Нескучные финансы. Как управлять бизнесом на основе цифр и не сойти с ума

скачать книгу бесплатно


• А раз будут расходы, значит, у нас должно быть достаточно денег, чтобы не попасть в кассовый разрыв.

• Клиенты просят разбить оплату на два платежа. Это может сказаться на количестве денег, будем следить.

• Продажи сами собой не пойдут, нужны заявки в отдел продаж.

Надо выделить маркетинговый бюджет.

• И так по цепочке, пока не пройдетесь по всему организму бизнеса.

Раскладывая бизнес на цифры, вы берете ситуацию под контроль. Как в самолете есть приборная панель с показателями, так и в бизнесе есть финансы и управленческий учет. Еще его называют управленкой.

Знание управленки помогает влиять на результаты действий компании и ее безопасность. Вот смотрите.

• Деньги. Мы знаем, сколько денег нужно в следующем месяце на аренду офиса и прочие текущие траты, значит, не вытащим из кассы больше, чем можно, и не останемся без денег.

• Прибыль. Мы посчитали прибыль за месяц, значит, можем оценить, как компания поработала: привели ли действия к росту или ничего не изменилось и нужно думать над новой стратегией.

• План. Мы спланировали продажи и выручку, а значит, есть конкретные цифры, на которых будут фокусироваться отдел продаж и производство, чтобы сделать план месяца.

• Отчеты. Мы каждый месяц собираем три базовых отчета и на их основе решаем, что и как делать. Решения принимаются на основе цифр, а не пальцем в небо.

• Кайф. Нам понятно, как чувствует себя компания, ведь мы контролируем ситуацию, и от этого становится спокойно. Знаем, что нас ждет завтра, поэтому чувствуем себя в безопасности.

И это только начало. Когда вы начнете получать удовольствие от управления на основе цифр, ваш мир не будет прежним. Шаг за шагом мы разберемся в базовых финансовых правилах и проясним каждое непонятное слово. Постараемся сделать вам приятно.

Эта книга – не просто книга. К ней прилагаются дополнительные материалы: шаблоны таблиц для руководителя и видеоуроки. А если во время чтения появятся вопросы, задайте их в нашем телеграм-чате – noboring-finance.ru/chat (http://noboring-finance.ru/chat).

На этом предлагаем перейти к основной части. Примите удобную позу, налейте чего-нибудь горячего, мы начинаем.

Первая глава вылетела с двух присестов в десятых числах декабря. Спустя три года, как мы написали «Управленку» и выпустили 200 статей в «Газете», это очень легко и приятно. Саше еще не показывал, хочу сделать сюрприз. В Питере снега, по ходу, не будет.

Что такое управленка

Мы уже приводили пример с приборной панелью самолета. С помощью этой панели летчик определяет, на какой высоте и с какой скоростью он летит, какой курс держит, когда достигнет пункта назначения. Без панели самолет даже не поднять в воздух и тем более никуда не долететь.

Управленческий учет – это панель управления в бизнесе. С помощью него предприниматель и его команда понимают, как идут дела, и планируют следующие действия. Цель по прибыли достигается на основе твердых цифр и достоверной информации, а не как повезет.

Главное в управленке – информация, а не инструменты. Посади вас за приборную панель самолета, полететь вы не сможете. Все эти графики, стрелки и цифры для вас – пустой звук.

Так и в управленческом учете. Сами по себе таблички, цифры и отчеты ни о чем не говорят – нужно уметь достать из них информацию, которая поможет сделать выводы, проанализировать ситуацию и полететь в нужном направлении. Поэтому мы делаем упор на качество информации, а не на инструменты.

Вообще, расчеты можно вести хоть в тетрадке. Оттого что компания внедряет 1С или другой сервис, жизнь автоматически не становится лучше. Да, программки облегчают жизнь, но если начать их внедрять до того, как выстроена технология, будет больно.

С управленкой у вас будет информация для принятия грамотных решений.

По понятиям

Чтобы вы не путались в словах, вот разные названия управ-ленки: управленческий учет, финансовый учет, финансово-управленческий учет, учет и планирование финансов или просто – финансы. Все об одном, поэтому нет разницы, как вы будете это называть.

Разберем несколько примеров, зачем предприниматели ведут управленку.

Застраховаться от нехватки денег и испорченных отношений

Помните Андрея, владельца агентства «Айти-про»? Часто его проекты затягиваются, и из-за этого не хватает денег, чтобы выдать сотрудникам зарплаты. Проекты затягиваются по разным причинам, винить за это сотрудников – последнее дело. Задержки задержками, а з/п – по расписанию.

Проблем нет, когда планируешь будущие движения денег: сколько придет и от кого, сколько заплатить и кому. Если спланировать деньги на месяц вперед, сразу видно: в какой-то день физически не будет денег на зарплаты.

Сидеть и ждать, когда наступит кассовый разрыв, не вариант, нужно что-то придумать. Дальше происходит магия управленческих решений:

• Может, договориться с клиентом, чтобы он заплатил раньше?

• Или пусть он вообще заплатит за весь проект сразу?

• А может, нам купить новые компьютеры не 10-го числа, а 15-го?

Приняли решение ? избежали проблемы ? все довольны.

Простой расчет спас от будущих пожаров и испорченных отношений. Решили проблему до ее наступления. Кстати, табличка, в которой планируют движение денег, называется платежным календарем. О нем расскажем подробнее в главе про деньги.

Еще пример, немного сложнее.

Случайно не залезть в чужие деньги и адекватно оценить результат

Сергей взял крутой заказ на производство рекламных буклетов, за который клиент заплатил ему вперед 2 млн рублей. Поздравляем!

Серега как нормальный человек обрадовался и решил за это выписать премию менеджеру по продажам, а заодно и себе. Нельзя же себя обделять.

Конечно, он не дурак, и, перед тем как раскладывать деньги по конвертам, все посчитал – отложил на расходы по проекту, ну и все остальное учел:

Доходы за месяц: 2 000 000 ?

Расходы на производство: –1 300 000 ?

Зарплаты сотрудников: –150 000 ?

Налоги (7 %): –140 000 ?

Прибыль за месяц: 410 000 ?

Раз прибыль есть, значит, можно распределять: половину себе, часть на развитие компании, часть на премию лучшему продавцу. Все довольны. Все, кроме нас – авторов книги.

Деньги ? прибыль.

А прибыль ? деньги.

Нельзя просто так взять и посчитать прибыль по количеству денег, которые пришли и ушли.

Деньги в компании – это просто деньги. Поступают на счет, когда мы что-то продаем, и убывают, когда мы их тратим. Их должно быть достаточно, чтобы на все хватало: на зарплаты, закупку товара, оплату подрядчиков. На этом роль денег заканчивается.

Деньги ? прибыль. И пока кто-то думает, что прибыль компании можно посчитать по деньгам, мы с вами (варианты предложили наши подписчики):

Олег Петров: «…не будем ничего покупать у них по предоплате».

Дарья Шейнкман: «…пробиваем финансовый потолок».

Пусть они и дальше думают, что прибыль – это сколько осталось на счету в конце месяца. А мы навсегда запомним, что деньги и прибыль – это две разные вселенные: как инь и ян, женщины и мужчины, огонь и вода.

Главное отличие денег от прибыли в том, что деньги видно, а прибыль – нет. Когда деньги поступают на счет, нам приходит смс-ка, а когда мы подписываем акт выполненных работ, ничего такого не происходит. Вот и получается, что мы должны оценивать эффективность в мире, где главный показатель – невидимка. А учет для того и нужен, чтобы скрытое делать явным.

Про прибыль будет отдельный урок, там прямо подробно разберем. А пока коротко:

• прибыль – это то, как в результате поработала компания;

• поработала – значит поставила товары, оказала услуги, покрасила обои и накормила голодных посетителей;

• сумма, на которую компания сделала довольными своих клиентов, минус расходы – это прибыль;

• и неважно, как там поступали и убывали деньги со счета; прибыль – это про исполненные обязательства перед нашими клиентами, сотрудниками и подрядчиками.

Пример. Наш Сергей получил заказ на производство буклетов, получил 2 млн рублей предоплаты. Но можно ли учитывать эти деньги при подсчете прибыли? Можно ли считать их своими?

Ответ: пока не покажете произведенные буклеты и довольного заказчика – нет, нельзя.

Кстати, про расходы. Их тоже признают, только когда обязательства исполнены. Принцип такой же, как и с доходами: пока акты выполненных работ не подписаны, деньги просто бегают туда-сюда по счетам и никакого отношения к прибыли не имеют.

Проверим, сколько реально заработал Сергей в этом месяце:

Доходы: 0 ?

Расходы (зарплаты): –150 000 ?

Налоги (7 %): –20 000 ?

Чистая прибыль: –170 000 ?

Вот и превратился «бентли» в «жигули». Вот и разбились о скалы золотые предпринимательские горы.

Ожидания 410 000 ?

Реальность –170 000 ?

«Ну и что? Никто же не умер», – прозвучал голос за кадром. Так это пока. Вот представьте, что этот Сережа во всякий «прибыльный» месяц вытаскивал себе денег в карман и раздавал бонусы, а потом – бац, и новый жирный клиент к нему не пришел. Что тогда? Все убытки, которые он накопил, прикроют его бизнес на раз-два.

И мы не против, чтобы Сергей хорошо зарабатывал и раздавал бонусы. Но пусть он это делает тогда, когда его компания заработала прибыль, то есть когда он произвел рекламные буклеты, отвез их клиенту, а тот поставил подпись на акте. А то получается, что обязательства еще не исполнил, а денежки уже потратил. Как-то нечестно.