Excel 2013—2016

скачать книгу бесплатно


Существование такой панели очень даже оправдано. В строке, которая раньше называлась строкой главного командного меню восемь заголовков различных вкладок. Эта строка начинается словом Файл. Каждой вкладке соответствует своя лента команд.

Щелкните какую-либо вкладку и посмотрите, как много этих команд. А ведь нужно еще помножить на восемь. Найти конкретную команду в этом стоге очень трудно.

Но вы можете добавить в панель быстрого доступа команду, к услугам которой периодически прибегаете. Как видите, я не сказал «очень часто». Если вы очень часто используете команду, вы хорошо знаете где её найти. В этом случае эта панель вам не сильно поможет. Ну может быть только в том случае, если команда глубоко «зарыта». Если такую команду поместить на панель быстрого доступа, отпадет необходимость периодически её «откапывать».

Щелкните правой кнопкой мыши кнопку команды.

После щелчка появится выпадающий список, с набором опций. В общем случае, списки, появляющиеся при щелчке правой кнопкой мыши, называют контекстным (целевым) меню. Но данный список, как-то не очень тянет на подобное меню. Поэтому его следует назвать просто списком.

В списке выберите Добавить на панель быстрого доступа Значок, изображенный на кнопке появится в самом верху экрана, левее заголовка.

Щелкните правой кнопкой мыши, к примеру кнопку Полужирный или Курсив на главной вкладке.

Строка формул

Под лентой находится строка формул. Это светлая полоса, на левом краю которой имеется окошко с индексированной буквой f

.

В этой строке отображается содержимое активной ячейки. Когда ячейки маленькие, редактировать содержимое ячейки удобно в строке формул. Для этого нужно щелчком мыши установить мигающий курсор в нужное место записи в строке формул.

Курсор в ячейке – формула в строке формул, результат в ячейке.

Если ячейка содержит формулу, то сама формула будет отображаться в строке формул. Поэтому эту строку и называют строкой формул. В самой же ячейке будет содержаться результат вычисления по формуле.

Приведенная выше однострочная инструкция, набранная полужирным начертанием, справедлива для активной ячейки, то есть для ячейки, в которой установлен табличный курсор.

Как уменьшить, увеличить, свернуть окно

Пощелкайте значки в правом верхнем углу.

Обратите внимание на правый верхний угол рабочего окна Excel. Наведите указатель на черточку. После этого выделится прямоугольничек (почти квадратик) с черточкой в середине. Щелкните левой кнопкой мыши. Окно слетит вниз, по пути многократно уменьшаясь. Этот процесс называется свертыванием окна. Если же вы щелкните значок с буквой X внизу, рабочее окно Excel развернётся.

Теперь наведите указатель мыши на два частично перекрывающиеся квадратика, что чуть правее кнопки с черточкой, и щелкните. Все это хозяйство по-прежнему находится в правом верхнем углу рабочего окна программы. Окно уменьшится. Оно уже не будет заполнять собой весь экран. Эта операция называется Минимизацией окна. Обратная операция выводит окно в полноэкранный режим.

Стороны минимизированного окна можно перетаскивать мышью, то увеличивая, то уменьшая площадь окна.

Наведите указатель на край. Указатель примет вид двойной стрелки.

Подергайте указатель мыши у края окна. Добейтесь, чтобы он принял вид двунаправленной стрелки. Нажмите левую кнопку и тащите.

Режим минимизации удобен при одновременной работе с окнами двух различных программ, или различных документов. Предположим в вашем распоряжении электронная версия этой книги. Когда вы читаете эту книгу, у вас открыто окно Word. Но на экране должно быть и рабочее окно Excel. Каждое из них занимает не весь экран.

Такая же ситуация и у меня, сейчас, когда я пишу эту книгу. Синяя вордовская полоса находится чуть ниже зеленой экселовской. Предположим окно Word находится поверх окна Excel. При таком расположении работать можно только в окне Word. Но стоит щелкнуть зеленый краюшек, и окна меняются местами. Теперь можно работать в окне Excel.

Поместите указатель в строку заголовка, нажмите левую, и тащите.

Эта операция позволяет перетаскивать минимизированные окна. Добейтесь того, чтобы одно окно было расположено выше другого, а втрое окно, чуть правее первого. Тогда в любом случае будет выглядывать либо верх одного окна, либо правый край другого окна.

Щелкая выглядывающие участки, поочередно открываете окна.

Не случайно выбран вид значка, который вы щелкнули, чтобы перевести окно в такой вот режим. Этот значок напоминает два, частично перекрывающихся окна.

В частично развернутом окне в правом верхнем углу, чуть правее черточки, теперь окажется одиночный квадратик, но побольше. Если щелкнуть его, окно развернется во весь экран.

Как выйти из Excel

Я ведь заранее не знаю, на сколько хватит вашего терпения. Предположим худший вариант – вы только-только запустили программу и тут же пожелали выйти из нее.

На правом краю окна программы имеются четыре значка. Заканчивается эта группа значком с перекрестием. Щелкнув последний – вы поставите крест на рабочем окне программы.

Чтобы закрыть Excel щелкните квадратик с перекрестием.

Есть еще пара способов выйти из программы.

Щелкните правой кнопкой в строке заголовка и выберите Закрыть.

После щелчка правой кнопкой в строке заголовка, появится выпадающий список. В нем вы и увидите опцию Закрыть.

Щелкните правой значок программы внизу, затем левой Закрыть.

После щелчка правой кнопкой значка программы (с буквой Х) в строке задач, как и в предыдущем случае появится список опций. В этом списке и следует выбрать опцию Закрыть.

Если в момент, предшествующий желанию закрыть Excel, ваши руки далеки от мышки, скажем, распростерты над клавиатурой, тогда вам самый раз для выхода из Excel воспользоваться комбинацией клавиш.

Нажмите <Alt + F4>, чтобы закрыть и документ и Excel.

Удерживая нажатой клавишу <Alt>, нажмите клавишу <F4>. Прежде, чем выпустить вас на свободу, специально обученный «швейцар» госпожи Excel спросит, желаете ли вы сохранить внесенные в документ изменения. И, увы, вам не удастся отмахнуться от ответа и надменно пройти мимо. Либо Сохранять, либо Не сохранять. Стоит обратить внимание на то, что

комбинация клавиш <Alt + F4> закрывает любые окна.

Эта комбинация является высокоскоростным способом закрытия всех открытых окон, в том числе и выключения компьютера.

Табличный курсор. Указатель мыши. Мигающий курсор

Теперь вы знаете, как открывать и закрывать программу Excel. Предположим, вы ее открыли.

И так вы в святая святых, во владениях ее величества Excel. Знайте, что это «величество» готово служить вам преданнее самого послушного слуги.

Теперь вы видите на экране таблицу. Вверху таблица ограничена строчкой с латинскими буквами, а слева столбиком с цифрами.

Светлая полоска над строчкой с латинскими буквами называется Строкой формул.

В окошке на левом краю Строки формул стоит буква и цифра. Ячейка в левом верхнем углу таблицы обрамлена жирной рамкой. Найдите на клавиатуре четыре кнопки со стрелочками и понажимайте. Видите, жирная рамка начала перемещаться.

Жирная рамка называется табличным курсором.

Не путайте с указателем мыши. По мере перемещения табличного курсора надпись в окошке на левом краю Строки формул изменяется.

Ячейка, в которую установлен табличный курсор, называется текущей.

Текущая ячейка активна. Таким образом, устанавливая в ячейку табличный курсор, вы ее активизируете. Одна из ячеек таблицы всегда активна. Чтобы сделать активной какую-то другую ячейку, необходимо щелчком мыши переместить в неё табличный курсор. Если вы собрались не далеко, а ваши руки над клавиатурой, то табличный курсор удобно перемещать клавишами со стрелками. Именно поэтому эти клавиши называются клавишами управления курсором.

Выделить ячейку и установить в ней табличный курсор – это одно и тоже. А еще эту операцию называют «встать в ячейку». Я помню, как только начал изучать Excel, пытался выделить ячейку, в которой уже установлен курсор, левой кнопкой мыши. Нажимаю левую кнопку и пытаюсь протащить указатель мыши от левого верхнего угла ячейки к правому нижнему. То есть так, как это делается в Word. Делаю ряд попыток и с недоумением терзаю себя вопросом – почему не получается?

«Только дураки учатся на своих ошибках. Я предпочитаю учиться на ошибках других» Это слова немецкого канцлера, времен первой мировой войны, Бисмарка. Предоставляю вам возможность быть умницей, и поучиться на моих ошибках.

Если вы теперь нажмете на любую клавишу с цифрой или буквой, значение тут же отобразится в текущей ячейке. Редактировать информацию можно только в текущей ячейке. То есть редактировать в другой ячейке нельзя.

Буква и цифра в строке формул – координата текущей ячейки.

Иногда координату ячейки называют адресом. На границах таблицы координаты текущей ячейки выделены. То есть выделенным является заголовок столбца и номер строки, на пересечении которых находится активная (текущая) ячейка. Фон выделенных элементов будет более темным.

Указатель мыши в зоне ячеек – толстый белый крест.

Если вы установите этот крест в какой-то ячейке и щелкните левой кнопкой, в этой ячейке окажется табличный курсор. Ячейка становится активной (текущей).

Двойной щелчок в любой ячейке установит мигающий курсор.

В данном случае не имеет значения, активизирована ячейка или нет, стоит в ней табличный курсор, или его там нет.

После двойного щелчка в ячейке установится текстовый курсор: вертикальный мигающий отрезок. Мигающий курсор позволяет осуществлять редактирование содержимого ячейки. Его можно перемещать влево и в право с помощь клавиш со стрелками, он позволяет удалять символы клавишами удаления, слева от него появляются символы, вводимые с клавиатуры.

Таким образом заботливая Excel предоставляет в ваше распоряжение три созидательных инструмента: крестообразный указатель мыши, табличный курсор и текстовый курсор. Последний выполняет свою работу в ячейках, и в текстовых полях (в окошках).

Длинные надписи и числа

Ячейка – она маленькая, но тем не менее может вместить надписи и числа, длина которых намного превышает ширину ячейки. А сейчас немного практики.

Установите табличный курсор (это действие принято называть словом «встаньте») в ячейку. Предположим ячейка справа пуста. Теперь наберите длинный текст. Нажмите раз десять клавишу с буквой. После этого нажмите клавишу со стрелочкой вниз. Затем вернитесь. Запоминайте что происходит.

Нажатием клавиши со стрелочкой влево сместитесь левее. Теперь еще раз наберите текст, длина которого превышает ширину ячейки. Сместитесь вниз. Внимательно посмотрите на запись. Потом вернитесь назад.

Если ячейка справа заполнена, надпись будет урезана.

Теперь точно такое же исследование проведите, набирая числа. Вы увидите, что длинное число записывается в логарифмической форме. При этом ячейка немного расширится. Запись Е+7 означает, что при записи числа обычным способом запятую надо сместить вправо на 7 знаков.

В строке формул запись отражается полностью.

Строка формул – светлая полоса вверху со значком f

. Выше сделанное утверждение говорит о том, что надписи урезаются только визуально. А запоминает их программа без урезания.

Сохранение содержимого ячейки

Если вы набрали число или слово в ячейке и не сохранили, большинство кнопок на ленте любой вкладки примут бледный вид. Кнопки перестанут быть активными. Щелкать их бесполезно.

Введенные в ячейку данные нужно обязательно сохранять.

Сохранение содержимого ячейки может осуществляться несколькими способами.

Сохранение обеспечит нажатие <Enter>, либо клавиши со стрелкой.

После набора данных в ячейку, нажатие на клавишу <Enter> сохранит эти данные и сместит табличный курсор вниз. Нажатие любой клавиши со стрелкой также сохранит данные, введенные в ячейку, и при этом смещают табличный курсор в соответствующем направлении.

Если, к примеру, после введения данных в ячейку, вам нужно сместиться вправо, значит следует нажать клавишу <?>. Этим действием вы сохраните данные в ячейке, и окажетесь там, где следует продолжить работу.

Любая из оговоренных операций обеспечит сохранение набранных в ячейке данных, и попутно активизирует кнопки на ленте команд открытой вкладки.

Рабочая книга, рабочий лист. Ярлычки листа

Около левого нижнего угла окна Excel вы видите надпись Лист1. Чуть правее – кнопка с плюсиком. Если щелкать эту кнопку – появятся надписи Лист2, Лист3. Кнопки с этими надписями называются Ярлычками листов.

Каждый файл Excel называется Рабочей книгой.

Рабочая книга – это документ, который вы открываете, сохраняете, создаете в нем таблицы. Каждая рабочая книга, – это несколько листов рабочих таблиц. Каждый лист разбит приблизительно на 16 миллионов изначально одинаковых ячеек.

Следует различать рабочую таблицу, и электронную таблицу Excel. Рабочая таблица – это решетка, заполненная какими-то данными. Рабочая таблица может быть не только в Excel, но и в Word, в базе данных Access. Та решетка, которая на листе рабочей книги Excel – это электронная таблица.

Щелкая ярлычки листов, вы листаете книгу.