Презентация: Лучше один раз увидеть!

скачать книгу бесплатно


ВИДЫ СЛАЙДОМЕНТОВ

Различия корпоративных культур презентаций в российской практике

Анатолий Левенчук, президент консалтинговой компании TechlnvestLab, составил классификацию использования слайдоментов в российской практике:

1. «Две страницы текста», написанные крупным шрифтом на нескольких слайдах. Используется для гарантии восприятия читателем разных мыслей, которые авторы пытались в эти две страницы запихнуть. Отдельными слайдами выделяются отдельные предложения. Устный рассказ по таким презентациям вообще не делается, тексты пересылаются по почте или распечатываются начальству «для обсуждения».

2. Отчетный «слайдомент». Используется крупными консалтинговыми компаниями. В полусотне слайдов почти нет картинок, полнотекстовые формулировки оттачиваются до вида чистого сока мысли. В электронном виде почти не существует, передается клиенту на бумаге: «у нас тут были мысли, мы их презентовали, просим принять эти результаты работы как есть». Рассказ (занимает день или даже два) обставляется торжественно. Осмысленно для чтения долгими зимними вечерами.

3. Презентация как факт достижения договоренности. В одном из крупнейших холдингов факт презентации означал, что готовившие ее люди договорились. Презентация фиксировала содержание договоренности, факт ее достижения, а собственно презентационность (рассказ об этой договоренности другим людям) была абсолютно неважна. Совещания формально были посвящены «подготовке презентации», а неформально – являлись переговорами по достижению договоренностей, т. е. подготовка презентаций была формой стратегического взаимопланирования.

4. Презентация как способ донести до начальника необходимую информацию для принятия решений. Эта «необходимая информация» понимается как схема (карта), в терминах которой можно формулировать много-много разных решений. Идеальная презентация такого сорта – один слайд с этой схемой, и далее рассказ-объяснение плавно перетекает в обсуждение и принятие решения. Если это не один слайд, то вежливо возвращается с просьбой доработать.

5. Презентация как способ эксперта X обеспечить понимание начальника Y, который затем будет обеспечивать понимание Большого босса Z.

X часто не имеет возможности устно выступить перед Y, поэтому по почте гоняется нечто, что все больше и больше становится «слайдоментом», а не иллюстрациями к выступлению.

6. Диафильм (чаще всего – учебный). Не требует никакого устного рассказа, многочисленные графические материалы (схемы, картинки, фотографии), текст ограничивается «субтитрами». Иногда размещаются на корпоративных сайтах в разделе «статьи и презентации». Это случай «академических комиксов», одна из форм материализации учебного курса – предназначены для вдумчивого листания вперед-назад.

Глава 3. ИЗБЕГАЯ СЛАЙДОМЕНТОВ

К сожалению, в российской корпоративной культуре распространился способ использования слайдов как слайдоментов. Что делать?

Решение: готовя презентацию, создавайте по отдельности слайды и печатный документ.

Слайд:

Раздаточные материалы:

В слайдах лучше использовать только ту часть данных, которая непосредственно подкрепляет нашу идею.

В примере на предыдущей странице идея состоит в том, чтобы показать дисбаланс населения и территории в Дальневосточном федеральном округе. Вместо громоздких графиков создадим более простую визуализацию для слайдов, а данные для других регионов, подробные диаграммы и таблицы поместим в «раздатку».

Эффективная презентация состоит из трех элементов.

1. Проецируемые слайды – визуальные, в них, насколько это возможно, – минимум текста, максимум изображений, несущих смысловую нагрузку. Это наглядно и просто.

2. Текстовое содержание презентации. Аргументы, факты, доказательства, эмоции, примеры должны быть в нашей устной речи. Но не на слайдах!

3. Раздаточные материалы должны обеспечивать ту же глубину и охват, что и живое выступление. Люди больше доверяют тому, что они могут потрогать и унести с собой, чем исчезающим изображениям проектора. Письменный документ внушает уважение. К тому же раздаточные материалы документируют ваше общение с аудиторией.

Да, подобное разделение потребует дополнительных усилий с нашей стороны. Но именно благодаря разделению качество наших слайдов и раздаточных материалов значительно возрастет.

Крайний вариант

Если у вас нет возможности подготовить отдельно раздаточные материалы – сделайте два набора слайдов, для живой презентации и для печатного варианта. Последний может включать более детальные письменные объяснения. Или допишите детали в «заметках» к каждому слайду. А затем распечатайте слайды в режиме «с заметками». Это не идеальный вариант, но он решает задачу по разделению проецируемого и печатного изображения.

Что делать, если вас просят выслать файл со слайдами до начала презентации? Лучше отправить письменный документ, в котором в сжатом и читабельном виде содержится основная идея выступления с необходимой детализацией и глубиной (с ссылками для тех, кому интересно).

Часть II

ПОДГОТОВКА ПРЕЗЕНТАЦИИ

Однажды в поселок приехал лектор. Послушать его пришел один-единственный человек. Лектор растерялся: «Читать лекцию или отменить ее?» Поразмыслив, он решил узнать мнение пришедшего слушателя.

– Я простой конюх. Я в этом ничего не понимаю… Могу сказать только одно: если ко мне вечером из всего табуна вернется только одна лошадь, я все равно ее накормлю.

– Гениально! – подумал лектор и два с половиной часа читал, возможно, лучшую лекцию за всю свою жизнь. После лекции он спросил у конюха, понравилось ли ему.

– Я простой конюх, – ответил тот, – но если ко мне вечером из всего табуна вернется только одна лошадь, я все равно ее накормлю. Но я не дам ей все сено, которое у меня есть.

Глава 4. С ЧЕГО НАЧАТЬ

Наши привычные методы планирования и подготовки не всегда хороши для презентации. Кому не знакомы муки написания первой фразы? С чего начать? Как сделать презентацию легко и с удовольствием?

Знакомы ли вам следующие ощущения?

• Трудно начать, так что вы оттягивали написание до последней минуты.

• Сложно записать идеи в правильном порядке.

• Процесс проходил медленно и мучительно скучно.

• Во время презентации написанный текст не помог вспомнить материал.

• Трудно вписать новые идеи в уже составленный план презентации.

Причина затруднений с «первой фразой» состоит в том, что мы пытаемся в линейном порядке описать нелинейные связи. Что имеется в виду?

Чаще всего мы пытаемся записать свои мысли в обычной, логической последовательности. Именно так, как нас учили в школе готовить письменные документы. И через некоторое время наш план становится неудобен для отображения всех взаимосвязей между пунктами.

Ниже вы узнаете о быстром, удобном и хорошо запоминающемся подходе к подготовке презентации.

Мыслительная карта презентации

Мыслительные карты – легкий способ сохранить план на одной странице. Мыслительные карты сильнее задействуют правое («творческое») полушарие мозга. Я рекомендую относиться к подготовке мыслительных карт как к способу размышления над презентацией. Ценность мыслительной карты – в тех озарениях, которые вас посетят в процессе ее подготовки. Например:

В зависимости от продолжительности презентации мы всегда можем, взглянув на свою карту, решить, что нужно сократить или расширить. Например, представленная далее мыслительная карта посвящена тому, как рисовать мыслительные карты.

Такой способ визуальной организации информации позволяет проявлять гибкость и перемещать свой фокус внимания по всей презентации, не упуская из виду главное сообщение и взаимосвязи отдельных частей.

Сами по себе мыслительные карты могут использоваться в качестве наглядных материалов: в виде плакатов на стене, в виде слайдов, в качестве раздаточных материалов.

Демонстрируя мыслительную карту, вы можете дать возможность участникам расширить ее, попросив добавить в нее их идеи.

Наконец, можно использовать мыслительную карту для подведения итогов в конце презентации. Составление мыслительных карт упрощает процесс организации собственных мыслей и знакомства с ними вашей аудитории.

Как рисовать мыслительную карту

Центральный образ

Нарисуйте образ (изображение или символ), который передает суть презентации. Разместите его в центре листа. Сделайте его небольшим по размеру, чтобы у вас оставалось достаточно места для записи идей.

Чтобы потом не гадать, что означает центральный образ, можете написать одно-два ключевых слова рядом с рисунком.

Если вы не можете придумать изображение для своей темы, нарисуйте любую фигуру (круг, квадрат).

Вместо рисунка можете использовать фотографию. Из центрального образа проведите радиальные линии. Линии могут быть похожи на ветви или корни деревьев. Можно выделить цветом разные ветви или показать связи между соответствующими идеями, сделав эти ветви одного цвета.

Ключевые слова

Ключевые слова – это слова, которые вызывают наибольшее число ассоциаций и содержат максимум информации. Выберите по одному слову для каждой ветви.

Например, тема МАРКЕТИНГ может привести вас к следующим словам: ПРЯМОЙ, НЕПРЯМОЙ, ТЕЛЕФОННЫЙ, КЛИЕНТЫ и т. д. Но если вы напишете ПРЯМОЙ ТЕЛЕФОННЫЙ МАРКЕТИНГ, вам, возможно, не придет в голову мысль о «прямом почтовом маркетинге среди существующих клиентов». Этот процесс свободной ассоциации с разбивкой по одному слову особенно полезен в ситуациях, когда взгляд «замыливается».

Как я уже говорил, основная ценность работы над мыслительной картой в обнаружении новых взаимосвязей и идей внутри презентации. Другими словами, мы стремимся избежать того, что обычно называется «замыливанием взгляда». Применяя правило «одно слово на линии», мы заставляем мозг сделать что-то непривычное: мы фильтруем заезженные устойчивые фразы, перед тем как написать их на бумаге. Обычно мы записываем мысли, с тем чтобы вернуться к ним позже и постараться найти в них новый смысл. Здесь все наоборот – сначала находим новый смысл и только потом записываем. Преимущество тактики «одно слово – одна линия» состоит в том, что можно легко добавлять новые слова-ассоциации.

Кроме того, одно слово выступает в качестве своеобразной «иконки», как в компьютерных программах. Мозг мгновенно интерпретирует картинку или символ в образ или мысль.

• Пишите печатными буквами. Они легче читаются и лучше запоминаются.

• Пишите ключевые слова над линиями. Линии должны быть широкими у основания и сужаться к концу (как корни деревьев). По ходу дела вы увидите связи между ветвями. В случае необходимости вы можете сделать дополнительные, пересекающиеся линии.

• По-разному выделяйте наиболее важные слова. Мы легче запоминаем необычные или странные элементы.

• Придерживайтесь тактики «одно слово – одна линия». В большинстве случаев суть любой идеи можно передать одним словом.

В исключительных случаях, когда необходимо использовать фразу из нескольких слов (например, цитата или название книги):

• используйте символ сноски (*) и напишите цитату на полях области;

• используйте «пузырь мыслей» (как в комиксах), оставляя пространство для других ключевых слов. Вместо названия книги можно разместить фотографию обложки.

Символы

Зачастую бывает проще подобрать рисунок, чем написать слово. Например, значок 

нарисовать быстрее, чем слово «письмо» или «переписка». Изображения запоминаются лучше, чем слова, и вызывают больше ассоциаций.

Вспомните последнюю прочитанную книгу или журнальную статью. Что легче вспомнить: слова или картинку на обложке?

А что вы быстрее вспомните через месяц или год – слова или иллюстрации?

Свободные ассоциации

Записывайте все тематические ассоциации, которые придут вам в голову. Используйте разные цвета, символы, ключевые слова, сделайте мыслительную карту объемной.

Помните, что эта карта – ваш рабочий инструмент. Цель рисунков – помочь вам вспомнить ваши идеи. Рисунки не должны быть шедеврами, им достаточно быть узнаваемыми. К ключевым словам можно добавлять новые идеи, пририсовывая дополнительные ответвления. Обращайте внимание на то, что появляется в ходе свободных ассоциаций. Не существует единственно «правильного» способа записи идей. Используйте только то, что подходит именно вам. Вы можете сколько угодно изменять и редактировать свою мыслительную карту. Свободно экспериментируйте, создавайте собственные варианты.

Бумага и карандаш

Многие пытаются готовить презентации сразу на компьютере. Но у них очень много времени уходит не на творчество, а на технические моменты, как то: сохранение файлов, изменение размера шрифта и цвета линий. Большинство профессиональных дизайнеров делают большую часть подготовительной работы на обычной бумаге. Если мы хотим заняться творчеством, то лучше выключить компьютер и взять в руки ручку, карандаш или фломастеры.

Кто-то может возразить, что это бессмысленная трата времени, что удобней сразу создавать слайды в компьютере. Однако практика показывает, что «рукотворная» раскадровка делается быстрее и эффективнее.

• С помощью карандаша и бумаги можно сгенерировать большее количество идей за относительно короткий период времени, не отвлекаясь на манипуляции с мышью, клавиатурой и так далее.

• Создавая раскадровку вручную, мы помогаем себе упростить и структурировать собственные идеи в голове. Например, размещая содержание на белой доске, легче увидеть общую картину и понять, какие вопросы можно вырезать, а какие необходимо оставить.

Реализация отшлифованных идей в слайдах – финальный этап подготовки.

«Ручная работа» активизирует правое полушарие мозга, отвечающее за творчество, и вызывает более креативные, спонтанные идеи.

Для начала достаточно карандаша или фломастеров, листа бумаги (белой доски) и клейких листочков – стикеров. Найдите удобное место и подумайте о теме презентации.

Стикеры

Один листок = одна идея. Если идея не умещается на стикер, значит, она слишком сложна. Основной критерий – простота. Кроме того, стикеры облегчают выстраивание структуры – отдельные фрагменты содержания можно переклеивать с места на место до тех пор, пока каждый из них не окажется на своем месте.

Мы легко можем добавлять содержание в виде клейких листочков в соответствующий раздел, не упуская из виду всю структуру целиком. Например, в PowerPoint для этого требуется переключаться в режим Slide Mode или добавлять изображения непосредственно на слайд, а затем возвращаться в режим Сортировщик слайдов, чтобы увидеть полную картину.

Глава 5. ПЯТЬ ЭТАПОВ СОЗДАНИЯ ПРЕЗЕНТАЦИИ

Процесс подготовки презентации состоит из следующих этапов:

1) генерация идей;

2) группировка и определение центральной идеи;

3) перерыв;

4) предварительная раскадровка и визуальные эскизы;

5) раскадровка в сортировщике слайдов.

1. Генерация идей

Устройте мозговой штурм. На данном этапе вас интересует не качество идей, а их количество. Единственное требование – они должны выражать основную мысль вашей презентации. Это могут быть рисунки, слова, диаграммы, предметы или образы. Наброски могут быть неаккуратными. Это нормально. Сейчас нужно посмотреть на презентацию со всех сторон.

2. Группировка и определение центральной идеи

Центральная идея будет вашей путеводной нитью на протяжении всей презентации. Для этого используйте разбивку на группы аналогичных идей, а не ищите объединяющую тему.

У вас может возникнуть желание переписать свою мыслительную карту заново. Пометьте лучшие идеи на первоначальной карте. Зачеркните ветви, которые кажутся вам лишними. Добавьте стрелки, чтобы показать взаимосвязи. Не пугайтесь, если карта приобретет слишком пестрый и неряшливый вид. Аккуратность и упорядоченность здесь не требуются. Цель заключается в том, чтобы дать волю воображению. Когда вы будете создавать окончательный вариант карты, вы создадите ее более упорядоченной.