Agile: оценка и планирование проектов

скачать книгу бесплатно

На обсуждениях, происходящих в процессе оценки, поднимаются вопросы, которые позволяют выявить подводные камни проекта. Допустим, вас просят оценить, сколько времени потребуется на интеграцию нового проекта со старой, построенной на основе мейнфрейма системой, о которой вы ничего не знаете. Это заставляет смотреть на функцию интеграции как на потенциальный риск. Проектная команда может устранить этот риск сразу, потратив определенное время на знакомство со старой системой. Альтернативно риск можно идентифицировать и учесть его в работе как отдельную величину или в виде диапазона и включить в общую неопределенность и риск.

Снижение неопределенности

В процессе реализации проекта команда создает новые функциональные возможности продукта, а также генерирует новые знания о продукте, используемых технологиях и своих собственных квалификациях. Крайне важно идентифицировать эти знания и учитывать их при итеративном планировании, которое должно помогать команде улучшать ее представления о продукте. Самым серьезным риском большинства проектов является риск создания несоответствующего продукта. Этот риск, однако, чаще всего полностью игнорируется. Agile-подход к планированию позволяет кардинально уменьшить (а в идеале устранить) такой риск.

Нередко цитируемые исследования Chaos Report (Standish Group, 2001) определяют успешный проект как такой, который выполнен в срок и в рамках бюджета и имеет все изначально предусмотренные функциональности. Это опасное определение, поскольку оно не учитывает того, что функциональность, казавшаяся хорошей до начала проекта, может оказаться не стоящей вложений, когда команда реально возьмется за дело. Если бы меня попросили дать определение неудачному проекту, то в числе прочего я бы назвал «проект, в котором никто не высказал более удачных идей, чем включенные в исходный перечень требований». Мы приветствуем такие проекты, в которых инвестиции, календарные графики и решения по функциональностям периодически переоцениваются. Проект, имеющий все предусмотренные в первоначальном плане функциональности, не обязательно успешен. Пользователи продукта и клиент вряд ли будут довольны, если хорошие новые функциональности будут принесены в жертву средненьким просто потому, что те заложены в первоначальный план.

Условия для принятия более качественных решений

Оценки и планы помогают нам принимать решения. Как организации определить, стоит ли браться за тот или иной проект, не имея оценки стоимости и затрат по проекту? Помимо поддержки решений относительно принятия проектов оценки позволяют гарантировать, что мы работаем над самыми ценными проектами. Предположим, что организация рассматривает два проекта, один из которых оценивается в $1 млн, а другой в $2 млн. Во-первых, календарные графики и оценки затрат нужны организации для того, чтобы определить, есть ли смысл заниматься этими проектами; не окажутся ли они настолько продолжительными, что не уложатся в рыночное окно? Не окажутся ли они настолько затратными, что потеряют смысл? Во-вторых, оценки и план нужны организации для того, чтобы решить, за какой проект взяться. Может оказаться, что у организации есть возможности реализовать один проект, оба проекта или ни один из них, если затраты слишком высоки.

Оценки необходимы организации для принятия и других решений, помимо решения о том, браться за проект или нет. В некоторых случаях штат исполнителей проекта более важен, чем календарный график. Так, реализация проекта может потерять смысл, если она требует участия ведущего разработчика организации, который полностью занят в другом проекте. Вместе с тем если удастся составить план, показывающий, как обойтись без участия ведущего разработчика, то за реализацию проекта, возможно, стоит взяться.

Многие решения, принимаемые в процессе планирования проекта, являются компромиссными. Например, в любом проекте неизбежно приходится искать компромисс между временем разработки и затратами. Нередко наименее затратный путь разработки системы – это нанять одного хорошего программиста и позволить ему работать над созданием продукта 10 или 20 лет с возможность отвлекаться на освоение соответствующей профессиональной сферы, совершенствование в области администрирования баз данных и т. п. Очевидно, однако, что возможность ждать появления готового продукта 20 лет редко когда выпадает, поэтому мы поручаем работу команде. Команде из 30 человек, возможно, потребуется год (30 человеко-лет) на разработку, с которой один программист мог бы справиться за 20 лет. Стоимость разработки при этом возрастает, однако стоимость, создаваемая при получении продукта на 19 лет раньше, покрывает увеличение затрат.

Нам постоянно приходится принимать компромиссные решения в отношении функциональности, трудозатрат, издержек и времени. Стоит ли из-за той или иной функции откладывать выпуск версии продукта? Следует ли нам привлечь к проекту еще одного разработчика, чтобы включить конкретную функцию в ближайший релиз? Следует ли выпустить версию в июне или стоит отложить выпуск до августа и включить в нее дополнительную функцию? Следует ли нам купить данное средство разработки? Для принятия решений нам необходимы оценки как затрат, так и выгод.

Доверие

Частая надежная поставка обещанной функциональности рождает доверие между разработчиками и заказчиками продукта. Достоверные оценки обеспечивают надежность поставки. Оценки нужны клиенту для распределения приоритетов и принятия компромиссных решений. Оценки также помогают клиенту решить, сколько функций разрабатывать. Вместо того, чтобы потратить 20 дней и получить все, может быть, лучше ограничиться 10 днями и получить 80 % выгод. Клиенты с неохотой идут на принятие подобных компромиссных решений на начальной стадии осуществления проекта, если оценки разработчиков не внушают доверия.

Достоверные оценки позволяют разработчикам двигаться в стабильном темпе. Результатом является высококачественная программа и снижение количества ошибок. Это, в свою очередь, повышает достоверность оценок, поскольку на такую во многом непредсказуемую работу, как устранение ошибок, приходится тратить меньше времени.

Распространение информации

План дает представление об ожиданиях и показывает, что может произойти в процессе выполнения проекта. План не гарантирует получения точного набора функций в точно определенную дату по заданной стоимости. Он содержит информацию и устанавливает набор базовых ожиданий. Планы, к сожалению, зачастую сводятся к определению конкретной даты, а все допущения и ожидания, которые привели к появлению на свет этой даты, забываются.

Допустим, вы спрашиваете меня, когда будет завершен проект. Я говорю вам, что через семь месяцев, однако не объясняю, каким образом у меня получился именно такой срок. Вы, конечно, скептически отнесетесь к моей оценке. Без дополнительной информации вам не удастся определить, хорошо ли я продумал этот вопрос и реалистична ли моя оценка.

Теперь представьте, что я представляю вам план, который оценивает срок завершения работ в семь – девять месяцев, показывает, какая работа будет выполнена в первые один или два месяца, содержит перечень ключевых допущений и обрисовывает наш совместный подход к оценке прогресса. В этом случае вы можете проанализировать мой план и понять, насколько ему можно доверять.

Что делает план хорошим

Хроошим считается такой план, который, по мнению заинтересованных сторон, является достаточно надежным для того, чтобы на его основе принимать решения. На начальном этапе осуществления проекта это может быть указание на то, что продукт будет выпущен скорее в третьем квартале, а не во втором и что он будет иметь примерно обрисованный набор функций. На более позднем этапе работ этот план, чтобы оставаться по-прежнему полезным для принятия решений, должен быть более точным.

Предположим, вы оцениваете и планируете новый релиз флагманского продукта компании. По вашим расчетам, новая версия будет готова к выпуску через шесть месяцев. Вы составляете план с описанием набора функций, которые определенно будут иметься в новой версии продукта, и еще одного набора функций, которые могут быть включены в продукт в зависимости от успешности процесса разработки.

Другие сотрудники компании могут использовать этот план для принятия решений. Они могут готовить маркетинговые материалы, планировать рекламную кампанию, выделять ресурсы на переобучение ключевых клиентов и т. п. Этот план полезен до тех пор, пока он реально предсказывает, что будет происходить в процессе работы над проектом. Если разработка займет 12 месяцев вместо запланированных шести, то план нельзя назвать хорошим.

Вместе с тем если проект займет семь месяцев вместо шести, то план в определенной мере полезен. Да, он неточен и мог привести к принятию не совсем правильных решений. Однако поставка продукта через семь месяцев при осуществлении проекта с расчетным сроком шесть месяцев вовсе не конец света и определенно укладывается в пределы допустимой погрешности PMI для бюджетных оценок. План, несмотря на его неточность, был бы еще полезнее, если бы он регулярно корректировался по мере выполнения проекта. В этом случае задержка поставки на один месяц не стала бы неожиданностью ни для кого.

Что делает планирование гибким

Эта книга посвящена agile-подходу к планированию, а не гибким планам. Планы – это документы и цифры, статическое описание наших представлений о развитии проекта в неопределенном будущем. Планирование – это вид деятельности. Agile-подход предполагает перенос акцента с планов на процесс планирования.

Agile-подход позволяет сбалансировать вкладываемые в планирование усилия и трудозатраты с учетом того, что план будет пересматриваться в процессе осуществления проекта. Никто не собирается менять план ради изменений, изменения вносятся потому, что мы получаем новую информацию или исправляем ошибки. Мы можем получить информацию, например, о том, что пользователи хотят расширить конкретную функцию или, наоборот, урезать ее, или узнать, что простота использования продукта значительно важнее, чем казалось вначале, или обнаружить, что программирование на новом языке занимает больше времени, чем ожидалось. Финансовые последствия каждого такого изменения можно оценить и, если это целесообразно, изменить план и календарный график.

Вновь выясненные обстоятельства влияют на наши планы. Это означает, что нам нужны такие планы, которые можно легко изменять. Именно поэтому процесс планирования становится более важным, чем сам план. Знания и представления, которые мы получаем в процессе планирования, продолжают существовать и после того, как от старого плана отказываются и заменяют его новым. Таким образом, под гибким понимают такой план, который легко поддается изменениям.

Изменение плана само по себе не означает изменение дат. Мы можем сделать это, а можем и не делать. Однако, если оказывается, что мы заблуждались в отношении определенного аспекта целевого продукта и нужно устранить ошибку, в план необходимо внести изменения. Существуют разные способы корректировки плана без изменения даты. Можно отказаться от функции, можно сократить ее объем, можно увеличить численность работников, занятых в проекте, и т. д.

Поскольку мы признаем, что не можем с абсолютной точностью определить все аспекты проекта с самого начала, нам не нужно пытаться запланировать все и вся на начальном этапе. При agile-подходе планирование осуществляется более или менее равномерно на протяжении всего срока реализации проекта. Вслед за планированием релиза, закладывающим фундамент, выполняется серия раундов планирования, и весь процесс многократно повторяется по мере осуществления проекта.

Итак, при определении agile-подхода к планированию мы установили, что он:

• фокусируется на планировании, а не на плане;

• поощряет изменения;

• приводит к составлению планов, легко поддающихся изменению;

• распределяет процесс планирования по всему сроку осуществление проекта.

Резюме

Оценка и планирование критически важны, однако сложны и подвержены ошибкам. Так или иначе, отказываться от них просто из-за трудности нельзя. Оценки, данные в начале проекта, значительно менее точны, чем оценки, полученные позднее. Графическое представление процесса постепенного повышения точности оценок называют конусом неопределенности.

Цель планирования – получение оптимального ответа на глобальный вопрос разработки продукта – вопрос о том, что именно создавать. Ответ включает в себя описание функций, ресурсов, а также календарный график. Ответ на этот вопрос, подкрепленный снижающим риск процессом планирования, сокращает неопределенность, дает основу для объективного принятия решений, устанавливает доверие и обеспечивает распространение информации.

Хорошим является такой план, который достаточно надежен для того, чтобы на его основе принимать решения относительно продукта и проекта. Agile-подход к планированию сфокусирован больше на планировании, а не на создании плана, поощряет изменения, приводит к составлению планов, легко поддающихся изменению, и распределяет процесс планирования по всему сроку осуществления проекта.

Вопросы для обсуждения

1. Эта глава открывается утверждением о том, что чрезмерное планирование и отсутствие планирования одинаково опасны. Какой объем планирования оптимален для вашего текущего проекта?

2. Какие еще доводы в пользу планирования вы можете привести?

3. Вспомните один или два наиболее успешных проекта, в которых вы участвовали. Какую роль планирование играло в этих проектах?

Глава 2

Почему планирование дает неудовлетворительные результаты

Ни один план не выдерживает реального столкновения с противником.

    Фельдмаршал Хельмут фон Мольтке

В предыдущей главе говорилось, что целью планирования является итеративное приближение к получению оптимального ответа на вопрос о разработке совершенно нового продукта – вопрос о том, что именно создавать. Иначе говоря, какими функциональными возможностями должен обладать продукт, за какой срок его необходимо создать и сколько для этого потребуется ресурсов. Мы узнали, что планирование поддерживает этот процесс, обеспечивая снижение риска, уменьшение неопределенности в отношении облика продукта, создание основы для принятия более качественных решений, укрепление доверия и распространение информации.

К сожалению, традиционные подходы к планированию нередко подводят нас. Отвечая на комплексный вопрос об объеме / календарном графике / ресурсах по новому продукту, наши традиционные процессы планирования не всегда дают удовлетворительные ответы и продукты. В подтверждение сказанного приведу следующие данные:

• почти две трети проектов значительно превышают сметы затрат (Lederer and Prasad, 1992);

• 64 % функций, включенных в продукты, используются редко или вообще не используются (Johnson, 2002);

• срок выполнения среднего проекта превышает календарный график на 100 % (Standish, 2001).

В этой главе мы рассмотрим пять причин, по которым планирование дает неудовлетворительные результаты.

Планирование ориентировано на деятельность, а не на функцию

Критическая проблема традиционных подходов к планированию заключается в том, что они сфокусированы на выполнении той или иной деятельности, а не на поставке функциональности. Диаграмма Гантта для традиционно управляемого проекта, или структура распределения работ, идентифицирует виды деятельности, подлежащие выполнению. Именно по ней мы определяем прогресс команды. Первая проблема планирования по видам деятельности связана с тем, что клиенты не получают никакой стоимости от выполнения видов деятельности. Единицей стоимости для клиента является функция. Планирование, таким образом, должно осуществляться на уровне функций, а не видов деятельности.

Вторая проблема возникает при анализе ранее составленного традиционного календарного графика. Когда мы анализируем календарный график, в котором представлены виды деятельности, наше внимание приковано к поиску пропущенных видов деятельности, а не отсутствующих функций.

Дополнительные проблемы объясняются тем, что планы на основе видов деятельности (процессно-ориентированные планы) зачастую ведут к проектам, которые не укладываются в календарные графики. Сталкиваясь с невозможностью выдержать сроки, заложенные в календарный график, некоторые команды пытаются сэкономить время за счет неуместного снижения качества. Существует также практика принятия политики, которая ограничивает возможности внесения изменений в продукт, в том числе и очень ценных изменений. Вот основные причины, по которым в результате планирования по видам деятельности трудно уложиться в сроки, предусмотренные календарным графиком:

• запланированные работы не завершаются досрочно;

• запаздывание распространяется на последующие этапы календарного графика;

• работы не являются независимыми.

Каждая из этих проблем рассматривается в последующих разделах.

Запланированные работы не завершаются досрочно

Несколько лет назад я занимался двумя крупными проектами, которые отнимали много времени. Мне нужно было запрограммировать ряд интересных функций для продукта, а также подготовить документацию для аудита соответствия требованиям стандарта ISO 9001. Если программирование доставляло мне удовольствие, то подготовка документов – нет. Неудивительно, что я умудрился раздуть объем программирования так, что оно заняло чуть ли не все мое время и практически вытеснило подготовку к аудиту.

Я вовсе не одинок в таком подходе к работе. Если говорить начистоту, то подобное поведение настолько распространено, что у него есть даже свое название – закон Паркинсона (1993 г.). Этот закон гласит:

«Работа растягивается так, чтобы занять все отведенное на нее время».

Паркинсон говорит, что нам требуется столько времени на завершение какого-либо дела, сколько, на наш взгляд, будет позволено. Если на стене висит диаграмма Гантта, из которой следует, что на тот или иной вид деятельности отведено пять дней, то программист, которому поручена эта работа, будет стараться растянуть удовольствие на полные пять дней. Чтобы избежать досрочного завершения, он может, например, добавить в программу какие-нибудь лишние функции (практика, известная как украшательство). Или может использовать часть времени на изучение какой-нибудь новой технологии, которая, на его взгляд, полезна для дела. Единственное, на что он редко когда идет, так это досрочное завершение работы. Во многих организациях в случае досрочного завершения работы шеф может обвинить исполнителя в предоставлении раздутой оценки. Или, как вариант, шеф станет рассчитывать на досрочное выполнение и других работ. Зачем рисковать и нарываться на то или другое, когда лучше немного побродить по сети и сдать работу в срок?

Пять дней, отведенные в календарном графике на работу, – это, по существу, разрешение разработчику использовать именно столько на выполнение задания. Человеку свойственно при опережении графика заполнять сэкономленное время другими, более интересными для него занятиями.

Запаздывание распространяется на последующие этапы календарного графика

Поскольку традиционные планы составляются на основе видов деятельности, они по большому счету сфокусированы на взаимозависимости работ. Рассмотрим диаграмму Гантта (рис. 2.1), где представлены четыре вида деятельности и их взаимозависимости.

Для досрочного начала тестирования требуется совпадение следующих событий:

• досрочное завершение программирования среднего уровня, которое зависит от срока завершения добавления таблиц в базу данных;

• досрочное завершение программирования пользовательского интерфейса;

• досрочное высвобождение тестировщика.

Ключевым моментом является то, что даже в этом простом случае досрочное начало тестирования зависит от выполнения всех трех условий. В то же время если для досрочного начала тестирования необходимо выполнение целого ряда условий, то для задержки тестирования достаточно наступления любого из перечисленных ниже событий:

• задержка завершения программирования пользовательского интерфейса;

• программирование среднего уровня требует больше времени, чем планировалось, и завершается позже;

• программирование среднего уровня укладывается в отведенное планом время, но начинается позже из-за задержки добавления таблиц в базу данных;

• недоступность тестировщика.

Другими словами, для досрочного начала необходимо сочетание условий, а для задержки начала достаточно одной причины.

Проблема осложняется тем, что, как мы уже говорили, работы очень редко завершаются досрочно. Это означает, что они обычно начинаются с опозданием и что запаздывание распространяется на последующие этапы календарного графика. Поскольку досрочное завершение – явление редкое, такой вид деятельности, как тестирование на рис. 2.1, начинается досрочно еще реже.

Работы не являются независимыми

Считается, что работы не зависят друг от друга, если сроки исполнения одной из них не влияют на сроки исполнения другой. При строительстве дома время подготовки котлована для фундамента не зависит от времени, необходимого для покраски стен. Когда работы не зависят друг от друга, задержку окончания одной из них можно компенсировать досрочным завершением другой. Многократное подбрасывание монеты – другой пример независимых видов деятельности. Если при первом подбрасывании выпадает орел, то это никак не влияет на вероятность выпадения орла при втором подбрасывании.

Являются ли работы, производимые в процессе разработки программного обеспечения, независимыми? Могут ли вариации сроков их завершения компенсировать друг друга? К сожалению, нет. Многие виды деятельности, связанные с разработкой программного обеспечения, нельзя считать независимыми. Например, если я пишу клиентскую часть приложения и первый экран отнимает на 50 % больше времени, чем запланировано, высока вероятность того, что каждый из оставшихся экранов также потребует больше времени. Если операции процесса разработки не являются независимыми, то вариации сроков их завершения не компенсируют друг друга.

В типичном плане проекта многие работы не являются независимыми, однако мы снова и снова забываем об этом. Когда кто-то задерживает сдачу первого из нескольких сходных элементов, мы слышим такое оправдание: «Да, я запоздал в этот раз, но дальше отставание будет наверстано». Это следствие надежды на то, что опыт, полученный при выполнении первой работы, позволит завершить оставшиеся работы раньше, чем предусмотрено планом. В реальности же подобная ситуация должна говорить нам, что, если какая-то работа занимает больше времени, чем запланировано, все остальные сходные работы тоже, скорее всего, потребуют больше времени.

Многозадачность приводит к дальнейшим задержкам

Второй причиной неудовлетворительных результатов традиционных подходов к планированию является многозадачность, под которой понимается одновременное выполнение нескольких задач. Многозадачность ужасным образом сказывается на производительности. Кларк и Уилрайт (Clark and Wheelwright, 1993) в своем исследовании эффектов многозадачности пришли к выводу, что время, посвящаемое создающей стоимость работе, быстро сокращается, когда человек занимается более чем двумя задачами. Этот эффект виден на рис. 2.2, где представлены результаты этого исследования.

По логике следует, что многозадачность помогает, когда вы занимаетесь двумя вещами, – если выполнение одной из них стопорится, вы можете переключиться на другую. Логично и показанное на рис. 2.2 быстрое сокращение времени, посвящаемого создающим стоимость задачам, когда их становится больше двух. Редко когда застопоривается более чем одна задача за раз, а если мы работаем над тремя и более задачами одновременно, время на переключение с одной из них на другую оборачивается более ощутимыми затратами и бременем.

Многозадачность нередко превращается в проблему, когда какие-либо проектные работы начинают завершаться с запозданием. В этом случае взаимозависимость между видами работ становится критически важной. Разработчик, ожидающий завершения задачи своим коллегой, начинает просить последнего предоставить ему хотя бы сокращенную версию, чтобы можно было продолжить работу. Допустим, мне отведено 10 дней на работу с определенными изменениями базы данных, потом 10 дней на реализацию интерфейса прикладной программы (ИПП) для доступа к базе данных, а затем 10 дней на разработку пользовательского интерфейса. Эта ситуация отражена в верхней части рис. 2.3. Ваша работа не может начаться до тех пор, пока вы не получите ИПП от меня. Вы просите меня сделать необходимый минимум работы по ИПП, чтобы начать выполнение своей задачи. Аналогичным образом тестировщик просит меня сделать минимальную версию пользовательского интерфейса, чтобы он мог начать тестирование. Я соглашаюсь, и мой календарный график приобретает вид, представленный в нижней части рис. 2.3.

Это зачастую создает иллюзию скорости, однако, как видно на рис. 2.3, моя работа над базой данных и ИПП завершается позже, чем первоначально планировалось. Вряд ли стоит сомневаться в том, что это повлияет на последующие запланированные работы. Кроме того, в нашем примере каждый из затребованных видов работ остается незавершенным в течение 20, а не 10 дней, которые потребовались бы при последовательном выполнении работ.

Ситуацию усугубляет то, что рис. 2.3 не предполагает замедления исполнения работ в результате более частого переключения между ними. Кларк и Уилрайт показывают, что производительность снижается.

Многозадачность превращается в проблему при традиционном планировании проекта по двум основным причинам. Во-первых, работы обычно закладывают в план задолго до их начала, а эффективно распределить работы заранее невозможно. Закрепление работы за конкретным исполнителем, а не за группой углубляет проблему. Во-вторых, многозадачность заставляет фокусироваться на высоком уровне загрузки всех исполнителей в проекте, а не на создании необходимого резерва, позволяющего справиться с неизбежной изменчивостью типичных задач проекта. Загрузка всех на 100 % приводит к такому же результату, как и загрузка скоростного шоссе на 100 %, – движение останавливается и никто не может стронуться с места.

Функции не разрабатываются в соответствии с их приоритетом

Третья причина, по которой традиционное планирование не может обеспечить стабильное создание высокоценных продуктов, заключается в том, что работы, описанные в плане, не приоритизируются по их ценности для пользователей и клиента. Многие традиционные планы составляются в предположении, что все без исключения идентифицированные виды работ должны быть выполнены. Это означает, что работы обычно ранжируются и выстраиваются в определенной последовательности для удобства команды разработчиков.

В соответствии с традиционным мышлением если выполнению подлежат все виды работ, то для клиентов проекта не имеет значения, в какой последовательности они выполняются. Такой подход приводит к тому, что команда разработчиков занимается созданием функций в случайном, с точки зрения клиента, порядке. Затем в конце проекта команда, пытаясь уложиться в календарный график, начинает сокращать набор функций. Поскольку никто не старается выстроить работу над функциями в зависимости от их приоритетности, среди отброшенных функций оказываются такие, которые имеют более значительную ценность, чем функции, включенные в продукт.