скачать книгу бесплатно
Сохраняйте все анкеты и ваши комментарии по собеседованию. Они вам будут нужны в работе, если человек будет рассматриваться как кандидат на другую должность.
Рекомендательные письма
Важно перед собеседованием просить предоставить претендента рекомендации.
Рекомендательное письмо проще получить соискателю на должность, если он бывшему работодателю предоставит список вопросов, на которые необходимы ответы.
В рекомендательном письме для секретаря необходимо ответить на следующие вопросы:
Дата начала и окончания работы в организации;
Название должности;
Уровень зарплаты и премиальных;
Количество невыходов на работу за год, включая больничные;
Приняла бы организация работника повторно?
Служебные обязанности;
Оценка выполнения обязанностей по 10 бальной шкале;
Соответствовала ли работа способностям работника?
Соотношение административной работы и машинописной;
Подход к работе больше исполнительский или творческий?
Уровень полномочий?
Введение в должность
Кандидату отправьте приглашение на встречу и на ней детально ознакомьте с: условиями найма, датой и временем начала работы, требованиями к офисному стилю. На встрече необходимо подписать все обязательные приказы и инструкции. Детально проработать «Положение о конфиденциальности».
Глава 2. Управление временем
Эффективность в работе с секретарём
Секретарь очень эффективно экономит ваше время. Тот руководитель, который уже работал с личным секретарем, понимает сколько преимуществ даёт это взаимодействие.
Неправильная рабочая обязанность секретаря – это приготовление кофе, телефонные звонки и приглашение посетителей в кабинет. Этот подход не даёт получить все бонусы от личного помощника.
Самая важная задача секретаря: планирование рабочего времени руководителя.
Существует заблуждение, что ценность рабочего времени связана с высотой оплаты должности. Но в реальности получаете следующее: ваш секретарь печатает и корректирует вам отчёт, который вы будете завтра зачитывать на конференции, так вот в это время в этом моменте время секретаря намного ценнее вашего. Этот пункт взаимодействия важный. Руководитель, который ценит только своё рабочее время, оставляет работу для секретаря в последний момент. Этим он вредит сам себе.
Последствия этого действия будут следующими:
Секретарь будет работать постоянно сверхурочно, и быстро уволится.
Постоянные авралы.
Плохо выполненная работа, так как времени без обдуманного планирования катастрофически не хватит, ни руководителю, ни его секретарю.
Эта глава покажет все инструменты планирования времени. Проанализируем, как использовать рабочее время, как выстроить работу с секретарём, чтобы она была эффективной.
В планировании существует три основных момента, с учётом которых, вы всё будете успевать.
Первый момент – ведение ежедневника, второй момент – установление сроков и контроль за ними, третий момент – поведение при незапланированных перерывах (телефонные звонки, внеплановые посетители).
Ежедневник
Как вести ежедневник?
Многие ведут ежедневники, но часто этот действие получается неэффективным. Самая классика: планирование встреч, визитов, собраний. И часто получается так, что руководители хуже всех сотрудников ведут свои ежедневники.
