Михаил Рогожин.

Справочник по делопроизводству



скачать книгу бесплатно

2.6. Нормы времени на выполнение работ по ДОУ

Нормы времени – нормативно-технический акт, содержащий, наряду с правовыми нормами, технические показатели осуществления определенной деятельности (в рассматриваемом нами случае – документационного обеспечения управления). Так, в целях надлежащего нормирования времени на выполнение работ по

ДОУ на предприятиях (в организациях, учреждениях) применяются Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы по ДОУ, утвержденные постановлением Минтруда России от 25 ноября 1994 г. № 72, а в управленческих структурах федеральных органов исполнительной власти – нормы времени на работы по документационному обеспечению, утвержденные постановлением Минтруда и социального развития от 26 марта 2002 г. № 23. На основе нормативов (норм) времени:

1) определяется и обосновывается численность работников служб ДОУ;

2) устанавливаются должностные обязанности работников служб ДОУ;

3) распределяются работы между работниками (категории «технический исполнитель»).

В необходимых случаях на основе указанных документов предприятиями (организациями, учреждениями) разрабатываются уточненные нормы времени. В таких нормах, как правило, фиксируются:

временные затраты на выполнение отдельных видов работ, не предусмотренных укрупненными нормативами (нормами);

временные затраты на выполнение отдельных видов работ – в случае, если в связи со спецификой ДОУ в условиях конкретного предприятия (организации, учреждения) фактические временные затраты на их выполнение существенно отличаются от установленных укрупненными нормативами (нормами).

Расчет уточненных норм, как правило, производится методом технического нормирования, основанного на фиксации (хронометрировании с последующей записью) затрат рабочего времени на выполнение соответствующих видов работ. При этом должны, кроме того, приниматься во внимание затраты времени на организационно-техническое обслуживание рабочих мест, отдых и личные потребности работников.

Значения норм времени устанавливаются в часах (долях часа) на единицу измерения каждого конкретного вида работы – например, лист, коробка, папка, дело. Нормы времени на выполнение наиболее распространенных операций по ДОУ представлены в приложении 6 к настоящему пособию.

2.7. Документы планирования и отчетности службы ДОУ

Обеспечение планирования и отчетности, а также своевременной и правильной подготовки соответствующих документов – планов, отчетов – является одной из основных обязанностей руководителя службы ДОУ предприятия. К подготовке документов планирования и отчетности привлекаются начальники структурных подразделений, а в необходимых случаях – специалисты службы ДОУ с соответствующей квалификацией.

Отметим, что планирование работы осуществляется службой ДОУ самостоятельно, на основе анализа результатов предшествующей деятельности (например, за истекший календарный год) и в соответствии с планируемыми показателями деятельности предприятия на предстоящий период (наступающий календарный год).

Уточним, что в общем случае план работы – это документ, определяющий состав и содержание основных мероприятий (задач), выполнение которых возлагается на работника (руководимое им подразделение), сроки, места и ответственных за их проведение (выполнение) в пределах определенного периода времени (в течение дня, недели, месяца, квартала и т. д.).

Исходными данными для планирования деятельности службы ДОУ на предстоящий календарный год являются:

показатели финансового и экономического развития предприятия на планируемый период;

основные итоги деятельности службы ДОУ за истекший (предшествующий периоду планирования) период;

цели и задачи службы ДОУ, вытекающие из содержания соответствующих разделов документов долгосрочного и среднесрочного планирования (в том числе бизнес-планов, программ организационного развития предприятия и т. п.).

Разработку проекта годового плана работы службы ДОУ целесообразно завершить к началу заключительного квартала года, предшествующего планируемому периоду.

В проекте плана определяются приоритетные направления работы службы ДОУ в предстоящем периоде, а также виды, объемы, сроки и исполнители работ по документационному обеспечению управления[35]35
  При разработке проекта плана в должной мере учитываются организационные, финансовые, материально-технические, кадровые и иные возможности предприятия.


[Закрыть]
. Проект плана, как правило, включает пояснительную записку и приложения, в том числе необходимые расчеты (основные показатели работы службы ДОУ).

Пояснительная записка в составе проекта плана состоит из введения, разделов, соответствующих направлениям развития повседневной деятельности архива предприятия, и заключения. В разделах пояснительной записки коротко обосновывается необходимость выполнения видов работ по документационному обеспечению управления, определяются их конечные результаты и т. п.

Основные показатели плана работы на предстоящий период содержат перечень показателей и их значения; при этом, помимо итоговых (годовых) значений показателей, допускается отражать в документе их полугодовые и квартальные значения. Проект плана (см. рис. 2.3) обсуждается руководством службы ДОУ, в необходимых случаях согласовывается с другими структурными подразделениями (должностными лицами), после чего утверждается руководителем предприятия.


Рис. 2.3.


Планирование работы структурных подразделений службы ДОУ предприятия осуществляется под руководством начальников соответствующих подразделений, как правило, на предстоящее полугодие или квартал. Порядок планирования – в том числе сроки, отводимые на разработку проекта плана, формы планирующих документов и др. – определяются руководителем службы ДОУ.

В проекте плана структурного подразделения отражаются основные показатели по видам работ, выполняемых соответствующими подразделениями, в том числе их наименования, объемы, сроки и исполнители. Проект плана структурного подразделения в необходимых случаях согласуется с заинтересованными сторонами, после чего утверждается руководителем службы ДОУ.

Индивидуальное планирование осуществляется работниками службы ДОУ в соответствии с указаниями ее руководителя и начальников соответствующих подразделений (в составе службы ДОУ). Проект индивидуального плана составляется работником, как правило, на предстоящий месяц на основе плана работы подразделения.

Проекты планов работников подразделений службы ДОУ из числа технических исполнителей и специалистов утверждаются начальниками соответствующих подразделений. Проекты планов работы начальников подразделений службы ДОУ утверждаются ее руководителем, а проект плана работы последнего – руководителем предприятия (либо заместителем руководителя, курирующего вопросы документационного обеспечения управления).

За ходом и результатами выполнения планов работы руководством службы ДОУ осуществляется систематический контроль. Данные контроля учитываются, обобщаются, анализируются и регулярно доводятся до сведения руководства предприятия. Обобщенные данные контроля используются при разработке отчетных документов службы ДОУ (в общем случае – отчетов)[36]36
  Кроме того, при разработке отчетов используются сведения, зафиксированные в документах по учету выполненных работ, их показателей.


[Закрыть]
.

Отчет – это документ, в развернутой форме отражающий итоговые результаты обработки (систематизации, подсчета и сверки) и анализа статистических данных, характеризующих выполнение какого-либо вида работ (какой-либо деятельности) за продолжительный период времени (месяц, квартал и более). Отчетность по вопросам деятельности службы ДОУ осуществляется в порядке, установленном локальными нормативными актами предприятия.

Так, отчеты о работе службы ДОУ, как правило, разрабатываются за год, полугодие и квартал в соответствии со структурой и номенклатурой показателей планов работы[37]37
  В необходимых случаях в отдельном разделе отчета отражаются сведения
  о внеплановых мероприятиях (видах работ и т. п.), выполненных в течение соответствующих отчетных периодов.


[Закрыть]
. В качестве приложений к годовому отчету службы ДОУ прилагаются основные показатели выполнения плана работы, другие необходимые документы.

Порядок, сроки представления отчетов, а также состав приложений к ним устанавливаются руководителем предприятия (заместителем руководителя, курирующим вопросы документационного обеспечения управления). Отчеты о работе подразделений службы ДОУ готовятся ежемесячно. Пример справки-отчета представлен на рис. 2.4. Помимо значений показателей, фактически достигнутых в течение соответствующих отчетных периодов по видам работ, в отчетах, кроме того, отражаются основные показатели труда работников подразделений[38]38
  К отчету могут прилагаться документы, обосновывающие (подтверждающие, поясняющие) отчетные показатели.


[Закрыть]
.

2.8. Должностные инструкции работников службы ДОУ

Должностная инструкция – локальный нормативный акт, регламентирующий вопросы осуществления деятельности конкретного должностного лица (категории должностных лиц (работников) – руководящего состава, специалистов, технических исполнителей и т. п.) предприятия и устанавливающий порядок применения указанными лицами (работниками) в процессе осуществления своей деятельности положений соответствующих законодательных и нормативных правовых актов, а также локальных нормативных актов предприятия. Структура должностной инструкции, пример ее оформления и квалификационные характеристики наиболее востребованных должностей работников службы ДОУ представлены в приложении 7к настоящему пособию.


Рис. 2.4.

Глава 3 Организация труда работников службы ДОУ
3.1. Требования к помещениям службы ДОУ

Работники службы ДОУ должны выполнять порученную им работу в условиях, отвечающих требованиям охраны труда, т. е., говоря несколько иначе, в условиях, безопасных для их жизни и здоровья. В свою очередь, одной из главных обязанностей работодателя (его полномочного представителя в лице руководителя предприятия и соответствующего структурного подразделения, включая службу ДОУ) является поддержание в каждом помещении (на каждом рабочем месте) условий, полностью соответствующих требованиям охраны труда[39]39
  Статья 212 ТК РФ, с учетом применения компьютерной и копировально-множительной техники при выполнении работ по документационному обеспечению управления.


[Закрыть]
.

3.1.1. Требования к площади и объему помещений

Площадь помещений, предназначенных для выполнения работ по документационному обеспечению управления, рассчитывается в зависимости от количества располагаемых в них рабочих мест, оборудованных соответствующими видами техники. При этом:

а) для рабочего места, оборудованного персональным компьютером (далее – ПК) с плоским экраном, должно отводиться не менее 4,5 кв. м;

б) для рабочего места, оборудованного копировально-множительным устройством, – не менее 6 кв. м (при объеме воздуха на одного работника не менее 15 куб. м)[40]40
  См. в этой связи, соответственно: СанПиН 2.2.2/2.4.1340-03 «Гигиенические требования к персональным электронно-вычислительным машинам и организации работы» от 30 мая 2003 г. и СанПиН 2.2.2.1332-03 «Гигиенические требования к организации работы на копировально-множительной технике» от 28 мая 2003 г.


[Закрыть]
.

Все помещения, в которых размещаются рабочие места с ПК, должны быть оборудованы защитным заземлением (занулением) в соответствии с техническими требованиями по эксплуатации. Тем не менее рабочие места с ПК не следует располагать в непосредственной близости от технологического оборудования, создающего помехи в работе. Для внутренней отделки интерьера помещений должны использоваться диффузно-отражающие материалы с коэффициентом отражения:

для потолка – 0,7–0,8;

для стен – 0,5–0,6;

для пола – 0,3–0,5.

Полимерные материалы для внутренней отделки интерьера офисных помещений могут использоваться при наличии положительного санитарно-эпидемиологического заключения.

3.1.2. Требования к микроклимату, содержанию аэроионов и вредных химических веществ в воздухе помещений

В помещениях, в которых работа с использованием ПК является основной (т. е. составляет более половины всей выполняемой в данном офисном помещении работы) и связана с нервно-эмоциональным напряжением, должны обеспечиваться оптимальные параметры микроклимата, предусмотренные для категории работ 1а и 16[41]41
  В соответствии с действующими санитарно-эпидемиологическими нормативами микроклимата производственных помещений.


[Закрыть]
. В помещениях, в которых работа с использованием ПК является вспомогательной (см. выше), температура, относительная влажность и скорость движения воздуха должны соответствовать действующим санитарным нормам микроклимата производственных помещений.

Содержание вредных химических веществ в помещениях, в которых работа с использованием ПК является основной, не должно превышать предельно допустимых концентраций (ПДК) загрязняющих веществ в атмосферном воздухе населенных мест[42]42
  В соответствии с действующими гигиеническими нормативами.


[Закрыть]
. Содержание вредных химических веществ в воздухе помещений, в которых работа с использованием ПК является вспомогательной, не должно превышать предельно допустимых концентраций вредных веществ в воздухе рабочей зоны в соответствии с действующими гигиеническими нормативами.

Параметры микроклимата в помещениях, оборудованных копировально-множительной техникой, должны соответствовать действующим гигиеническим требованиям к микроклимату производственных помещений. Конкретные значения показателей микроклимата на соответствующих рабочих местах рассчитываются с учетом требований для категории работ 16 по уровню энерготрат 140–174 Вт (в холодный и теплый периоды года).

Уровни положительных и отрицательных аэроионов в воздухе помещений должны соответствовать действующим санитарно-эпидемиологическим нормативам. В целях поддержания установленных параметров микроклимата в помещениях проводятся ежедневная влажная уборка и систематическое (после каждого часа работы на ПК) проветривание.

3.1.3. Требования к отоплению, вентиляции и воздушной среде помещений

Помещения оборудуются системами центрального отопления, вентиляции и кондиционирования воздуха в соответствии с требованиями действующих нормативных документов. Естественная вентиляция помещений обеспечивается через оконные и дверные проемы.

Отопление помещений осуществляется от центральной системы отопления здания. В качестве стационарных нагревательных приборов принимаются радиаторы или конвекторы.

В дополнение к стационарным могут использоваться мобильные (передвижные) автономные электронагревательные приборы. Воздухообмен, необходимый для обеспечения оптимальных условий труда, рассчитывается с учетом неравномерности распределения в воздухе помещения вредных веществ, тепла, влаги:

1) для помещений с тепловыделениями – по избыткам явного тепла;

2) для помещений с тепло– и влаговыделениями – по избыткам явного тепла и скрытого тепла (с проверкой на предупреждение конденсации влаги на поверхности строительных конструкций и оборудования);

3) для помещений с газовыделениями – исходя из выделяющихся вредных веществ и условий обеспечения ПДК.

Количество выделяющихся в помещение вредных веществ, тепла и влаги принимается по данным технологической части проекта или нормам технологического проектирования[43]43
  При одновременном выделении в воздух офисного помещения вредных веществ, тепла и влаги количество приточного воздуха рассчитывается с учетом влияния всех неблагоприятных факторов.


[Закрыть]
. Места (участки) выделения вредных веществ, тепла и влаги оборудуются местными отсосами[44]44
  Копировально-множительные аппараты, имеющие встроенные озоновые фильтры, могут эксплуатироваться без дополнительного устройства местной вытяжной вентиляции по месту их установки, при условии организации контроля воздуха рабочей зоны и замены озоновых фильтров, в зависимости от срока службы и объемов производимых на них работ.


[Закрыть]
.

3.1.4. Требования к уровням шума и вибрации в помещениях

Уровни шума в помещениях, оборудованных ПК (независимо от того, является выполняемая в них на ПК работа основной или вспомогательной), не должны превышать предельно допустимых значений, установленных для соответствующих видов работ действующими санитарно-эпидемиологическими нормативами. Шумящее оборудование (печатающие устройства, серверы и т. п.), уровни шума которого превышают нормативные, должно размещаться вне помещений с ПК.

Оптимальные уровни шума в офисных помещениях, оборудованных копировально-множительной техникой, нормируются с учетом категории тяжести и напряженности выполняемых работ. Соответствующие сведения представлены на рис. 2.5[45]45
  См.: Приложение 4 к СанПиН 2.2.2.1332-03.


[Закрыть]
. В помещениях, в которых размещается оборудование (в том числе вспомогательное), генерирующее шум, осуществляются мероприятия по защите работников от его вредного воздействия, в том числе:

1) отделка помещений звукопоглощающими материалами;

2) использование в помещениях подвесных потолков;

3) установка оборудования на вибропоглощающие фундаменты;

4) своевременная профилактика и ремонт технологического оборудования и вентиляционных систем;

5) снабжение вентиляционных систем шумоглушителями и звукоизолирование воздуховодов.


Оптимальные уровни шума на рабочих местах, оборудованных копировально-множительной техникой (дБА)



Рис. 2.5.


Уровень вибрации при выполнении работ на ПК и копировально-множительной технике не должен превышать допустимых значений вибрации для рабочих мест (категория 3, тип «в») в соответствии с действующими санитарно-эпидемиологическими нормативами.

3.1.5. Требования к освещению помещений

Эксплуатация ПК в помещениях без естественного освещения допускается только при наличии расчетов, обосновывающих соответствие нормам естественного освещения и безопасность их деятельности для здоровья работников. Оконные проемы в помещениях должны быть преимущественно ориентированы на север (северо-восток) и оборудованы светорегулирующими устройствами: жалюзи, занавеси, внешние козырьки и др.

Отметим, что ПК (в составе оборудованных в помещениях рабочих мест) следует размещать таким образом, чтобы их экраны (видеотерминалы) были ориентированы боковой стороной к световым проемам, а естественный свет – падал преимущественно слева. Обычно в помещениях применяется система общего равномерного искусственного освещения.

В помещениях, где преимущественно производится работа с документами, следует применять системы так называемого комбинированного освещения: в дополнение к потолочным светильникам устанавливаются светильники местного освещения, предназначенные для использования непосредственно в зоне расположения документов. Для общего освещения помещений следует применять светильники с зеркальными параболическими решетками, укомплектованными электронными пуско-регулирующими аппаратами (ЭПРА).

Допускается также использование многоламповых светильников с электромагнитными пуско-регулирующими аппаратами (ЭПРА), состоящими из равного числа опережающих и отстающих ветвей[46]46
  Применение светильников без рассеивателей и экранирующих решеток не допускается. При отсутствии светильников с ЭПРА лампы многоламповых светильников или рядом расположенные светильники общего освещения следует включать на разные фазы трехфазной сети.


[Закрыть]
. Общее освещение при использовании люминесцентных светильников следует выполнять в виде сплошных или прерывистых линий светильников, расположенных сбоку от рабочих мест, параллельно линии зрения пользователя ПК (при рядном расположении экранов)[47]47
  При периметральном расположении ПК линии светильников должны располагаться локализовано над рабочим столом ближе к его переднему краю, обращенному к сидящему за столом работнику.


[Закрыть]
.

Уточним, что освещенность на поверхности стола (в зоне размещения документа) должна составлять от 300 до 500 лк. Применяемое в помещении освещение не должно создавать бликов на поверхности экранов ПК, при этом освещенность поверхности экрана должна составлять не более 200 лк.

Яркость светящихся поверхностей (окна, светильники и др.), находящихся в поле зрения при работе на ПК, не должна превышать 200 кд/кв. м. Показатель ослепленности для источников общего искусственного освещения в помещениях должен составлять: не более 20 при эксплуатации ПК и не более 40 при эксплуатации копировально-множительной техники.

Яркость светильников общего освещения в зоне углов излучения от 50 до 90 градусов с вертикалью в продольной и поперечной плоскостях должна составлять не более 200 кд/кв. м (при значении защитного угла светильников не менее 40 градусов). Следует также ограничивать неравномерность распределения яркости в поле зрения пользователя ПК, при этом соотношение яркости между рабочими поверхностями не должно превышать 3:1–5:1, а между рабочими поверхностями и поверхностями стен и оборудования помещения – 10:1.

В качестве источников света при искусственном освещении следует применять преимущественно люминесцентные лампы типа ЛБ и компактные люминесцентные лампы (КЛЛ)[48]48
  При устройстве отраженного освещения допускается применение металлогалогенных ламп.


[Закрыть]
. В светильниках местного освещения допускается применение ламп накаливания. Для обеспечения нормируемых значений освещенности в офисных помещениях следует не реже двух раз в год проводить чистку стекол оконных рам и светильников. Следует также своевременно заменять перегоревшие лампы.

3.1.6. Требования к уровням электромагнитных полей, напряженности электростатического поля, а также ограничению вредного воздействия ультрафиолетового и лазерного излучения в помещениях

Допустимые уровни электромагнитных полей (ЭМП), создаваемых ПК на рабочих местах, не должны превышать значений, указанных в приложении 2 к СанПин 2.2.2/2.4.1340-03. Напряженность электростатического поля в помещениях не должна превышать[49]49
  Для уменьшения влияния электростатического поля, образующегося при работе копировально-множительного оборудования, относительная влажность воздуха в помещении поддерживается на уровне верхней границы величин оптимального диапазона (55–60 %).


[Закрыть]
:

при эксплуатации ПК – 15 кВ/м;

при эксплуатации копировально-множительной техники – 20 кВ/м.

Интенсивность ультрафиолетового излучения (УФИ) в помещениях при проведении копировально-множительных работ не должна превышать значений, установленных в соответствующих нормативных документах. Предельно допустимые уровни лазерного излучения при проведении копировально-множительных работ рассчитываются в соответствии с действующими санитарными нормами и правилами устройства и эксплуатации лазеров.

3.2. Требования к организации рабочих мест работников службы ДОУ
3.2.1. Общие требования к организации рабочих мест

Расположение и оборудование рабочих мест должно обеспечивать оптимальные условия для выполнения работниками службы ДОУ соответствующих видов работ (трудовых функций), в частности их свободное перемещение при эксплуатации офисной техники. Площадь каждого рабочего места должна быть достаточной для рационального размещения используемых в работе офисной техники, инвентаря, инструментов, принадлежностей, документов.

Технологически связанные между собой рабочие места следует располагать по ходу процесса – с тем, чтобы, в частности, не создавать встречных потоков документов. Путь передаваемых по «технологической цепочке» документов должен быть возможно более коротким, а переходы работников в процессе работы – к примеру, от ПК к копировально-множительной технике и обратно – по возможности сведены к минимуму[50]50
  Расположение рабочего места в пределах помещения должно, кроме того, обеспечивать надлежащее выполнение операций по его обслуживанию, ремонту и уборке.


[Закрыть]
.

Рабочее место должно обеспечивать выполнение работниками соответствующих видов работ в удобных рабочих позах. В зависимости от характера работы следует предусматривать возможность выполнения рабочих операций в положении сидя[51]51
  На рабочем месте, где работа производится сидя, должны быть установлены удобные стулья.


[Закрыть]
или при чередовании положений сидя и стоя. Рекомендуемые параметры рабочего места при выполнении рабочих операций в положении сидя составляют: ширина – от 575 до 625 мм; длина – от 1500 до 1700 мм; высота рабочей поверхности – 725 (955[52]52
  При выполнении работ стоя.


[Закрыть]
) мм; пространство для стоп – не менее 150 мм по глубине, 150 мм по высоте и 530 мм по ширине.



скачать книгу бесплатно

страницы: 1 2 3 4 5