Практическое Руководство ИТ-Лидера

скачать книгу бесплатно


Выводы важности Передачи Полномочий.

Важно, чтобы каждая ключевая роль в ИТ имела не только основного ответственного человека, но и его замену. Это гарантирует непрерывность работы в случае чрезвычайной ситуации или отсутствия основного сотрудника. Такая практика также окажется полезной, если ключевой сотрудник решит покинуть компанию.

Следующий важный элемент Культуры ИТ: Культура обратной связи

Я уверен, что многие из вас стремятся работать с мотивированной командой – командой, стремящейся преуспеть в эффективности, производительности, сотрудничестве, инновациях и многих других аспектах.

Вы можете задаться вопросом, как я могу развить эти качества в своей команде?

Важнейшим фактором является эффективная коммуникация внутри команды, в первую очередь через обратную связь.

Как руководитель, вы должны практиковать и поощрять обратную связь.

Это может быть достигнуто с помощью запланированных встреч: будь то встречи один на один, командными встречами, меж-командные обсуждения, встречи, посвященные конкретному проекту, и т. д.

Да, я понимаю, вы уже завалены бесчисленными встречами, обсуждениями с бизнес-подразделениями и бесконечным потоком электронных писем и чатов, ожидающих вашего ответа.

Тем не менее, формирование культуры обратной связи должно пронизывать все встречи, а не только те, которые предназначены конкретно для обратной связи.

Обратная связь, в нашем контексте, требует:

– Предоставление каждому возможности высказать свое мнение по любому вопросу.

– Быть готовыми к тому, что отзывы могут быть как положительными, так и отрицательными.

– Особенно при отрицательных отзывах следует избегать немедленной реакции. Возможно, будет полезно поразмышлять над этим высказыванием в течение дня, сформулировать несколько наводящих вопросов и задать их в последующих обсуждениях.

Чтобы создать среду, в которой люди чувствуют себя комфортно, предлагая обратную связь, рассмотрите следующие подходы:

– Задавайте такие вопросы, как «Что вы думаете по этому поводу?», «Что, по вашему мнению, мы могли бы сделать лучше, избежать или улучшить?».

– Спросите мнение работников о вашей эффективности – «Что я могу сделать, чтобы сделать вашу работу более продуктивной и приносящей удовлетворение?»

– Во время совещаний, посвященных критическим проблемам, спрашивайте: «Почему что-то пошло не так?» и «Что мы можем сделать, чтобы решить эту проблему быстрее или предотвратить ее повторение?».

– При получении обратной связи часто бывает разумно задокументировать ее и поразмышлять над ней. Часто мы не замечаем проблем в команде просто потому, что не учитываем должным образом предоставленную обратную связь.

– Предложите свою точку зрения, не вступая в спор: если вы дадите некоторое время между получением негативного отзыва и его обсуждением, это поможет уменьшить импульс к спору. ВАЖНО: Как правило, после выражения негативных отзывов люди более восприимчивы к совместному поиску решений – если их мнение не привело к конфликту или спору!

Культура обратной связи имеет неоценимое значение для сближения команды и повышения эффективности, поскольку она укрепляет доверие между членами команды и их лидером.

Подведем итоги о культуре Обратной Связи:

Внедряйте культуру обратной связи на каждом совещании и взаимодействии. Поощряйте открытый, вдумчивый диалог по всем отзывам, способствуя доверию и инновациям. Такой подход важен для роста и эффективности команды.

Подводя итог этой главе, можно сказать, что культура играет ключевую роль как в операционном успехе компании, так и в благополучии ее сотрудников. Без фундамента, построенного на прочных человеческих ценностях, последствия могут быть пагубными. Ниже вы можете увидеть примеры компаний и результаты наличия слабой или сильной культуры.

Пример компании, где неправильная культура привела к большому провалу:

Одним из ярких примеров компании, которая столкнулась с трудностями из-за проблемной корпоративной культуры, приведшей к серьезным проблемам, является корпорация Enron. Компания Enron, некогда гигант в энергетическом секторе, рухнула в 2001 году из-за одного из самых печально известных скандалов с бухгалтерским мошенничеством в истории. Культура компании сыграла значительную роль в ее падении. Агрессивное стремление Enron к росту и прибыли в сочетании с отсутствием прозрачности и этического надзора способствовало созданию среды, в которой неэтичное поведение не только процветало, но и часто вознаграждалось. Акцент на краткосрочной выгоде в ущерб этическим соображениям и долгосрочной устойчивости привел к мошенническим методам бухгалтерского учета, сокрытию долгов и, в итоге, к банкротству компании.

Этот случай подчеркивает исключительную важность здоровой корпоративной культуры, в которой приоритет отдается этическим стандартам, прозрачности и подотчетности. Enron служит поучительной историей о том, как токсичная культура может привести к краху бизнеса, независимо от его размера или отрасли.

Примеры компаний, которые пережили трудные времена благодаря своей культуре, построенной на сильных человеческих ценностях:

Несколько известных компаний продемонстрировали, как сильная, позитивная корпоративная культура может помочь им преодолеть кризисы и вызовы, стать сильнее или сохранить стабильность перед лицом невзгод. Вот два примера:

Southwest Airlines: Известная своей исключительной корпоративной культурой, Southwest Airlines уделяет особое внимание удовлетворенности сотрудников, обслуживанию клиентов и адаптивности. Эта культура помогла компании справиться с многочисленными проблемами в авиационной отрасли, включая экономические спады и конкурентное давление отрасли. Стремление компании поддерживать позитивную рабочую среду и ставить сотрудников на первое место объясняется ее способностью поддерживать прибыльность и лояльность клиентов даже в трудные времена.

Toyota: Столкнувшись со значительными проблемами, включая кризис отзыва автомобилей в 2009-2010 годах из-за проблем с безопасностью, сильная культура непрерывного совершенствования Toyota (Кайдзен) и ее философия «Качество на первом месте» помогли ей восстановиться и вернуть себе позиции ведущего мирового автопроизводителя. Приверженность Toyota принципам прозрачности, подотчетности и постоянного обучения сыграла решающую роль в ее способности решать проблемы и восстанавливать доверие потребителей.

Основные выводы из главы «К». Культура.

Фундамент ценностей и видения: Постройте корпоративную культуру и ИТ-культуру на основополагающих элементах ценностей и видения.

Элементы корпоративной и ИТ-культуры: Важность активного продвижения этих культур со стороны технологических лидеров очевидна на примерах корпоративной культуры и манифеста ИТ-культуры.

Важность передачи полномочий и обратной связи: Используйте как передачу полномочий, так и обратную связь как практические элементы и процессы ИТ-культуры.

Ваши записи: Я призываю вас записать свои выводы, идеи и действия из этой главы. Это действие гарантирует, что полученная вами информация будет иметь практическое применение.

Глава 2. Оценка текущего состояния.

Как уже говорилось в предыдущих главах, оценка текущего состояния ИТ является обязательной частью вашей работы, особенно когда вы начинаете свою работу в качестве ИТ-лидера, или начинаете новый сезон. Новый сезон может быть началом года, сменой бизнес-стратегии, бюджета или подготовки стратегии, или после каких-то значительных изменений в компании (большой апгрейд, большой запуск, большой рост или неудача).

Оценка текущего состояния должна быть инициирована, как только вы приступили к новым обязанностям и может повторяться ежегодно. Такой подход позволяет отслеживать прогресс, совершенствовать стратегический подход и учитывать факторы, связанные с эффективностью, инновациями, устойчивостью, скоростью и безопасностью с течением времени.

Однако, если вы не инициировали этот процесс в начале, никогда не поздно начать его сейчас. Как только вы начнете данный процесс, вы сможете отслеживать свой прогресс с течением времени.

Сценарий из реальной жизни: отсутствие регулярных ИТ-оценок приводит к кризису.

В компании, в которой я работал, основной ИТ-отдел отвечал за основные системы и контролировал различные ИТ-системы и приложения в организации. Один из бизнес-отделов решил самостоятельно разработать собственное приложение для продаж, сославшись на удобство и ускоренную разработку в качестве основных мотивов. Они утверждали, что их внутренняя разработка устраняет необходимость в обширных итерациях спецификаций и длительном времени ожидания, связанного с обычными поставками ИТ проектов.

Система была разработана и использовалась в качестве модуля продаж в магазинах компании. Казалось, все хорошо работает, и все довольны.

Однако последствия такого подхода дали о себе знать в критический период продаж. Уровень продаж снижался, и тогда ответственных из ИТ-отдела срочно пригласили на встречу с бизнес-директорами. Обсуждение было сосредоточено на проблемах с продажами, связанных с вышеописанным приложением: многие клиенты столкнулись с перебоями в обслуживании в магазинах, и планы продаж оказались под угрозой. Поскольку бизнес-процесс страдал от плохо работающего приложения, ответственность сразу же была возложена на ИТ-отдел.

После тщательного анализа стало очевидно, что проблемы возникли из-за приложения продаж, разработанного внутри отдела продаж. Это приложение не было подготовлено для обработки значительного объема транзакций и не было оптимизировано для одновременного использования многими сотрудниками особенно в пик продаж.

Для решения кризиса, попросили ИТ-отдел исправить ситуацию, инвестировав в дополнительное оборудование и софт, хоть это были непредвиденные задачи и расходы.

В конце концов, было принято более стратегическое решение о передаче ответственности за приложение ИТ-отделу для текущей поддержки и обслуживания. Этот переход не только способствовал внедрению необходимых ИТ-механизмов для управления ресурсами, но и снизил риск сбоев приложения в периоды высокой нагрузки.

Основные выводы из этой истории:

Важно помнить, что в любой компании могут появиться такие «скрытые» приложения. Комплексная оценка текущего состояния ИТ может выявить и проанализировать функциональные возможности систем, работающих за пределами компетенции ИТ-отдела.

Качественно проведенная оценка текущего состояния приведет к обсуждениям о внедрении основных ИТ-практик для всех систем! Особенно важно учитывать все системы, которые являются неотъемлемой частью взаимодействия с клиентами. Заблаговременно решая эти проблемы, организации могут повысить общую операционную устойчивость и свести к минимуму риски, связанные с неуправляемыми ИТ-системами, способствуя созданию более надежной и оптимизированной бизнес-среды.

~~ Конец истории ~~

Как провести оценку ИТ

Оценка должна быть всесторонней – это позволит понять, «где мы сейчас находимся» в различных областях (см. таблицу 1 ниже):

– Оценить состояние ИТ-команды.

– Оценить состояние ИТ-инфраструктуры.

– Проверка качества ИТ-услуг и соблюдения SLA как для внутренних, так и для внешних клиентов.

– Анализ работы над проектами и изменениями, а также над операционными задачами, по запросам из различных отделов, такими как «руководство/маркетинг/продажи/и т. д....»

– Оценка всех ИТ-процессы.

– Оценить текущую ситуацию с информационной безопасностью в ИТ.

– Другие направления в зависимости от бизнес-сферы компании (это могут быть платежи, обмен данными между партнерами, требования безопасности и т.д.)

Таблица 1. Шаблон оценки ИТ

Где:

– Priority (Приоритет) – настройте приоритет в зависимости от типа вашего бизнеса. Используйте 1-2-3 в качестве матрицы приоритетов.

– Compliance (соответствие) – документально подтвержденный, процесс E2E (сквозной), ответственный за каждое направление, доступные контракты с четкой матрицей ответственности и т.д. Для уточнения деталей добавьте дату (ММ/ГГГГ).

– Action (Действие) – основано на Соответствии – действия по улучшению, если таковые имеются. Это действие должно быть частью процесса управления изменениями или дорожной карты.

Подойдите к этой оценке открыто, ясно и с вниманием к деталям.

Несмотря на то, что поначалу это действие может потребовать больше времени и временно отвлечь вашу команду (а также некоторых бизнес коллег) от повседневных задач, его важность не следует недооценивать. Тщательно проработайте каждый пункт, так как это может оказаться экономией времени в будущем и поможет выявить потенциальные слабые места в вашей ИТ-области.

Примечание: для проведения ИТ-оценки необходимо сотрудничество со всеми заинтересованными сторонами в бизнес- и ИТ-командах.

К примеру, работа с Отделом Кадров (HR) имеет решающее значение для анализа компетенций и знаний ИТ-персонала, оценки потребностей в обучении, найме или необходимости передачи некоторых функций на аутсорсинг внешним компаниям или экспертам. Аутсорсинг может потребоваться для краткосрочных миссий, особенно если для проекта срочно требуются специфические знания или опыт.

Также важно сотрудничать с отделами обслуживания клиентов, продажами, маркетингом и финансами, чтобы понять их проблемы, связанные с технологиями, которые вы курируете, их болевые точки, а также положительные моменты, и завершить оценку необходимыми элементами и действиями.

В то же время вы и ваша команда должны оценить каждое ИТ-направление и под-направление в соответствии с рекомендациями. Для этого можно использовать различные стандарты, например ITIL.

Избегайте «белых зон» – областей, которые остаются незавершенными, потому что они обычно не являются приоритетными. В качестве примера можно привести задачу, которая изначально не планировалась ИТ-отделом, но возникла как особое требование бизнеса: управление почтовым ящиком с запросами компании, в котором электронные письма, направленные в разные отделы, должны быть перенаправлены руководителям соответствующих отделов. Если эта задача, считающаяся срочной, не была автоматизирована должным образом из-за нехватки времени, а вместо этого была выполнена вручную инженером ИТ, она может стать постоянной, что усложнит задачи для вашей ИТ-команды.

Такие задачи должны быть пересмотрены и включены в ваш план по устранению всех «белых зон».

После взаимодействия со всеми заинтересованными сторонами и вашей внутренней командой вы получите четкую картину вашей ИТ-состояния – ценную отправную точку!

При правильном проведении данная оценка может предотвратить в будущем многие потенциальные проблемы для вашей компании и клиентов.

Основные выводы из главы 2: Оценка текущего состояния ИТ и ее важность.

Оценка ключевых ИТ-областей: важна тщательная оценка ИТ-команд, инфраструктуры, услуг, проектов, процессов и безопасности. Используйте шаблон для определения приоритетов и действуйте.

Вовлекайте заинтересованные стороны: чтобы понять все задачи и проблемы, работайте с всеми заинтересованными сторонами в бизнесе и ИТ.

Устраните «белые зоны»: убедитесь, что ни одна область не упущена из виду. Решая неожиданные или обременительные задачи, важно изначально продумать автоматизацию и знать о важности эффективного планирования.

Подумайте о стратегическом аутсорсинге: используйте аутсорсинг для специализированных нужд или краткосрочных проектов, чтобы повысить эффективность и сосредоточиться на ключевых компетенциях.

Разработайте план действий: используйте результаты оценки для создания четкого плана действий, определяющего области улучшения для предотвращения проблем и повышения общей производительности.

Ваши записи:

Я призываю вас записать свои выводы, идеи и действия из этой главы. Это действие гарантирует, что полученная вами информация будет иметь практическое применение.

Глава 3. Создание Вашей Стратегии

После завершения оценки и получения всестороннего понимания о текущем состоянии ИТ, следующим фокусом должна стать ИТ-стратегия – это «точка Б» на нашей карте («точка А» – результат ИТ-оценки). В этой главе мы рассмотрим процесс разработки устойчивой ИТ-стратегии, которая эффективно согласуется с бизнес-целями вашей компании.

Часто мы рассматриваем стратегию как нечто замысловатое, сложное или исключительное для опытных менеджеров и лидеров, полагая, что она требует огромного опыта и дальновидности. Однако такое восприятие ошибочно. Уверяю вас, что создание своей стратегии и выполнение этой стратегии вполне по силам каждому руководителю.

К концу этой главы я надеюсь вселить в вас уверенность и знания, необходимые для разработки надежной стратегии для вашей команды или отдела.

Практический пример: построение ИТ-стратегии.

Случай из моего опыта: я руководил ИТ-командой. Мои коллеги были хорошими профессионалами, знающими своё дело, и, при этом, они были готовыми учиться и расти. Тем не менее, я заметил, что каждый человек был более сосредоточен на своём личностном росте. Хотя личностный рост – это неплохо, когда он становится единственным фокусом, он может стать пагубным для компании и команды.