скачать книгу бесплатно
Где найти недостающее время и нестандартные решения. Все успеть и преуспеть
Виктор Павлович Шейнов
Сам себе психолог (Питер)
Исследования показали, что большинство преуспевающих людей обладают развитой интуицией и именно она подсказывает наилучшие решения. В одной из глав вы найдете методы развития интуиции и способы подключать ее в нужный момент. Автор открывает секрет, о существовании которого мало кто задумывается. Наибольший успех чаще приносят неожиданные решения, то есть творческие. В книге приведены приемы развития творческих способностей и показана их эффектность в разрешении множества сложных, «неразрешимых» задач. Из книги вы узнаете точное время дня, когда человека чаще всего осеняют прозрения и как их подготовить.
Виктор Шейнов
Где найти недостающее время и нестандартные решения. Все успеть и преуспеть
© ООО Издательство «Питер», 2017
© Серия «Сам себе психолог», 2017
* * *
Автор – читателю: как все и всегда успевать
(личный опыт)
Успех – это успеть.
Марина Цветаева
Читатель всегда стремится узнать что-нибудь об авторе.
Карл Роджерс, один из создателей гуманистической психологии
Коллеги часто спрашивают меня, как при полной профессорской нагрузке, проведении тренингов (в неблизких краях) и активной научной работе (см. мой сайт www.sheinov.com (http://www.sheinov.com/)) мне удается каждый год выпускать по две новые книги (их вышло уже 60).
Главные вопросы при этом:
1. Где я нахожу необходимое время?
2. Как находятся новые идеи?
Ведь чтобы книга была принята издательством и имела успех у читателей, в ней должны присутствовать свежие мысли, которые будут интересны многим. Видимо, они имеют место, поскольку уже около 800 000 человек приобрели мои книги.
Ответы на приведенные выше вопросы – как найти недостающее время и новые идеи – читатель сможет получить на страницах этого издания.
Открою один секрет, о существовании которого мало кто задумывается. Наилучший результат чаще дают неожиданные, то есть творческие, решения. Неслучайно в процветающих компаниях существует должность креативного директора – руководителя, отвечающего за нестандартный подход к проблемам. Поэтому в книге приведены приемы развития творческих способностей и показана их эффективность в разрешении множества сложных, якобы неосуществимых задач.
И еще: исследования показали, что большинство преуспевающих людей обладают хорошей интуицией и именно она подсказывает оптимальные решения. В соответствующей главе мы изучим методы развития интуиции и способы ее подключения в нужный момент.
Из книги вы узнаете точное время дня, когда к человеку чаще всего приходят озарения, и то, как эти озарения можно подготовить. Я и сам ежедневно подпитываюсь из этого источника, освежающего мозг.
В заключение отмечу: с читателями я дружу, получаю их письма и заинтересован в откликах, предложениях и замечаниях. Их можно направлять по адресу электронной почты: sheinov1@mail.ru (mailto:%20sheinov1@mail.ru). На все деловые письма я отвечаю.
А пока желаю успехов в освоении и применении знаний, практическая польза которых подтверждена опытом многих.
В. П. Шейнов
www.sheinov.com (http://www.sheinov.com/)
Глава 1. Где взять недостающее время
Я не могу управлять направлением ветра, но всегда могу так поставить паруса, что они принесут меня к намеченной цели.
Оскар Уайлд
1.1. Обнаруживаем личные резервы времени
Важнейший жизненный ресурс
Есть важнейший жизненный ресурс, данный каждому, но используемый нами с разной эффективностью. Причем от результатов его применения в значительной степени зависит успех в жизни. Этот ресурс – время.
Как часто доводилось наблюдать, что люди с одинаковыми способностями (и прочими равными стартовыми условиями) добивались в жизни совершенно несопоставимых результатов лишь потому, что одни стремились максимально использовать главный жизненный ресурс, а у других время расходовалось бездумно.
Неслучайно многие выдающиеся личности (например, Наполеон) спали по четыре часа в сутки – они осознавали ни с чем не сравнимую ценность временного ресурса.
Проблема недостающего времени заботит каждого серьезного человека.
Нередко люди возвращаются с работы с ощущением, что день был потрачен непонятно на что… Выражение «текучка заела!» – одно из наиболее частых оправданий за несделанное.
Чтобы добиться чего-либо сегодня, нужно быть предельно организованным. Везде – на работе и дома – мы должны управлять событиями, а не находиться в их власти.
Результаты исследований
Многие пытаются повысить эффективность своей работы за счет использования внеурочного времени: берут работу на дом, занимаются делами в период отпуска. Хотя ни один человек на смертном одре не сказал: «Хотелось бы провести больше времени на работе».
Исследования, проведенные в разных странах, показали, что рабочий день преуспевающих руководителей, менеджеров составляет в среднем 12, а то и 14 часов. А у предпринимателей он еще более продолжительный. Стала обычной ситуация, когда деловой человек много лет не был в отпуске или в лучшем случае отдыхает всего несколько дней в году, да и то поддерживая постоянную связь со своей работой. Современные средства коммуникации позволяют делать это с легкостью.
Интересно сопоставить сведения о переработках руководителей с данными по эффективности использования ими рабочего времени.
Одно из наиболее полных исследований этого вопроса проведено социологами на большом числе предприятий и фирм Урала. Оказалось, что продолжительность рабочей недели руководителей превышала 41-часовую в 1,23– 1,5 раза. В то же время коэффициент полезной занятости варьировался от 0,68 (у директоров) до 0,77 (у руководителей среднего звена). Перемножив среднюю продолжительность рабочей недели руководителей (4/3) на средний коэффициент их полезной занятости (3/4), можно получить объем рабочей нагрузки в неделю (1).
Этот несложный подсчет показывает, что утверждение: «Времени не хватает тому, кто не умеет его использовать» действительно справедливо. Данный тезис стал аксиомой для преуспевающих профессионалов, поэтому в их среде принято умалчивать о переработках.
У кого учимся
Итак, имеются значительные резервы рабочего времени и, следовательно, возможность повысить эффективность его использования на 1/3.
Но не является ли химерой достижение 100-процентного использования времени? Есть ли в реальности деловые люди, которые успевают сделать все (и сделать хорошо) в основное рабочее время?
Такие люди (и именно преуспевающие) есть. Техника их личной работы, организация ими своего распорядка дня вызывают, естественно, большой интерес, тщательно изучаются и анализируются специалистами. Ведь высокая личная организованность – одно из главных условий преуспевания и сотрудников, и компании в целом. Обнаруженные в результате этого изучения закономерности явились основой для разработки приводимых далее рекомендаций по организации рабочего времени.
Непроизводительные временные затраты
Однако прежде чем перейти к рекомендациям, необходимо назвать основные причины непроизводительного расходования времени. Они делятся:
• на субъективные: недостаток опыта, недостаточный уровень образования или квалификации, и в первую очередь неорганизованность и нерациональный распорядок дня.
• объективные, то есть в известной степени не зависящие от нас: это недостатки в организации рабочего процесса – большое количество совещаний, частые вызовы к руководству, долгое ожидание приема; ненужная отчетность; выполнение несвойственных функций. У управленцев среднего звена последний фактор – выполнение нехарактерных функций – крадет от 20 до 40 % рабочего времени. Совещания отнимают в среднем от 25 до 35 % времени (в некоторых случаях гораздо больше). Значительно дезорганизуют работу непредвиденные дела, и наоборот: чем менее организован работник, тем больше у него непредвиденных дел.
В любой солидной организации ведется строгий учет всех материальных ресурсов, будь то деньги, материалы, инструменты и т. п. И совсем другое отношение наблюдается ко времени. Пожалуй, сила инерции в бездумном растранжиривании времени – самое серьезное препятствие на пути к успешному управлению этим важнейшим фактором.
Фотография и самофотография дня
В качестве первых шагов крайне полезно проводить самофотографию своего дня – записывать выполняемые дела с указанием затраченного на них времени.
Суммировав зафиксированные временные затраты в течение дня, вы почти наверняка недосчитаетесь нескольких часов. Это покажет существование личных резервов и, несомненно, подтолкнет вас к их выявлению и использованию. Накопив данные за неделю, вы будете знать структуру затрат времени и соотношение «затраты – результаты». Когда вы начнете работать в соответствии с предлагаемыми далее рекомендациями, сравнение таких самофотографий, сделанных через некоторые временные промежутки, покажет рост эффективности использования времени.
Есть и другой, более радикальный способ получить объективную информацию – это фотография вашего рабочего дня, сделанная кем-то из ваших коллег. Однако поручить ее можно только дружелюбно настроенному к вам человеку, так как, скорее всего, он станет обладателем негативной информации о вас. Практика показала, что в подавляющем большинстве случаев фотография дает обескураживающе плохие результаты. Но чем они хуже, тем больший резерв имеется и, следовательно, тем сильнее должен быть стимул исправить положение. Мы настолько затвердели в своих привычках, что для их изменения нам необходимо не меньше чем потрясение. В этом плане фотография создает наиболее сильную мотивацию к самосовершенствованию.
Еще один способ выяснить, сколько времени у вас уходит на незначительные дела, которые мало что дают как в личном, так и в профессиональном плане, заключается в следующем.
По окончании недели заштрихуйте красным карандашом все малозначительные дела и время, потраченное впустую. Если в итоге ежедневник будет испещрен красными пометками – значит вы расходуете много времени без пользы. Подумайте, как можно избавиться от «закрашенных» дел. Перераспределите свои занятия так, чтобы непродуктивные дела были плотно сгруппированы во времени. В итоге вы будете использовать его более эффективно.
Определите свой цвет для каждого вида деятельности. Если страница ежедневника окажется заполненной перемежающимися цветными строками, то ваша работа чрезвычайно фрагментированна. Если же в результате вы получите широкие полосы одного цвета – значит вам уже удается группировать однородные виды деятельности.
Кроме того, вы сможете обнаружить свои резервы, ответив на вопросы предлагаемого ниже теста.
Тест: Управляете ли вы своим временем?
Самооценка в баллах: 0 – почти никогда; 1 – иногда; 2 – часто; 3 – почти всегда. Чем объективнее вы будете оценивать себя, тем большую пользу принесет вам этот тест.
1. Я начинаю рабочий день с планирования.
2. Поручаю все, что может быть поручено.
3. Письменно фиксирую задачи и цели с указанием сроков их реализации.
4. Каждый официальный документ стараюсь обрабатывать за один раз.
5. Составляю список предстоящих дел по приоритетам. Важнейшие выполняю в первую очередь.
6. Пытаюсь по возможности оградить себя от посторонних телефонных разговоров, незапланированных посетителей и неожиданно созываемых совещаний.
7. Дневную загрузку стараюсь распределить в соответствии со своей работоспособностью в течение дня.
8. В моем распорядке есть окна, позволяющие реагировать на внезапно возникающие актуальные проблемы.
9. Пытаюсь направить свою активность таким образом, чтобы в первую очередь концентрироваться на немногих жизненно важных проблемах.
10. Умею говорить «нет», когда на мое время пытаются претендовать другие, а мне необходимо выполнить более важные дела.
Оценка результатов
Суммировав баллы, набранные в результате оценки вашего стиля управления временем, вы получите следующие результаты:
0–15 баллов. Вы не управляете своим временем и находитесь во власти внешних обстоятельств. Некоторых целей вы достигаете, если составляете список приоритетных дел и придерживаетесь его.
16–20 баллов. Вы пытаетесь овладеть своим временем, но не всегда достаточно последовательны, чтобы достичь успеха.
21–25 баллов. Вы неплохо распоряжаетесь своим временем.
26–30 баллов. Вы можете служить образцом каждому, кто хочет научиться рационально расходовать свое время. Позвольте окружающим людям приобщиться к вашему опыту.
1.2. Главные приемы управления временем
Почему нужно следовать предлагаемым рекомендациям
Итак, первое, с чего следует начать, – это сильное желание изменить существующее положение с вашим временем. Без желания ничего не получится – из-за естественного для человека сопротивления переменам и неготовности трансформировать устоявшиеся методы работы.
Предлагаемые приемы помогут получить выигрыш во времени ежедневно в среднем около двух часов. Я знаю людей, которые стали успевать каждый день делать вдвое больше дел (и не только на работе). Но это, конечно, исключение, хотя и приятное. Цифра же в два часа освободившегося времени является совершенно реальной (и наиболее вероятной) для человека. Разумеется, при условии систематического применения рекомендуемых правил. Об этом свидетельствуют результаты опросов тех, кто ими руководствуется.
Данные приемы полезны руководителю, специалисту и вообще всем тем, кто обеспокоен нехваткой времени как на работе, так и в быту. Они подойдут любому человеку – от министра до домохозяйки.
Эффективные правила организованного человека
Правило 1: Составьте перечень дел в порядке их приоритетности
Это первое существенное звено в рациональной организации времени.
Один из парадоксов времени состоит в том, что, тратя время на планирование времени, мы получаем выигрыш времени.
В одной из первых инструкций по научной организации труда «Как надо работать», разработанной А. К. Гастевым, первый абзац звучит так:
«Прежде чем браться за работу, надо всю ее продумать, продумать так, чтобы в голове окончательно сложилась модель готовой работы и весь порядок трудовых приемов. Если до конца продумать нельзя, то продумать главные вехи, а первые части работы продумать досконально. Большинство работ не удается потому, что они с самого начала не были хорошо продуманы».
Выделенное мной неоднократно повторяющееся слово «продумать» наиболее точно отражает главное в планировании.
Составление плана работы на день лучше всего проводить следующим образом. Записывайте дела в специальном блокноте (ежедневнике, органайзере) в порядке их приоритетности:
1. Важнейшие дела (в порядке их важности).
2. Срочные дела (в порядке срочности).
3. Текущие, несрочные дела (в порядке важности).
4. Дела из категории «пока не спросят».
Планирование – это определение приоритетности, а не простое составление перечня задач. Планируя накануне, не пытайтесь составлять список сразу в порядке приоритетности дел. Вписывайте в него пункты по мере того, как они приходят на ум. Выяснение их важности – это следующий шаг.
Но предположим, что список дел необъятен или что внезапный приток дел заставляет вас схватиться за голову. Если не удается достаточно быстро рассортировать навалившуюся работу, ситуация чревата стрессом.
Не паникуйте. Разложите дела по степени срочности исполнения. Скажем, по следующим признакам:
• срочно;
