скачать книгу бесплатно
– Интеграция со сторонними приложениями хранения, планирования, автоматизации задач.
– Коллективный доступ.
– Легкая установка сроков и повторяющихся целей.
Timesheet.
Для Android. Сервис учитывает временные затраты на решение рутинных действий. Удобный мониторинг привычек и рабочего времени сотрудников. Возможность оценки заработной платы сотрудника по данным о временных затратах на конкретные задачи.
Преимущества:
– Планер дел и органайзер. Аналитика за любой период в CSV и XLS.
– Совместима с Google Calendar.
– Бесплатная.
Clear.
Сервис для списков дел для iOS, OS X и Apple Watch. Представляет задачи как ряд пошаговых пунктов. Распределение задач на отдельные категории, использование тематических списков. Простой интерфейс с гибкими настройками, позволяющий быстро и легко начинать и завершать задания.
Преимущества:
– Упрощение достижения задач за счет их деления на этапы.
– Синхронизация с iCloud.
– Напоминания и push-уведомления.
Focus booster.
Не очень большое приложение для iOS и Android., в основе которого лежит принцип тайм-менеджмента Pomodoro («Помидор»). Принцип состоит в том, что работа более эффективна при чередовании выполнения работы и коротких отрезков отдыха.
Это простой и легкий в использовании трекер времени, имеющий звуковые сигналы в качестве оповещения, использующийся при работе над заданиями. Окно сервиса напоминает оставшееся время, сигнал после завершения задачи напоминает о том, что нужно сделать небольшую паузу в работе.
Workflow.
Простое в использовании приложение для iOS для более быстрого решения сложных ежедневных задач. Например, подгружать маршрут до пути назначения в один клик или сохранять переписку с определенным контактом в облачное хранилище. Приложение создает серию команд, облегчающих рутинные действия. Интеграция с Facebook, Uber и YouTube.
Преимущества:
– Автоматизация сложных ежедневных задач на мобильном устройстве.
– Удобное управление «drag-and-drop» жестами.
– Работает под Safari и Evernote.
Clara.
Простая в настройке и использовании программа. Использует связь с почтовым ящиком для назначения и управления встречами пользователя. Встречи управляются путем автоматической обработки back-and-forth электронных писем.
Преимущества:
– Экономия времени на рассылку и сокращение объемов переписки.
– Оптимизации расписания.
– Понятный стиль изложения.
Timely.
Тайм-трекер для iOS, который не только показывает временные затраты на определенный проект, но и помогает организовать решение задач эффективнее. За счет раннего планирования сервис оценивает временные затраты на решение задач, сравнивает прогнозы с реально затраченным временем и даёт рекомендации по оптимизации расписания. Приложение помогает распоряжаться временем эффективнее и не ставить невыполнимых задач в нереальные сроки. Есть также приложение для браузера.
Преимущества:
– Более реалистичная картина временных затрат.
– Отслеживание точного количества времени на решение заданий.
– Аналитика текущего рабочего периода и планирование следующего.
My Minutes.
Удобное приложение для iOS на английском языке для создания расписания заданий и определенных временных рамок их решения. Имеется два вида оповещений: начало запланированного задания и окончание. Стоимость приложения 2,99$.
RescueTime для iOS и Android.
Тайм-трекер по контролю времени в Интернете. Приложение анализирует используемые приложения, количество времени и посещаемые веб-сайты, а после – показывает слабые места времяпровождения пользователя. Есть возможность временно заблокировать ресурсы, снижающие эффективность работы пользователя. Программа доступна со смартфона и компьютера, в том числе и на Linux.
Преимущества:
– Напоминания о трате слишком многого времени на ту или иную задачу.
– Подробные отчеты и ежедневные дайджесты для лучшего представления о том, как пользователь проводит свой день.
– Автоматическая подборка новых способов организации дня и грамотного тайм-менеджмента.
Практическое задание.
В этом большом списке мы отдельно описали приложения по контролю времени, затраченного на работу, а также упомянули о трекерах, которые фиксируют ваше время, проведённое в телефоне. Например, в последних обновлениях iPhone есть встроенный тайм-трекер, который следит за тем, что вы слишком много времени провели в Facebook или Instagram. Попробуйте поставить себе лимит на 15 минут в день для той или иной социальной сети, и Вы увидите, как часто Вам приходится нажимать кнопку «игнорировать лимит ещё 15 минут». Проанализируйте, сколько часов в день Вы проводите в Instagram, поставив себе лимит. Как только чувствуете желание зайти в социальную сеть, включайте заранее подготовленную электронную книгу. Не важно, что это будет – бизнес или художественная литература. Главное, чтобы это не была аудиокнига, иначе мозгу будет очень сложно перестроится. Читайте. Не много, ровно столько, сколько просидели бы в Instagram. Только три дня. Потом снова можно заняться прокрастинацией в соц. сетях. Со временем увеличьте время до 4-х дней и двух социальных сетей. Вот увидите, совсем скоро вы начнете гордиться тем, что каждую неделю читаете новую книгу. Почаще проверяйте, сколько времени Вы провели в YouTube, листали ленту Instagram, и сколько минут убили на Facebook. Поверьте, впервые испытанный шок от пользования тайм-трекерами заставит Вас задуматься о бесцельных минутах, проведённых с малознакомыми людьми из сети.
Совет номер 7. Пользуйтесь лайф-хаками бывалых.
А теперь речь пойдет о лайф-хаках в приложении «Календарь», которые позволят Вам не только грамотно планировать свой день, но и прослыть самым пунктуальным фрилансером из тех, которых знали Ваши партнеры. Если Вы вовремя вышли на связь по скайпу или приехали на встречу за десять минут до её начала, то клиент поймет, что и к работе, на которую Вы договариваетесь, Вы будете относиться так же добросовестно. С Вами не будут на более поздний срок переноситься дедлайны, Вы не сорвете планы заказчика и всё будете делать вовремя. Чёрт возьми, да Вы будете лучшим фрилансером в его жизни.
При планировании встреч, привязанных к конкретному времени, оставляйте время на дорогу. В стандартном приложении «Календари» для iPhone есть специальный переключатель «Время в пути», который выведет Вам дополнительное меню? Где Вы сможете заложить время? Графическое изображение времени на дорогу не позволит Вам ошибиться в планировании, и Вы сможете заложить время на подготовку к встрече и соберётесь не впопыхах.
Совет номер 8. Разрешайте приложениям использовать Вашу геолокацию.
Во второй строчке «Геопозиция» обязательно заполняйте место встречи, это не только позволит Вам автоматически простроить маршрут по навигатору, но и простимулирует узнать информацию о локации встречи, дополнительных телефонах контрагентов, расположения пропускных пунктов и т.д. Чтобы быть вовремя, например, на встрече, необходимо закладывать время на форс-мажоры. Но ведь мы не можем отнести к форс-мажорным обстоятельствам «поиск проходной гигантского бизнес-центра». В молодости, когда автор работал в компании, которая продавала справочно-правовую систему для бухгалтеров и юристов, ему приходилось много бегать на встречи-презентации по абсолютно незнакомым адресам компаний. И вот однажды он получил задание приехать в отдалённый от центра уголок Москвы. В пояснении к адресу было написано: «Доехать до станции метро такой-то, пересесть на автобус под номером N и выйти на 10 остановке. Как выйдите из автобуса, справа будет ТЭЦ. Идете 200 метров, поворачиваете направо и еще метров двести до коричневой железной двери». Чтобы Вы понимали, когда автор вышел из автобуса, ТЭЦ была везде: и справа, и спереди, и слева, и, даже немного позади. Потому что Теплоэлектростанция – это огромнейшая территория, обнесённая забором с колючей проволокой. И масштабы застройки сравнимы с огромным микрорайоном. Фраза в сопроводительном письме: «…справа будет ТЭЦ» никак не помогала в том, чтобы добраться до конкретного адреса презентации. С горем пополам, пользуясь известной поговоркой «Язык до Киева доведёт» (мобильные телефоны тогда были не совсем доступны), автор добрался до соответствующего офиса, но опоздал на встречу.
Или вот ещё пример от одного из моих знакомых: «Лет 20 назад я трудился продавцом в конторе, которая занималась производством и распространением пряностей. Иногда очень жалел о том, что не выяснял о встрече всё заранее. Иногда, потеряв час на морозе в минус 20 в поиске заветного входа в офис компании, я давал себе зарок, что буду узнавать по максимуму, с какой стороны бизнес-центра к ним заходить, что дверь их главного офиса черная и без вывески. Что секретаря у них нет и, если звонить по их номеру в обеденный перерыв, то никто к нему не подойдёт. С тех пор я всегда беру перед встречей не только номер рабочего телефона, но и мобильный. Узнаю имена тех, кто должен меня встретить на проходной, и нужен ли паспорт. Справляюсь о парковке и всегда созваниваюсь с человеком, с которым должен встретиться, утром в день события. Потому что можно приехать за 200 км на встречу и узнать, что два дня назад подтвердившаяся встреча переносится из-за того, что руководитель отдела закупок слегла с гриппом или уехала рожать».
Поставьте себе за правило узнавать всё заранее. Или, как я называю этот принцип на тренингах, «Собирай в дорогу информационный рюкзачок». Принцип сделает из Вас не только никуда не опаздывающего человека, но и даст понять заказчику, что с Вами можно иметь дело. Что сроки Вы срывать не будете и в что Вы – очень ответственный человек.
В современном мире появилось много помощников, лучшими из которых я считаю карты. Практическое задание будет посвящено именно им.
Практическое задание.
Скачайте на свой телефон программу 2GIS. Найдите в Москве бизнес-центр «Рубин» и ответьте себе на вопрос, где находится проходная этого БЦ? Вход в неё осуществляется с улицы Барклая или Багратионовского проезда?
Совет номер 9. Имейте список дел про запас.
Что делать, если Вы так ревностно относитесь к своему времени, что, приехав на встречу на 15-30 минут раньше, будете жалеть об этом? Всё очень просто: имейте список «Дела про запас». Там может быть звонок в сервисную службу по ремонту Вашей уличной видеокамеры, который Вы откладываете «на потом», как не приоритетный. Это может быть статья в отраслевом журнале, которую Вам скинул друг, а Вы не находите времени, чтобы её прочитать. За это время Вы можете заказать супруге сюрпризную доставку роллов или цветов, чтобы её порадовать, а также скорректировать список планов на будущий год, о котором речь пойдет дальше.
Практическое задание.
Откройте стандартное приложение «Напоминания» в iPhone или «Заметки» для android устройств (встроенная функция позволит создать напоминания), сформируйте список дел, которые Вы регулярно откладываете на потом.
Например:
– Записаться на УЗИ брюшной полости.
– Заказать в интернете раздельный мусорный контейнер.
– Позвонить в банк и узнать у них о новой программе кэшбэка. Заказать карту на дом.
– Составить список фильмов мирового кинематографа из списка ТОП-100, которые до сих пор не удалось посмотреть.
Когда появится незапланированная свободная минутка, можно будет сделать одно из них.
Совет номер 10. Планируйте 60% времени.
Составляя план на день, не планируй более 60% времени.
Но вернемся к плану на день. Мы уже убедились, что план дня должен быть обязательно написан. И, соответственно, осознан. Но теперь я расскажу Вам про ошибку, которую делают 99% фрилансеров, меняющие свою жизнь к лучшему с помощью тайм-менеджмента. Они начинают планировать свой день по минутам, не оставляя даже пробелов на обеденный перерыв. Жизнь очень непредсказуема, и в ней постоянно что-то меняется. То позвонит с уточняющим вопросом клиент с предыдущего проекта, то жена попросит помочь на кухне. Вы можете отвлечься на входящий запрос по бизнесу в Instagram и обнаружить себя бесцельно листающим ленту через час. И всё. Весь план на день коту под хвост. После этого большинство начинающих осваивать тайм-менеджмент людей сдаются и говорят сакраментальное «Тайм-менеджмент не для меня» или «Ой, это не про моё ремесло, я слишком творческий».
А всё потому, что планировать день нужно грамотно. Оставляя зазоры между делами на день как раз на тот случай, если что-то пойдёт не так, как Вам бы хотелось.
План дня для фотографа Юли.
Давайте вместе разберем типичный день фрилансера Юли, которая занимается свадебной фотографией.
1. Две встречи с клиентом вечером. Клиент встретится днём не может, так как работает. Чтобы подтвердить две встречи на этот день, нужно прозвонить клиента, а Юля звонить ой как не любит.
2. Отретушировать первую часть детского дня рождения.
3. Сходить в спортзал.
4. Положить на карточку денежные средства, полученные с предыдущей съемки.
5. В WhatsApp написала Маша, попросила прислать ей примеры своих работ для отправки корпоративному заказчику.
6. Давно хотела посмотреть обучающий фильм по приданию фотографиям «особого плёночного вида».
7. Отвести сына в детский сад.
8. В ванную комнату нужно купить маленькие полотенчики из ИКЕА и специальную плетёную вазу. В четверг ждём гостей, не розовым же полотенчиком, доставшимся от свекрови, им руки вытирать. Также муж просил закупить три пачки фрикаделек и мюсли.
9. Необходимо уменьшить фотографии обработанной свадьбы и отправить клиенту весь материал через Яндекс. Диск.
10. Позвонить в хоккейную школу и уточнить условия приёма малышей 2015 года рождения.
На первый взгляд кажется, что дел очень много, и за весь день не справиться. Но давайте распланируем день в стандартном приложении «Календарь» телефона iPhone.
Сначала разберем дела по приоритетности. Две жёсткие встречи с клиентом из задач под номером 1, а также задание под номером 7 назначить на конкретное время.
Просмотр обучающего видео, отправку своего портфолио Маше и звонок в хоккейную школу можно сделать в течение дня.
Полотенчики из ИКЕА можно и не покупать. А вот обработанные и уменьшенные фотографии нужно, кровь из носу, но отправить сегодня. Потому что в договоре указано, что фото отдаются через 60 дней. Но чтобы прослыть крутым исполнителем, решено отдавать готовый материал уже через 15 дней.
Для начала нужно спланировать важные встречи и уточнить время. Звонить, как мы помним, Юля не любит, да и делать это в 22:00 не этично. А вот написать сообщение – в самый раз. Поэтому напишем сообщение в WhatsApp, подтверждающее встречи в 19:00 и в 20:15 в одном и том же кафе в центре города.
Пока ждём подтверждения встреч, делегируем задачу “Отвести сына в детский сад” мужу. Если муж уезжает на работу раньше обычного, то отводим сына сами.
Первую жестко привязанную ко времени задачу ставим на 8:00, помечаем её желтым цветом календаря “Домашние дела” (как создать отдельные цветные календари для каждого вида задач, читайте в примечании). Время на дорогу не указываем, так как оно занимает всего 15 минут. Заодно заводим будильник на 7:00, чтобы успеть собраться. И фиксируем, что лечь сегодня нужно не позднее 23:15, чтобы проспать полноценные семь с половиной часов.
Тем временем приходит первое подтверждение от клиента на 20:15. Записываем встречу в календарь на конкретное время, расставляем геометку. Расставляя геотег в iPhone, нужно всегда указать город Вашего проживания. А уже потом написать адрес. Этот баг в iPhone до сих пор не исправлен, поэтому, находясь в Москве и указывая ул. Клары Цеткин, Вы не получите «кликабельную» ссылку и построение автоматического маршрута.
Переходим в раздел «Заметки» и вписываем туда телефон человека, с которым необходимо встретиться, и его имя. Не забудьте расставлять действенные формулировки, которые сразу настроят Вас на то, что конкретно нужно сделать на встрече. Не пишите “Встреча с клиентом 19-го сентября”. Если на встрече нужно получить предоплату за это число, продав себя как фотографа, то так и напишите: “Забрать предоплату по съемке 19.09», и поставьте в конце «эмодзи» с долларом.
Если Вы пользуетесь Calendars 5 от Readdle, то в нём есть некоторые моменты, которые нужно учитывать. С одной стороны, он облегчает работу. Например, если Вы напишите «Встреча по поводу договора поставки 13.06 в 17:00», то он автоматически поставит эту встречу в календаре на 13 июня в 5 часов вечера. Но если вбить «Встреча по поводу съемки 13 июня», то он Вашу майскую встречу тоже захочет поставить на 13 июня. А Вам это не нужно. Поэтому просто пишите цифру и месяц слитно: «Встреча по поводу съемки на 13июня».
Также необходимо поставить в календаре на 19.09 заметку на любое свободное время, что 26.06 у Вас встреча по этому числу. И если Вам позвонят и спросят, свободна ли эта дата, Вы сможет ответить: «Подождите пожалуйста, вечером 26-го у меня встреча, и утром 27-го я смогу дать ответ, свободен ли я в эту дату». Вдруг на встрече Вы не сойдётесь финансово или поймете, что «клиент не ваш». Тогда возьмёте другое число. Не пометив встречу с клиентом, Вы рискуете назначить две встречи на одно и тоже число. и не только прослывёте невнимательным фрилансером, но и поставите себя в неловкую ситуацию.
Этот пример для тех фрилансеров, которые не могут клонировать себя и быть в двух местах одновременно в один день. Фотографы, видеографы, преподаватели, тренеры, репетиторы и гадалки. Специалисты, которые не имеют морального права заменить себя кем-то без потери качества выполняемой работы.
Продолжим заполнение календаря. Задача под номером 9. Клиент ждёт уже давно, и, как и задача под номером 5, она тоже не терпит отлагательств. Маша отправит клиенту Ваше портфолио, поэтому о спортзале после детского садика и речи быть не может.
Оставляем 45 минут на красивый завтрак, 15 минут – на его приготовление и выкладывание в Instagram. А полчаса – на принятие всей этой красоты в пищевод и одновременный просмотр обучающего видео из задания номер 6 про наложение на фотографии плёночного фильтра.
