закон «О бухгалтерском учете», обращаясь к себе в третьем лице. Переведу это определение, но сначала объясню, что такое отчетный период и отчетная дата.

Отчетный период (Reporting Period) – это не период, когда сдается отчетность, а период, за который она сдается. Почему-то первая трактовка очень распространена среди бухгалтеров. «Не беспокоить, у меня отчетный период!» – знакомо? Можете смело отвечать, что отчетный период у тебя закончился, начался период подготовки отчетности. Отчетная дата (Reporting Date) – последний календарный день отчетного периода.

Обязательный отчетный период, за который составляется бухгалтерская (финансовая) отчетность, – год, а отчетная дата – 31 декабря. Малый бизнес обычно ограничивается только годовой отчетностью. В корпорациях принято составлять промежуточную отчетность: за первый квартал, полугодие и девять месяцев года. Соответствующие отчетные даты – 31 марта, 30 июня и 30 сентября. Некоторые компании формируют бухгалтерскую (финансовую) отчетность даже ежемесячно, но это редкость.

На подготовку годового отчета отводится 3 месяца, на подготовку промежуточной отчетности – 30 дней. В эти сроки бухгалтерия должна внести все факты хозяйственной жизни в учет, составить отчетность и подписать ее у руководителя компании.

Уже заметили путаницу с названиями? Не то бухгалтерская отчетность, не то финансовая. Это не я такой непоследовательный. Государство до сих пор не определилось, какую отчетность делает бухгалтер: бухгалтерскую или финансовую (дальше остановлюсь на этом подробнее). Поэтому в официальных документах второе имя пишется в скобках. В международной практике эта отчетность называется финансовой (Financial Statements), я тоже буду называть ее так. Финансовая отчетность раскрывает состояние дел компании в трех главных аспектах:

1. Имущественное положение на отчетную дату. Какие у компании есть активы и за счет каких пассивов они появились. Имущественное положение раскрывается в бухгалтерском балансе.

2. Финансовый результат деятельности за отчетный период. Какие прибыли или убытки получены и за счет каких доходов и расходов. Финансовый результат раскрывается в отчете о финансовых результатах.

3. Движение денежных средств за отчетный период. Какие денежные потоки по текущей, инвестиционной и финансовой деятельности были за отчетный период и их сальдо на отчетную дату. Движение денежных средств раскрывается в отчете о движении денежных средств. Никакого креатива – что в отчете раскрывается, то и в названии фигурирует. Скучно, товарищи!

Есть и другие формы финансовой отчетности. Например, отчет об изменениях капитала или пояснения. Но без этих трех нельзя сложить финансовую картину бизнеса. Я расскажу о них в главе 4.

Что такое бухгалтерский учет? Да, только теперь

Определение здорового человека

Под конец первой главы подниму тему, с которой логично было бы ее начать. Для старта это было бы слишком похоже на философские размышления об отличиях трансцендентального от трансцендентного. Теперь вы уже знаете, как бухгалтерия обрабатывает данные и для кого эти данные готовятся. Пришло время определить, что такое бухгалтерский учет.

Федеральный закон «О бухгалтерском учете» выдает юридически выверенное определение: «Бухгалтерский учет – формирование документированной систематизированной информации об объектах, предусмотренных настоящим Федеральным законом, в соответствии с требованиями, установленными настоящим Федеральным законом, и составление на ее основе бухгалтерской (финансовой) отчетности». Все же понятно, да? Я вот тоже напрягся, когда впервые прочитал эту шифровку.

Прошлый закон о бухучете № 129-ФЗ давал определение, которое можно было понять в отрыве от остального текста закона. Но с нынешним тоже можно жить. Делюсь лайфхаком, как перевести цитату выше. Сначала читаете весь закон, а потом возвращаетесь к первой главе – и все становится понятно. Теперь вы можете последовательно разложить определение на составляющие, как это сейчас сделаю я.

1. Что такое бухгалтерский учет? Это информационная система.

2. О чем эта система? Об объектах бухгалтерского учета, с большинством из которых я познакомлю вас в главе 2:

• фактах хозяйственной жизни;

• активах;

• обязательствах;

• собственном капитале;

• доходах;

• расходах;

• иных объектах.

3. Как работает эта система? Документируя и систематизируя информацию:

факты хозяйственной жизни сначала регистрируются в первичных учетных документах;

данные первичных документов систематизируются в бухгалтерских регистрах, а информация из них обобщается в финансовой отчетности.

Подробнее о связи документирования и систематизации бухгалтерской информации я расскажу в главе 5. Пока достаточно простой визуализации.

Бухучет можно представить как воронку. В широкой части несортированный массив первичных документов. В них фиксируются свершившиеся факты хозяйственной жизни, каждый из которых изменяет какие-то из остальных объектов бухучета. Дальше по мере систематизации информации воронка сужается, а данные распределяются по бухгалтерским регистрам. Внизу воронки составляется финансовая отчетность, в которой определена стоимость каждого объекта бухучета.

Чем финансовый учет отличается от бухгалтерского

Не сосчитать, сколько раз я слышал от предпринимателей, что бухгалтерский учет для них бесполезен и нужно внедрять финансовый. Но ведь это все равно, что сказать: «От пельменей я толстею, мне нужно есть шарики мясного фарша в тесте!» Финансовый учет – это просто другое название бухгалтерского. Финансовым его стали называть, потому что на его основе составляется финансовая отчетность.

В России официально финансового учета как термина не существует. Есть бухгалтерский учет, который определен законом «О бухгалтерском учете». А отчетность, которая формируется на основе его данных, имеет переходное название – «бухгалтерская (финансовая) отчетность».

Почему так сложилось? Термин пришел к нам с Запада под влиянием Международных стандартов финансовой отчетности (МСФО), которые ориентированы на информационные потребности части внешних пользователей финансовой отчетности – существующих и потенциальных инвесторов, заимодавцев и прочих кредиторов. Общее у этих ребят – прямой финансовый интерес. Они либо уже финансируют деятельность компании, либо решают, будут ли делать это. Отсюда и название отчетности – финансовая.

Интересы остальных пользователей финансовой отчетности в МСФО считаются менее важными. В Концептуальных основах финансовой отчетности (IFRS Framework) прямо говорится: «Руководство отчитывающейся организации также заинтересовано в финансовой информации об организации. Однако руководству нет необходимости полагаться на финансовые отчеты общего назначения, поскольку оно может получить необходимую финансовую информацию из внутренних источников. Прочие стороны, такие как регулирующие органы и общественность, не являющиеся инвесторами, заимодавцами и прочими кредиторами, также могут найти финансовые отчеты общего назначения полезными. Однако такие отчеты первично не ориентированы на эти прочие группы».

На Западе сложилась четкая классификация видов учета относительно пользователей:

• финансовый учет (Financial Accounting) – для внешних пользователей с прямым финансовым интересом;

• налоговый учет (Tax Accounting) – для государства;

• управленческий учет (Managerial Accounting) – для внутренних пользователей.

Именно последний вид учета и хотят внедрять предприниматели, чтобы понимать состояние бизнеса здесь и сейчас. Но какой-то безграмотный соотечественник когда-то начал называть управленческий учет финансовым и наплодил массу последователей. И ладно, когда предприниматель не знает, как называется какой-то инструмент – гораздо важнее, чтобы он понимал, как им пользоваться. Но такая подмена понятий встречается на сайтах крупнейших компаний, банков и образовательных платформ. Примеры есть даже в топе поисковой выдачи – попробуйте ради смеха погуглить «финансовый учет». И когда я вижу такое, понимаю, что текст писал не профессионал, а копирайтер, которому платят три копейки за килознак. Доверия к продукту это не прибавляет.

В России бухгалтерские стандарты идут по пути сближения с МСФО. При этом терминология не успевает за методологией (именно поэтому я снабдил русскоязычные термины в книге англоязычными аналогами). Налоговый и управленческий учет у нас классифицированы относительно пользователей. А вот бухгалтерский учет – относительно того, кто этот учет ведет. Бухгалтерская (финансовая) отчетность же раскорячилась где-то посредине – как та корова из «Особенностей национальной охоты». Вроде бы бухгалтерская, потому что составляется по данным бухучета, который ведет бухгалтер. Но в то же время и финансовая, потому что ориентирована на пользователей с финансовым интересом. Правда пока не только с прямым.

Регулирование бухгалтерского учета: кто и как определяет правила игры

Бухгалтер не должен вести учет вне правового поля. В России есть система регулирования, которая установлена главным бухгалтерским нормативным документом – федеральным законом «О бухгалтерском учете». Согласно статье 21 этого закона, документы в области регулирования бухгалтерского учета подразделяются на пять уровней:

1. Федеральные стандарты бухгалтерского учета.

2. Отраслевые стандарты бухгалтерского учета.

3. Нормативные акты Центрального банка Российской Федерации.

4. Рекомендации в области бухгалтерского учета.

5. Стандарты экономического субъекта.

Система бухгалтерской нормативки иерархична – нижестоящие документы не должны противоречить вышестоящим. При расхождениях нужно руководствоваться вышестоящим документом.

Федеральные стандарты бухгалтерского учета (ФСБУ) устанавливают допустимые способы ведения учета. Они обязательны для всех. Например, ФСБУ 5/2019 «Запасы» разрешает оценивать запасы при списании одним из трех альтернативных способов. Это значит, что для оценки конкретного вида запасов в конкретной компании нужно выбрать один из этих способов. Оценивать как-то по другому нельзя. Кстати, привычные российскому бухгалтеру ПБУ – Положения по бухгалтерскому учету – это тоже федеральные стандарты бухгалтерского учета. В 2017 году статья 30 закона «О бухгалтерском учете» была дополнена таким уточнением.

Отраслевые стандарты бухгалтерского учета (ОСБУ) устанавливают особенности применения федеральных стандартов в отдельных отраслях экономики. Отраслевые стандарты бухгалтерского учета обязательны для применения компаниями соответствующих отраслей. Они разрабатываются Центробанком или Минфином и утверждаются ими же. Пока реально разрабатывает отраслевые стандарты только первый. Отсутствие других разработчиков делает финансовый сектор экономики единственной отраслью, которая имеет свои стандарты. Это очень странно, но это факт.

Нормативные акты Центрального банка Российской Федерации – продолжение отраслевых стандартов для финансового сектора. На этот уровень спускаются планы счетов, инструкции к ним и формы отчетности. Как и все циркуляры этого ведомства – обязательны для применения в финсекторе.

Рекомендации в области бухгалтерского учета детализируют порядок применения федеральных и отраслевых стандартов. Они нужны, когда из нормативки верхнего уровня сложно понять, как отразить в учете конкретную специфичную ситуацию. Рекомендации переводят федеральные и отраслевые стандарты в понятную для бухгалтера инструкцию. Их разрабатывают и принимают негосударственные регуляторы – организации, в составе которых работают представители профессионального бухгалтерского сообщества. Таких организаций сейчас две: Бухгалтерский методологический центр и Институт профессиональных бухгалтеров России. В отличие от федеральных и отраслевых стандартов, их рекомендации не обязательны к применению.

Стандарты экономического субъекта – это учетная политика и другие документы, которые разрабатываются и утверждаются внутри компании и действуют только в ней. ПБУ 1/2008 «Учетная политика организации» определяет учетную политику как совокупность способов ведения бухгалтерского учета. В прикладном смысле учетная политика – это набор правил, которыми компания пользуется:

• при первичном наблюдении – регистрации фактов хозяйственной жизни в первичных учетных документах и проведении инвентаризаций;

• при стоимостном измерении – оценке активов, обязательств, доходов, расходов и капитала;

• при текущей группировке – ведении бухгалтерских регистров и использовании счетов бухгалтерского учета;

• при итоговом обобщении фактов хозяйственной жизни – составлении финансовой отчетности и раскрытии информации в ней.

Учетная политика оформляется в виде документа, в котором описаны эти правила, и утверждается приказом руководителя компании. В этом документе раскрываются два аспекта учетной политики:

1. Методический. Здесь приводятся применяемые способы ведения бухгалтерского учета. Если нормативка предусматривает несколько альтернативных вариантов, то нужно выбрать тот, который больше подходит специфике деятельности компании. Например, в ФСБУ 6/2020 «Основные средства» есть три метода амортизации, а в Плане счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций – три варианта использования счетов при учете материалов. Если метод в нормативке не раскрыт, его подробно описывают. Например, как распределять косвенные затраты (см. главу 8) по продуктам.

2. Организационно-технический. В нем описывают процесс обработки бухгалтерской информации и взаимодействие бухгалтерии с другими подразделениями. Обычно это несколько разделов в виде отдельных документов – приложений к учетной политике: