Бизнес-трекинг. Как повысить прибыль компании с помощью ключевых показателей эффективности

скачать книгу бесплатно

Один из полезных побочных продуктов усиления первых трех компонентов EOS – прозрачность бизнеса. При правильной реализации вы сможете создать открытую организацию, в которой негде спрятаться. Это позволит выявить проблемы, которые сдерживали развитие компании.

Хорошая новость в том, что на протяжении всего времени управления бизнесом вам встречаются лишь несколько проблем определенного характера. Каждый раз возникают одни и те же сложности. Со временем вы научитесь мастерски распознавать их и устранять. А если вы в той или иной степени сможете их выявлять, честно обсуждать в здоровой рабочей обстановке, а затем искоренять, то с большей вероятностью реализуете свое видение.

Независимо от того, как долго вас изводили трудности, модуль «Проблемы» открывает перед вами огромные возможности.

При повседневной работе большинство компаний не закладывает необходимое время на полноценное решение своих проблем. Ирония заключается в том, что, потратив время сейчас, вы потратите в два, а то и десять раз меньше времени в будущем.

В главе, посвященной модулю «Проблемы», вы узнаете, как использовать Список проблем на всех уровнях организации, что позволит вам расставлять приоритеты по любым вопросам. Кроме того, вы останетесь в выигрыше, создав открытую и честную культуру, в которой люди не будут бояться говорить правду и выражать свои опасения. Позже вы сможете использовать Путь решения проблем, чтобы устранять возникшие неприятности. Этот мощный инструмент представляет собой эффективный способ выявлять, обсуждать и устранять препятствия осмысленно и систематически.

К концу главы, посвященной модулю «Проблемы», вы и ваши сотрудники научитесь выявлять различные проблемы, создавать Список проблем и управлять им, а также освоите Путь решения проблем, что на один шаг приблизит вас к созданию продуктивной рабочей среды.

ПРОЦЕССЫ

Рабочие процессы – это ваш Путь ведения бизнеса. Успешные организации отчетливо видят свой Путь и постоянно его совершенствуют. Из-за недостатка знаний этот секретный ингредиент шести ключевых компонентов в бизнесе чаще всего игнорируется. Большинство предпринимателей не понимают, насколько мощным процесс может быть, но, когда вы правильно его осуществляете, он работает словно по волшебству, обеспечивая простоту, масштабируемость, эффективность и прибыльность.

Вы не сможете вывести компанию на новый уровень, если будете держать все рабочие процессы в голове и управлять ими по ходу дела. Спросите себя: зафиксировали ли вы регламент, согласно которому должна осуществляться работа в вашей организации? Знают ли ваши сотрудники, какие задачи они выполняют и почему? Все ли они выполняют требуемые задачи единообразно? Они пропускают шаги? Определив, что представляет из себя рабочий процесс, и обучив всех сотрудников следовать ему, вы сможете быстрее выявлять неисправности, уменьшите число ошибок, повысите эффективность и увеличите прибыль.

В главе, посвященной модулю «Процессы», мы определим, рассмотрим и зафиксируем каждый из основных рабочих процессов с помощью Трехэтапного Документирования Процессов. Этот инструмент поможет четко определить бизнес-модель, зафиксировав в одном документе проект механизма, который вы стремитесь построить. Таким образом, вы узнаете, как заставить сотрудников понять ценность рабочих процессов и приступить к их выполнению.

После реализации этого модуля рабочие процессы будут четко определены, задокументированы и поняты, и все сотрудники организации научатся их соблюдать.

АКТИВНОСТЬ

В конце концов, самые успешные бизнес-лидеры – это те, кто предпринимают активные действия. Они прекрасно выполняют поставленные задачи и знают, как привить своим сотрудникам внимательность, подотчетность и дисциплину.

В связи со страхом и отсутствием организованности компонент «Активность» обычно – самое слабое звено большинства компаний.

Неспособность претворить бизнес-идею в жизнь стала распространенным явлением. Считайте это новым взглядом на старое выражение: видение без действий – просто иллюзия. По всему миру бизнес-консультанты регулярно проводят многодневные сессии по стратегическому планированию и берут десятки тысяч долларов за обучение прекрасному с точки зрения теории материалу. Но у этого есть и обратная сторона: когда вы почувствуете уверенность относительно направления дальнейшего развития, те же самые консультанты едва ли научат тому, как воплотить свое видение в жизнь и адаптировать его для работы в реальном мире.

Как бы вы в целом оценили подотчетность своей организации по шкале от 1 до 10? Большинство новых клиентов, которые запускают процесс EOS, оценивают свою подотчетность приблизительно в 4 балла. Чтобы набрать обороты, необходимо соблюдение двух правил. Во-первых, у каждого в организации должны быть Приоритеты. Они представляют собой четко сформулированные ключевые задачи, выполнение которых рассчитано на 90 дней, чтобы сотрудники могли сосредоточиться на самом важном. Второе правило касается проведения так называемых «проверочных собраний» на всех уровнях организации. Они, в свою очередь, позволят всем сотрудникам сосредоточиться, согласованно действовать и поддерживать общение. В главе, посвященной модулю «Активность», вы сначала узнаете о том, каким образом задавать Приоритеты так, чтобы каждый сотрудник знал свою сферу ответственности на ближайшие 90 дней. После чего вы узнаете о том, как внедрять «проверочные собрания». Хоть большинство людей и считают эти совещания пустой тратой времени, подобные мероприятия представляют собой необходимый и полезный инструмент. В рамках данного модуля вы узнаете, как проводить приятные, продуктивные и полезные собрания. Программа Совещаний Высокого Уровня – инструмент, который поможет вам понять, что суть эффективного обсуждения – в разрешении конфликтов.

По итогу каждый сотрудник вашей организации будет знать, как ставить цели и достигать их. Кроме того, все работники компании будут принимать участие в эффективных и продуктивных встречах с использованием проверенной и достоверной Программы Совещаний Высокого Уровня 10.

Теперь, когда мы знаем, что представляют из себя шесть ключевых модулей, нам необходимо определить текущее положение вашей компании. Организационная проверка, представленная в конце вышеупомянутой главы, подскажет, где именно на пути внедрения EOS вы находитесь. Вы также можете заполнить опросник на сайте www.eosworldwide.com/checkup. Некоторые термины вам пока будут непонятны, но очень скоро вы узнаете их точное значение. Заполните опросник и используйте прилагаемый ключ, чтобы узнать результаты.

Вы будете проводить такую проверку на регулярной основе. Главная цель – достигать прогресса каждые 90 дней. Во время проведения очередной проверки общий процент должен увеличиваться. Неразумно считать, что вы перепрыгнете в одночасье с 20 % до 80 %, однако, постепенно вы добьетесь устойчивого роста.

Резюмируя вышесказанное, можно сказать, что успешные предприятия работают, имея четко определенное видение, которое поддерживают все сотрудники. В таких организациях правильные люди находятся на правильных местах. Они соблюдают процессы, еженедельно отслеживая и контролируя определенные показатели. Они своевременно выявляют и решают проблемы в открытой и честной рабочей среде. Они документируют порядок выполнения работы и гарантируют его всеобщее исполнение. Они задают каждому сотруднику Приоритеты и обеспечивают высокий уровень доверия, коммуникации и ответственности во всех командах.

Шесть ключевых модулей в совокупности представляют собой модель EOS. Эффективность работы многих организаций не превышает 50 %. Если им удается достичь большего, то вопреки самим себе. Хоть достигнуть 100 % по каждому модулю практически невозможно, достижение более 80 % превратит компанию в хорошо отлаженный механизм. Все, что вызывало беспокойство, выйдет на свет, а препятствия, которые долгое время изводили вашу организацию, исчезнут.

Теперь, когда общая картина ясна, мы начнем наше путешествие. Но прежде чем мы углубимся в технические детали первого модуля, вам придется освободиться от вредных привычек и нездоровых практик, которые вас сдерживают. Это называется отпусканием лозы.

ОРГАНИЗАЦИОННАЯ ПРОВЕРКА

Напротив каждого приведенного ниже утверждения поставьте галочку и оцените свой бизнес по пятибалльной шкале, где 1 – полное отсутствие, а 5 – максимальное присутствие.

1. У нас есть четкое видение, зафиксированное в письменной форме, которое должным образом изложено и знакомо всем сотрудникам компании.

2. Наши ключевые ценности четко определены. В соответствии с ними мы нанимаем, проверяем, поощряем и увольняем сотрудников.

? ? ? ? ?

3. Наш Ключевой Фокус (основное направление деятельности) четко определен. Мы поддерживаем согласованность и сосредоточенность на нем наших сотрудников, систем и процессов.

? ? ? ? ?

4. Наша Десятилетняя Цель (масштабная, долгосрочная бизнес-цель) четко определена, регулярно оглашается и поддерживается всеми сотрудниками.

? ? ? ? ?

5. Наш целевой рынок (представление об идеальном клиенте) четко определен. Все наши усилия в сфере маркетинга и продаж сосредоточены на нем.

? ? ? ? ?

6. Наши Три Уникальные Черты (отличия) четко определены. Все наши усилия в сфере маркетинга и продаж транслируют их.

? ? ? ? ?

7. У нас есть проверенный процесс ведения дел с нашими клиентами. Он имеет название и наглядно проиллюстрирован. Все наши торговые представители используют его.

? ? ? ? ?

8. Все сотрудники нашей организации – «правильные люди» (они соответствуют нашей культуре и разделяют наши ключевые ценности).

? ? ? ? ?

9. Наша Схема Подотчетности (организационная схема, включающая в себя задачи и обязанности сотрудников) четко и всецело определена, и постоянно обновляется.

? ? ? ? ?

10. Все находятся на «правильном месте» (сотрудники «понимают, хотят и умеют выполнять свою работу хорошо»).

? ? ? ? ?

11. Наш руководящий состав открыт и честен и проявляет высокий уровень доверия.

? ? ? ? ?

12. У каждого сотрудника есть Приоритеты (от 1 до 7 приоритетных задач на предстоящий квартал), и он сосредоточен на их выполнении.

? ? ? ? ?

13. Все принимают участие в регулярных еженедельных совещаниях.

? ? ? ? ?

14. Все совещания проходят еженедельно в один и тот же день и в одно и то же время, имеют повестку дня, начинаются и заканчиваются по расписанию.

? ? ? ? ?

15. Все команды четко определяют, обсуждают и решают проблемы во благо компании в долгосрочной перспективе.

? ? ? ? ?

16. Наши ключевые процессы задокументированы, упрощены и соблюдаются всеми сотрудниками для последовательного достижения желаемых результатов.

? ? ? ? ?

17. Мы располагаем системами, позволяющими регулярно получать обратную связь от клиентов и сотрудников, поэтому мы всегда знаем степень их удовлетворенности.

? ? ? ? ?

18. У нас есть Система Показателей для отслеживания еженедельных измеримых показателей.

? ? ? ? ?

19. У каждого сотрудника организации есть как минимум один показатель, за который он отвечает и должен отслеживать каждую неделю.

? ? ? ? ?

20. У нас есть бюджет, и мы регулярно его контролируем (например, ежемесячно или ежеквартально).

Общее количество оценок умножьте на получившееся число, чтобы определить процентный показатель, отражающий текущее состояние вашей компании: ? %.

РЕЗУЛЬТАТЫ

Если ваш результат находится в диапазоне:

От 20 до 34 %. Вам следует продолжить чтение. Эта книга изменит вашу жизнь.

От 35 до 49 %. У вас нормальные показатели. Но что вы предпочитаете: нормальные или отличные?

От 50 до 64 %. Ваши показатели выше среднего, но по-прежнему есть потенциал для роста.

От 65 до 79 %. Ваши показатели гораздо выше среднего.

От 80 до 100 %. Показатели, которые в итоге получают клиенты EOS. Это ваша цель.

Глава 2. Отпустить лозу

Предприниматель поскользнулся и упал с обрыва. Во время падения ему удается ухватиться за конец лозы. Он завис посередине: тысяча футов до земли и тысяча футов над ним. Его положение кажется безнадежным, и он обращает взгляд к небу, впервые в жизни решив помолиться. «Там наверху кто-нибудь есть?» – спрашивает он. После долгого молчания с небес доносится низкий голос: «Ты веруешь?» «Да», – отвечает предприниматель. «Тогда отпусти лозу», – говорит голос. Предприниматель медлит, снова смотрит вверх и кричит: «Наверху есть кто-нибудь еще?»

Большинство владельцев бизнеса не могут достичь нового уровня, поскольку просто не готовы отпустить лозу.

Вам наверняка знакомо это чувство: вы хотите, чтобы ваш бизнес развивался, но в то же время испытываете разочарование, усталость и больше не хотите рисковать. На самом деле, прежде чем встать на путь дальнейшего роста, вам нужно совершить прыжок в неизвестность. Но не волнуйтесь – вам не придется делать этого, пока вы не освоите и не поймете принцип действия всех инструментов EOS.

Возьмем хрестоматийный пример человека, который уцепился за лозу. Он запустил процесс внедрения EOS только из-за уговоров главы отдела продаж и маркетинга. До этого человек контролировал каждый аспект бизнеса. Его импровизированная руководящая группа была фикцией, поскольку именно он дергал за все ниточки. Вдобавок он проводил на работе по 80 часов в неделю и был перегружен настолько, что даже клевал носом во время совещаний. Он превратился в зомби.

Но однажды, в момент несвойственной ему слабости, он по секрету признался мне, что больше не хочет так жить. Он уверовал в процесс EOS и за два года ему удалось стать настоящим лидером для организации, в которой сформировалась сплоченная команда руководителей. Теперь он проводит больше времени со своей семьей, реже испытывает стресс и получает как никогда высокую прибыль.

Если вас не устраивает текущее положение вашей компании, существует три варианта. Вы можете смириться, оставить все, как есть, или изменить ситуацию. Если первые два варианта не подходят, самое время признать, что вы больше не хотите так жить.

Перемены пугают. Не только вы беспокоитесь о том, что рискуете всем, что уже имеете. Настало время поменять образ мышления вопреки опасениям. Вам нужно отбросить веру в то, что на вас держится вся компания, и позволить ей стать самостоятельной. Благодаря правильному видению, структуре и людям, ваша организация сможет развиваться и полностью реализовать свой потенциал. Чтобы по-настоящему подготовиться к этим изменениям, вам придется принять четыре фундаментальных убеждения:

1. Вы должны сформировать и поддерживать команду настоящих лидеров.

2. Пробитие стеклянного потолка неизбежно.

3. Вы можете вести свой бизнес при помощи только одной управленческой системы.

4. Вы должны быть открыты, ориентироваться на рост и признавать свои слабые места.

СОЗДАНИЕ НАСТОЯЩЕЙ КОМАНДЫ ЛИДЕРОВ

Какой подход к ведению бизнеса вы бы предпочли: диктатуру или настоящую команду лидеров? Оба метода руководства могут сработать, поэтому решение за вами. Философия этой книги отстаивает здоровый командный подход к руководству, когда вы формируете команду из людей, которые вместе с вами определяют видение дальнейшего развития компании. Все эти руководители имеют четко определенные обязанности и готовы проявлять инициативу в соответствующих отделах. Вы также должны сохранять открытость и честность по всем вопросам и быть готовым бороться за то, что лучше для предприятия в целом.

Диктатура не только забирает все силы, но и препятствует дальнейшему росту. Это простая математика. Один человек не способен принимать столько решений и разбираться с таким количеством проблем. Вы не можете построить прочную и успешную организацию, способную функционировать в ваше отсутствие, если она устроена так, что стоит вам отойти в сторону, как все рушится.

До сих пор вы, вероятно, держали все в своих руках. Но как только ваша компания достигнет определенного размера, вам придется вести дела по-другому. Если вы хотите развиваться, невозможно регулярно контролировать продажи, обслуживание клиентов, бухгалтерский учет, плановый учет и жалобы.

Самое время позволить другим взять под контроль эти сферы, и вы должны решить, кому именно их делегировать. Каждый руководитель отдела должен быть лучше вас на соответствующей должности. Разумеется, вы должны обеспечить ясность в отношении желаемых результатов и навязать сотрудникам систему эффективной коммуникации и подотчетности. Как только подходящие люди окажутся на соответствующих им должностях, позвольте им взять управление в свои руки.

Теперь ваша задача – с умом подойти к выбору таких людей. Если они еще не работают в вашей организации, то придется привлекать их со стороны. Автор бестселлеров и востребованный спикер Патрик Ленсиони подробно разбирает эту тему в своей книге Obsessions of an Extraordinary Executive: The Four Disciplines at the Heart of Making Any Organization World Class. Его первое правило построения здоровой организации: «Создавайте и поддерживайте сплоченную команду лидеров».

Когда ваша команда сформирована, каждый участник должен согласиться с тем, что он также несет ответственность за то, что происходит в организации.

Если вы берете на себя ответственность за какую-то проблему, то можете помочь в ее решении. Не беспокойтесь, если пока вы не знаете, как действовать в той или иной трудной ситуации – все это рассматривается в Главе 6, посвященной вариантам решения проблем.