скачать книгу бесплатно
SMART-фасилитаторы знают о том, насколько важно открытие любой сессии. В это время вы задаете рамки для всего, что последует затем. Если вы стартуете хорошо – группа будет готова работать с вами. Плохое же начало сессии поставит вас в крайне неудобное положение. В этой главе даны ответы на следующие вопросы.
• Какие четыре самые важные вещи нужно сделать, открывая сессию?
• Как помочь участникам заинтересоваться работой?
• Как добиться принятия повестки дня участниками?
• В чем цель основных правил?
• Какие парковочные доски стоит использовать?
• Как обеспечить своевременное начало фасилитационной сессии?
• Каков правильный порядок шагов при открытии сессии?
Глава 5. Секреты концентрации
Задайте курс и избегайте отклонений
Главы 5, 6 и 7 описывают то, что я называю циклом фасилитации. После того как вы откроете сессию (см. главу 4), вы можете переходить к первому пункту повестки дня. Прежде всего вы добиваетесь от группы сосредоточенности (глава 5), ведете запись происходящего (глава 6) и собираете информацию (глава 7). Закончив с первым пунктом, вы обращаете внимание группы на второй вопрос, проходите с ним те же этапы – и повторяете цикл, пока не разберете весь намеченный план.
Из главы 5 вы узнаете ответы на следующие вопросы.
• Что делать перед началом обсуждения каждого вопроса повестки, чтобы группа не теряла концентрации?
• Как добиться от участников сосредоточенной работы, если с предыдущей фасилитационной сессии прошло значительное время?
• Как избежать ситуаций, когда вместо ответа на первый вопрос вы слышите молчание?
• Как давать точные, ясные и осмысленные указания?
• Какие техники используются для того, чтобы поддерживать движение в нужном направлении?
• Как разбивать присутствующих на группы наиболее эффективным образом?
• Как поддерживать сосредоточенность во время выступлений групп с отчетами о проделанной работе?
Глава 6. Секреты ведения записи
Власть маркера: используйте его, не злоупотребляйте им, отдайте его участникам
Большинство фасилитаторов даже не подозревают, что могут свести взаимодействие группы на нет, просто злоупотребляя маркером. Часто они без злого умысла не записывают высказывания участников совещания – либо потому, что не согласны с ними сами, либо потому, что ждут одобрения со стороны остальных членов группы. В других случаях фасилитаторы искажают слова участника, записывая их в собственных формулировках (подразумевается, что услышанное недостаточно хорошо). Члены группы начинают чувствовать, что записанные слова и идеи принадлежат в большей степени не им, а фасилитатору.
Прочитав главу 6, вы узнаете ответы на следующие вопросы.
• Какую информацию следует документировать во время фасилитационной сессии?
• Как избегать злоупотребления маркером?
• Как делать записи, не забывая при этом заниматься фасилитацией группы?
• Как быть, если кто-то начинает длинный монолог?
• Как избегать пауз в процессе записи?
• Как пользоваться помощью секретаря во время сессии?
• Какой формат документирования удобнее всего?
• Каковы семь смертных грехов фасилитатора?
Глава 7. Секреты сбора информации
Знайте свои инструменты и умейте ими пользоваться
Фасилитатору нужно много инструментов для поиска и обработки информации, имеющей отношение к очень разным задачам. Некоторые инструменты предназначены для сбора фактов, другие – для генерирования идей, третьи – для их категоризации, определения приоритетов, оценки и создания отчетов. В этой главе рассмотрены следующие вопросы.
• Каковы основные функции по сбору и обработке информации?
• Как максимизировать эффективность сессии в формате вопросов и ответов и убедиться в том, что самые важные вопросы были заданы?
• Что самое важное в ходе мозгового штурма?
• Какие три вида деятельности критически важны при определении приоритетов?
• Как убедиться, что обратная связь во время отчета участников была достаточно качественной?
• Как проводить оценку сессии, не позволяя комментариям одного-двух людей исказить обратную связь?
Глава 8. Секреты завершения сессии
Обзор, установление границ, оценка, завершение работы, разбор
Зачастую собрания проводятся без четкого понимания достигнутых результатов или дальнейших действий. SMART-фасилитаторы знают, что при закрытии сессии важно, чтобы все участники понимали, что именно было достигнуто, в чем польза, что произойдет потом и как убедиться, что сделано все необходимое. В главе 8 вы найдете ответы на следующие вопросы.
• Какие самые важные шаги нужно предпринять до завершения сессии?
• Как быть с личными целями участников, определенными в начале мероприятия?
• Как добиться согласия и обязательства исполнить решения, принятые на собрании?
• Что делать с вопросами, оставшимися без ответов?
• Как правильно распределить ответственность за действия из списка?
• Какая обратная связь нужна фасилитатору от участников и от организатора встречи?
• Что делать, если вы не укладываетесь в заранее намеченные временные рамки?
Глава 9. Секреты управления непродуктивными ситуациями
Сознательное предотвращение, раннее выявление, гладкое разрешение
Если в главах 2–8 я рассказываю о типичных фасилитационных сессиях, то главы 9–11 посвящены групповой динамике. Фасилитатор, который хорошо владеет описанными ранее техниками, лучше поймет механику фасилитации. Информация, приведенная в главах 9–11, обеспечит вас инструментами для управления групповой динамикой, как показано на рис. I.5.
Что делать с человеком, который постоянно говорит: «Нет, ничего не выйдет. Мы такое уже пробовали, у нас не получилось. Это плохая идея. Она непрактична. Она нереалистична. Это просто не сработает»? А что насчет людей, которые стремятся доминировать над остальными – или, напротив, молча сидят до конца, а затем рассказывают всем, сколько времени они потеряли на этом бессмысленном собрании?
Многие фасилитаторы боятся непродуктивного поведения и стремятся осваивать новые техники для решения этой проблемы. Однако SMART-фасилитаторы знают, что надо браться за нее до того, как она возникнет (сознательное предотвращение), отслеживать ее с самого начала (раннее выявление) и совершать определенную последовательность действий для ее преодоления (четкое разрешение). К концу этой главы вы узнаете ответы на следующие вопросы.
• Что такое непродуктивное поведение?
• Как заранее подготовиться к вероятным непродуктивным ситуациям?
• Какие стратегии можно применить до мероприятия, чтобы предотвратить непродуктивное поведение?
• Как выявить непродуктивную ситуацию на раннем этапе?
• Каковы потребности и типичные проблемы людей, склонных к различным стилям коммуникации?
• Как решить наиболее распространенные типы проблем, такие как молчание во время дискуссии, скептицизм, разговоры на посторонние темы, оскорбления?
• Что делать, когда во время мероприятия происходит что-то неожиданное, например взрыв эмоций?
• Как реагировать, если один или более участников указывают, что вы ошиблись, или предлагают внести в процесс изменение, с которым вы не согласны?
Глава 10. Секреты достижения консенсуса
Создание и поддержание процесса, направленного на достижение консенсуса
SMART-фасилитаторам известно, что с выстраиванием консенсуса связаны как возможности, так и проблемы. Люди выражают несогласие лишь по трем причинам, и это хорошо. Но использование неподходящей стратегии для выстраивания консенсуса, скорее всего, приведет вас к поражению, и это плохо. Несогласие на уровне 3 невозможно разрешить с помощью техники уровня 1, а несогласие уровня 1 – с помощью техники уровня 2. В главе 10 мы рассмотрим следующие вопросы.
• Что такое консенсус?
• Почему при групповом принятии решений не всегда рекомендуют достигать полного консенсуса?
• По каким трем причинам люди не соглашаются друг с другом?
• Что делать с разногласиями?
• Как замедлить дискуссию, чтобы все успевали осмыслить факты?
• Как уладить разногласия, возникшие из-за различий в ценностях и опыте?
Глава 11. Секреты поддержания энергии
Задайте темп, боритесь с сонливостью участников
Вне зависимости от того, ведете вы одно часовое собрание или несколько сессий, занимающих по полдня каждая, живость группы крайне важна для сохранения заинтересованности и вовлеченности ее членов. В главе 11 вы узнаете ответы на следующие вопросы.
• Как энергия влияет на тему встречи, участников и их мнение о фасилитаторе?
• Как энергично начать встречу?
• В какое время дня наблюдается спад энергии и что с этим делать?
• Как поддерживать энергию в течение встречи?
• Какая упражнения для тимбилдинга будут уместны? Как их правильно проводить?
Глава 12. Секреты составления повестки дня
Адаптация повестки к потребностям группы
Последний из основных принципов завершает цикл фасилитации, возвращая нас к началу работы. Я рассказываю о том, как создавать повестку дня с помощью техник, описанных в других главах. Глава 12 отвечает на следующие вопросы.
• Что такое стандартная повестка дня и почему она нужна?
• Как адаптировать стандартную повестку дня к конкретной потребности группы?
• Как составить повестку с нуля?
• Как обеспечить доскональное знание участниками процесса предстоящей встречи?
• Чем повестка дня отличается от подробного плана фасилитационной сессии?
• Что следует включить в план фасилитации?
• Как оценивать потребности во времени?
Если главы 2–12 дают 11 основных принципов, то оставшиеся посвящены конкретным вопросам и областям, в которых применяется фасилитация.
Глава 13. Секреты фасилитации виртуальных встреч
Как сделать, чтобы все были внимательны и вовлечены
Виртуальные встречи в порядке вещей в сегодняшнем деловом мире; люди, находящиеся в разных точках планеты, могут взаимодействовать через интернет с помощью телефона, смартфона или компьютера. Такие технологии делают проведение сессий дешевле, однако представляют немалую сложность для фасилитатора – не так-то просто поддерживать нужную сосредоточенность и работоспособность участников, находящихся в разных местах. В главе 13 вы найдете ответы на следующие вопросы.
• Как помочь людям, не находящимся в комнате для совещаний, «видеть», что в ней происходит?
• Какие технологии используются для проведения виртуальных встреч?
• Как сделать так, чтобы люди были полностью вовлечены в виртуальную встречу?
• Какие особые правила можно использовать при проведении виртуальных встреч?
• Как применять секреты фасилитации в условиях виртуальной встречи?
• Как вести виртуальную встречу, когда фасилитатора нет в комнате для совещаний?
