скачать книгу бесплатно
Типичные ошибки кадрового делопроизводства
Михаил Юрьевич Рогожин
В книге рассматриваются наиболее характерные ошибки, допускаемые при заключении, изменении и прекращении (расторжении) трудового договора, издании основных приказов (распоряжений) по кадрам, а также при обращении с трудовыми книжками. Она пригодится руководителям предприятий (организаций, учреждений), индивидуальным предпринимателям, работникам кадровых подразделений (кадровым менеджерам), а также студентам и лицам, совершенствующим свою квалификацию по специальностям «Управление персоналом», «Документоведение и документационное обеспечение управления», «Трудовое право». Законодательство приведено по состоянию на июнь 2015 г.
М. Ю. Рогожин
Типичные ошибки кадрового делопроизводства
Справочное издание
ebooks@prospekt.org
Раздел I
Ошибки при заключении, изменении и прекращении (расторжении) трудового договора
Глава 1
Трудовой договор: определение и функциональное назначение
Понятию «трудовой договор» в его современной трактовке уже более двух десятков лет
. Тем не менее приведем ниже официальное определение: трудовой договор – соглашение между работодателем и работником, в соответствии с которым работодатель обязуется предоставить работнику работу по обусловленной трудовой функции, обеспечить условия труда, предусмотренные трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами и данным соглашением, своевременно и в полном размере выплачивать работнику заработную плату, а работник обязуется лично выполнять определенную этим соглашением трудовую функцию, соблюдать правила внутреннего трудового распорядка, действующие у данного работодателя
. Уточним, что в данном случае речь идет о соглашении, заключаемом в письменной форме (письменном соглашении), – соответствующее положение содержится в Трудовом кодексе РФ (см. ниже). Примерная форма трудового договора
представлена ниже.
Наиболее характерными особенностями трудового договора являются следующие:
1) допустимость его заключения только между сторонами предстоящих трудовых отношений – в лице работодателя и работника (их полномочных представителей);
2) включение в текст трудового договора всех условий и сведений, предусмотренных трудовым законодательством (см. ниже) применительно к конкретным обстоятельствам, характеризующим трудовые отношения
;
3) исполнимость трудового договора работником в зависимости от превентивного выполнения работодателем одной их важнейших обязанностей – предоставления работнику работы по обусловленной данным договором трудовой функции;
4) обязанность работника выполнять определенную договором трудовую функцию лично
с соблюдением действующих у данного работодателя правил внутреннего трудового распорядка (см. ниже).
Таким образом, представляется правомерным рассматривать трудовой договор в качестве особого (специфического) вида письменного соглашения.
Что касается функционального назначения трудового договора, оно состоит прежде всего в создании правовых оснований для издания работодателем (его полномочным представителем) приказа (распоряжения) о приеме гражданина на работу в качестве наемного работника
. В свою очередь, на основании данного приказа (распоряжения) в трудовую книжку работника вносится запись о приеме на работу
.
Забегая немного вперед, напомним, что трудовая книжка по-прежнему квалифицируется Трудовым кодексом РФ в качестве основного документа о трудовой деятельности и трудовом стаже ее владельца
. Вот почему, на наш взгляд, представляется весьма логичным рассмотреть в рамках данного пособия наряду с наиболее характерными ошибками, допускаемыми при заключении, изменении и прекращении (расторжении) трудового договора, и основные ошибки в обращении с трудовыми книжками (подробнее об этом – в разд. 2 настоящей книги).
Завершая разговор о функциональном назначении трудового договора, обратим внимание уважаемых читателей на то, что в общем случае возможность его заключения предопределяется наличием согласия на то сторон трудовых отношений – при условии, что одновременно не усматривается правовых препятствий для заключения такого договора (возникновения трудовых отношений). Однако в ряде случаев заключение трудового договора (и, соответственно, возникновение трудовых отношений)
допускается и в силу некоторых иных обстоятельств (вне зависимости от волеизъявления работника и работодателя), в том числе в результате следующего:
• избрание гражданина на должность (в том числе по конкурсу на замещение соответствующей должности)
;
• назначение гражданина на должность (утверждение в должности)
;
• направление гражданина на работу уполномоченными в соответствии с федеральным законом органами в счет установленной квоты;
• вступление в законную силу судебного решения о заключении с соответствующим гражданином трудового договора
.
Как свидетельствует практика, несмотря на ту роль, которая отведена трудовым законодательством трудовому договору в непосредственном регулировании трудовых отношений между работодателем и работником, кадровыми работниками по-прежнему допускается немало ошибок и при заключении трудового договора, и при его изменении, и в особенности при прекращении (расторжении) трудового договора. Наиболее характерные ошибки, а также способы их предупреждения (исправления) рассматриваются в последующих главах раздела.
Глава 2
Типичные ошибки при заключении трудового договора
2.1. Ошибки, обусловленные несвоевременным выявлением обстоятельств, в силу которых трудовой договор не может быть заключен
Прежде всего рассмотрим ошибки, обусловленные несвоевременным выявлением обстоятельств, в силу которых трудовой договор не может быть заключен, или, иначе говоря, те ситуации, в которых, несмотря на наличие правовых препятствий для заключения трудового договора, такой договор с поступающим на работу гражданином все же заключается. К числу подобных ошибок, на наш взгляд, относятся следующие.
1. Заключение трудового договора с гражданином, не достигнувшим определенного возраста либо, напротив, превысившим определенный возраст.
2. Заключение трудового договора без надлежащего учета состояния здоровья гражданина, поступающего на работу.
3. Ошибки, связанные с установлением и прохождением гражданином испытания при заключении трудового договора.
4. Несоблюдение обязательной (в определенных случаях) процедуры согласования возможности заключения трудового договора с третьими лицами либо заключение трудового договора в отсутствие согласия на то третьего лица или без письменного уведомления третьего лица.
5. Заключение трудового договора на основе ненадлежащим образом оформленных (недействительных) документов либо в отсутствие хотя бы одного документа, предоставление которого при заключении трудового договора является обязательным.
2.1.1. Заключение трудового договора с гражданином, не достигнувшим определенного возраста либо, напротив, превысившим определенный возраст
Трудовой договор не может быть заключен с гражданином младше или старше определенного возраста. Возраст гражданина устанавливается на основании паспорта
.
При заключении трудового договора поступающий на работу гражданин предъявляет работодателю:
1) паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;
2) трудовую книжку
;
3) страховое свидетельство государственного пенсионного страхования
;
4) документы воинского учета
;
5) документ об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний
;
6) дополнительные документы
.
Требовать от гражданина, поступающего на работу, документы помимо предусмотренных федеральными законами, указами Президента Российской Федерации и постановлениями Правительства Российской Федерации, запрещается.
Заключение трудового договора возможно (в общем случае) с гражданами не моложе 16 лет
. Заключение трудового договора допускается с гражданином в возрасте 15 лет, если к этому моменту:
• гражданин уже получил основное общее образование;
• гражданин оставил учебу в общеобразовательной организации до получения им основного общего образования.
Уточним, что гражданин, достигнувший возраста 15 лет, не являющийся учащимся и имеющий паспорт, вправе заключить трудовой договор с работодателем независимо от согласия родителей. Если же данный гражданин продолжает учебу в учреждении общего или начального профессионального образования, то трудовой договор с ним может быть заключен при наличии:
• письменного согласия родителей (лиц, их заменяющих);
• письменного разрешения местного органа управления образованием.
Заключение трудового договора с гражданином в возрасте 14 лет допускается только для выполнения им в свободное от учебы время легкого труда – при условии, что такой труд:
• не причиняет вреда здоровью подростка;
• не нарушает процесс обучения подростка.
Отметим, что заключению трудового договора и в этом случае должно предшествовать получение письменного согласия (разрешения) одного из родителей (опекуна, попечителя) и органа опеки и попечительства.
Заключение трудового договора с гражданином моложе 14 лет допускается только для его участия (в свободное от учебы время) в создании и (или) исполнении произведений в организациях кинематографии, театрах, театральных и концертных организациях, цирках – при условии, что такой труд не причиняет ущерб ни здоровью, ни нравственному развитию гражданина. Для заключения трудового договора, как и в рассмотренных выше случаях, обязательно наличие письменного согласия родителей (лиц, их заменяющих) и письменное разрешение местного органа управления образованием, при этом фактически такой договор подписывается (от имени малолетнего гражданина) его законными представителями (родителями, усыновителями или опекунами).
Наиболее распространенной ошибкой, допускаемой при заключении трудового договора с гражданами в возрасте младше 16 лет, является отсутствие надлежащим образом оформленного письменного согласия законных представителей. Наиболее простой (но вместе с тем юридически безупречный) способ оформления подобного согласия – соответствующая виза на трудовом договоре. Законодательством предусмотрены определенные ограничения и в отношении возможности заключения трудовых договоров с гражданами старше определенного возраста. Например, работодатель вправе дать мотивированный отказ в заключении бессрочного трудового договора гражданину – пенсионеру по возрасту. При этом весьма распространенной ошибкой по-прежнему является отказ гражданину пенсионного возраста в заключении срочного трудового договора
.
Следует также помнить, что в случаях, предусмотренных законодательством, заключение трудового договора с работником определенного возраста производится с учетом характера поручаемой трудовой функции (условий выполнения работы). Так, с гражданином в возрасте старше 65 лет не может заключаться трудовой договор по замещению должности ректора (проректора) государственного (муниципального) высшего учебного заведения, руководителя филиала (института) в составе соответствующего заведения
. С гражданами в возрасте моложе 18 лет не могут заключаться трудовые договора, обязывающие работников к выполнению:
• работ, выполнение которых может причинить вред их здоровью и нравственному развитию (игорный бизнес, работа в ночных кабаре и клубах, производство, перевозка и торговля спиртными напитками, табачными изделиями, наркотическими и иными токсическими препаратами);
• работ с вредными и (или) опасными условиями труда;
• работ под землей;
• работ, предполагающих перенос (передвижение) ими тяжестей сверх установленных предельных норм
.
Отметим, подытоживая, что гражданин в возрасте до 18 лет не может в соответствии с трудовым договором привлекаться к выполнению работ, предусматривающих (при соответствующих обстоятельствах) наступление полной материальной ответственности, а также работ, осуществляемых так называемым вахтовым методом. Направление указанных работников в командировку также запрещено
.
2.1.2. Заключение трудового договора без надлежащего учета состояния здоровья гражданина, поступающего на работу
В случаях, предусмотренных законодательством, до заключения трудового договора работодателем должны быть получены достоверные сведения о состоянии здоровья гражданина, поступающего на работу. С этой целью гражданин проходит предварительный медицинский осмотр (медицинское обследование (освидетельствование)). Так, обязательному предварительному медицинскому осмотру подлежат граждане, с которыми заключается трудовой договор, предусматривающий выполнение:
• тяжелой работы;
• работы с вредными и (или) опасными условиями труда, связанной с воздействием вредных и (или) опасных производственных факторов;
• работы, связанной с движением транспорта;
• работы в организации пищевой промышленности, общественного питания и торговли;
• работы в организации водопроводных сооружений;
• работы в медицинских организациях и детских учреждениях (организациях дошкольного (начального общего) образования)
.
Кроме того, предварительный медицинский осмотр является обязательным для поступающих на работу граждан в возрасте до 18 лет (вне зависимости от характера поручаемой в соответствии с трудовым договором работы)
.
Первая ошибка, допускаемая кадровыми работниками (в контексте вышеизложенного), – это игнорирование обязательности прохождения предварительного медицинского осмотра гражданином, поступающим на работу. Избежать этой ошибки несложно: достаточно заранее удостовериться в том, что гражданин не относится к категории лиц, обязанных проходить предварительный медицинский осмотр до заключения трудового договора (на основании представленных гражданином документов и исходя из характера работы, которую предполагается поручить ему в соответствии с трудовым договором)
.
Вторая ошибка состоит в игнорировании результатов осмотра (обследования, освидетельствования), указывающих на невозможность заключения с гражданином трудового договора (в том числе бессрочного, см. ниже) по состоянию здоровья в силу характера поручаемой работы. В этой связи кадровикам рекомендуется внимательно изучать соответствующие документы (справки, заключения и т. п.).
Ошибочным считается и отказ в заключении срочного трудового договора гражданину, которому в соответствии с медицинским заключением разрешена работа временного характера
