Как самому с помощью практикума создать документ в MS Word?

скачать книгу бесплатно

Если в качестве классифицирующего признака текстовых редакторов взять сложность структуры документа, то их можно разделить на следующие группы:

1. Простые редакторы текстов предназначены для создания и редактирования простых документов, содержащих неформатированный текст, например, текст заметок в блокноте, текст программ.

К числу таких редакторов можно отнести, например, БЛОКНОТ и WordPad, которые входят в состав стандартных приложений семейства операционных систем MS Windows.

2. Редакторы документов (часто их называют текстовыми процессорами) предназначены для создания и редактирования, сложных по структуре документов, состоящих из страниц, абзацев, вложенных документов (в структуру документов могут входить таблицы, графические объекты, которые могут создаваться в других приложениях).

Среди текстовых редакторов, обладающих этими возможностями можно выделить: ADOBE AKROBAT, MS WORD.

3. Издательские системы – используются для подготовки больших сложных документов, таких как книги, альбомы, журналы, газеты. В основном, они предназначены для верстки текста.

К ним можно отнести, например, Page Maker.

Работа с издательскими системами предполагает, что на этапе предварительной подготовки материала используются Редакторы документов.

Одним из самых популярных редакторов документов, предназначенных для работы в среде операционной системы Windows является редактор Word, который создан фирмой Microsoft.

За последние 30 лет эта фирма выпустила целую линейку редакторов (Word 97, Word 2000, Word XP,Word 2003, Word 2007, Word 2010) для которых имеются русифицированные версии этой программы.

Широкое распространение этих редакторов объясняется следующим:

1) использованием развитого графического интерфейса, упрощающего многие операции и процедуры по разработке текстовых документов (операции копирования, вставки, перемещения и удаления текста);

2) богатым выбором различных шрифтов, их стилей и размера;

3) способностью редакторов включать в один файл текст и графику, содержание электронных таблиц и баз данных, предоставление им возможности работы с гипертекстовыми документами в Internet и рассылки документов по сети;

4) набором шаблонов (заготовок документов) для создания новых типовых документов;

5) возможностью создавать и нумеровать списки, делать сноски и автоматически размещать их внизу страницы или в конце документа;

6) возможностью оформления документа или его составных частей в виде таблиц [при этом имеется возможность сортировки (упорядочивание по возрастанию или убыванию) представленной в таблицах или списках информации];

7) новыми возможностями по красочному оформлению текста за счет расширения функций обрамления текста и таблиц, заполнения цветового фона, использования режима авто форматирования, встраивания в текст, красочно оформленного фигурного текста, условных графических символов (авто фигур) и многих других элементов;

8) использованием собственных средств создания графических изображений;

9) возможностью проверки орфографии и грамматики введенного текста, а также режим авто замены ошибочно введенных слов на правильные, что позволяет избежать многих недоразумений, связанных с пропущенными опечатками;

10) применением макросов (макрокоманд) для создания небольших программ (например, программы передачи факсов) в интересах дальнейшей автоматизации процесса разработки и создания документов;

11) мощной и удобно организованной справочной подсистемой (в окнах контекстно-зависимой помощи вам всегда может быть дана необходимая подсказка для выполнения тех или иных действий, а в ее основном окне можно получить сведения, необходимые для работы с редактором по любому разделу);

12) наличием регистра (буфера) обмена, позволяющего осуществлять обмен элементами документов, как на уровне документов, так и на уровне программ;

13) возможностью отмены и восстановления ранее производимых действий или операций;

14) возможностью ввода математических формул и специальных символов;

15) разработки статей для газет и журналов в многоколоночном виде;

16) использованием программ – мастеров, позволяющих автоматизировать работу по созданию документов;

17) автоматическим подбором и заменой синонимов;

18) уникальными возможностями этого семейства редакторов для совместной работы в составе пакетов семейства MS OFFICE с другими программами (приложениями) из состава этого пакета и другими факторами и возможностями.

Необходимо подчеркнуть, что MS Word является приложением, входящими в состав MS Office соответствующих версий.

Для сравнения рассмотрим минимальные требования, которые предъявляются к конфигурации компьютера, со стороны программ MS OFFICE разных версий (таблица 6.1).

Таблица 6.1. Минимальная конфигурация компьютера для работы программ MS OFFICE

Как видно из приведенной выше таблицы, приложения MS OFFICE 2000 и MS OFFICE ХР более требовательны к ресурсам компьютера.

К тому же, из личного опыта работы с этими приложениями, можно сделать вывод, что MS OFFICE 97 сносно работает на самом простом Pentium с 16 Мб ОЗУ, а для нормального функционирования MS OFFICE 2000 (ХР) нужен процессор Pentium Celeron с частотой не менее 266 (333) МГц, а ОЗУ – не менее 32 (64) Мб.

В связи с этим, в настоящем учебнике будет достаточно подробно рассмотрены приемы работы пользователя с приложениями MS OFFICE 97 общими для трех последних версий. Но, при этом, не останутся без внимания наиболее интересные особенности приложений, входящих в состав MS OFFICE 2000 и MS OFFICE ХР.

6.1.2. Основные элементы экрана

Давайте, прежде всего, уделим внимание тем вещам, которые являются общими для всех приложений, входящих в состав MS OFFICE.

К ним относятся:

a) общие элементы интерфейса – меню, кнопки панели инструментов, пункты контекстное меню;

b) работа со справочной информацией и «Помощником»;

c) работа с файлами – команды Создать, Открыть, Сохранить и Сохранить как+;

d) подготовка к печати и печать файлов.

Каждое приложение MS OFFICE этих трех версий (в дальнейшем просто MS OFFICE) работает с файлами (создает файлы), имеющими специальные форматы:

e) программа WORD работает с текстовыми файлами (создает файлы), которые называются документами и имеют расширение: основное – *.doc, а также – *.rtf, *.txt;

f) программа EXCEL работает с файлами (создает файлы), которые представляют собой электронные таблицы и называются книгами, имеют основное расширение – *.xls;

g) программа ACCESS работает с файлами (создает файлы), которые называются базами данных и имеют расширение: основное – *.mdb, а также – *.mdw, *.mde.

Для простоты изложения, будем называть все файлы, с которыми работают программы MS OFFICE – документами.

Программы MS OFFICE созданы для работы в среде WINDOWS 9Х, и по этому они имеют стандартный интерфейс в виде окна, а также обязательные для всех программ, работающих в этой операционной среде элементы: строка заголовка, строка меню, панели инструментов, полосы прокрутки, строку состояния, кнопки закрытия и изменения размеров окна.

Одной из главных особенностей программ MS OFFICE является одинаковый интерфейс.

Рис.6.1 Вид окна программы MS WORD 97.

На рисунке 6.1 представлено окно программы MS WORD 97, на котором обозначены элементы экрана (окна), являющиеся общими также и для других программ MS OFFICE.

Целью такого общего подхода было упростить пользователю возможность перехода от одной программы к другой.

Все общие особенности программ MS OFFICE в этом разделе будем рассматривать на примере программы WORD.

Во всех программах MS OFFICE многие команды можно вызывать двумя или даже тремя способами.

В частности, команды Открыть, Закрыть, Создать, Сохранить, Сохранить как+, Печать можно вызвать, выбрав соответствующий пункт в меню Файл