Ты и есть команда. Как построить бизнес в одиночку

•

60 %: расходы на функционирование компании

(оплата аренды, закупка товаров, маркетинг и т. д.).

•

20 %: личные расходы

(ваши расходы на проживание).

•

20 %: резервный фонд на непредвиденные расходы

(для покрытия чрезвычайных ситуаций или будущих инвестиций).

Практические шаги:

•

Откройте несколько счетов

: помимо основного счета, откройте ещё два дополнительных счета, предназначенных соответственно для «деятельности компании» и «резервного фонда на непредвиденные расходы». Каждый раз после поступления дохода распределяйте его пропорционально.

•

Автоматическое распределение

: некоторые цифровые банки (например, Richart в Тайване) поддерживают функцию автоматического распределения средств; после настройки пропорций система автоматически распределяет доход по разным счетам.

•

Ежемесячный контроль

: в конце каждого месяца проверяйте остатки на счетах, чтобы убедиться, что резервный фонд постепенно растет, а остаток на счете для ведения бизнеса не опускается ниже минимального уровня.

Пример из практики: Фриланс-фотограф из Гонконга по прозвищу А-Кен вначале часто сталкивался с финансовым беспорядком из-за смешивания счетов. После внедрения «метода 622» он стал автоматически делить каждый доход на три части. За полгода он накопил 100 000 гонконгских долларов в качестве резерва на непредвиденные расходы, погасил задолженность по кредитным картам и наконец смог сосредоточиться на расширении своего бизнеса.

История из практики: путь от хаоса к стабильности

Сяо Я, владелица кондитерской мастерской в Тайбэе, в начале своего бизнеса клала всю выручку на личный счет, в результате чего часто задерживала поставки из-за того, что забывала оплачивать расходы на сырье. Однажды она даже была оштрафована Налоговым управлением на 30 000 из-за неуплаты налога на прибыль. Позже Сяо Я последовала совету бухгалтера, открыла специальный счет для компании и стала применять «метод 622». Она направляла 60 % ежемесячной выручки на закупку сырья и аренду, 20 % — на собственную зарплату, а 20 % — в резервный фонд на непредвиденные расходы. Кроме того, она установила минимальный порог остатка на счете в размере 80 000 и активировала оповещения о состоянии банковского счета.

Менее чем за год финансовое положение Сяо Я кардинально изменилось. Она больше не ломала голову над проблемами с оборотными средствами, смогла стабильно выплачивать себе зарплату и даже накопила первые сбережения с момента открытия бизнеса. Сегодня чистая прибыль её студии стабильно составляет более 100 000 юаней в месяц, и она планирует запустить онлайн-курсы, чтобы увеличить доход.

Подводные камни

Не используйте счет компании как банкомат: бесконтрольное снятие средств с него приведёт к потере контроля над денежными потоками и может даже повлиять на ваш кредитный рейтинг.

Игнорирование налоговых рисков: Налоговые органы Тайваня и Гонконга требуют от предприятий хранить бухгалтерскую документацию в течение 5 лет; смешивание счетов может привести к невозможности предоставить подтверждающие документы в случае налоговой проверки.

Не недооценивайте важность резервного фонда на чрезвычайные ситуации: кризис у многих предпринимателей возникает из-за отсутствия резерва на 3–6 месяцев.

Список действий

В течение этой недели откройте специальный счет для компании в банке или на цифровой платформе.

Рассчитайте ежемесячные фиксированные расходы компании и установите минимальный порог (рекомендуется сумма расходов за 2–3 месяца).

Настройте в банковском приложении оповещения об остатке на счете, чтобы получать уведомления, когда баланс опускается ниже минимального уровня.

Установите фиксированный ежемесячный день выплаты зарплаты в размере 20–30 % чистой прибыли и настройте автоматический перевод через.

Применяйте «метод 622», распределяя доход следующим образом: 60 % — на расходы компании, 20 % — на личную зарплату, 20 % — на резервный фонд на непредвиденные расходы.

Скачайте приложение для ведения бухгалтерии (например, Simpany в Тайване или Wave в Гонконге) и начните фиксировать каждую выплату зарплаты.

Глава 2. Как разобраться в денежных потоках

В чём проблема

Вы смотрите в бухгалтерскую таблицу и видите, что месяц вроде бы был прибыльным. Но на банковском счёте денег едва хватает даже на ближайшую поставку. Ситуация «прибыль на бумаге, а денег нет» знакома многим предпринимателям. Причина часто в том, что они не учитывают денежные потоки. Здесь важны не только суммы поступлений и расходов, но и сроки: клиент может обещать 100 000 юаней и задержать перевод на три месяца, а аренду нужно оплатить уже в начале месяца. Из-за такого несовпадения сроков даже прибыльный бизнес рискует остаться без денег.

Чтобы следить за денежными потоками, необязательно разбираться в сложной финансовой отчётности. Достаточно дисциплины и нескольких простых инструментов. В этой главе вы узнаете, как ежедневно учитывать поступления и расходы, отмечать сроки дебиторской и кредиторской задолженности и раз в неделю проверять, сколько денег действительно доступно. Мы также покажем, как вести простую таблицу с помощью инструментов Google и избегать ситуаций, когда платить нужно в начале месяца, а деньги от клиентов приходят только в конце.

Решение: управление денежными потоками простыми методами

Шаг 1: Ведите ежедневный учет денежных потоков по «методу домашнего бухгалтерского учета»

Суть управления денежными потоками заключается в том, чтобы знать, откуда приходят деньги и куда они уходят. Для индивидуального предпринимателя сложные финансовые программы могут оказаться слишком обременительными, а простого «метода домашней бухгалтерии» вполне достаточно. Этот метод похож на то, как вы ведете учет личных расходов: записывайте ежедневные доходы и расходы, но с двумя важными дополнениями: отмечайте «планируемое» и «фактическое» время, а также классифицируйте записи как «дебиторская задолженность» и «кредиторская задолженность».

Практические шаги:

•

Создайте таблицу учета

: с помощью Google Таблиц или Excel создайте простую таблицу денежных потоков, в которой будут следующие столбцы: дата, статья (доход/расход), сумма, тип (дебиторская задолженность/кредиторская задолженность), предполагаемая дата поступления

, фактическая дата поступления, примечания.

•

Ежедневные записи

: уделяйте 5 минут в день на запись доходов (например, переводов от клиентов) и расходов (например, оплаты коммунальных услуг). Также фиксируйте дебиторскую задолженность, которая ещё не поступила, и кредиторскую задолженность, которая ещё не оплачена.

•

Записи на телефоне

: скачайте приложение Google Forms, настройте форму для ввода данных о движении денежных средств и в любое время делайте записи на телефоне — они будут автоматически синхронизироваться с таблицей.

Пример таблицы:

Дата

Статья

Сумма

Тип

Ожидаемая дата поступления

Фактическая дата поступления

Примечание

01.04.2025

Оплата дизайнерского проекта для клиента А

+50 000

Дебиторская задолженность

10.04.2025

-

Клиент подтвердил выставление счета

03.04.2025

Стоимость материалов

-15 000

К оплате

05.04.2025

04.04.2025

Деньги перечислены поставщику

05.04.2025

Ежемесячная плата за облачные услуги

-2 000

К оплате

05.04.2025

05.04.2025

Автоматическое списание

Обратите внимание: не откладывайте ведение учета до конца месяца, так как нечеткие воспоминания могут привести к пропускам или ошибкам. Лучше уделять 5 минут в день, чем тратить 5 часов в конце месяца на приведение счетов в порядок.

Шаг 2: Уделяйте особое внимание датам «дебиторской задолженности» и «кредиторской задолженности»

Жизненно важным для денежного потока является управление сроками «дебиторской задолженности» (деньги, которые вам должны клиенты) и «кредиторской задолженности» (деньги, которые вы должны поставщикам). Если дебиторская задолженность долго не поступает, а кредиторскую задолженность необходимо оплатить немедленно, ваш денежный поток прервется.

Практические шаги:

•

Отмечайте сроки поступления и оплаты

: каждый раз, когда вы договариваетесь о сделке с клиентом или поставщиком, сразу же записывайте в бухгалтерскую таблицу предполагаемую дату поступления средств и дату оплаты. Например, если клиент обещает оплатить в течение 30 дней, отметьте «предполагаемую дату поступления средств» как дату заключения договора + 30 дней.

•

Настройка напоминаний

: используйте Google Календарь или функцию напоминаний на мобильном телефоне, чтобы настроить уведомления за 3 дня до срока поступления дебиторской задолженности и за 1 день до срока оплаты кредиторской задолженности. Например, 50 000 юаней от клиента А должны поступить 10 апреля; 7 апреля напомните себе проверить это.

•

Отслеживание просроченных платежей

: если дебиторская задолженность просрочена, немедленно запустите процедуру взыскания задолженности (подробнее см. в главе 4). Если срок оплаты кредиторской задолженности приближается, но денежных средств недостаточно, заранее договоритесь с поставщиком об отсрочке.

Пример из практики: Амин, фриланс-переводчик из Гонконга, вначале часто забывал отслеживать сроки платежей от клиентов, из-за чего неоднократно получал штрафы за несвоевременную оплату аренды офиса. Позже он стал фиксировать каждую дебиторскую задолженность в Google-формах и настраивать напоминания в календаре. Через полгода доля просроченных платежей снизилась с 30 % до 5 %, а денежный поток значительно стабилизировался.

Шаг 3: Еженедельно по пятницам во второй половине дня проверяйте остаток доступных средств

Уровень наличности — это фактический остаток на счете вашей компании, то есть средства, которыми вы можете распорядиться немедленно. Регулярная еженедельная проверка остатка доступных средств позволит вам заранее обнаружить проблемы, например, приближение к минимальному порогу (см. главу 1) или приближение срока оплаты крупных счетов.

Практические шаги:

•

Установите время проверки

: каждую пятницу в 14:00, выделите 30 минут на проверку денежного потока. Пятница — идеальное время, поскольку большинство банков не обрабатывают переводы в выходные дни, что позволяет вам подготовиться к следующей неделе.

Проверьте три вещи:

Текущий остаток: сколько денег осталось на счете компании? Превышает ли он минимальный порог?

Денежные потоки на ближайшие 7 дней: какие поступления по дебиторской задолженности ожидаются на следующей неделе? Какие платежи по кредиторской задолженности предстоит произвести?

Потенциальные риски: есть ли просроченная дебиторская задолженность или кредиторская задолженность, срок оплаты которой скоро истекает?

•

Обновите таблицу

: на основе результатов проверки обновите бухгалтерскую таблицу, отметив поступления по дебиторской задолженности и оплаченные обязательства.

Рекомендуемый инструмент: функция «Условное форматирование» в Google Таблицах позволяет легко выделять просроченные платежи. Например, можно настроить, чтобы ячейки, в которых «Ожидаемая дата поступления» превышает текущую дату, автоматически окрашивались в красный цвет.

Шаг 4: Как избежать ловушки «поступление средств в конце месяца для оплаты в начале месяца»

Многие начинающие предприниматели допускают одну фатальную ошибку: используют дебиторскую задолженность, поступившую «в конце месяца», для оплаты обязательств, которые необходимо погасить «в начале месяца». Например, клиент обещал оплатить 30 апреля, но вам нужно заплатить аренду 1 апреля — этот временной разрыв может поставить вас в кризисную ситуацию.

Практические шаги:

•

Создайте резервный фонд

: убедитесь, что минимальный остаток на счете компании покрывает как минимум 1 месяц обязательств. Например, если ежемесячный объем обязательств составляет 50 000 юаней, минимальный остаток должен составлять 50 000–100 000 юаней.

•

Измените сроки оплаты

: договоритесь с поставщиками о переносе сроков оплаты с начала месяца на середину или конец месяца, чтобы сократить временной разрыв с поступлением дебиторской задолженности. Например, если оплата за материалы должна была быть произведена 1 апреля, перенесите срок на 15 апреля.

•

Заблаговременное напоминание о платежах

: по дебиторской задолженности, срок погашения которой приближается, связывайтесь с клиентами за 3 дня до срока, чтобы уточнить статус оплаты (см. главу 4 «Сценарии напоминаний о платежах»).

Пример из практики: владелец интернет-магазина из Тайбэя по имени Сяо Цзе вначале часто сталкивался с проблемами оборачиваемости средств из-за того, что клиенты платили в конце месяца, а поставщики требовали оплаты в начале месяца. Позже он договорился с поставщиками о переносе даты оплаты на 15-е число каждого месяца и стал заблаговременно напоминать клиентам о необходимости оплаты. В результате количество случаев разрыва денежного потока сократилось с одного раза в месяц до одного раза в квартал, а также удалось накопить 100 000 юаней в качестве резервного фонда.

История из практики: от кризиса денежного потока к стабильному ведению бизнеса

А-Лин, графический дизайнер из Гонконга, в первый год своей предпринимательской деятельности, не разбираясь в денежных потоках, неоднократно задерживала сдачу заказов из-за невозможности оплатить расходы на печать, в результате чего потеряла нескольких крупных клиентов. Ее проблема заключалась в том, что она ориентировалась только на учетную выручку, но не отслеживала фактические сроки поступления дебиторской задолженности. Однажды она полагала, что клиент своевременно выплатит 200 000 гонконгских долларов, и заранее оплатила 100 000 гонконгских долларов за печать. В результате клиент задержал платеж на два месяца, из-за чего ей пришлось брать ссуду под высокие проценты, чтобы покрыть расходы.

Извлекая уроки из этой горькой ошибки, Алин начала использовать «метод домашней бухгалтерии»: каждый день она записывала доходы и расходы в Google-таблицы, отмечая сроки поступления дебиторской и кредиторской задолженности. Кроме того, она установила правило проверять состояние денежных средств каждую пятницу днём и сразу же корректировать ситуацию при обнаружении проблем. Например, если она замечала, что платеж от какого-то клиента может задержаться, она заранее договаривалась с типографией о рассрочке платежа. Через год денежный поток А-Лин стабилизировался, просроченных платежей практически не осталось, а на счёте накопился резервный фонд на случай непредвиденных обстоятельств в размере 300 000 гонконгских долларов. Сегодня чистая прибыль её студии стабильно составляет более 80 000 гонконгских долларов в месяц, и она планирует расширить бизнес, запустив онлайн-курсы.

Подводные камни

Ориентация только на бухгалтерские данные, а не на реальность: дебиторская задолженность в бухгалтерских отчётах — это не реальные деньги; ваши деньги — только те, которые поступили на счёт.

Игнорирование временной разницы: разница во времени между дебиторской и кредиторской задолженностью — главная причина сбоев в денежном потоке.

Не фиксировать мелкие расходы: казалось бы, незначительные расходы на кофе или ксерокопии могут, накопившись, застать вас врасплох.

Список действий

Скачайте Google Таблицы и создайте таблицу учета денежных потоков, включающую дату, статью расходов, сумму, тип, предполагаемую/фактическую дату поступления средств.

Ежедневно уделяйте 5 минут на запись доходов и расходов за день, отмечая даты поступления и оплаты.

В Google Календаре настройте напоминания за 3 дня до срока получения задолженности и за 1 день до срока оплаты.

Каждую пятницу в 14:00 проверяйте состояние денежных средств, чтобы подтвердить остаток, денежный поток на ближайшие 7 дней и потенциальные риски.

Договоритесь как минимум с одним поставщиком о переносе срока оплаты с начала месяца на середину или конец месяца.

Проверяйте дебиторскую задолженность за последний месяц, выявляйте риски просрочки и немедленно связывайтесь с клиентами.

Глава 3. Думайте об оплате уже при подготовке коммерческого предложения

В чём проблема

Вы несколько ночей подряд доделывали проект и наконец передали клиенту готовый результат. Но оплату он задерживает уже три месяца. Вам приходится покупать материалы и платить аренду из личных сбережений, а иногда даже занимать деньги на повседневные расходы. Модель «сначала работа — потом оплата» опасна для предпринимателя, который работает один. Часто проблема начинается ещё на этапе коммерческого предложения: если не договориться о сроках и порядке платежей заранее, клиенту проще откладывать расчёт.

Коммерческое предложение — это не только цена проекта, но и первая возможность согласовать финансовые правила сотрудничества. Если вы не указали этапы оплаты, условия просрочки и размер аванса, добиться денег впоследствии будет труднее. В этой главе мы разберём схему платежей 30/50/20, формулировки для договора и привычку приступать к работе только после получения аванса. Примеры помогут сразу включить эти условия в ваши предложения и увереннее обсуждать их с клиентами.

Решение: заранее оговаривайте оплату в коммерческом предложении

Шаг 1: Укажите «этапы оплаты» в коммерческом предложении

Хорошее коммерческое предложение должно не только указывать общую сумму, но и четко сообщать клиенту, «когда и сколько нужно заплатить». Разделение платежей на этапы (например, аванс, промежуточный платеж, окончательный платеж) позволит вам быстрее получить часть денежных средств и снизить риск авансирования. Рекомендуемый «метод оплаты 30/50/20» является стандартной практикой для многих индивидуальных предпринимателей:

•

30 % аванс

: выплачивается сразу после подписания договора, чтобы гарантировать обязательства клиента.

•

50 % промежуточный платеж

: выплачивается на половине пути проекта (например, после завершения чернового варианта), что позволяет поддерживать денежный поток.

•

20 % — окончательный расчет

: выплачивается после завершения проекта и его приемки в качестве окончательного расчета.

Практические шаги:

•

Измените формат коммерческого предложения

: добавьте в него графу «Этапы оплаты», четко указав сумму каждого этапа и предполагаемую дату оплаты. Например:

•

Общая сумма: 100 000 NT$

•

- Аванс (30 %): 30 000 NT$, оплата в течение 3 дней после подписания договора (20.04.2025)

•

- Промежуточный платеж (50 %): 50 000 NT$, оплата в течение 5 дней после представления чернового варианта (10.05.2025)

•

- Остаток (20 %): 20 000 NT$, оплата в течение 5 дней после приемки (25.05.2025)

•

Укажите способы оплаты

: укажите банковский счет для перевода, PayPal или такие системы, как Jiekou Pay в Тайване и PayMe в Гонконге, чтобы клиент мог сразу же приступить к оплате.

•

Варианты выставления счетов

: уточните у клиента, требуется ли выставление счета-фактуры (в Тайване трехэкземплярные счета-фактуры необходимы для налоговой отчетности, в Гонконге это зависит от отрасли), и укажите в коммерческом предложении цену с учетом НДС или без НДС.

Предупреждение: не указывайте в коммерческом предложении только общую сумму, не упомянув сроки оплаты. Неясные условия оплаты могут создать у клиента впечатление, что «задержать оплату — не проблема», что увеличивает риск просрочки оплаты.

Шаг 2: Добавьте в договор пункт о «пени за просрочку»

После указания сроков оплаты в коммерческом предложении вам понадобится простой договор для вашей защиты. Договор не должен быть сложным, но обязательно должен содержать порядок действий в случае просрочки платежа, чтобы клиент понимал: задержка оплаты влечет за собой дополнительные расходы. Рекомендуется включить пункт «Начисление пени в размере 0,1 % в день за просрочку», — такая ставка является разумной и действенной как на Тайване, так и в Гонконге.

Практические шаги:

•

Подготовьте шаблон договора

: воспользуйтесь онлайн-инструментами (например, Simpany в Тайване

или PandaDoc в Гонконге) для создания простого договора об оказании услуг, включающего следующие ключевые положения:

•

Этапы и сроки оплаты (например, 30/50/20).

•

Штрафные санкции за просрочку: например, «за просроченную сумму взимается штраф в размере 0,1 % в день».

•

Условия расторжения: в случае длительной задержки оплаты со стороны клиента вы имеете право приостановить оказание услуг.

•

Версии на китайском и английском языках

: если клиент из-за рубежа, подготовьте договор на китайском и английском языках, чтобы выглядеть более профессионально. Пример положений:

•

В случае просрочки платежа на неуплаченную сумму ежедневно начисляется штраф в размере 0,1 % до полного погашения задолженности.

•

If payment is overdue, a late fee of 0.1 % per day will be charged on the outstanding amount until fully settled.

•

Процесс подписания договора

: используйте инструменты электронной подписи (например, DocuSign или HelloSign), чтобы клиент мог подписать договор онлайн, что избавит вас от хлопот, связанных с отправкой бумажных документов.

Пример из практики: веб-дизайнер из Тайбэя по имени Сяо Чжи вначале не заключал договоров, из-за чего клиент задерживал выплату остатка в размере 100 000 тайваньских юаней на целых полгода. Позже он стал прилагать к коммерческим предложениям упрощённый договор с указанием пени в размере 0,1 % в день за просрочку. В результате скорость оплаты со стороны клиентов увеличилась на 80 %, и ему больше не приходилось беспокоиться о задержках платежей.